Die fünf größten Fehler bei der ERP-Einführung

Die Erwartungen von Unternehmen an eine ERP-Einführung sind hoch. Es sollen optimierte Prozesse, Kosteneinsparungen und zusätzliche Umsätze realisiert werden. ERP-Software besitzt das Potenzial, erhebliche Verbesserungen in die betrieblichen Abläufe zu bringen. Nicht selten ist die Implementierung neuer Systeme in der Praxis jedoch problembehaftet.

Klassische Fehler führen dazu, dass Anlaufschwierigkeiten entstehen oder der laufende Geschäftsbetrieb im Extremfall gar zum Erliegen kommt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Problemen bereits von Beginn an aus dem Weg gehen, indem Sie fünf wichtige Faktoren berücksichtigen.

Ziele werden häufig verfehlt

Fälle, in denen eine komplette ERP-Einführung gescheitert ist, treten im Mittelstand glücklicherweise nur sehr selten auf. Erfahrene ERP-Manager bestätigen jedoch, dass Projekte den geplanten Zeit- und Kostenrahmen häufig deutlich überschreiten. Hinzu kommt, dass die eingeführte ERP-Lösung am Ende möglicherweise nur einen Teil der ursprünglich vorgegebenen funktionalen Ziele erfüllt. Doch wo liegen die Gründe dafür?

Neben einem allgemein mangelhaften Projektmanagement sind es vor allem Fehler in der Vorbereitungsphase, die zu Misserfolgen führen. Wie sich diese im Detail darstellen, möchten wir im Folgenden näher beleuchten.

Fehler 1: Prozesse werden ungenügend berücksichtigt

Die Basis einer soliden ERP-Einführung sollte stets eine umfassende Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse bilden. Erfassen Sie daher unbedingt sämtliche Abläufe systematisch und legen Sie in diesem Rahmen auch fest, welche Prozesse in Zukunft optimiert werden sollen. Die Mitarbeiter der Fachbereiche sollten stets einbezogen werden.

Ein bewährtes Hilfsmittel ist beispielsweise die Visualisierung durch Flussdiagramme. Haben Sie keine klare Vorstellung von Ihren Sollprozessen, so wird die Auswahl einer geeigneten ERP-Software extrem erschwert. Möglicherweise entscheiden Sie sich gar für ein System, das nicht alle relevanten Abläufe unterstützt. Sichtbar wird dies häufig erst dann, wenn die ERP-Einführung bereits läuft. Es gilt der Grundsatz, dass sich das System bestmöglich nach den Prozessen richten muss. Tritt der umgekehrte Fall ein, führt die ERP-Lösung zu ungeplanten organisatorischen Veränderungen im Unternehmen – ein Umstand, der unbedingt vermieden werden sollte.

Fehler 2: Auswahl eines ungeeigneten ERP-Anbieters

Fälle, in denen eine gesamte ERP-Einführung gescheitert ist, stehen häufig im Zusammenhang mit einem mangelhaften Auswahlverfahren. Um einen passenden Anbieter zu evaluieren, ist ein vollständiges Pflichtenheft unbedingt erforderlich. Dessen Basis wiederum ist die zuvor erwähnte Definition von Sollprozessen. Ein unzureichendes Vorgehen führt in diesem Schritt dazu, dass die Wahl möglicherweise auf ein falsches System fällt. Hierbei sind zwei Ausprägungen zu unterscheiden: Entweder deckt die Software nicht alle Anforderungen ab oder die Wahl fällt auf eine überdimensionierte ERP-Lösung, die das Unternehmen durch hohe Kosten und Konfigurationsaufwände überfordert.

Zu beachten ist außerdem die Flexibilität der zukünftigen Software. Lässt sie sich nicht ausreichend an veränderte Gegebenheiten anpassen, fördert dies die Entstehung neuer Insellösungen. Sie erreichen dann genau den Effekt, den Sie mit einer ERP-Einführung eigentlich verhindern wollten.

Führen Sie den Auswahlprozess deshalb gewissenhaft durch. Die Entscheidung sollte keinesfalls aufgrund einer oberflächlichen Präsentation eines Anbieters getroffen werden. Betrachten Sie detailliert, ob die potenzielle Lösung sämtliche Anforderungen abdeckt. Hilfreich kann es hierbei sein, Anwender oder Key-User aus den Fachbereichen in die Entscheidungen einzubeziehen.

Damit die ERP-Einführung nicht das vorgegebene Budget sprengt, ist es zudem bedeutsam, die Gesamtkosten potenzieller Systeme bereits im Vorfeld möglichst realistisch zu betrachten. Beziehen Sie bei diesen Überlegungen nicht nur Lizenzkosten, sondern auch die Aufwände für spezifische Anpassungen und die Datenmigration ein.

