ERP Lösung: Das bietet die Software

ERP Lösung

Hinter dem Begriff „Enterprise Resource Planning“ (ERP) verbirgt sich ein komplexes, aber sehr effizientes System. Eine ERP Lösung kann praktisch alle Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützen. Besonders häufig kommen Module wie die Folgenden zum Einsatz:

  • Materialwirtschaft
  • Einkauf
  • Produktionsplanung
  • Buchhaltung
  • CRM / Verkauf
  • Projektmanagement

ERP setzt ganzheitlich an und zentralisiert Daten. Jede einzelne Abteilung im Unternehmen hat Zugriff auf diese zentrale Datenbasis, wodurch sich Prozesse effizienter abwickeln lassen.
 

Was ist eine ERP Lösung?

ERP ist die Bezeichnung für Software, die für die Ressourcenplanung von Unternehmen eingesetzt wird. Ziel eines ERP-Systems ist es immer, die Ressourcen – beispielsweise Kapital, Personal oder Betriebsmittel – möglichst effizient zu verteilen. Zudem kann die ERP-Software wiederkehrende Prozesse automatisieren. Alle relevanten Daten und Informationen werden zentral in einem System abgebildet, was die Prozesseffizienz steigern soll. Was die Software leistet, sei an einigen, oft eingesetzten ERP-Modulen beispielhaft dargestellt:

  • Materialwirtschaft: ERP unterstützt die Beschaffung, Lagerhaltung und Bedarfsplanung in Unternehmen. Ein Beispiel: Der Vertrieb akquiriert einen Auftrag, der direkt an die Fertigung weitergeleitet wird. Diese ermittelt automatisch ihren Bedarf an Vorprodukten für den Auftrag und gibt die Information an den Einkauf weiter – der Einkauf wiederum verschickt eine Bestellung an den Lieferanten.
  • Finanzwesen: Auch bei der Buchhaltung kommt die Lösung zum Einsatz. Rechnungen können auf Basis im System vorhandener Informationen automatisiert erstellt, verschickt und anschließend verbucht werden.
  • Projektmanagement: Eine ERP Lösung hilft bei der Planung von Projekten – so können beispielsweise Kapazitäten und Freigaben zentral verwaltet werden. Auch die Projektbudgets können einfach erstellt und die Projektkosten überwacht werden.


Wie funktionieren ERP-Lösungen?

Wichtiger als der technische Aufbau ist es für den Endbenutzer, wie die Programme bedient werden können. Denn zwischen ERP-Lösungen bestehen Unterschiede bezüglich der Usability. Soll also eine ERP-Software im Unternehmen eingeführt werden, muss sich das Projektteam bei der Wahl des Anbieters unter anderem mit der Bedienbarkeit des Systems befassen.

Aufgebaut sind die Software-Lösungen heute oftmals als Standardlösung. Unternehmen erhalten vom ERP-Anbieter ein Komplettpaket, welches alle wichtigen Funktionen enthält. Um individuelle Anforderungen abzubilden, lassen sich ERP-Lösungen in der Regel durch Customizing anpassen.
 

Für welche Unternehmen eignen sich ERP Lösungen?

Richteten sich ERP Lösungen in den 90er Jahren noch überwiegend an große Firmen, wird die Software heute flächendeckend auch im Mittelstand eingesetzt. Denn durch Standardlösungen können die Entwickler mittelständischen Unternehmen ein effizientes Kosten-Nutzen-Verhältnis bieten:

  • Nutzen: ERP Lösungen vereinfachen Kommunikationsprozesse, senken die Fehleranfälligkeit und erhöhen die Effizienz bei der Ressourcenverteilung. Gerade im Mittelstand können sie die sonst eingesetzten Insellösungen wie etwa Excel-Tabellen oder Individualprogrammierungen ablösen. Vorteile erzielt ERP hier vor allem, weil es sich flexibel anpassen und mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
  • Kosten: Nutzen Unternehmen vorgefertigte Standardlösungen von ERP-Anbietern, senken sie die Anschaffungskosten enorm. Zudem sollte aber auch immer auf die Betriebs- und Anpassungskosten geachtet werden. Nicht alle Hersteller bieten flexible ERP-Systeme, die bei sich verändernden Marktsituationen leicht angepasst werden können. 

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Wie können ERP Lösungen ausgewählt und implementiert werden?

