Lagerbestand berechnen: Formeln, Beispiele und Software

Wie viel Material, Ware oder fertige Erzeugnisse befinden sich aktuell im Lager? Wie hoch war der durchschnittliche Bestand in einem Monat oder Jahr? Und reicht der verfügbare Vorrat aus, um bestehende Kunden- und Fertigungsaufträge zuverlässig zu erfüllen?

Unternehmen müssen ihren Lagerbestand berechnen, um Einkauf, Produktion, Vertrieb, Logistik und Liquidität verlässlich zu planen. Ein zu hoher Bestand bindet Kapital, benötigt Lagerfläche und erhöht das Risiko von Veralterung, Beschädigung oder Wertverlust. Ein zu niedriger Bestand kann dagegen Fehlmengen, Produktionsunterbrechungen, verspätete Lieferungen und zusätzliche Beschaffungskosten verursachen.

Die geeignete Berechnung hängt davon ab, welche Frage beantwortet werden soll. Der aktuelle Lagerbestand wird aus Anfangsbestand, Zugängen und Abgängen ermittelt. Der durchschnittliche Lagerbestand beschreibt dagegen, wie viele Waren oder Materialien sich innerhalb eines Zeitraums durchschnittlich im Lager befanden. Für die Bestandssteuerung sind darüber hinaus Sicherheitsbestand, Meldebestand, Lagerreichweite, Umschlagshäufigkeit und Kapitalbindung relevant.

In einfachen Fällen lassen sich diese Werte manuell berechnen. Bei vielen Artikeln, Lagerorten, Produktionsaufträgen und täglichen Warenbewegungen ist jedoch eine integrierte Software notwendig. Ein ERP-System verbindet Bestände mit Einkauf, Produktion, Vertrieb, Disposition und Rechnungswesen. Dadurch entsteht ein aktuelles Gesamtbild, das weit über eine einzelne Bestandsformel hinausgeht.

Was ist der Lagerbestand?

Der Lagerbestand umfasst die Menge oder den Wert aller Güter, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt lagert. Dazu können abhängig von Branche und Geschäftsmodell gehören:

• Handelswaren
• Rohstoffe
• Hilfsstoffe
• Betriebsstoffe
• Verpackungsmaterialien
• Ersatzteile
• Baugruppen
• unfertige Erzeugnisse
• fertige Erzeugnisse
• Verbrauchsmaterialien
• Retouren
• gesperrte Bestände
• Konsignationsbestände
• Kunden- oder Lieferantenbestände

Ein Lagerbestand kann in unterschiedlichen Einheiten dargestellt werden. Typisch sind Stück, Kilogramm, Meter, Liter, Quadratmeter oder ein Geldwert.

Für eine korrekte Interpretation muss immer geklärt sein:

• Welcher Artikel wird betrachtet?
• Auf welchen Lagerort bezieht sich der Wert?
• Welcher Zeitpunkt oder Zeitraum gilt?
• Wird eine Menge oder ein Geldwert ausgewiesen?
• Sind reservierte oder gesperrte Mengen enthalten?
• Werden Bestände unterwegs berücksichtigt?
• Handelt es sich um Buchbestand oder tatsächlich gezählten Bestand?

Ohne diese Abgrenzung können gleiche Bezeichnungen unterschiedliche Werte beschreiben.

Warum sollten Unternehmen ihren Lagerbestand berechnen?

Eine verlässliche Bestandsberechnung ist Grundlage zahlreicher betrieblicher Entscheidungen.

Beschaffung planen

Der Einkauf muss erkennen, wann Material nachbestellt werden sollte und welche Menge benötigt wird. Dafür sind aktueller Bestand, offene Bestellungen, erwarteter Verbrauch, Lieferzeit und Sicherheitsbestand gemeinsam zu betrachten.

Produktion versorgen

Fertigungsunternehmen benötigen Materialien und Baugruppen zum richtigen Zeitpunkt. Ein Bestand kann mengenmäßig ausreichend erscheinen und trotzdem nicht verfügbar sein, weil Teile bereits für andere Aufträge reserviert wurden.

Lieferfähigkeit sichern

Der Vertrieb benötigt verlässliche Informationen darüber, welche Mengen verfügbar sind und wann weitere Artikel bereitstehen. Ungenaue Bestände können zu Lieferzusagen führen, die operativ nicht eingehalten werden können.

Kapitalbindung bewerten

Lagerbestände binden finanzielle Mittel. Der Bestandswert hilft Unternehmen dabei, den Kapitaleinsatz in Material und Waren zu beurteilen.

Lagerhaltungskosten kontrollieren

Bestände benötigen Fläche, Personal, Technik, Energie, Versicherung und Verwaltung. Zusätzlich können Kosten durch Schwund, Verderb, Beschädigung oder technische Veralterung entstehen.

