ERP-Wechsel: Wann und wie gelingt der Umstieg auf ein neues System?

ERP-Wechsel vorbereiten: Ziele vor der Softwareauswahl definieren

Ein häufiger Fehler besteht darin, direkt mit Anbietern und Produktdemonstrationen zu beginnen. Vorher muss geklärt werden, welche betrieblichen Probleme der ERP-Wechsel lösen soll.

Mögliche Projektziele sind:

• Medienbrüche reduzieren
• Daten zentralisieren
• Fertigungsprozesse besser planen
• Bestände transparenter steuern
• Durchlaufzeiten verkürzen
• internationale Standorte integrieren
• mobile Prozesse ermöglichen
• Systembetrieb vereinfachen
• neue Geschäftsmodelle unterstützen
• manuelle Arbeit reduzieren
• Berichtswesen beschleunigen
• Rückverfolgbarkeit verbessern

Die Ziele sollten messbar formuliert werden. Nur dann lässt sich später beurteilen, ob der ERP-Wechsel die erwarteten Verbesserungen erreicht hat.

Ist-Analyse von Prozessen und Systemlandschaft

Vor der Auswahl eines neuen ERP-Systems muss die aktuelle Ausgangslage dokumentiert werden.

Die Ist-Analyse umfasst:

• Geschäftsprozesse
• Systeme und Anwendungen
• Schnittstellen
• Datenquellen
• manuelle Arbeitsschritte
• individuelle Anpassungen
• Rollen und Berechtigungen
• Berichte und Kennzahlen
• gesetzliche Anforderungen
• aktuelle Probleme
• geplante Unternehmensentwicklung

Dabei sollte nicht nur erfasst werden, wie Prozesse dokumentiert sind. Entscheidend ist, wie sie im Arbeitsalltag tatsächlich durchgeführt werden.

Anforderungen und Lastenheft erstellen

Aus der Ist-Analyse und den Projektzielen entstehen die Anforderungen an das neue ERP-System.

Sie lassen sich typischerweise gliedern in:

Funktionale Anforderungen

• Einkauf
• Vertrieb
• Materialwirtschaft
• Produktionsplanung
• Fertigungssteuerung
• Lager
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Rechnungswesen
• Controlling
• Service

Technische Anforderungen

• Architektur
• Schnittstellen
• Datenbank
• Verfügbarkeit
• IT-Sicherheit
• Benutzer- und Rechteverwaltung
• mobile Nutzung
• Performance
• Skalierbarkeit
• Cloud- oder On-Premise-Betrieb

Organisatorische Anforderungen

• Rollenkonzepte
• Freigabeprozesse
• Verantwortlichkeiten
• internationale Strukturen
• Schulung
• Support
• Weiterentwicklung

Anforderungen sollten priorisiert werden. Hilfreich ist eine Einteilung in zwingend erforderlich, wichtig und optional. So lässt sich verhindern, dass eine lange Wunschliste den Blick auf die entscheidenden Auswahlkriterien verstellt.

Das passende ERP-System auswählen

Die Auswahl darf nicht allein auf einer standardisierten Produktpräsentation beruhen.

Ein belastbarer Auswahlprozess umfasst:

1. Ziele und Projektumfang festlegen
2. Prozesse und Anforderungen dokumentieren
3. geeignete Lösungen und Anbieter vorauswählen
4. Ausschreibungsunterlagen bereitstellen
5. Angebote strukturiert vergleichen
6. kritische Prozesse im System demonstrieren lassen
7. Technologie und Schnittstellen bewerten
8. Einführungs- und Supportmodell prüfen
9. Referenzen mit ähnlichen Anforderungen betrachten
10. Gesamtkosten und Vertragsbedingungen bewerten
11. Projektpartner und Zusammenarbeit beurteilen
12. Entscheidung dokumentieren

Produktdemonstrationen sollten auf konkreten Abläufen des eigenen Unternehmens basieren. Dadurch wird sichtbar, wie das System tatsächlich mit branchentypischen und unternehmensspezifischen Anforderungen umgeht.

Cloud oder On-Premise beim ERP-Wechsel?

Ein ERP-Wechsel bietet die Gelegenheit, das Betriebsmodell neu zu bewerten.

Cloud ERP

Bei einem cloudbasierten ERP-System wird die technische Infrastruktur außerhalb des eigenen Unternehmens betrieben. Je nach Angebot können Betrieb, Wartung und Aktualisierungen Bestandteil des Leistungsmodells sein.

