ERP-Wechsel: Wann empfiehlt sich der Umstieg auf ein neues System?

Zahlreiche Unternehmen im Mittelstand haben die Möglichkeit, trotz schwieriger Rahmenbedingungen weiter zu wachsen, effizienter zu agieren, Kosten zu senken, ihre Prozesse zu optimieren und ihre digitale Transformation voranzutreiben. Doch oft hindert sie die vorhandene, in die Jahre gekommene IT-Systemlandschaft daran, ihre Potenziale voll auszuschöpfen. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, einen ERP-Wechsel in Betracht zu ziehen. 

Dabei stellt sich auch die Frage, welches Betriebsmodell – Cloud oder On-Premise – zukünftig für die Software genutzt werden soll. Der Trend geht zunehmend in Richtung Cloud ERP, Gründe hierfür liegen beispielsweise in der Kostentransparenz und Planbarkeit, der Skalierbarkeit der Lösung und den hohen Sicherheitsstandards. In jedem Fall hat der Wechsel des ERP-Systems weitreichende Auswirkungen und will gut durchdacht sein. Welche Aspekte in die Überlegungen einfließen sollten, beschreibt dieser Ratgeber. 

Wann ist ein ERP-System zu alt?

Das Durchschnittsalter von ERP-Systemen betrug im Jahr 2022 13,24 Jahre. Das ergab die Studie „ERP in der Praxis 2022/2023“ von Trovarit, welche sich mit der ERP-Realität in Unternehmen der DACH-Region beschäftigt. Somit wurden die meisten der aktuell eingesetzten ERP-Lösungen bereits Anfang der 2010er-Jahre installiert. Seither hat sich jedoch einiges getan. Zunächst wurde die Wirtschaft mit voller Wucht durch die Corona-Krise getroffen. Innerhalb weniger Tage wechselten ganze Belegschaften ins Homeoffice. Gleichzeitig wurde es notwendig, viele Prozesse „fernzusteuern“. Es folgten teils massive Störungen in den Lieferketten, die zu unfreiwilligen Produktionsstopps und Lieferschwierigkeiten führten.

Das nächste einschneidende Ereignis war der Beginn des Ukraine-Kriegs. Er führte unter anderem zu extrem steigenden Energiekosten, mit denen Unternehmen bis heute kämpfen. Viele Betriebe sind dadurch gezwungen, Kosten zu senken, um ihre Liquidität aufrechtzuerhalten. Zu all dem gesellten sich in den vergangenen Jahren Begleiterscheinungen wie stetig steigende Compliance- und Nachhaltigkeitsanforderungen, Fachkräftemangel, größere Risiken im Bereich Cybersicherheit, hoher Konkurrenzdruck, steigende Kundenansprüche und schnelllebige Märkte.

Ein Großteil der Mittelständler hat den enormen Herausforderungen getrotzt und ist weiterhin am Markt aktiv. Dies liegt auch an den traditionellen Stärken der Betriebe. Sie sind häufig über Generationen in Familienbesitz, haben eine solide Eigenkapitalbasis, verfügen über flache Hierarchien und produzieren erstklassige Qualität. Allerdings lassen sich diese Stärken auf Dauer nur ausspielen, wenn im Hintergrund eine moderne, leistungsstarke IT-Landschaft vorhanden ist. Dreh- und Angelpunkt ist hierbei das ERP-System. Stößt es angesichts der zuvor genannten Veränderungen und Herausforderungen an seine Grenzen, muss die Einführung einer neuen ERP-Software in Erwägung gezogen werden. Sei es aus Bequemlichkeit oder aus Kostengründen: Wer beim ERP-Wechsel zu lange zögert, schmälert nicht nur seine Flexibilität und Effizienz, sondern bremst auch die Digitalisierung aus und riskiert auf lange Sicht seine Wettbewerbsfähigkeit. 

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Ist ein ERP-Wechsel fällig? Das sind die Top 10 Anzeichen und Warnsignale!

