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Betriebsdatenerfassung (BDE): Daten erheben und auswerten, um Prozesse zu optimieren
Wie lange brauchen Mitarbeiter für die Bearbeitung spezifischer Aufgaben? Halten die Qualitäten unserer Produkte den geplanten Anforderungen wirklich stand? Und gibt es bei einzelnen Maschinen Stillstand? Mit diesen – und praktisch allen weiteren, datenorientierten Fragen – befasst sich die sogenannte Betriebsdatenerfassung (BDE).
Mit geeigneter Software-Unterstützung können Unternehmen mit BDE unzählige Daten erfassen und diese anschließend für Auswertungen nutzen. Schnell wird ersichtlich, wo Prozesse noch nicht so laufen, wie sie eigentlich sollten. Auf Basis dieser Betriebsdatenerfassung werden effizienzsteigernde Maßnahmen eingeleitet.
Was ist die Betriebsdatenerfassung?
Die zentrale Aufgabe der Betriebsdatenerfassung besteht zunächst darin, wirklich alle relevanten Daten zu erfassen. Das Problem: Auch wenn die Informationen generell im Unternehmen vorliegen, werden sie nur selten über eine gemeinsame Schnittstelle weitergeleitet und zentral gespeichert. Im Rahmen der Betriebsdatenerfassung wird daher eine IT-Infrastruktur etabliert, die für die Erfassung zuständig ist. Bekanntes Beispiel hierfür sind Zeitkarten, mit denen sich Mitarbeiter an Terminals elektronisch ein- und ausstempeln.
Doch BDE geht weit über die Erfassung von Arbeitszeiten hinaus. Es werden Informationen über Prozesse im gesamten Unternehmen gesammelt:
- Auftragsdaten: Hierzu gehören beispielsweise Produktionsdaten, also Informationen zu aktuellen Produktionszeiten, geplanten Fertigstellungsterminen oder gemessenen Qualitäten. Auch aktuelle Auftragsstati werden erfasst.
- Personaldaten: Neben den Anwesenheits- und Arbeitszeiten ermittelt die BDE beispielsweise die Lohnkosten.
- Maschinendaten: Mittlerweile können die meisten Maschinen automatisiert an die BDE-Software übermitteln, wie lange sie laufen. Verbrauchte Energie, Eingriffe des Personals in den Produktionsprozess oder Stillstandszeiten werden auf diesem Wege deutlich.
- Prozessdaten: Die BDE sammelt insbesondere technische Prozessdaten, die in Zusammenhang mit den Qualitäten stehen.
Wie funktioniert die BDE mit ERP?
ERP und BDE können ideal miteinander harmonieren. Denn damit ein ERP-System ideal funktioniert, benötigt es unter anderem eine Vielzahl von Informationen. Ist im Unternehmen schon eine BDE-Software vorhanden, können die Informationen über Schnittstellen direkt in das ERP-System übergeben werden. Zugriff benötigt ERP insbesondere auf Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Schichten. So kann die Software statistische Auswertungen vornehmen, Kapazitäten planen oder Daten an das Finanzwesen weiterleiten.
Besonders sinnvoll ist es dabei, wenn das BDE-System nicht nur stationär, sondern mobil organisiert ist. Schließlich arbeiten die Mitarbeiter nicht nur an ihrem Arbeitsplatz, sondern an unterschiedlichen Orten im Unternehmen oder gar verschiedenen Standorten. Mithilfe von über das Firmengelände verteilten Terminals können die Mitarbeiter ihre Arbeit zuverlässig protokollieren, ohne dass sie erst wieder zurück in den Produktionsbereich müssen.
Das spielt wiederum dem ERP in die Karten: Auf diesem Wege erhält das System Echtzeitdaten, die noch dazu zuverlässig übertragen werden. Auf Engpässe, Änderungen der Kapazitäten oder andere Zwischenfälle kann direkt reagiert werden. Die Vorteile von ERP und BDE in Kombination im Überblick:
- Standortunabhängige Zeiterfassung: Die Datenbasis für ERP wird zuverlässiger und detaillierter. Arbeitszeiten werden beispielsweise nicht mehr punktuell am Arbeitsplatz erfasst, sondern lassen sich über die Terminals bestimmten Aufgaben oder Aufgabenbereichen zuordnen.
- Rückmeldungen: Entscheider erhalten Rückmeldungen aus der Fertigung in Echtzeit. Sie sind wiederum die Basis für eine optimale Planung, sodass frühzeitig auf Störungen oder Änderungen reagiert werden kann.
- Überwachung von Arbeitsabläufen: Auf Basis der erfassten Daten lassen sich auch generelle Arbeitsabläufe und Prozesse überwachen sowie auswerten.
Warum ist die BDE nötig?
BDE ist kein Selbstzweck und dient nicht dazu, willkürlich Daten zu erheben. Vielmehr sollen die BDE-Systeme eine möglichst große Datenbasis schaffen, welche dann wiederum Auswertungen ermöglicht. Ein Beispiel: Bei der Fertigung eines bestimmten Produkts kommt es immer wieder zu Verzögerungen, die Ist-Werte weichen deutlich von den Plan-Werten der Produktion ab. Aus der BDE wird ersichtlich, dass Mitarbeiter an zwei Maschinen immer wieder manuell in den Prozess eingreifen müssen. Durch eine Umstellung der Maschinen-Konfiguration kann das Problem gelöst werden und die Produktion läuft wieder nach Plan.
Zudem können verschiedene Produktionsprozesse miteinander verglichen werden, auch standortübergreifend. Ist die Fertigung in Standort A schneller als in Standort B bei gleicher Qualität? Dann kann die Auswertung der BDE die Vorteile von A beziehungsweise die Nachteile von B schnell kenntlich machen. Interessant sind die Daten der BDE vor allem in der Fertigung, prinzipiell sind Zeiterfassungen aber in allen Abteilungen ein wichtiges Thema. Auch im Vertrieb oder Einkauf lassen sich anhand der erhobenen Daten Prozesse verbessern und mögliche Ineffizienzen erkennen.
Welche Daten werden überhaupt erfasst und zu welchem Zweck?
Die BDE erfasst insbesondere Personal- und Auftragsdaten. Dazu gehören beispielsweise:
Auf Basis dieser Daten können moderne BDE-Systeme beispielsweise Schichten automatisch zuordnen. Zudem erfolgt ein automatisches Auftragsende bei „Geht-Buchung“, sodass es hierbei nicht mehr zu Unstimmigkeiten oder Fehlern kommen kann.
Was mit diesen Daten gemacht werden kann, zeigt schon ein kurzes Praxisbeispiel:
Angenommen, ein Mitarbeiter beginnt morgens recht langsam mit seiner Arbeit. In den ersten zwei Stunden der Acht-Stunden-Schicht schafft er nur 15 Prozent seines Tagesvolumens. Im Laufe des Tages wird der Mitarbeiter produktiver und arbeitet überdurchschnittlich schnell. Vorgesetzte können diese Information nutzen, um die Produktivität zu steigern. So könnten dem Mitarbeiter am frühen Morgen aktivere Aufgaben zugeteilt werden, die ihm helfen, mit Schwung in den Tag zu starten.
Die BDE dient somit in keiner Weise dazu, Mitarbeiter zu kontrollieren. Vielmehr profitieren letztlich auch die Angestellten selbst von der Lösung. Ihnen können passgenauere Aufgaben zugewiesen werden. Zudem können Probleme im Produktionsablauf erkannt und beseitigt werden, die bei der Belegschaft nicht selten für Unmut sorgen.