Bei der Bewertung sind unter anderem relevant:

• Vertrags- und Betriebsmodell
• Hostingstandort
• Datenschutz
• Verfügbarkeit
• Aktualisierungsprozess
• Anpassungsmöglichkeiten
• Schnittstellen
• Datenexport
• Exit-Regelungen
• laufende Kosten

On-Premise ERP

Bei einem On-Premise-Modell betreibt das Unternehmen die Software in der eigenen oder beauftragten Infrastruktur.

Zu prüfen sind:

• interne IT-Kapazitäten
• Hardware und Betrieb
• Wartung
• Aktualisierungen
• Datensicherung
• Ausfallsicherheit
• IT-Sicherheit
• Remote-Zugriff
• Investitions- und Betriebskosten

Die Entscheidung sollte sich an den individuellen Anforderungen orientieren. Weder Cloud noch On-Premise ist pauschal für jedes Unternehmen die bessere Wahl.

So läuft ein ERP-Wechsel ab

1. Projektorganisation aufbauen

Ein ERP-Wechsel benötigt klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege.

Zum Projektteam gehören typischerweise:

• Projektleitung
• Unternehmensleitung oder Projektsponsor
• IT
• Vertreter der Fachbereiche
• Key User
• Datenschutz und Informationssicherheit
• ERP-Anbieter oder Implementierungspartner

Die Fachbereiche müssen aktiv beteiligt sein. Ein ERP-System wird nicht nur von der IT genutzt, sondern bildet die operativen Prozesse des Unternehmens ab.

2. Soll-Prozesse entwickeln

Der ERP-Wechsel bietet die Möglichkeit, bestehende Abläufe zu hinterfragen.

Dabei sollte geprüft werden:

• Welche Schritte schaffen einen tatsächlichen Mehrwert?
• Wo bestehen doppelte Erfassungen?
• Welche Freigaben sind notwendig?
• Welche Prozesse können standardisiert werden?
• Wo ist eine unternehmensspezifische Lösung erforderlich?
• Welche Aufgaben lassen sich automatisieren?
• Welche Daten werden für Entscheidungen benötigt?

Ziel ist nicht, jedes Detail des Altsystems nachzubauen. Unnötige Sonderlösungen sollten nicht automatisch in das neue ERP übernommen werden.

3. System konfigurieren

Auf Basis der Soll-Prozesse wird die neue ERP-Umgebung eingerichtet.

Dazu können gehören:

• Organisationseinheiten
• Mandanten
• Nummernkreise
• Buchungslogiken
• Artikel- und Kundenstrukturen
• Arbeitspläne und Stücklisten
• Rollen und Berechtigungen
• Workflows
• Dokumentlayouts
• Berichte
• Schnittstellen

Individualisierungen sollten nur dort eingesetzt werden, wo der ERP-Standard die notwendigen Anforderungen nicht sinnvoll erfüllt.

4. Datenmigration planen

Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil des ERP-Wechsels. Sie umfasst die Auswahl, Bereinigung, Zuordnung, Übertragung und Prüfung der erforderlichen Daten.

Mögliche Datenarten sind:

• Kunden
• Lieferanten
• Artikel
• Stücklisten
• Arbeitspläne
• Preise und Konditionen
• Lagerbestände
• offene Aufträge
• offene Bestellungen
• offene Posten
• Anlagen
• Benutzer und Rollen
• Qualitätsdaten
• historische Bewegungsdaten
• Dokumente

Nicht alle historischen Daten müssen vollständig in das operative neue System übertragen werden. Für jede Datenart sollte geklärt werden:

• Wird sie weiterhin benötigt?
• Muss sie im neuen ERP verfügbar sein?
• Kann sie revisionssicher archiviert werden?
• Wer ist für ihre Qualität verantwortlich?
• Wie wird die erfolgreiche Übernahme geprüft?

5. Daten bereinigen und transformieren

Vor der Übertragung sollten fehlerhafte, doppelte oder veraltete Daten korrigiert werden.

Typische Probleme sind:

• Dubletten
• fehlende Pflichtfelder
• uneinheitliche Adressformate
• veraltete Artikel
• widersprüchliche Einheiten
• unvollständige Klassifikationen
• ungültige Kontaktdaten
• uneinheitliche Nummernkreise
• fehlende Beziehungen zwischen Datensätzen

Werden schlechte Daten ungeprüft übernommen, werden bestehende Probleme lediglich in das neue System verlagert.

