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ERP Einführung: Erfolg hat Methode

ERP Einführung: Erfolg hat Methode

Geschafft! Der Auswahlprozess wurde durchlaufen und Sie haben sich für einen passenden ERP-Anbieter entschieden. Jetzt ist der große Stress vorbei und den Rest macht Ihre IT-Abteilung – oder? Falsch, denn jetzt geht es erst richtig los!

ERP Einführung - Einfluss auf das gesamte Unternehmen

Während in der Auswahlphase nur ein Projektteam involviert war, betrifft die ERP Implementierung das gesamte Unternehmen. Die Einführung einer ERP-Lösung ist weit mehr als nur eine technische Herausforderung: Alle Teams und alle Hierarchieebenen müssen einbezogen werden, um die ERP Software intelligent in den relevanten Geschäftsabläufen zu verankern.

Stärken und Schwächen der bisherigen Unternehmensorganisation werden analysiert, Gutes bewahrt und Optimierungspotenziale gehoben. Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Standorte dauert es erfahrungsgemäß meist sechs bis zwölf Monate bis zum Go Live und ein guter ERP-Manager wird Sie in dieser Phase intensiv fordern, um das Beste aus Ihrem neuen ERP-Systems herauszuholen.

Die gute Nachricht: Im Anschluss haben Sie nicht nur eine neue IT-Infrastruktur, sondern alle Ihre Prozesse sind geprüft, optimiert und soweit wie möglich digitalisiert sowie automatisiert. Schwachstellen in der Datenqualität und Datensicherheit wurden behoben und Ihre Abläufe einem Compliance- und Performance-Check unterzogen.

Im Rahmen der ERP Einführung bringen Sie also Ihre Workflows auf ein völlig neues Level und schaffen eine gute Basis, um für die digitale Transformation gerüstet zu sein. Ihr ERP-Manager steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite und begleitet alle Schritte mit einer professionellen Projektsteuerung.

Doch wie läuft eine ERP Einführung idealerweise ab? Welche Fehler sind typisch und wie können Sie sich auf diese anspruchsvolle Phase vorbereiten, die Ihnen und Ihrem Team für begrenzte Zeit einiges an erhöhtem Engagement und Agilität abverlangen wird?

Reibungslose ERP Einführung dank Vorgehensmodell

Hilfreich ist ein Implementierungsmodell, das einen organisierten Ablauf vorgibt und so eine Umsetzung der Ziele ohne Zeit- und Kostenüberschreitungen gewährleistet. Das Rahmengerüst hilft, wichtige Meilensteine zu definieren und darauf aufbauend die benötigte Manpower freizustellen und To Dos zu verteilen. Fragen Sie Ihren Anbieter deshalb am besten schon während der Auswahlphase nach seiner Einführungsstrategie! So können Sie auch mit ausreichend Vorlauf wichtige Vorarbeiten erledigen.

Besonders wichtig ist eine Implementierungsmethodik bei ERP-Projekten mit mehreren Standorten oder internationalen Unternehmensstrukturen. So wird sichergestellt, dass durch eine übergeordnete Projektorganisation die Kommunikation und der Ablauf synchronisiert und koordiniert werden.

Wichtig: Der Einsatz einer Implementierungsmethodik bedeutet nicht, dass „Blaupausen“ zum Einsatz kommen oder dass während des Projekts nicht mehr von der ursprünglichen Planung abgewichen werden darf! Jede ERP Einführung ist in den Details so individuell wie das Unternehmen selbst und hängt von zahlreichen Faktoren ab:

  • Größe und Struktur des Unternehmens
    Wie viele Abteilungen und wie viele Standorte müssen integriert werden? Gibt es Standorte in verschiedenen Ländern?
  • Risikobereitschaft
    Schnelligkeit versus Sicherheitsbedürfnis: Bevorzugt das Unternehmen eine intensive Testingphase oder können Fehler auch im Echtbetrieb beseitigt werden?
  • Digitale Reife bei Projektstart
    Wie viele Vorarbeiten müssen noch bei der Prozessanalyse und Prozessoptimierung geleistet werden?
  • Komplexität
    Sind viele Individualanpassungen nötig?
  • Personalkapazität
    Wie viel Manpower kann für die Dauer des ERP-Projekts vom operativen Geschäft freigestellt werden?
  • Betriebs- und branchenspezifische Faktoren
    Beispielsweise wäre es für einen Online-Shop ungünstig, die Teams im Weihnachtsgeschäft mit der Umstellung wichtiger Prozesse zusätzlich zu belasten

Typische Phasen einer ERP-Einführung

  1. Projektplanung
    Meist steht zum Zeitpunkt der Entscheidung für ein bestimmtes ERP-System schon ein grober Ablaufplan. Diesen gilt es nun zu verfeinern und konkret auszuarbeiten: Termine, Budgets, die Zusammensetzung der Projektteams, die Aufgabenpakete und die Verantwortlichkeiten werden am besten schriftlich festgehalten.
  2. Prozessanalyse
    Nun folgt die IST-Aufnahme der Geschäftsabläufe und die Zieldefinition für das gemeinschaftliche ERP-Projekt. Als Vorlage dient das verabschiedete Lastenheft. Ihr ERP-Manager lernt nun Ihre Workflows im Detail kennen und arbeitet mit Ihrem Team an einer gemeinsamen Sprache.
  3. Prozessorganisation
    Nach der IST-Analyse werden die Abläufe in den Standard des gewählten ERP-Systems „übersetzt“ und bei Bedarf Workflows und/oder die Datenqualität sinnvoll optimiert.
  4. Konfiguration
    Parallel zu den definierten Arbeitspaketen aus Schritt 3 beginnt der Anbieter mit der Installation einer Testumgebung auf dem Server und der Umsetzung der einzelnen Teilbereiche. Daten werden für die Migration vorbereitet, Formulare und Masken angepasst, Softwareerweiterungen programmiert und Benutzer und Rollen eingerichtet.
  5. Training
    Sobald die ersten Bereiche im neuen ERP-System für den Start bereit sind, wird das Projektteam vom Softwareanbieter geschult, danach organisiert das Projektteam auf die Abteilungen zugeschnittene Schulungen für die Endanwender im Unternehmen.
  6. Testing
    Vor dem Go Live erfolgen umfangreiche Tests. Reale Unternehmensdaten werden in die Testumgebung importiert und alle relevanten Geschäftsprozesse und Funktionen simuliert.
  1. Go Live
    Auch nach noch so ausführlichen Tests ergibt sich erfahrungsgemäß nach dem Go Live unter Volllast noch Nachbesserungsbedarf. Funktionslücken oder Fehlfunktionen werden vom Anbieter nachgebessert, erst dann erfolgt die Endabnahme.


Fazit: Je organisierter Sie in die ERP Einführung starten, umso reibungsloser wird die ERP Einführung ablaufen.

Checkliste für die ERP-Einführung ebook

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