Inventur und Rechnungswesen unterstützen

Bestände gehören zu den Vermögenswerten eines Unternehmens und müssen entsprechend den geltenden Vorgaben erfasst und bewertet werden. Die mengenmäßige Lagerführung bildet dafür eine wesentliche Grundlage.

Bestände optimieren

Erst wenn aktuelle und historische Bestände verlässlich vorliegen, können Unternehmen Überbestände, Langsamdreher, Fehlteile und wiederkehrende Bestandsschwankungen gezielt untersuchen.

Aktuellen Lagerbestand berechnen

Der aktuelle Lagerbestand wird aus dem Anfangsbestand sowie den Zu- und Abgängen innerhalb des betrachteten Zeitraums ermittelt.

Lagerbestand = Anfangsbestand + Zugänge − Abgänge

Der Anfangsbestand ist die vorhandene Menge zu Beginn des Zeitraums. Zugänge erhöhen den Bestand, Abgänge reduzieren ihn.

Was gehört zu den Zugängen?

Mögliche Zugänge sind:

• Wareneingänge aus Bestellungen
• Zugänge aus der eigenen Produktion
• Kundenretouren
• Rückgaben aus Fertigungsaufträgen
• positive Bestandskorrekturen
• Umbuchungen aus anderen Lagern
• zurückgemeldete Restmengen
• freigegebene Qualitätsprüfbestände

Was gehört zu den Abgängen?

Mögliche Abgänge sind:

• Kundenlieferungen
• Materialentnahmen für Fertigungsaufträge
• interne Verbräuche
• Lieferantenretouren
• Verschrottungen
• negative Bestandskorrekturen
• Umbuchungen in andere Lager
• Muster und Eigenverbrauch
• Ausschuss
• ausgebuchte Fehlmengen

Beispiel: Aktuellen Lagerbestand berechnen

Ein Fertigungsunternehmen verfügt zu Monatsbeginn über 1.200 Stück eines Bauteils.

Im Laufe des Monats werden:

• 600 Stück vom Lieferanten angeliefert
• 850 Stück für Fertigungsaufträge entnommen
• 30 Stück aufgrund einer Qualitätsabweichung verschrottet
• 20 Stück aus einem anderen Lager zugebucht

Die Berechnung lautet:

Lagerbestand = 1.200 + 600 + 20 − 850 − 30

Lagerbestand = 940 Stück

Am Ende des Monats beträgt der rechnerische Lagerbestand 940 Stück.

Die Formel liefert nur dann den korrekten Buchbestand, wenn sämtliche Bewegungen vollständig und dem richtigen Artikel, Lagerort und Zeitraum zugeordnet wurden.

Buchbestand und physischer Lagerbestand

Der Buchbestand ist die Menge, die in der Bestandsführung oder im ERP-System ausgewiesen wird. Der physische Bestand ist die tatsächlich vorhandene und gezählte Menge.

Im Idealfall stimmen beide Werte überein. In der Praxis können Differenzen entstehen durch:

• nicht gebuchte Entnahmen
• verspätet erfasste Wareneingänge
• falsch zugeordnete Lagerorte
• Erfassungsfehler
• falsche Mengeneinheiten
• Schwund
• Beschädigung
• Ausschuss ohne Rückmeldung
• fehlerhafte Umbuchungen
• doppelte Buchungen
• Verwechslungen ähnlicher Artikel
• nicht erfasste Retouren

Die Inventurdifferenz lässt sich vereinfacht berechnen:

Inventurdifferenz = physischer Bestand − Buchbestand

Ein negatives Ergebnis bedeutet, dass der tatsächliche Bestand kleiner als der Buchbestand ist. Ein positives Ergebnis zeigt einen höheren physischen Bestand.

Bestandsdifferenzen sollten nicht nur korrigiert werden. Unternehmen sollten auch ihre Ursache untersuchen, damit sie sich nicht wiederholen.

Durchschnittlichen Lagerbestand berechnen

Der aktuelle Lagerbestand ist eine Momentaufnahme. Für die Bewertung eines längeren Zeitraums ist der durchschnittliche Lagerbestand häufig aussagekräftiger.

Er gibt an, welche Waren- oder Materialmenge innerhalb einer Periode durchschnittlich vorhanden war.

Die geeignete Formel hängt von der verfügbaren Datengrundlage ab.

Einfache Formel mit Anfangs- und Endbestand

Sind nur Anfangs- und Endbestand bekannt, lautet die vereinfachte Formel:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + Endbestand) ÷ 2

Beispiel

• Anfangsbestand: 1.200 Stück
• Endbestand: 800 Stück

Durchschnittlicher Lagerbestand = (1.200 + 800) ÷ 2

Durchschnittlicher Lagerbestand = 1.000 Stück

Diese Berechnung ist einfach, berücksichtigt aber keine Schwankungen innerhalb des Zeitraums. Sie ist daher vor allem für eine erste Einschätzung geeignet.

