EDI-Software: Die Vorteile von Electronic Data Interchange in der Praxis

Die voranschreitende Digitalisierung beschränkt sich nicht auf unternehmensinterne Geschäftsprozesse und Produktionsverfahren. Ein Ziel ist es, alle Beteiligten entlang der Wertschöpfungskette miteinander zu vernetzen. Hierfür sind Standards und Strukturen zum Datenaustausch erforderlich. In diesem Kontext gewinnt Electronic Data Interchange (EDI) an Bedeutung. Der Prozess ermöglicht es dank seiner weiten Verbreitung, schnell und mit verhältnismäßig geringem Aufwand einen elektronischen Datenaustausch mit Lieferanten und Kunden zu realisieren.

Historie von EDI

Die Geschichte von Electronic Data Interchange reicht bis in die 1960er Jahre zurück. Damals wurden Daten erstmals in den USA elektronisch über Telefon- und Telex-Leitungen ausgetauscht. Standards entwickelten sich jedoch erst in den 1970er Jahren.

Ende der 1980er Jahre verabschiedeten die Vereinten Nationen den Nachrichtenstandard UN/EDIFACT, der bis heute im Einsatz ist. Schrittweise kamen Nachrichtenformate wie VDA, ODETTE und ANSI ASC X12 hinzu. Heute sorgt EDI-Software für die Vernetzung ganzer Industriezweige und der dort ablaufenden Prozessketten.

Zusammenarbeit über Software- und Unternehmensgrenzen hinweg

Obwohl Electronic Data Interchange auch unternehmensintern genutzt wird, ist der eigentliche Einsatzzweck ganz klar der Datenaustausch zwischen mehreren Unternehmen. Hier verfolgen Digitalisierungsinitiativen das Ziel, dass IT-Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg direkt miteinander „sprechen“. Der Mensch hat hierbei lediglich eine Kontrollfunktion.

Die wesentliche Herausforderung liegt darin, unterschiedlichste Software in die Lage zu versetzen, eine einheitliche Sprache zu sprechen. Bereits innerhalb eines Unternehmens ist jedoch oft ein bunter Blumenstrauß verschiedener Systeme vorzufinden. Auf Kunden- und Lieferantenseite stellt sich die Situation meist ähnlich dar. Jedes Programm nutzt ein eigenes Datenformat, welches naturgemäß nicht mit den Systemen beim Partner kompatibel ist. Exakt an dieser Stelle kommt EDI-Software ins Spiel.

EDI-Software als „Dolmetscher“

In einer Welt heterogener Systeme kann EDI-Software als eine Art Dolmetscher bezeichnet werden, die es sich zur Aufgabe gemacht hat, die unterschiedlichsten Sprachen und Dialekte so aufzubereiten, dass sie im eigenen Hause von den IT-Systemen „verstanden“ werden können.

Im Grunde benötigen also die beteiligten Kommunikationspartner lediglich eine solche „Dolmetscher-Software“, um Daten vom hauseigenen Format in ein EDI-Standard-Format umzuwandeln und sie dann auf elektronischem Wege an den Partner zu versenden. Im Übrigen ist keine separate Konvertierungs-Software erforderlich, wenn die eingesetzte ERP-Lösung diese Funktion übernimmt. Einige Hersteller haben hierfür eigens eine EDI-Datenbank in ihre Software integriert, welche ein- und ausgehende Daten verwaltet und mögliche Fehler protokolliert.

Die Vorteile von Electronic Data Interchange mit ERP

Der wesentliche Vorteil einer EDI-ERP-Kommunikation liegt selbstverständlich in einem verlässlichen Informationsfluss, welcher durch internationale Standards gewährleistet wird. EDI sorgt dafür, dass der Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und Partnern innerhalb von Sekunden erfolgt - unabhängig davon, wo sich die Beteiligten geografisch befinden.

Nun könnte die Behauptung aufgestellt werden, dass dies per E-Mail ebenfalls möglich ist. Zwar ist das grundsätzlich richtig, jedoch müssen die Inhalte von E-Mails meist ebenso manuell in Systemen erfasst werden, wie dies einst bei papiergebundenen Informationen der Fall war. Beim Electronic Data Interchange laufen die Daten hingegen in das System ein, ohne dass ein menschlicher Eingriff erforderlich ist. Hierdurch reduziert sich nicht nur der Aufwand, sondern auch die Fehlerquote.

Insgesamt lassen sich Abläufe wie Bestell-, Liefer-, Rechnungs- und Zahlungsprozesse dank EDI-Software deutlich beschleunigen. Wie sich die Vorteile in der Praxis darstellen, wird am besten anhand eines Beispiels deutlich. Betrachten wir daher im Folgenden ein konkretes Anwendungsszenario.

