Tagtäglich erhalten und erzeugen wir immer mehr Briefe, E-Mails und andere Schriftstücke. 30% der Arbeitszeit werden mit der Suche nach Dokumenten verschwendet. Das führt zu Kostensteigerungen und erschwert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die tägliche Arbeit.
Das Dokumenten-Management-System abas DMS hilft Ihnen, die Informationsflut zu beherrschen. Alle Dokumente werden zentral abgelegt. Das schafft Transparenz: Ihre Mitarbeiter und Sie sind durch den schnellen und einfachen Zugriff auf aktuelle Daten jederzeit auskunfts- und entscheidungsbereit. Dabei werden sämtliche Merkmale der revisionssicheren Archivierung erfüllt – rechtskonform und fälschungssicher.
Jetzt mehr erfahren in der abas ERP Produktbroschüre
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Bei allen Anfragen und wichtigen geschäftlichen Verhandlungen haben Sie stets den Überblick über alle Dokumente eines Geschäftsvorganges. So haben Sie die volle Transparenz.
Geschäftsprozesse optimieren
Dokumentenbasierte Prozesse werden digital bearbeitet und mit vordefiniertem Workflow schnell und sicher abgebildet.
Schnell und übersichtlich
Die Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verbringen, reduziert sich mit Hilfe des Dokumenten-Management-Systems. Doppelablagen gehören der Vergangenheit an.
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abas DMS bietet Ihnen
Belegarten
Insgesamt 33 Belegarten aus Verkauf, Einkauf, Stammdaten, Finanzbuchhaltung und Fertigung.
Suchkriterien
Viele gängige Suchkriterien aus Stammdaten, Einkauf, Verkauf, E-Mail u. a. sowie Volltextsuche.
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Finden statt suchen
Über die komfortable Suchmaske erhalten Sie in Sekundenschnelle eine transparente Übersicht über alle Dokumente eines Geschäftsvorganges. Doppelablagen entfallen und kostspielige Suchzeiten reduzieren sich.
Unabhängig, ob im Kundenservice, Außendienst, Vertrieb, in der Buchhaltung oder im Management - bei allen Anfragen und bei wichtigen geschäftlichen Verhandlungen sind Sie jederzeit auskunfts- und entscheidungsbereit.
Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums – etwa einer Auftragsnummer – präsentiert abas DMS direkt den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenz geben Aufschluss über den vollständigen Geschäftsvorgang. Bereits beim automatischen Archivieren werden alle Belege und Dokumente beim entsprechenden Vorgang abgelegt.
Mehr Transparenz
Alle Dokumente, egal ob eingescannte Papierdokumente oder digitale Dokumente, werden zentral im DMS abgelegt. Dokumente werden einem Auftrag, Projekt oder Kunden zugeordnet, so sind jederzeit alle Informationen im Zusammenhang mit den Geschäftsvorgängen verfügbar, z.B. der gesamte Schriftverkehr, E-Mails, Zeichnungen oder Projektpläne.
Dadurch erhalten Sie schnell und einfach alle Informationen zu einem Vorgang - an jedem Arbeitsplatz und auch von unterwegs. Das schafft Transparenz in Ihrem Unternehmen!
E-Rechnung
abas DMS unterstützt das Erstellen von E-Rechnungen oder E-Gutschriften und automatisiert dadurch den elektronischen Rechnungsempfang und -versand. Dabei werden selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen in diesem Zusammenhang erfüllt.
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Automatische Archivierung & Scannen von Dokumenten
Das Dokumenten-Management-System archiviert automatisch Dokumente aus abas ERP. Sie können direkt aus dem ERP-System auf diese archivierten Dokumente zugreifen oder aus abas DMS auf Vorgänge in abas ERP zugreifen. Papierdokumente werden gescannt und über Barcode mit den in abas ERP erfassten Vorgängen verknüpft. Bei der Indexierung der zu archivierenden externen Dokumente können aus abas Kunden-, Lieferanten- und Artikelstämme herangezogen werden.
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Umfassende Office-Integration
Eine umfassende Office-Integration ist ebenso integriert wie zahlreiche Zusatzfunktionen, die das Arbeiten mit abas DMS für Sie komfortabel und übersichtlich machen. So können Sie elektronisch erstellte Dokumente in MS Word, MS Excel, OpenOffice.org Writer, OpenOffice.org Calc, PDF, JPG, CAD etc. archivieren.
Erfolgt die Archivierung per virtuellem Drucker, wird das Dokument im TIFF-Format – oder alternativ im Originalformat – abgelegt. Eine automatische Versionierung ist ebenfalls möglich.
Schnelle Einführung und flexibles Customizing
Für die Installation des Standardlieferumfanges von DMS müssen Sie kein Pflichtenheft erstellen: Die wichtigsten Belegarten und Suchkriterien sind bereits definiert und die Belegarten sind schon fertig im System vorkonfiguriert. Somit kann abas DMS schnell und unkompliziert eingeführt werden.
Durch Customizing (optional) können weitere Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows ergänzt und die Standardsoftware an Ihre betrieblichen Gegebenheiten angepasst werden.
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Revisionssichere Archivierung
Vor allem für steuerrelevante Informationen sowie für Urkunden oder Verträge ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich. abas DMS erfüllt sämtliche Merkmale einer rechtskonformen, fälschungssicheren und langzeitigen Archivierung.
Professionelle Rechtevergabe
Unternehmensdaten sind sehr sensibel und sollten entsprechend geschützt werden. Durch eine zuverlässige und sichere Rechtevergabe erhält jeder Mitarbeiter Zugriff auf die für ihn relevanten Dokumente.
Optimierte Geschäftsprozesse
Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse, wie das Prüfen von Eingangsrechnungen, laufen häufig noch mühsam und langwierig in Papierform ab. Im Dokumenten-Management-System von abas werden solche Prozesse digital bearbeitet und mit vordefiniertem Workflow schnell und sicher abgebildet.