6. Schnittstellen einrichten

Alle relevanten Verbindungen zur übrigen Systemlandschaft müssen rechtzeitig geplant und getestet werden.

Mögliche Schnittstellen bestehen zu:

• Maschinen und Anlagen
• Lagertechnik
• CAD und PDM
• Dokumentenmanagement
• E-Commerce-Plattformen
• CRM
• Banken
• Versanddienstleistern
• EDI
• Business Intelligence
• Zeiterfassung
• Qualitätsmanagement
• externen Partnern

Für jede Schnittstelle müssen Datenquelle, Zielsystem, Übertragungsrichtung, Häufigkeit, Fehlerbehandlung und Verantwortlichkeit festgelegt werden.

7. Testen und abnehmen

Ein ERP-System sollte nicht erst beim Go-live unter realen Bedingungen geprüft werden.

Ein vollständiges Testkonzept umfasst:

• Funktionstests
• Integrationstests
• Prozess- und End-to-End-Tests
• Berechtigungstests
• Schnittstellentests
• Migrationstests
• Last- und Performancetests
• Druck- und Dokumenttests
• Anwenderabnahmen
• Tests kritischer Geschäftsperioden

Die Testfälle sollten reale Geschäftsszenarien abbilden. Dazu gehören auch Ausnahmen, Fehlerfälle und seltene, aber geschäftskritische Abläufe.

8. Mitarbeitende schulen und den Wandel begleiten

Ein technisch funktionierendes ERP-System erzeugt noch keinen wirtschaftlichen Nutzen. Entscheidend ist, dass die Mitarbeitenden die neuen Prozesse verstehen und sicher anwenden.

Das Change Management sollte deshalb früh beginnen und folgende Fragen beantworten:

• Warum wird das System gewechselt?
• Welche Probleme sollen gelöst werden?
• Was verändert sich für die einzelnen Rollen?
• Welche bisherigen Abläufe entfallen?
• Wo erhalten Mitarbeitende Unterstützung?
• Wie wird Feedback aufgenommen?
• Wer entscheidet bei offenen Prozessfragen?

Schulungen sollten rollenbezogen und praxisnah erfolgen. Key User können ihre Fachbereiche während der Einführung und nach dem Go-live unterstützen.

9. Go-live vorbereiten

Vor dem Produktivstart müssen technische, fachliche und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein.

Dazu gehören:

• finale Datenübernahme
• abgestimmter Cutover-Plan
• freigegebene Prozesse
• getestete Schnittstellen
• geschulte Anwender
• erreichbarer Support
• geklärte Verantwortlichkeiten
• Kommunikationsplan
• Notfall- und Rückfallszenario
• Validierung kritischer Anfangsbestände
• definierte Abnahmekriterien

Ein Go-live sollte nicht allein an ein kalendarisches Wunschdatum gebunden sein. Entscheidend ist, ob die vereinbarten Voraussetzungen erfüllt sind.

10. Produktivbetrieb stabilisieren

Nach dem Go-live beginnt eine intensive Stabilisierungsphase.

In dieser Zeit sollten:

• Fehler zentral erfasst und priorisiert werden
• kritische Prozesse eng überwacht werden
• Key User und Support gut erreichbar sein
• Daten und Buchungen regelmäßig kontrolliert werden
• offene Schulungsbedarfe geschlossen werden
• Prozesse bei Bedarf nachjustiert werden
• Projektziele mit den ersten Ergebnissen verglichen werden

Nicht jede Optimierung muss vor dem Produktivstart abgeschlossen sein. Kritische Prozesse und Daten müssen jedoch zuverlässig funktionieren.

Welche Umstellungsstrategie eignet sich?

Big Bang

Beim Big Bang wechseln alle vorgesehenen Bereiche zu einem festgelegten Zeitpunkt auf das neue ERP-System.

Vorteile:

• klare Trennung zwischen Alt- und Neusystem
• kürzere Übergangsphase
• weniger langfristige Doppelstrukturen

Risiken:

• viele Änderungen gleichzeitig
• konzentriertes Go-live-Risiko
• hohe Belastung für Projektteam und Support

Phasenweise Einführung

Das System wird nach Standorten, Gesellschaften, Modulen oder Prozessen schrittweise eingeführt.

