E-Rechnung für mittelständische Unternehmen: Was Sie jetzt beachten sollten

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet in allen Branchen voran. Eine zentrale Rolle spielt dabei die E-Rechnung, die in immer mehr Ländern zur Pflicht wird. Auch in Deutschland sind Unternehmen zunehmend verpflichtet, elektronische Rechnungen zu verwenden. Doch was genau ist eine E-Rechnung, welche Pflichten ergeben sich daraus für mittelständische Unternehmen, und welche Fristen müssen beachtet werden? Dieser Blogartikel gibt einen umfassenden Überblick. 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Sie stellt einen einheitlichen, digitalen Rechnungsstandard dar. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung oder einer Papierrechnung ermöglicht die E-Rechnung eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme.  

Die wichtigsten Formate für E-Rechnungen sind: 

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) 
• XRechnung (standardisiertes XML-Format, das den Anforderungen der EU-Richtlinie entspricht) 

Im Gegensatz zu einem PDF-Dokument oder einem eingescannten Beleg enthält die E-Rechnung strukturierte Daten, die von Software automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess. 

Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland 

Die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen wird schrittweise ausgeweitet, es gilt eine Übergangsfrist bis zur vollumfänglichen E-Rechnungspflicht. Seit dem 27. November 2020 müssen Unternehmen, die öffentliche Aufträge des Bundes erhalten, E-Rechnungen über die zentrale Plattform (ZRE) einreichen. Einige Bundesländer haben diese Pflicht auch auf die Landesebene ausgeweitet. 

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet die Grundlage für die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Ziel ist es, den grenzüberschreitenden Handel zu erleichtern und die Effizienz von Verwaltungsprozessen zu steigern. 

Darüber hinaus hat das Bundesfinanzministerium mit dem Wachstumschancengesetz  eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich (Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen) beschlossen, die schrittweise in Kraft tritt. 

Welche Fristen gelten? 

Aktuell gelten folgende Fristen im Zusammenhang mit der E-Rechnung in Deutschland: 

• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann weiterhin manuell erfolgen. 
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR müssen ausgehende E-Rechnungen erstellen. 
• Ab 1. Januar 2028: Generelle E-Rechnungspflicht: Die Regelungen zielen darauf ab, die Digitalisierung des Rechnungswesens zu fördern und sind Teil der EU-weiten ViDA-Initiative. 

Vorteile der E-Rechnung für mittelständische Unternehmen 

Der Umstieg auf die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern bietet auch viele Vorteile: 

• Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Prozesse werden Kosten und Zeitaufwand in der Buchhaltung reduziert. 
• Fehlerreduktion: Da die Daten maschinenlesbar sind, sinkt die Fehlerquote bei der Datenerfassung. 
• Kosteneinsparungen: Der Wegfall von Papier-, Druck- und Portokosten spart bares Geld. 
• Nachhaltigkeit: Dank des geringeren Papierverbrauchs und weniger CO2-Emissionen punktet die E-Rechnung auch im Hinblick auf die Umweltfreundlichkeit. 
• Schnellere Zahlungsprozesse: Da die Verarbeitung der Rechnungen automatisiert erfolgt, können auch Zahlungen schneller abgewickelt werden. 
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sorgt für Rechtssicherheit und verringert das Risiko von Sanktionen. 

Häufige Fragen (FAQ) zur E-Rechnung 

1. Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?  

Eine PDF-Rechnung ist ein visuelles Dokument, das vom Menschen gelesen werden kann, aber nicht maschinenlesbar ist. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vor, das von Software automatisiert verarbeitet werden kann. 
 

2. Wer ist verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen?  

Die generelle E-Rechnungspflicht für Unternehmen wird schrittweise eingeführt. Ab 01.01.2025 müssen E-Rechnungen empfangen und archiviert werden können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz ausgehende E-Rechnungen erstellen. Die generelle E-Rechnungspflicht tritt am 01.01.2028 in Kraft. 
 

3. Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?  

In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD gängig. Die XRechnung ist vor allem für den öffentlichen Sektor relevant, während ZUGFeRD auch in der Privatwirtschaft genutzt werden kann. 
 

4. Wie können Unternehmen die E-Rechnung einführen?  

Unternehmen benötigen ein ERP-System oder eine Buchhaltungssoftware, die die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt.  
 

5. Gibt es Förderungen für die Umstellung auf E-Rechnungen?  

Förderungen sind im Rahmen der Digitalisierungsförderung auf Bundes- und Länderebene möglich. Programme wie "Digital Jetzt" oder spezifische Förderungen der Bundesländer können dabei unterstützen. 
 

6. Was passiert, wenn ein Unternehmen die E-Rechnungspflicht ignoriert?  

Unternehmen, die der Pflicht zur E-Rechnung nicht nachkommen, riskieren Bußgelder oder den Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Zudem entstehen durch die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen höhere Kosten. 
 

7. Wie sicher ist die E-Rechnung?  

E-Rechnungen werden über gesicherte Schnittstellen übermittelt, die den Datenschutz und die IT-Sicherheit gewährleisten. Für die Übertragung werden oft verschlüsselte

E-Rechnung mit Abas ERP 

In Abas ERP können Rechnungen im einheitlichen Format ZUGFeRD/Factur-X oder als XRechnung erstellt und elektronisch versendet werden. Da die elektronisch übermittelten Rechnungen alle Informationen der Rechnung in einer strukturierten Form enthalten (XML-Format), können sie von Ihren Geschäftspartnern automatisch eingelesen und elektronisch weiterverarbeitet werden.   

Abas Kunden finden detailliertere Infos zum Thema E-Rechnung auf dem Abas Kundenportal.