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Unternehmenssoftware

Im Überblick

Unternehmenssoftware – Diese Vorteile bietet ERP

Mit Unternehmenssoftware im Sinne eines ERP Systems können Unternehmen Ressourcen wie etwa Betriebsmittel, Personal oder Kapital effizienter einsetzen. Denn ERP Software führt wichtige Informationen und Daten an einer zentralen Stelle zusammen. So werden beispielsweise automatisierte Verbindungen und Kommunikationskanäle zwischen Marketing, Produktion und Verkauf geschaffen. Nachfolgend erklären wir die Vorteile, die Funktionen und Arten sowie die Anforderungen an eine Unternehmenssoftware.
 

Was ist Unternehmenssoftware beziehungsweise ERP Software?

Unternehmenssoftware dient dazu, die Ressourcenplanung im Unternehmen zu vereinfachen. Mitarbeiter, Material, Kapital und Betriebsmittel können dank Enterprise-Resource-Planning deutlich effizienter im Unternehmen eingesetzt werden. Zudem automatisiert die Unternehmenssoftware wiederkehrende Prozesse. Alle relevanten Abläufe und Daten können mit der Softwarelösung zentral abgebildet werden.

Gegenüber einzelnen Insellösungen – wie etwa Excel, Word oder Software-Lösungen für einzelne Abteilungen (Buchhaltungssoftware, Lagerverwaltung) –, die lokal in Abteilungen zum Einsatz kommen – bietet Unternehmenssoftware viele Vorteile. Dazu gehört etwa die Skalierbarkeit, denn ERP Software kann mit dem Unternehmen mitwachsen, ohne dabei an Grenzen zu stoßen.

Wie genau die ERP Software in einzelnen Unternehmen ausgestaltet ist, hängt dabei auch immer von deren Anforderungsprofil ab. Zu den am häufigsten genutzten Standardfunktionen gehören:

In vielen Fällen bieten Hersteller ERP Software als Komplettlösung an. Darin sind die genannten Standardfunktionen enthalten, wobei es zusätzlich möglich ist, weitere IT-Lösungen zu ergänzen oder per Customizing Anpassungen vorzunehmen.

Unternehmenssoftware: Funktionen im Unternehmen
 

Welche Funktionen bietet Unternehmenssoftware?

Unternehmenssoftware setzt ganzheitlich an und kann praktisch alle wichtigen Geschäftsprozesse unterstützen. Das verdeutlicht ein detaillierterer Blick auf den Funktionsumfang wichtiger Teilmodule:

  • Materialwirtschaft: Produzierende Unternehmen können mit diesem Modul den kompletten Produktionsprozess unterstützen. Beispielsweise werden eingehende Bestände erfasst und automatisch im System vermerkt. Auch die aktuelle Produktionsauslastung wird vom ERP System berechnet. So kann der Verkauf wiederum schon bei Verhandlungen abschätzen, welche Lieferzeit für den Kundenwunsch voraussichtlich eingeplant werden muss.
  • Produktionsplanung und -steuerung (PPS): Die PPS plant Produktionsabläufe in Industrieunternehmen und steuert sie. Ziel ist es dabei, möglichst kurze Durchlaufzeiten, eine optimale Nutzung von Ressourcen und die Einhaltung von Produktionsterminen zu erreichen.
  • CRM: In einem CRM werden alle kundenrelevanten Daten gespeichert. Auf Basis dieser Informationen – wie etwa dem letzten Kundenkontakt, dem durchschnittlichen Umsatz oder den Kaufintervallen – können wiederum geeignete Marketing- und Vertriebsmaßnahmen geplant werden.
  • Finanzwesen: Ist auch das Finanzwesen in die Unternehmenssoftware integriert, kann die Buchhaltung stark vereinfacht werden. Denn die Mitarbeiter haben direkten Zugriff auf alle vom Verkauf und Einkauf erstellten Rechnungen beziehungsweise Aufträge.

Darüber hinaus bietet Unternehmenssoftware auch Funktionen wie Vertrieb, Personalwesen oder Forschung und Entwicklung.


Welche Vorteile gehen mit diesen Funktionen einher?

Unternehmenssoftware bietet Firmen einen echten Mehrwert. Durch die Implementierung können Prozesse stark optimiert und effizienter gestaltet werden. Denn die ERP-Software sammelt alle Daten und Informationen in einem zentralen System. Abspracheprobleme zwischen Abteilungen oder Unstimmigkeiten bei der Kommunikation können so vermieden werden. Schließlich nutzen alle Mitarbeiter dieselbe Datenbasis.

Es ist keine Seltenheit, dass kleinere mittelständische Unternehmen viele Daten (Stamm- und Bewegungsdaten) in Excel-Tabellen, Access-Datenbanken, separaten CRMs oder Buchhaltungssoftware verwalten. Die Lösungen sind zunächst kostengünstig und bei kleineren Datenmengen gut nutzbar. Auf diesem Wege werden etwa Kunden- sowie Lieferantendaten und sogar Stücklisten verwaltet. Doch mit der Zeit wachsen die Datenmengen stark an. Dadurch verlängern sich die Ladezeiten exponentiell, Auswertungen nehmen enorme Zeit in Anspruch. Zudem können Konflikte entstehen, wenn zwei oder mehr Anwender diese Lösungen gleichzeitig nutzen.