Durchschnittlichen Lagerbestand auf Quartalsbasis berechnen

Wenn die vier Quartalsendbestände bekannt sind, kann die Berechnung genauer erfolgen:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + vier Quartalsendbestände) ÷ 5

Beispiel

Die Berechnung lautet:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (1.200 + 1.050 + 900 + 1.300 + 800) ÷ 5

Durchschnittlicher Lagerbestand = 5.250 ÷ 5

Durchschnittlicher Lagerbestand = 1.050 Stück

Durchschnittlichen Lagerbestand auf Monatsbasis berechnen

Liegen Monatsendbestände vor, werden der Jahresanfangsbestand und die zwölf Monatsendbestände addiert. Anschließend wird die Summe durch 13 geteilt:

Durchschnittlicher Lagerbestand = (Jahresanfangsbestand + Summe der zwölf Monatsendbestände) ÷ 13

Diese Methode bildet Schwankungen innerhalb des Jahres besser ab als die einfache Berechnung aus Anfangs- und Endbestand.

Wichtig ist: Es werden die tatsächlichen Monatsendbestände addiert. Der Jahresendbestand darf nicht einfach mit zwölf multipliziert werden.

Durchschnitt aus täglichen Beständen berechnen

Bei stark schwankenden Beständen kann ein Durchschnitt auf Basis täglicher Bestandswerte sinnvoll sein:

Durchschnittlicher Lagerbestand = Summe der täglichen Bestände ÷ Anzahl der betrachteten Tage

Eine integrierte Lager- oder ERP-Software kann solche Berechnungen auf Grundlage der gespeicherten Bestandsbewegungen automatisieren. Voraussetzung ist eine vollständige und zeitnahe Buchung aller Zu- und Abgänge.

Welche Berechnung ist am genauesten?

Grundsätzlich bildet eine größere Anzahl repräsentativer Messpunkte die Bestandsentwicklung genauer ab.

• Anfangs- und Endbestand liefern eine einfache Näherung.
• Quartalsendbestände berücksichtigen vier zusätzliche Stichtage.
• Monatsendbestände bilden saisonale und unterjährige Veränderungen besser ab.
• Tageswerte liefern ein noch detaillierteres Bild.

Mehr Datenpunkte führen jedoch nicht automatisch zu einer aussagekräftigen Kennzahl. Sonderbestände, ungewöhnliche Stichtage, Inventureffekte oder einmalige Großlieferungen müssen bei der Interpretation berücksichtigt werden.

Für operative Entscheidungen ist ein gleitender Durchschnitt häufig hilfreicher als ein reiner Jahreswert. So können aktuelle Veränderungen früher sichtbar werden.

Lagerwert berechnen

Der mengenmäßige Bestand zeigt, wie viele Güter vorhanden sind. Für die Kapitalbindung und bilanzielle Betrachtung ist zusätzlich der Wert relevant.

Vereinfacht lautet die Formel:

Lagerwert = Lagerbestand × Wert je Einheit

Beispiel

• Lagerbestand: 940 Stück
• zugrunde gelegter Wert je Stück: 18 Euro

Lagerwert = 940 × 18 Euro

Lagerwert = 16.920 Euro

Welcher Wert je Einheit verwendet werden darf oder muss, hängt vom Zweck der Berechnung und den geltenden Bewertungsregeln ab. Ein Verkaufspreis, Einstandspreis, Verrechnungspreis und bilanzieller Wert haben unterschiedliche Bedeutungen und dürfen nicht beliebig ausgetauscht werden.

Durchschnittliche Kapitalbindung berechnen

Die durchschnittliche Kapitalbindung im Lager kann vereinfacht über den durchschnittlichen Lagerbestand und den zugrunde gelegten Wert pro Einheit ermittelt werden:

Durchschnittliche Kapitalbindung = durchschnittlicher Lagerbestand × Wert je Einheit

Beispiel

• durchschnittlicher Lagerbestand: 1.050 Stück
• Wert je Stück: 18 Euro

Durchschnittliche Kapitalbindung = 1.050 × 18 Euro

Durchschnittliche Kapitalbindung = 18.900 Euro

Die Kennzahl zeigt, welcher Warenwert im betrachteten Zeitraum durchschnittlich im Lager gebunden war. Sie ist jedoch nicht mit den gesamten Lagerhaltungskosten gleichzusetzen.

Welche Bestandsarten müssen unterschieden werden?

Die Bezeichnung „Lagerbestand“ kann verschiedene Bestandsgrößen meinen. Für Beschaffung, Produktion und Vertrieb ist eine klare Abgrenzung wichtig.