Ein pauschales „Haltbarkeitsdatum“ für ERP-Systeme anzugeben, ist natürlich nicht möglich. Doch es existieren eine ganze Reihe von Symptomen, die darauf hindeuten, dass die Zeit für einen ERP-Wechsel gekommen ist: 

1. Das ERP-System ist zu unflexibel 

Märkte ändern sich mittlerweile in rasantem Tempo. Geschäftsmodelle und Produkte, die heute noch nachgefragt werden, können bereits morgen überholt sein. Gleichzeitig ist unklar, welche Technologien in den kommenden fünf bis zehn Jahren das Geschehen in der Gesellschaft, in Geschäftsprozessen und in der Produktion bestimmen werden. Alte ERP-Systeme sind häufig nicht agil genug, um mit den schnellen Veränderungen Schritt zu halten. Dies äußert sich vor allem dadurch, dass Anpassungen deutlich zu lange dauern, hohe Kosten verursachen oder sogar gänzlich unmöglich sind. In letzterem Fall entstehend dann Workarounds mit manuellen Eingriffen oder es werden zusätzliche Drittsysteme eingeführt. Beide Phänomene sind unerwünscht, da sie einen hohen Aufwand und Fehler verursachen. 

Mangelnde Flexibilität zeigt sich im Übrigen auch beim Thema der Skalierbarkeit. Wächst ein Unternehmen, benötigt es zusätzliche Arbeitsplätze, neue Funktionen, mehr Länderversionen oder mehr Schnittstellen. Kann dies der bestehende ERP-Anbieter nicht sicherstellen, deutet dies ebenfalls auf einen Wechselbedarf hin. 
 

2. Der Funktionsumfang ist zu gering 

Eng verbunden mit dem vorherigen Punkt ist die Problematik eines unzureichenden Funktionsumfangs.  Diese Situation entsteht meist schleichend über mehrere Jahre. Sie wird entweder dadurch ausgelöst, dass von Beginn an ein zu schlankes ERP-System ausgewählt wurde, oder durch eine unzureichende Weiterentwicklung durch den ERP-Anbieter. Dass die Funktionalität zu gering ist, äußert sich durch mehrere Anzeichen. Klassisch ist beispielsweise eine IT-Landschaft, in der viele Insellösungen nebeneinander existieren. Teils sind diese Lösungen über Schnittstellen miteinander verbunden, manchmal müssen die Daten jedoch auch händisch von einer Software in die andere übernommen werden. 

Zu beobachten sind dann Vorgehensweisen wie Excel-Exporte und -Importe zwischen Systemen wie Kalkulation, CRM, PPS und ERP. In solchen Szenarien entstehen fast immer Zeitverluste, Fehler und redundante Daten. Außerdem kommt es häufig zu Problemen bei der Synchronisation – eine Herausforderung, die sich mit zunehmenden Datenmengen kontinuierlich verschärft. Optimalerweise sollte ein ERP-System alle zentralen Anforderungen eines Betriebes abdecken können und umfassende Funktionen bieten. 

3. Die Performance der ERP-Software ist mangelhaft  

Im Zuge der Digitalisierung steigen die Datenmengen in Unternehmen von Tag zu Tag. Ein ERP-System mit veralteter technologischer Basis ist ab einem gewissen Punkt nicht mehr in der Lage, dieses Datenvolumen zu verarbeiten. Dies zeigt sich in der Praxis dadurch, dass sich die Anwender über lange Ladezeiten bei Eingaben und Abfragen oder gar über Systemausfälle beschweren. Klassisch ist auch eine lange Wartezeit bei Reports und Analysen. Abbrüche durch Laufzeitüberschreitungen können ebenfalls auftreten. Bremst die mangelhafte Performance die Geschäftsprozesse und die Entscheidungsfindung aus, ist der ERP-Wechsel zu empfehlen. 
 

4. Der Bedienkomfort ist unzureichend 

Aus dem privaten Bereich sind die Mitarbeiter durch die Nutzung von KI-Assistenten, innovativer Software und intuitiver Apps einen ausgeprägten Bedienkomfort gewohnt. Diese Erwartungshaltung bringen sie zunehmend auch mit ins Unternehmen. So erwarten sie auch von der ERP-Software übersichtliche Oberflächen im modernen Design, Anpassungsmöglichkeiten an eigene Wünsche, Self-Service-Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten. Gleiches gilt für rollenbasierte Dashboards, über die schnell auf die wichtigsten Daten, Aufgaben und Prozesse zugegriffen werden kann. Fehlen solche Eigenschaften, schmälert dies die Nutzerzufriedenheit, die Akzeptanz für die Software und die Effizienz der Prozesse. Entsprechende Beschwerden der Anwender sind somit ebenfalls ein Anzeichen, dass ein neues ERP-Projekt gestartet werden sollte. 
 