Vorteile:

• Erfahrungen aus frühen Phasen können genutzt werden
• geringeres Risiko pro Einführungsschritt
• Belastung lässt sich verteilen

Risiken:

• längere Gesamtlaufzeit
• vorübergehende Schnittstellen zwischen Alt- und Neusystem
• komplexere Abstimmung

Parallelbetrieb

Alt- und Neusystem werden für einen begrenzten Zeitraum gleichzeitig betrieben.

Vorteile:

• Ergebnisse können verglichen werden
• Altsystem bleibt kurzfristig verfügbar

Risiken:

• doppelte Pflege
• erheblicher Zusatzaufwand
• unterschiedliche Datenstände
• unklare führende Systeme

Die passende Strategie hängt von Unternehmensgröße, Prozesskomplexität, Risikotoleranz, Standorten, Datenlage und verfügbaren Ressourcen ab.

Was geschieht nach dem ERP-Wechsel mit dem Altsystem?

Das Altsystem kann häufig nicht unmittelbar abgeschaltet werden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, historische Belege, Prüfungen oder offene Geschäftsvorfälle können einen weiteren Zugriff erforderlich machen.

Vor der Abschaltung muss geklärt werden:

• Welche Daten müssen weiterhin verfügbar sein?
• In welcher Form müssen sie auswertbar bleiben?
• Welche Dokumente werden archiviert?
• Wer erhält Zugriff?
• Wie lange wird das System technisch betrieben?
• Welche Hardware und Lizenzen werden noch benötigt?
• Wie wird die Sicherheit gewährleistet?
• Wie können Daten für Prüfungen bereitgestellt werden?
• Wann kann die endgültige Stilllegung erfolgen?

Die Archivierung muss bereits während der Migrationsplanung berücksichtigt werden. Sie ist kein nachgelagerter Nebenschritt.

Kosten eines ERP-Wechsels richtig bewerten

Die Kosten hängen von Projektumfang, Unternehmensgröße, Funktionsbedarf, Datenqualität, Schnittstellen und notwendiger Anpassung ab. Allgemeingültige Preise oder Projektlaufzeiten sind deshalb nicht seriös.

Zu den möglichen Kostenarten zählen:

• Software und Nutzungsrechte
• ERP-Implementierung
• Beratung
• interne Projektaufwände
• Prozessanalyse
• Datenbereinigung und Migration
• Schnittstellen
• Anpassungen
• Tests
• Schulungen
• Hardware oder Cloud-Betrieb
• Support
• Parallelbetrieb
• Archivierung des Altsystems
• laufende Wartung und Weiterentwicklung

Demgegenüber stehen mögliche wirtschaftliche Vorteile wie weniger manuelle Arbeit, geringere Fehlerkosten, eine bessere Datenverfügbarkeit, effizientere Planung und der Wegfall veralteter Systeme.

Neben den Kosten eines Wechsels sollten deshalb auch die Kosten des Nichtstuns bewertet werden.

Typische Risiken beim ERP-Wechsel

Unklare Projektziele

Ohne messbare Ziele wird die ERP-Einführung zu einer Sammlung technischer Aufgaben. Entscheidungen lassen sich dann nur schwer priorisieren.

Unvollständige Anforderungen

Werden Fachbereiche zu spät eingebunden, fehlen wichtige Prozess- und Datenanforderungen.

Zu viele individuelle Anpassungen

Ein übermäßiges Nachbauen des Altsystems erhöht Komplexität, Pflegeaufwand und Abhängigkeiten.

Schlechte Datenqualität

Fehlerhafte Stammdaten wirken sich unmittelbar auf Planung, Buchungen und Auswertungen aus.

Unterschätzte interne Ressourcen

Key User und Projektmitarbeitende müssen ihre Projektaufgaben häufig zusätzlich zum Tagesgeschäft erfüllen. Diese Belastung muss realistisch geplant werden.

Unzureichende Tests

Werden nur Standardfälle geprüft, treten Probleme bei Ausnahmen häufig erst im Produktivbetrieb auf.

Fehlendes Change Management

Wenn Mitarbeitende Ziele und Nutzen der Veränderungen nicht verstehen, sinken Akzeptanz und Datenqualität.

Unklarer Go-live-Plan

Ohne verbindlichen Cutover-Plan können Datenstände, Zuständigkeiten und führende Systeme unklar bleiben.