Fehler 3: Mängel im Projektmanagement

Routinierte ERP-Manager wissen, wie bedeutsam ein professionelles Projektmanagement für den Erfolg einer ERP-Einführung ist. Ein grundsätzlicher Fehler ist es hierbei, das Projekt in der Hierarchie zu weit unten aufzuhängen. Im Mittelstand empfiehlt es sich, eine Stabsstelle der Geschäftsführung einzurichten, welche die Verantwortung übernimmt. An dieser Stelle sind ausreichend Entscheidungskompetenzen für Budgets, Zeitplanungen und Zieldefinitionen vorhanden.

Planen Sie Ihr ERP-Einführungsprojekt hinsichtlich der Ressourcen und Termine so realistisch wie möglich. Besetzen Sie Schlüsselpositionen im Projekt konsequent und räumen Sie den Teammitgliedern ausreichend Freiräume ein.

Häufig werden außerdem banale Dinge wie das Festlegen von Meilensteinen vernachlässigt. Hierdurch kann der Eindruck entstehen, dass sich die Einführung des ERP-Systems innerhalb der Budget- und Terminvorgaben bewegt, obwohl bedeutsame Zwischenergebnisse gar nicht erzielt wurden. Stellen Sie allgemein sicher, dass Ihr Unternehmen ausreichend Projektmanagementkompetenz besitzt, bevor Sie starten.

Fehler 4: Personal wird nicht ausreichend eingebunden

Eine ERP-Einführung führt nur dann zum Erfolg, wenn die neue Lösung Akzeptanz bei der Belegschaft findet. Da bevorstehende Veränderungen naturgemäß zu Unsicherheiten oder gar zu Ängsten vor einem Arbeitsplatzverlust führen, ist eine transparente Informationspolitik unerlässlich. Beziehen Sie die Anwender bereits frühzeitig in die Planung ein und zeigen Sie auf, was sich durch die neue ERP-Lösung verändern wird. Haben Fachanwender ein Mitspracherecht hinsichtlich der Ausgestaltung des Systems, steigert dies die Akzeptanz zusätzlich.

Während des laufenden Projekts sollten Sie kontinuierlich Informationen zum Fortschritt bereitstellen. Ein großer Mailverteiler, der Management, Betriebsrat und Mitarbeiter enthält, reicht hierfür nicht aus. Veranlassen Sie regelmäßige Statusmeetings und Infoveranstaltungen. Auch Medien wie das Intranet oder eine Mitarbeiterzeitung können genutzt werden, um transparentes „Projektmarketing“ zu betreiben.

Auch die Schulung der Anwender sollte keinesfalls vernachlässigt werden. Empfehlenswert sind insbesondere praxisbezogene Trainings, die sich an den realen Arbeitsschritten Ihres Unternehmens orientieren. Bedenken Sie dabei, dass eine ERP-Einführung eine prozessorientierte Denkweise über Abteilungsgrenzen hinweg erfordert. Je nach Unternehmensgröße ist zudem die Ausbildung von Key-Usern sinnvoll. Diese fungieren später als Experte und Ansprechpartner in den jeweiligen Unternehmensbereichen.

Fehler 5: Funktionalitäten des neuen Systems werden nicht voll ausgeschöpft

Eine ERP-Einführung gilt als abgeschlossen, wenn sämtliche Projektanforderungen umgesetzt und die definierten Sollprozesse abgebildet wurden. Sind diese Ziele erreicht, neigen Unternehmen dazu, weitere Optimierungsmöglichkeiten zu ignorieren, obwohl das neue System die Funktionalitäten hierzu bietet. Die besten Ideen entstehen jedoch im laufenden Betrieb. Implementieren Sie daher am besten direkt nach Projektende eine Vorgehensweise, in deren Rahmen Verbesserungsvorschläge strukturiert gesammelt und bewertet werden. Diese können Sie dann in Eigenregie, mithilfe externer Berater oder in Zusammenarbeit mit Ihrem ERP-Anbieter schrittweise umsetzen.

Fazit: ERP-Einführungen scheitern häufig in der Vorbereitung

ERP-Einführungen scheitern immer wieder aus den selben Gründen. Häufig sind Fehler in der Vorbereitungsphase ursächlich. Entscheidend ist hier unter anderem die Denkweise. Betrachten Sie die Einführung eines neuen ERP-Systems nicht als reines IT-Projekt, sondern als Organisationsprojekt. Sie führen nicht nur ein Werkzeug ein, sondern möglicherweise umfangreiche Änderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation. Konsequente Prozessorientierung ist daher ein wesentliches Erfolgskriterium.

Bedenken Sie zudem: Auf Führungskräfte und Mitarbeiter kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche zu. Sie müssen lernen, abteilungsübergreifend zu denken und sich als Zahnrad in einem komplexen Gebilde zu verstehen. Existiert in Ihrem Unternehmen eine Mentalität der Abschottung einzelner Abteilungen, so muss diese durchbrochen werden. Andernfalls gerät das primäre Ziel der ERP-Einführung in Gefahr: die Etablierung optimaler bereichsübergreifender Workflows und Prozessketten.