Physischer Bestand

Der physische Bestand ist die tatsächlich am Lagerort vorhandene Menge.

Buchbestand

Der Buchbestand ist die im ERP- oder Lagerverwaltungssystem ausgewiesene Menge.

Verfügbarer Bestand

Der verfügbare Bestand ist der Teil des Bestands, der noch nicht anderweitig gebunden oder gesperrt ist.

Eine vereinfachte Berechnung kann lauten:

Verfügbarer Bestand = Buchbestand − Reservierungen − gesperrte Mengen

Abhängig von der betrieblichen Logik können weitere Bestandsarten einbezogen werden.

Reservierter Bestand

Reservierte Mengen wurden bereits Kunden-, Fertigungs- oder anderen Bedarfen zugeordnet. Sie befinden sich möglicherweise physisch im Lager, stehen aber nicht mehr frei zur Verfügung.

Gesperrter Bestand

Gesperrte Bestände dürfen vorübergehend nicht verwendet oder ausgeliefert werden. Gründe können Qualitätsprüfung, Reklamation oder eine ungeklärte Abweichung sein.

Bestellbestand

Der Bestellbestand umfasst Mengen, die bereits bestellt, aber noch nicht eingegangen sind. Er gehört nicht zum physischen Lagerbestand, kann jedoch für die Disposition relevant sein.

Unterwegsbestand

Unterwegsbestände befinden sich zwischen Lieferant, Standorten oder Lagern. Ob und wann sie als verfügbar gelten, hängt vom Prozessstatus und der vereinbarten Bestandslogik ab.

Unfertige Erzeugnisse

Unfertige Erzeugnisse befinden sich bereits in der Produktion, sind aber noch nicht vollständig hergestellt. Sie binden Material und Bearbeitungsleistung, gehören jedoch nicht zum frei verfügbaren Fertigwarenbestand.

Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand dient als Puffer gegen ungeplante Schwankungen. Dazu gehören:

• höherer Verbrauch als erwartet
• längere Lieferzeiten
• verspätete Lieferungen
• Qualitätssperren
• Ausschuss
• Prognosefehler
• schwankende Nachfrage

Der Sicherheitsbestand sollte nicht pauschal für alle Artikel gleich festgelegt werden. Verbrauch, Beschaffungsrisiko, Wiederbeschaffungszeit, Kritikalität und gewünschte Lieferbereitschaft unterscheiden sich von Artikel zu Artikel.

Mindestbestand

Der Mindestbestand bezeichnet eine Untergrenze, die möglichst nicht unterschritten werden soll. In der Praxis werden Mindestbestand und Sicherheitsbestand häufig synonym verwendet.

Für eine saubere Bestandssteuerung muss unternehmensintern eindeutig definiert sein, was der jeweilige Begriff bedeutet.

Meldebestand berechnen

Der Meldebestand ist die Bestandsgrenze, bei deren Erreichen eine Bestellung oder Beschaffungsprüfung ausgelöst werden soll.

Eine einfache Formel lautet:

Meldebestand = durchschnittlicher Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand

Wird täglich disponiert:

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit in Tagen + Sicherheitsbestand

Beispiel

• durchschnittlicher Tagesverbrauch: 40 Stück
• Wiederbeschaffungszeit: 6 Tage
• Sicherheitsbestand: 100 Stück

Meldebestand = 40 × 6 + 100

Meldebestand = 340 Stück

Erreicht der Bestand 340 Stück, sollte unter den getroffenen Annahmen eine Nachbestellung ausgelöst oder geprüft werden.

Die Formel setzt voraus, dass Tagesverbrauch und Wiederbeschaffungszeit realistisch bestimmt wurden.

Höchstbestand berechnen

Der Höchstbestand oder Maximalbestand bezeichnet die obere Bestandsgrenze.

Eine vereinfachte Berechnung lautet:

Höchstbestand = Sicherheitsbestand + Bestellmenge

In der Praxis können zusätzlich verfügbare Lagerfläche, Haltbarkeit, Kapitalbindung, Mindestbestellmengen, Verpackungseinheiten und Verbrauchsschwankungen relevant sein.

Optimalen Lagerbestand berechnen

Der optimale Lagerbestand ist keine einzelne universelle Zahl. Er beschreibt einen wirtschaftlich sinnvollen Zielbereich zwischen Versorgungssicherheit und möglichst geringer Kapitalbindung.