Zu frühe Abschaltung des Altsystems

Historische Daten und gesetzlich relevante Informationen müssen weiterhin verfügbar bleiben.

Checkliste für einen sicheren ERP-Wechsel

Vor der Auswahl

• Wechselgründe dokumentieren
• Probleme des Altsystems bewerten
• Projektziele definieren
• Prozesse aufnehmen
• Systemlandschaft erfassen
• Anforderungen priorisieren
• Budgetrahmen festlegen
• Projektteam bestimmen

Während der Auswahl

• Anbieter und Lösungen vorauswählen
• kritische Prozesse demonstrieren lassen
• Branchenanforderungen prüfen
• Technologie und Schnittstellen bewerten
• Betriebsmodell festlegen
• Referenzen prüfen
• Gesamtkosten betrachten
• Support und Weiterentwicklung bewerten
• Vertrags- und Exit-Regelungen prüfen

Während der Einführung

• Soll-Prozesse freigeben
• Verantwortlichkeiten festlegen
• Datenbestände analysieren
• Daten bereinigen
• Migrationsumfang bestimmen
• Schnittstellen entwickeln
• Berechtigungen einrichten
• Testfälle erstellen
• Testmigrationen durchführen
• Key User schulen
• Anwender vorbereiten
• Go-live- und Notfallplan erstellen

Nach dem Go-live

• Anfangsbestände kontrollieren
• kritische Prozesse überwachen
• Support organisieren
• Fehler priorisieren
• zusätzliche Schulungen durchführen
• Projektziele messen
• offene Optimierungen planen
• Altsystem kontrolliert archivieren oder stilllegen

ERP-Wechsel mit Abas ERP

Abas ERP richtet sich an mittelständische Fertigungsunternehmen mit anspruchsvollen Produktions- und Geschäftsprozessen. Die Lösung verbindet unter anderem Einkauf, Vertrieb, Materialwirtschaft, Fertigung, Lager, Rechnungswesen und Controlling in einem integrierten System.

Bei einem ERP-Wechsel stehen nicht nur technische Funktionen im Vordergrund. Entscheidend ist, dass sich bestehende Prozesse strukturiert analysieren, Daten kontrolliert übernehmen und zukünftige Anforderungen verlässlich abbilden lassen.

Abas ERP unterstützt unterschiedliche Fertigungsarten und lässt sich an veränderte Unternehmensanforderungen anpassen. Ergänzende Funktionen für Feinplanung, Betriebsdatenerfassung, Qualitätsmanagement, Projektmanagement, mobile Anwendungen und Production Intelligence schaffen eine gemeinsame Datenbasis für Planung und operative Umsetzung.

Der ERP-Wechsel sollte dabei nicht als bloßer Austausch eines Altsystems verstanden werden. Er bietet die Möglichkeit, historisch gewachsene Abläufe zu vereinfachen, Insellösungen zu reduzieren und die Systemlandschaft auf eine langfristig tragfähige Grundlage zu stellen.

Fazit: Ein ERP-Wechsel beginnt mit den Prozessen, nicht mit der Software

Ein ERP-Wechsel ist sinnvoll, wenn das bestehende System zentrale Anforderungen nicht mehr erfüllt, notwendige Veränderungen behindert oder erhebliche technische und wirtschaftliche Risiken verursacht. Einzelne Probleme lassen sich möglicherweise durch Optimierung oder ein Upgrade beheben. Treten jedoch mehrere grundlegende Einschränkungen gleichzeitig auf, sollte die vollständige Ablösung geprüft werden.

Der Erfolg hängt nicht allein von der gewählten Software ab. Ebenso wichtig sind klare Ziele, eine fundierte Prozessanalyse, vollständige Anforderungen, eine realistische Projektplanung und die aktive Beteiligung der Fachbereiche.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Datenmigration, Schnittstellen, Tests, Schulung und Go-live. Schlechte Daten und ungeklärte Prozesse werden durch ein neues System nicht automatisch besser. Sie müssen vor und während der Einführung systematisch bearbeitet werden.

Richtig vorbereitet schafft ein ERP-Wechsel die Grundlage für durchgängige Prozesse, aktuelle Informationen und eine Unternehmenssoftware, die nicht nur die heutigen Abläufe unterstützt, sondern auch zukünftige Veränderungen mittragen kann.