ERP-Auswahl: Die Rolle des ERP Managers

Welche Features muss eine neue ERP Software mitbringen? Wie lange wird es bis zum Go Live voraussichtlich dauern? Welche Vorbereitungen müssen wir für die Datenmigration treffen? Lassen sich unsere Prozesse überhaupt 1:1 abbilden? Die Fragen bei der ERP Auswahl sind vielfältig und gehen erfahrungsgemäß weit über ein reines IT-Projekt hinaus.

Dabei sind die Ziele hoch gesteckt– schließlich soll ein neues ERP-System das Unternehmen über viele Jahre hinweg bei allen Herausforderungen der Branche unterstützen, die Abläufe optimieren und die Wettbewerbsfähigkeit sichern.

Die Praxis sieht leider in vielen Fällen anders aus: ERP-Projekte hinken dem Zeitplan weit hinterher, überschreiten das Budget oder liefern unterm Strich nicht die gewünschten Ergebnisse.

Drei typische Stolpersteine bei der ERP-Auswahl

• Fehlendes Know-how: Da eine Unternehmenssoftware im Schnitt rund 15 Jahre genutzt wird, bringen die wenigsten Mitarbeiter Erfahrung mit ERP-Einführungen mit.
• Mangelndes Commitment: Unternehmenspolitische Gründe bremsen oder behindern das Projekt, beispielsweise durch unzureichende Unterstützung im Management, zu wenig Manpower oder die ungeeignete Zusammensetzung des Projektteams.
• Komplexe Software-Landschaft: Der Markt für ERP-Lösungen ist unübersichtlich, was es für Laien schwierig macht, das passende System herauszufiltern.

Warum ein ERP-Manager wichtig ist

Fakt ist: Jeder Fehler im Auswahl- und Einführungsprozess kostet Zeit, Geld und Nerven und gefährdet im schlimmsten Fall den Projekterfolg. Umso wichtiger ist es, dieses Investitionsrisiko von Anfang an auszuschließen oder wenigstens zu minimieren. Ein ERP-Manager auf der Seite des Software-Anbieters übernimmt hier die Rolle eines Beraters, Sparringspartners und Impulsgebers, der eng in das ERP-Projektteam eingebunden sein sollte. Er vermeidet interne Betriebsblindheit, hinterfragt die „Das-haben-wir-immer-schon-so-gemacht“-Mentalität und bringt wertvolle Best-Practice-Erfahrungen ein.

Oft gefragt
Viele Unternehmen sind zu Beginn des ERP-Projekts unsicher, ob es Sinn macht, einen unabhängigen ERP-Berater eines externen Consultingunternehmens mit ins Boot zu holen. Wenn Sie im Auswahlprozess den Überblick über die verschiedenen Lösungen verlieren, kann ein externer ERP-Consultant wertvolle „Starthilfe“ leisten, Features sowie Angebote vergleichen und Anbieterworkshops organisieren.

Mittelfristig sollte aber die Zusammenarbeit mit dem persönlichen ERP-Berater des Softwarehauses im Fokus stehen, denn so verankern Sie das aufgebaute Wissen rund um das neue ERP-System dauerhaft in Ihrem ERP-Team. Beim Outsourcing an einen externen ERP-Consultant besteht hingegen die Gefahr, dass nach erfolgreicher Implementierung mit dem externen Berater auch wertvolles Know-how das Unternehmen verlässt.

Die Aufgaben des ERP-Managers

Wer beim Stichwort ERP Management nur an die ERP-Auswahl-Beratung denkt, irrt! Der ERP-Manager ist während der gesamten Einführungsphase (und darüber hinaus) ein persönlicher Ansprechpartner mit einem ganzheitlichen Denkansatz. Er blickt über den Tellerrand von Feature-Listen hinaus und betrachtet das gesamte Unternehmen mit allen Prozessen und seiner IT-Infrastruktur. Er entwickelt ein individuelles ERP-Konzept, begleitet dessen Implementierung und optimiert den laufenden Betrieb. Der Trend geht deshalb weg von isolierten Auswahl- oder Anpassungsprojekten hin zur Betreuung „aus einer Hand“ über die gesamte Lebensdauer des Systems.