Bei der Bestimmung sind unter anderem zu berücksichtigen:

• durchschnittlicher Verbrauch
• Verbrauchsschwankungen
• Wiederbeschaffungszeit
• Lieferzuverlässigkeit
• gewünschte Lieferbereitschaft
• Bestellkosten
• Lagerhaltungskosten
• Mindestbestellmengen
• Verpackungseinheiten
• Haltbarkeit
• Veralterungsrisiko
• verfügbare Lagerfläche
• Kritikalität des Artikels
• alternative Bezugsquellen
• saisonale Nachfrage
• Produktionsprogramm

Ein rechnerisch niedriger Bestand ist nicht automatisch optimal. Wenn Fehlmengen die Produktion unterbrechen oder Liefertermine gefährden, können die Folgekosten höher sein als die eingesparten Lagerkosten.

Ebenso ist ein sehr hoher Sicherheitsbestand keine nachhaltige Lösung für unzuverlässige Lieferanten, fehlerhafte Stammdaten oder schlechte Prognosen. Solche Ursachen sollten separat verbessert werden.

Optimale Bestellmenge und Lagerbestand

Die Bestellmenge beeinflusst den durchschnittlichen Lagerbestand. Große Bestellmengen können die Zahl der Bestellvorgänge reduzieren, erhöhen aber häufig den durchschnittlichen Bestand und die Kapitalbindung. Kleine Bestellmengen senken den Zyklusbestand, können jedoch mehr Bestellvorgänge und höhere Beschaffungskosten verursachen.

Unter vereinfachten Bedingungen lässt sich der durchschnittliche Zyklusbestand als Hälfte der Bestellmenge betrachten:

Durchschnittlicher Zyklusbestand = Bestellmenge ÷ 2

Mit Sicherheitsbestand:

Durchschnittlicher Zielbestand = Sicherheitsbestand + Bestellmenge ÷ 2

Diese vereinfachte Betrachtung setzt einen gleichmäßigen Verbrauch und vollständige Wiederauffüllung voraus. Bei unregelmäßigen Lieferungen, schwankendem Bedarf oder gestaffelten Zugängen muss die Berechnung angepasst werden.

Lagerumschlag berechnen

Die Lagerumschlagshäufigkeit zeigt, wie oft der durchschnittliche Bestand innerhalb eines Zeitraums verbraucht oder ersetzt wurde.

Bei einer mengenmäßigen Betrachtung:

Lagerumschlag = Jahresverbrauch ÷ durchschnittlicher Lagerbestand

Bei einer wertmäßigen Betrachtung müssen Zähler und Nenner auf derselben Wertbasis beruhen.

Beispiel

• Jahresverbrauch: 12.600 Stück
• durchschnittlicher Lagerbestand: 1.050 Stück

Lagerumschlag = 12.600 ÷ 1.050

Lagerumschlag = 12

Der Bestand wurde unter den getroffenen Annahmen rechnerisch zwölfmal im Jahr umgeschlagen.

Eine hohe Umschlagshäufigkeit kann auf eine geringe Kapitalbindung hinweisen. Sie ist aber nur positiv, wenn die Liefer- und Produktionsfähigkeit nicht beeinträchtigt wird.

Durchschnittliche Lagerdauer berechnen

Die durchschnittliche Lagerdauer zeigt, wie lange eine Einheit rechnerisch im Lager verbleibt.

Bei einer Jahresbetrachtung:

Durchschnittliche Lagerdauer = 360 Tage ÷ Lagerumschlag

Alternativ kann mit 365 Tagen gerechnet werden. Damit Werte über mehrere Perioden vergleichbar bleiben, sollte das Unternehmen eine einheitliche Konvention verwenden.

Beispiel mit 360 Tagen

• Lagerumschlag: 12

Durchschnittliche Lagerdauer = 360 ÷ 12

Durchschnittliche Lagerdauer = 30 Tage

Lagerreichweite berechnen

Die Lagerreichweite zeigt, wie lange der verfügbare Bestand bei einem angenommenen Verbrauch ausreicht.

Lagerreichweite = verfügbarer Bestand ÷ durchschnittlicher Verbrauch pro Periode

Beispiel

• verfügbarer Bestand: 940 Stück
• durchschnittlicher Tagesverbrauch: 40 Stück

Lagerreichweite = 940 ÷ 40

Lagerreichweite = 23,5 Tage

Der Bestand reicht unter der Annahme eines unveränderten Verbrauchs rechnerisch für 23,5 Tage.

Die Reichweite ist nur so belastbar wie der verwendete Verbrauchswert. Saisonale Veränderungen, Kundenaufträge und geplante Produktionsbedarfe sollten berücksichtigt werden.

Welche Fehler treten bei der Berechnung des Lagerbestands häufig auf?

Nicht gebuchte Warenbewegungen

Die Formel für den aktuellen Bestand funktioniert nur, wenn alle Zu- und Abgänge erfasst werden.

Reservierungen werden ignoriert

Der physische Bestand kann hoch sein, obwohl nur eine kleine Menge frei verfügbar ist.