Die Auswahl und Implementierung einer ERP Lösung sollte nach einer standardisierten und bewährten Einführungsmethodik erfolgen. So können Projektverantwortliche sicherstellen, dass die Einführung kosteneffizient und ohne große Fehleranfälligkeit abläuft. Beispielsweise kann die Einführung wie folgt ablaufen:

  1. Zunächst definiert das Projektteam in einem Lastenheft, was das ERP-System können muss. Auf dieser Basis können dann Anbieter gesucht werden, die diese Anforderungen grundsätzlich erfüllen.
  2. In einem ersten Gespräch präsentieren die ERP-Anbieter ihre grundsätzlichen Lösungen. Sofern die Gespräche gut verlaufen, entscheidet sich das Unternehmen zur Zusammenarbeit mit einem ERP-Anbieter und schließt einen Vertrag ab.
  3. Der Anbieter schult Mitarbeiter und das Projektteam des Unternehmens, um die Effizienz bei der Einführung zu erhöhen.
  4. Im vierten Schritt wird die eigentliche Einführung organisiert. ERP-Anbieter und das verantwortliche Projektteam arbeiten hierbei eng miteinander zusammen.
  5. Das ERP-System wird dann konfiguriert. Hierbei kommt das im ersten Schritt erstellte Lastenheft beziehungsweise das Pflichtenheft, das im weiteren Verlauf vom ERP-Anbieter konzipiert wurde, zum Einsatz. So kann sichergestellt werden, dass wirklich alle besprochenen Anforderungen erfüllt werden.
  6. Die Mitarbeiter, die die Software letztlich bedienen, werden praxisnah geschult.
  7. Nach erfolgreicher Schulung kann das ERP-System live gehen.

Durch diesen standardisierten Prozess kann die Einführungszeit der ERP-Software erheblich reduziert werden. Zudem erfolgt die Implementierung auf diesem Wege reibungslos und kosteneffizient.
 

So profitieren die verschiedenen Abteilungen von der ERP Lösung

Dass ERP Lösungen mittlerweile in einem Großteil mittelständischer Unternehmen eingesetzt werden, hat maßgebliche Gründe. So ist ERP im Gegensatz zu Insellösungen skalierbar. Nutzt derzeit etwa der Vertrieb Excel-Listen, um Informationen über Kunden festzuhalten, kann das heute noch klappen. Doch mit der Zeit nimmt der Kundenstamm zu und unter Umständen auch die Informationen, die gesammelt werden. Die Excel-Liste wird dann nicht nur unübersichtlich, sondern auch extrem langsam. ERP Lösungen passen sich hingegen flexibel an Struktur- und Volumenänderungen in Unternehmen an.

Darüber hinaus ist der Wissenstransfer im Unternehmen durch Insellösungen oftmals blockiert. Das transparente, zentrale und damit durchlässige ERP-System schafft Abhilfe. So entsteht – gerade durch die zunehmende Digitalisierung – ein enormer Wettbewerbsfaktor. Eng hiermit verbunden ist auch die Effizienz von Prozessen, die durch die zentrale Datenbasis erhöht wird. Beispielsweise können Informationen zwischen Vertrieb, Einkauf, Produktion und Marketing in Echtzeit ausgetauscht werden – denn alle Abteilungen nutzen das gleiche System.

Zu guter Letzt stärkt die ERP Lösung die Transparenz. Oftmals wird in der Praxis beobachtet, dass sich einzelne Abteilungen in Betrieben selbstständig weiterentwickeln. Zwar ist das aus Sicht der Abteilung zu begrüßen, denn sie organisiert ihre individuellen Prozesse effizient und schafft beispielsweise neue Software-Lösungen an. Doch auf Gesamtebene gehen so wertvolle Schnittstellen zwischen den Abteilungen verloren. Das führt wiederum zu verschlechterter Kommunikation, erschwert die Zusammenarbeit und ist letztlich ineffizient. Weil ERP Lösungen alle wichtigen Unternehmensprozesse abbilden, kann dieses Problem gelöst werden.
 

Fazit: ERP Lösung bietet klare (Wettbewerbs-)Vorteile

Mit einer ERP Lösung können Unternehmen Ressourcen effizienter verteilen und Prozesse vereinfachen. Dabei setzt ERP ganzheitlich an, um eine gemeinsame Daten- und Arbeitsgrundlage für alle Abteilungen zu schaffen. So können Informationen viel einfacher weitergegeben werden, was zu deutlichen Zeitvorteilen führt. Zudem sinkt die Fehleranfälligkeit spürbar. Als flexibles System kann ERP aber auch mit dem Unternehmen wachsen und sich den verändernden Rahmenbedingungen anpassen.