• ERP-Consulting
  Enterprise Ressource Planning ist weit mehr als ein IT-Thema, denn selbst das beste ERP-System „heilt“ keine Prozessmängel. Ein guter Software-Anbieter stellt deshalb ein umfassendes Consulting-Angebot mit der Erfahrung aus Tausenden Projekten zur Verfügung. Alle Abläufe werden vor der Implementierung auf den Prüfstand gestellt und ungenutzte Potenziale gehoben. Auch Schwachstellen in den Stammdaten werden vor der Migration identifiziert, um künftig eine bestmögliche Datenqualität zu gewährleisten – die Grundvoraussetzung für Industrie 4.0 und IoT. Ein ERP-Manager hilft darüber hinaus, relevante Compliance-Vorgaben (beispielsweise der DSGVO) in den Prozessen und im ERP-System umzusetzen. 
   
• ERP-Einführung
  Der ERP-Manager trägt dazu bei, unter Einhaltung des Zeit- und Kostenplans ein stabil laufendes ERP-System zu installieren, das die Qualitätsziele erfüllt oder im besten Fall sogar übertrifft. Er definiert in Zusammenarbeit mit dem Projektteam einen Implementierungsplan mit sinnvollen Milestones und hilft, im Verlauf des Projekts auftretende organisatorische und technische Probleme zu lösen. Er sorgt dafür, dass das ERP-System an die individuellen Prozesse angepasst wird, begleitet den Testbetrieb, organisiert eine reibungslose Datenübernahme und kümmert sich um die nötigen Schulungen und die Dokumentation. 
  
  Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem ERP-Manager die Implementierungsmethodik im Detail vorstellen! Jeder Software-Anbieter nutzt eigene Tools mit fest definierten Projektphasen, die als „roter Faden“ durch den Einführungsprozess leiten. Insbesondere bei internationalen Projekten ist es entscheidend, dass die Einführung an allen Standorten koordiniert und synchronisiert abläuft.
   
• ERP-Optimierung
  Mit dem Go Live ist die Arbeit des ERP-Managers nicht erledigt: Er nimmt im laufenden Betrieb Soll-Ist-Abgleiche vor, macht proaktiv Vorschläge zur weiteren strategischen Verbesserung und ist auch bei Releases, Upgrades oder Skalierungen für seine Kunden da. Bewährt haben sich regelmäßige ERP-Audits, um Prozesse, Datenstruktur, Datenqualität und IT-Infrastruktur kontinuierlich an das Wachstum des Unternehmens, den Stand der Technik und die aktuelle Rechtslage anzupassen. Auch die digitale Transformation erfordert künftig eine dynamische Weiterentwicklung der Abläufe und eine zunehmende Vernetzung mit Partnern – hier berät der ERP-Manager zu nötigen ERP-Anpassungen, passenden Features und Schnittstellen zu externen Systemen.

Wie Sie einen guten ERP-Manager erkennen

Der ERP-Manager trägt maßgeblich zum raschen ROI und zum nachhaltigen Erfolg des ERP-Projekts bei. Es ist deshalb wichtig, dass Unternehmen neben Feature-Listen, Preisen, Usability und Skalierbarkeit auch den weichen Faktor „ERP-Management“ mit in ihr Lastenheft übernehmen. Dabei ist neben dem Know-how des ERP-Ansprechpartners auch die gegenseitige Sympathie entscheidend: Selbst wenn der ERP-Consultant fachlich top ist, aber menschlich nicht mit dem Team harmoniert, leidet das ERP-Projekt.

Tipp: Stellen Sie deshalb bereits während der ERP-Auswahl kritische Fragen:

• Kennt und versteht Ihr ERP-Berater die Prozesse und die Herausforderungen Ihrer Branche?
• Verfügt Ihr ERP-Berater über ausreichend organisatorische Erfahrung im Projektmanagement - falls nötig auch mit verteilten oder internationalen Teams?
• Vereint der ERP-Berater betriebswirtschaftliches Wissen mit IT-Kenntnissen?
• Versteht Ihr ERP-Berater – über die eigene ERP-Software hinaus – alle in Ihrer Branche relevanten Technologien?
• Bringt der ERP-Consultant die nötigen menschlichen Skills für einen ERP-Manager mit (Teamgeist, Service-Orientierung, Flexibilität …)?
• Stimmt die Chemie zwischen dem ERP-Ansprechpartner, Ihrem Team und dem Management?
• Trauen Sie dem ERP-Manager zu, Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation zu begleiten und wertvolle Impulse für die Weiterentwicklung Ihres Geschäftsmodells zu liefern?

Kurz zusammengefasst: Ein guter ERP-Berater ist ein breit aufgestelltes Allround-Talent mit hoher Sozialkompetenz. Aber was tun, wenn Sie sich nicht sicher sind? Unser Tipp: Vertrauen Sie Ihrem Bauchgefühl, mit wem Sie über viele Jahre eng zusammenarbeiten möchten!