Ungeeignete Stichtage

Ein Anfangs- und Endbestand kann starke Schwankungen innerhalb des Jahres verdecken.

Unterschiedliche Mengeneinheiten

Werden Stück, Kartons, Kilogramm oder Verpackungseinheiten nicht sauber umgerechnet, entstehen falsche Bestände.

Lagerorte werden verwechselt

Eine Gesamtmenge kann verfügbar erscheinen, obwohl sie sich am falschen Standort befindet oder für den benötigten Prozess nicht erreichbar ist.

Bestellte Ware wird wie vorhandener Bestand behandelt

Offene Bestellungen sind noch kein physischer Lagerbestand. Ihr erwartetes Zugangsdatum ist für die Disposition trotzdem wichtig.

Sicherheitsbestand und Meldebestand werden verwechselt

Der Sicherheitsbestand ist ein Puffer. Der Meldebestand ist der Auslösepunkt für die Nachbestellung.

Falsche Bewertungsbasis

Verkaufspreis, Einkaufspreis und bilanzieller Wert beschreiben unterschiedliche Größen.

Einmalige Spitzen werden verallgemeinert

Eine außergewöhnliche Großbestellung oder ein kurzfristiger Engpass sollte nicht ohne Prüfung als dauerhafter Bedarf behandelt werden.

Inventurdifferenzen werden nur korrigiert

Eine Bestandskorrektur stellt den Buchbestand wieder her, beseitigt aber nicht die Ursache der Abweichung.

Lagerbestand mit Tabellen berechnen

Für wenige Artikel und geringe Bewegungszahlen können Tabellen eine erste Lösung sein. Benötigt werden mindestens:

• Artikelnummer
• Artikelbezeichnung
• Lagerort
• Anfangsbestand
• Zugänge
• Abgänge
• Endbestand
• reservierte Menge
• verfügbarer Bestand
• Sicherheitsbestand
• Meldebestand
• Einstandswert

Mit wachsender Zahl an Artikeln, Lagerorten und Bewegungen steigen jedoch die Risiken:

• mehrere Dateiversionen
• parallele Bearbeitung
• manuelle Übertragungsfehler
• fehlende Echtzeitaktualisierung
• unklare Verantwortlichkeiten
• eingeschränkte Rückverfolgbarkeit
• fehlerhafte Formeln
• hoher Abstimmungsaufwand
• fehlende Verbindung zu Einkauf, Produktion und Vertrieb

Eine Tabelle berechnet nur die eingetragenen Werte. Sie stellt nicht automatisch sicher, dass Warenbewegungen vollständig und korrekt erfasst wurden.

Lagerbestand mit Software verwalten

Lagerverwaltungssoftware unterstützt die laufende Bestandsführung. Je nach Lösung kann sie folgende Aufgaben abdecken:

• Wareneingänge erfassen
• Warenausgänge buchen
• Lagerorte verwalten
• Bestände umbuchen
• Reservierungen berücksichtigen
• Inventuren durchführen
• Barcodes oder andere Identifikationsverfahren nutzen
• Chargen und Seriennummern verfolgen
• Mindest- und Meldebestände überwachen
• Bestandswarnungen erzeugen
• Lagerbewegungen dokumentieren
• historische Bestände auswerten

Welche Software geeignet ist, hängt von Artikelzahl, Lagerstruktur, Automatisierungsgrad, Produktionsbezug und vorhandener Systemlandschaft ab.

Unterschied zwischen Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, WMS und ERP

Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem konzentriert sich typischerweise auf Einkauf, Verkauf und Bestandsführung. Es eignet sich insbesondere für handelsbezogene Warenbewegungen.

Lagerverwaltungssoftware

Lagerverwaltungssoftware unterstützt die organisatorische Verwaltung von Lagerorten, Beständen und Bewegungen.

Warehouse Management System

Ein Warehouse Management System, kurz WMS, steuert und optimiert operative Lagerprozesse. Abhängig vom Funktionsumfang kann es unter anderem Einlagerung, Kommissionierung, Nachschub, Wege und Lagertechnik unterstützen.

ERP-System

Ein ERP-System verbindet Lager und Materialwirtschaft mit weiteren Unternehmensbereichen wie:

• Einkauf
• Vertrieb
• Produktion
• Disposition
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Rechnungswesen
• Controlling

Dadurch wird der Lagerbestand nicht isoliert betrachtet. Das System kann vorhandene Bestände mit Kundenaufträgen, Fertigungsbedarfen, Bestellungen und geplanten Zugängen in Beziehung setzen.

Lagerbestand mit ERP berechnen und steuern

Ein ERP-System aktualisiert Bestände auf Grundlage der im System erfassten Geschäftsvorfälle. Dazu gehören Wareneingänge, Materialentnahmen, Fertigmeldungen, Lieferungen, Retouren, Umbuchungen und Inventurkorrekturen.