Beispiel: Electronic Data Interchange im Handelsunternehmen

In Handelsunternehmen spielt die reibungslose Zusammenarbeit mit Vorlieferanten eine zentrale Rolle. Kommt eine EDI-fähige ERP-Lösung zum Einsatz, können Bestellungen aufseiten des Händlers entweder automatisch oder manuell generiert und in einem zweiten Schritt elektronisch an den Vorlieferanten übermittelt werden. Auch auf dessen Seite ergeben sich Vorteile: Die Bestellung läuft automatisch in das System des Lieferanten ein. Informationen wie Artikelnummer, Menge, Bestellnummer oder Wunschlieferdatum werden hierbei vollständig berücksichtigt. Folgebelege wie Versandanzeigen und Lieferscheine übermittelt der Lieferant seinerseits ebenfalls via Electronic Data Interchange. Der Händler kann hierdurch unter anderem den Wareneingang besser planen und vorbereiten.

Letztlich wird auch die Rechnung elektronisch übermittelt. Diese kann - abhängig von der Unternehmenssoftware - automatisch mit der Bestellung abgeglichen werden. Ist eine vollständige Übereinstimmung gegeben, kann sogar die Rechnung ohne manuellen Eingriff automatisch vom System beglichen werden. Letztendlich wird also ein Prozess, der in der Vergangenheit von manuellen Tätigkeiten wie Telefonaten, Rücksprachen, Datenerfassung und E-Mail-Korrespondenz geprägt war, vollständig papierlos und im Optimalfall ohne menschlichen Eingriff durchlaufen. Lediglich im Fehlerfall sind Klärungen durch Mitarbeiter erforderlich.

EDI-Software im Rahmen von Industrie 4.0

Nicht zuletzt ist EDI-Software ein wichtiger „Enabler“ von Industrie 4.0. Um Wertschöpfungsketten nach den Prinzipien Just-in-Time oder Just-in-Sequence abzubilden, ist ein reibungsloser Informationsfluss entlang der gesamten Supply Chain unabdingbar. Um dies zu gewährleisten, müssen ERP-Systeme in der Lage sein, neue Partner und Varianten des Nachrichtentransfers innerhalb kurzer Zeit einzubinden.

Insbesondere in der Fertigungsindustrie zählen offene und anpassbare Schnittstellen für Electronic Data Interchange zu wichtigen Leistungsmerkmalen einer ERP-Lösung. Kleinere Partner, die noch nicht über eine EDI-Software verfügen, können alternativ über WebEDI bzw. B2B-Plattformen angebunden werden.

Kosten-Nutzen-Verhältnis von EDI-Software

Insbesondere in konservativen Industriezweigen werden hierzulande immer noch Bestellungen per Fax, Telefon oder E-Mail platziert. Die papierlose Auftragsabwicklung ist trotz der technologischen Möglichkeiten vielerorts noch nicht angekommen. Diejenigen Unternehmen, die auf elektronischen Datentransfer setzen, bestätigen jedoch allesamt, dass sie deutlich profitieren. Als wesentliche Vorteile werden die Entlastung des Personals und eine Reduzierung von Verwaltungs- und Prozesskosten genannt.

Was die Kosten von EDI anbelangt, so sind eigene EDI-Netzwerke am aufwendigsten. Diese bestehen in der Regel aus EDI-Software, Kommunikationssoftware, Übertragungsverfahren sowie Mapping- und Konvertierungssoftware. Hinzu kommen Aufwände für IT-Experten, Support, Upgrades und Wartung. Wer sich all diese Faktoren ersparen möchte, setzt auf EDI-Drittanbieter, welche die gesamte Infrastruktur als Service zur Verfügung stellen. Die Abrechnung erfolgt hier meist auf Basis des Datenvolumens. Eine weitere Option ist der Einsatz einer ERP-Lösung, welche die wesentlichen ERP-Funktionalitäten bereits enthält.

EDI-Fähigkeit als wichtiges Auswahlkriterium für ERP-Software

Steht die Einführung einer neuen ERP-Lösung an, so sollte die EDI-Fähigkeit potenzieller Systeme unbedingt als Auswahlkriterium berücksichtigt werden. Sind standardisierte EDI-Prozesse gemäß weit verbreiteter Formate wie VDA, ODETTE, EDIFACT oder ANSI X12 komplett integriert, steht der Automatisierung von Abläufen über Unternehmensgrenzen hinweg kaum etwas im Wege. Nicht zuletzt sollte die ERP-Lösung ein einfaches Handling der EDI-Vorgänge und eine komfortable Fehlerbearbeitung ermöglichen. Übersichtliche Monitoring-Werkzeuge sorgen hierbei für Transparenz und visualisieren aufgetretene Fehler.