Darüber hinaus bestehen Probleme, weil in diesen „Inselsystemen“ oftmals redundante Daten vorliegen. Denn jede Abteilung im Unternehmen wird ihre eigenen Excel-Listen oder Access-Datenbanken führen. So entsteht ein erheblicher Mehraufwand durch doppelte Datenhaltung. Zudem wächst das Fehlerpotenzial an, weil die Abteilungen nicht auf einer einheitlichen Datenbasis arbeiten. Diese Missstände beseitigt Unternehmenssoftware durch Datenzentralisierung und Standardisierung.

Zudem bietet Unternehmenssoftware immer dann Vorteile, wenn das Unternehmen wächst oder sich die Rahmenbedingungen ändern. Denn (gute) ERP-Lösungen sind flexibel und anpassbar. Hier stoßen Excel-Listen, Access-Datenbanken und Co. schnell an ihre Grenzen. Die Lösungen werden enorm langsam, wenn die zu verarbeitenden Datenmengen wachsen – das geschieht mit ERP nicht.
 

Genutzt werden sollte ERP, wenn:

  • die Zahl der Anwender für Standard-Tools wie Excel oder Access zu groß ist.
  • Excel oder Access an ihre technischen Grenzen stoßen.
  • bei Prozessen, die zwischen Abteilungen oder Standorten ablaufen, Reibungsverluste entstehen.
  • die Fehlerquote durch redundante oder veraltete Daten hoch ist.
  • Prozesse allgemein fehleranfällig und/oder zu langsam sind.
  • mangelnde Transparenz zu Datenverlusten führt.
  • Innovationen sich nicht schnell genug umsetzen lassen.
  • bisher verwendete IT-Tools einer Vernetzung und Automatisierung im Weg stehen.
  • abas ERP Produktbroschüre

    Möchten Sie erfahren, wie die ERP Software von abas aussieht und welche Funktionen darin enthalten sind? In dieser Produktbroschüre werden sämlichte Funktionen vorgestellt und erläutert. Von der Materialwirtschaft bis zum Finanzwesen, hier kommt kein Thema zu kurz.

Welche Art von Unternehmenssoftware ist für den Mittelstand geeignet?

ERP Systeme sind im Mittelstand längst stark verbreitet. Damit sie hier aber ihr volles Potenzial entfalten können, sollten folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • passgenauer Funktionsumfang
  • einfache Bedienbarkeit
  • Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
  • angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis

Einen besonders hohen Nutzen stiftet die ERP Lösung, wenn alle wichtigen Prozesse im Unternehmen mit der Software abgebildet werden. Allerdings müssen Unternehmen dabei beachten, dass der Anpassungsaufwand so gering wie möglich gehalten wird. Schließlich verändern sich Geschäftsprozesse und Unternehmensgröße stetig. Ist das Customizing der ERP Software aufwendig, sind die Kosten entsprechend hoch.

Unternehmenssoftware

Bewährt haben sich in diesem Zusammenhang Branchenlösungen. Sie bieten Unternehmen aus bestimmten Wirtschaftsbereichen Standardkonfigurationen, die in aller Regel einen Großteil der Anforderungen abdecken. Zusätzlich lassen sich die Feinheiten der Branchensoftware mit dem ERP Anbieter zusammen auf die individuellen Bedürfnisse hin anpassen. So wird ein wirtschaftliches Preis-Leistungsverhältnis hergestellt.

Das für die ERP Software verantwortliche Projektteam sollte aber nicht nur die Vorteile und Kosten beachten. Es muss sichergestellt werden, dass die Implementierung auch bei den Mitarbeitern auf Zustimmung stößt. Dazu ist eine gute Schulung durch den ERP Anbieter und eine grundsätzlich hohe Usability wichtig.


Welche Anforderungen an Unternehmenssoftware haben Mittelständler?

Wichtig ist für Mittelständler vor allem, dass sich die Betriebskosten im Rahmen halten. Auch die Aufwendungen für Anpassungen sollten möglichst klein sein, um die totalen Kosten der Unternehmenssoftware auf einem wirtschaftlichen Niveau zu halten. Zudem sollte der ERP-Anbieter genau die Funktionen oder Module implementieren können, die das Unternehmen braucht. Durch Customizing lassen sich die Standard-Lösungen an individuelle Unternehmensanforderungen anpassen.

Fazit: Unternehmenssoftware sorgt für Effizienz- und Kostenvorteile


Mit Unternehmenssoftware lassen sich Daten und Informationen zentral an einer Stelle zusammenführen. Dadurch können verschiedene Abteilungen oder Standorte nach der Implementierung deutlich effizienter zusammenarbeiten, als wenn Insellösungen verwendet werden. Zudem kann ERP Software mit dem Unternehmen mitwachsen und sich verändern, wenn es das Marktumfeld erfordert. Mittelständler sollten bei der Wahl des Systems insbesondere auf die Verfügbarkeit der gewünschten Funktionen, geringe Betriebskosten und Anpassbarkeit achten.

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