Die zentrale Stärke liegt im Zusammenhang der Daten.

Einkauf und Bestand verbinden

Bestellungen erzeugen erwartete Zugänge. Wareneingänge erhöhen den physischen und gebuchten Bestand, sobald sie entsprechend dem definierten Prozess erfasst und freigegeben wurden.

Produktion und Materialverbrauch verbinden

Stücklisten und Fertigungsaufträge zeigen, welche Materialien benötigt werden. Materialentnahmen verringern den Bestand, Fertigmeldungen erhöhen den Bestand an Baugruppen oder fertigen Erzeugnissen.

Vertrieb und Reservierungen verbinden

Kundenaufträge können Bestände reservieren. Dadurch lässt sich zwischen physischer Menge und frei verfügbarer Menge unterscheiden.

Qualität und gesperrte Bestände verbinden

Ware in Qualitätsprüfung oder mit festgestellter Abweichung kann separat geführt und für die weitere Verwendung gesperrt werden.

Lagerorte und Standorte verbinden

Bestände können nach Werk, Lager, Lagerplatz oder weiteren Strukturen differenziert werden. Umbuchungen dokumentieren die Bewegung zwischen diesen Einheiten.

Controlling und Bestandswert verbinden

Mengen und Werte können gemeinsam ausgewertet werden. So werden Kapitalbindung, Bestandsentwicklung und Kostenwirkungen sichtbar.

Disposition automatisieren

Aus Beständen, Bedarfen, Wiederbeschaffungszeiten, offenen Bestellungen und weiteren Planungsparametern können Beschaffungs- und Fertigungsvorschläge entstehen.

Welche Daten benötigt ein ERP-System für verlässliche Bestände?

Eine Software ist nur so zuverlässig wie die zugrunde liegenden Prozesse und Daten.

Besonders wichtig sind:

• eindeutige Artikelstammdaten
• korrekte Mengeneinheiten
• gepflegte Lagerorte
• aktuelle Stücklisten
• realistische Wiederbeschaffungszeiten
• eindeutige Buchungsregeln
• definierte Reservierungslogik
• gepflegte Mindest- und Sicherheitsbestände
• vollständige Erfassung aller Bewegungen
• klare Verantwortlichkeiten
• zeitnahe Rückmeldungen aus Produktion und Lager

Werden Entnahmen, Ausschuss oder Umlagerungen nicht gebucht, zeigt auch ein ERP-System einen falschen Bestand.

Wie unterstützt Abas ERP das Bestandsmanagement?

Abas ERP verbindet Materialwirtschaft und Lagerbestände mit Einkauf, Vertrieb, Fertigung, Disposition, Rechnungswesen und Controlling.

Dadurch lassen sich Bestände im betrieblichen Gesamtzusammenhang betrachten:

• Welche Mengen sind physisch vorhanden?
• Welche Mengen sind bereits reserviert?
• Welche Bedarfe entstehen aus Kunden- und Fertigungsaufträgen?
• Welche Bestellungen sind offen?
• Wann werden Zugänge erwartet?
• Welche Materialien werden für die Produktion benötigt?
• An welchem Standort oder Lagerort liegt der Bestand?
• Welche Mengen befinden sich in Prüfung oder sind gesperrt?
• Wie entwickelt sich der Bestandswert?
• Wo entstehen Überbestände oder Fehlteile?

Die integrierte Datenbasis reduziert den Bedarf an getrennten Listen und manuellen Übertragungen. Bestandsinformationen können unmittelbar in Beschaffung, Produktionsplanung und Lieferterminermittlung einfließen.

Mobile Anwendungen und Scanner unterstützen die Erfassung von Lagerbewegungen am Entstehungsort. Entscheidend bleibt, dass Prozesse, Stammdaten und Buchungsregeln eindeutig definiert sind.

Lagerbestand optimieren: schrittweises Vorgehen

1. Datenqualität prüfen

Zunächst sollten Buchbestand und tatsächlicher Bestand verglichen werden. Häufige Differenzen müssen untersucht werden.

2. Artikel segmentieren

Nicht alle Artikel benötigen dieselbe Steuerung. Eine ABC-Analyse kann Artikel nach ihrem Wertbeitrag einteilen. Ergänzend kann eine XYZ-Analyse die Regelmäßigkeit des Verbrauchs betrachten.

3. Verbrauch und Bedarf analysieren

Historischer Verbrauch, bestätigte Aufträge, Prognosen, Saisonalität und geplante Produktionsbedarfe sollten gemeinsam betrachtet werden.

4. Wiederbeschaffungszeiten prüfen

Nicht nur die durchschnittliche, sondern auch die tatsächliche Schwankung der Lieferzeit ist relevant.

5. Sicherheitsbestände differenzieren

Kritische Artikel benötigen möglicherweise einen anderen Puffer als leicht verfügbare Standardteile.

6. Meldebestände aktualisieren

Verbrauch, Lieferzeit und Sicherheitsbestand verändern sich. Veraltete Dispositionsparameter führen zu falschen Bestellzeitpunkten.

7. Bestellmengen bewerten

Mindestbestellmengen, Verpackungseinheiten, Bestellkosten, Lagerkosten und Bedarf müssen gegeneinander abgewogen werden.

8. Langsamdreher identifizieren

Artikel mit geringer oder fehlender Bewegung sollten regelmäßig überprüft werden.

9. Bestandskennzahlen kombinieren

Ein niedriger Durchschnittsbestand ist nicht automatisch positiv. Er sollte gemeinsam mit Lieferfähigkeit, Reichweite, Umschlag, Fehlmengen und Termintreue bewertet werden.

10. Parameter kontinuierlich verbessern

Disposition ist kein einmaliges Rechenprojekt. Verbrauch, Lieferantenleistung, Produktionsprogramm und Marktbedingungen verändern sich.

Wichtige Kennzahlen im Überblick

Die Formeln sind vereinfachte Grundmodelle. Die konkrete Berechnung muss zur betrieblichen Definition, Datengrundlage und jeweiligen Fragestellung passen.

Checkliste für verlässliche Lagerbestände

• Sind alle Artikel eindeutig identifiziert?
• Sind Mengeneinheiten einheitlich gepflegt?
• Sind Lagerorte und Lagerplätze klar definiert?
• Werden Warenbewegungen unmittelbar gebucht?
• Werden Entnahmen aus der Produktion vollständig erfasst?
• Werden Ausschuss und Verschrottung zurückgemeldet?
• Sind Retouren eindeutig zugeordnet?
• Werden reservierte und frei verfügbare Mengen getrennt?
• Sind gesperrte Bestände sichtbar?
• Werden offene Bestellungen separat berücksichtigt?
• Sind Sicherheits- und Meldebestände eindeutig definiert?
• Werden Lieferzeiten regelmäßig aktualisiert?
• Werden Monats- oder Tagesbestände gespeichert?
• Lassen sich Bestandsentwicklungen historisch auswerten?
• Werden Buchbestand und physischer Bestand regelmäßig abgeglichen?
• Werden Ursachen von Inventurdifferenzen untersucht?
• Sind Einkauf, Produktion, Vertrieb und Lager miteinander verbunden?
• Werden Bestände nach Wert, Verbrauch und Kritikalität segmentiert?
• Werden Langsamdreher und Überbestände regelmäßig geprüft?
• Sind Regeln für Umbuchungen und Korrekturen festgelegt?
• Unterstützt die Software Chargen und Seriennummern, wenn diese benötigt werden?
• Fließen Fertigungsbedarfe in die Disposition ein?
• Werden Bestandsparameter regelmäßig überprüft?

Fazit: Lagerbestand nicht nur berechnen, sondern aktiv steuern

Die grundlegende Formel für den aktuellen Lagerbestand ist einfach:

Anfangsbestand + Zugänge − Abgänge

Für den durchschnittlichen Lagerbestand stehen je nach Datenlage unterschiedliche Berechnungen zur Verfügung. Anfangs- und Endbestand liefern eine schnelle Näherung. Quartals-, Monats- oder Tageswerte bilden Schwankungen genauer ab.

Eine einzelne Kennzahl reicht jedoch nicht aus, um Bestände wirtschaftlich zu steuern. Unternehmen müssen zusätzlich zwischen physischem, gebuchtem, reserviertem, gesperrtem und verfügbarem Bestand unterscheiden. Sicherheitsbestand, Meldebestand, Reichweite, Umschlag und Kapitalbindung ergänzen die Bewertung.

Mit steigender Artikelzahl und wachsender Prozesskomplexität stößt eine manuelle Berechnung schnell an Grenzen. Ein ERP-System verbindet Warenbewegungen mit Einkauf, Vertrieb, Produktion und Finanzdaten. Dadurch wird sichtbar, welche Mengen tatsächlich vorhanden, bereits gebunden, bestellt oder für zukünftige Aufträge erforderlich sind.

Die technische Berechnung ist dennoch nur ein Teil der Aufgabe. Verlässliche Lagerbestände entstehen durch saubere Stammdaten, klare Buchungsregeln, konsequent erfasste Warenbewegungen und regelmäßige Bestandskontrollen. Erst das Zusammenspiel aus Berechnung, Prozessen und integrierter Software ermöglicht eine Bestandssteuerung, die Lieferfähigkeit sichert und unnötige Kapitalbindung vermeidet.

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