5. Die Effizienz des Unternehmens sinkt 

ERP-Systeme, die in die Jahre gekommen sind, führen oft zu unnötig hohen Administrationsaufwänden. Sie unterstützen Projekte nicht optimal und können auch die Reaktionszeiten bei Problemen reduzieren. So wird möglicherweise Material zu spät bestellt, es kommt zu Ressourcenengpässen in der Produktion, Lieferfristen werden überschritten oder der Kundenservice reagiert zu langsam. Derartige Probleme äußern sich im Controlling mit einem bestimmten Phänomen: KPIs aus den Bereichen Produktivität und Rentabilität entwickeln sich negativ, obwohl die Auftragsbücher gut gefüllt sind. Dies kann sich durch den Wechsel auf eine zeitgemäße Software beheben lassen. 
 

6. Es gibt Compliance-Lücken 

Ein ebenso großes Risiko wie die sinkende Effizienz stellen Compliance-Lücken im ERP-System dar. Ob EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), gesetzliche Bilanzierungsvorschriften, GoBD, Sanktionslistenprüfung, Zoll, Lieferkettengesetz oder ESG-Vorgaben: Wenn die eingesetzte ERP-Software nicht die Einhaltung aller geltenden Regularien unterstützt, birgt dies erhebliche Risiken – über empfindliche Geldbußen und Imageverluste bis hin zur persönlichen Haftung der Geschäftsführung. Entsprechende Hinweise auf bestehende Lücken in der ERP-Lösung sollten daher sehr ernst genommen werden. 
 

7. Informationstransparenz ist nicht gegeben 

Informationstransparenz ist in zweierlei Hinsicht wichtig. Zunächst werden aktuelle und korrekte Daten dazu benötigt, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Weiterhin sollten alle Mitarbeiter auf einem einheitlichen Informationsstand sein, damit Workflows ohne Rückfragen und Fehler ablaufen können. Dies gilt auch und vor allem für kundenbezogene Prozesse. Denn nur wenn Abteilungen wie Marketing, Vertrieb und Service auf Basis gemeinsamer Daten agieren, ist echte Kundenzentrierung möglich. Ältere oder zu rudimentäre ERP-Systeme werden diesen Ansprüchen häufig nicht gerecht. Einerseits decken sie nicht alle Unternehmensbereiche ab, sodass ein einheitlicher, zentraler Datenbestand fehlt. Auf der anderen Seite können sie entscheidungsrelevante Informationen meist nicht „on demand“ zur Verfügung stellen. Idealerweise bietet die ERP-Lösung umfassende Analyse- und Reporting-Funktionen oder die Anbindung von BI-Tools (Business Intelligence).   
 

8. Die ERP-Lösung ist nicht „mobil“ genug 

Hybride Arbeitsmodelle sind in vielen Unternehmen mittlerweile Standard. Entsprechend sollte die ERP-Software problemlos auch im Homeoffice einsetzbar sein. Das heißt vor allem, dass keine Verbindungs- und Performance-Probleme beim Remote-Zugriff auftreten sollten. Für effiziente Prozesse und guten Kundenservice ist es außerdem von Bedeutung, dass wichtige Informationen und Funktionen der ERP-Lösung auch auf mobilen Endgeräten zur Verfügung stehen. Klassische Beispiele sind Mobile Apps für den Vertriebsaußendienst oder für Servicetechniker. Fehlen solche Möglichkeiten, kann ein ERP-Wechsel die Lücken schließen und somit für bessere Abläufe sorgen – unabhängig vom Einsatzort der Nutzer.

9. Es mangelt an Integrations- und Vernetzungsmöglichkeiten

Die digitale Transformation lebt von einem reibungslosen Datenaustausch zwischen Systemen, Abteilungen und Unternehmen. Ist das bestehende ERP-System nicht in der Lage, Daten mit seiner Umwelt auszutauschen, wird es somit zur Digitalisierungsbremse. Es gibt mehrere Anzeichen, die auf mangelnde Vernetzungsmöglichkeiten hindeuten. Ein klassisches Beispiel ist die manuelle Übermittlung von Bestellungen an Lieferanten, welche heute eigentlich via Datenaustausch (zum Beispiel mittels EDI) erfolgen könnte. Gleiches gilt für den Auftragseingang von Kunden. Problematisch ist es außerdem, wenn Daten nicht reibungslos zwischen ERP und Produktion (Stichwort IoT-Integration) fließen können. Denn dies ist Voraussetzung für intelligente und weitgehend automatisierte Industrie-4.0-Prozesse. Wer in seinem Betrieb einen hohen manuellen Aufwand für Datenaustauschprozesse feststellt, sollte also die Integrationsmöglichkeiten seiner bestehenden ERP-Software kritisch hinterfragen und Wert auf das Thema Konnektivität und IoT legen.
 

10. Die Kosten für das Altsystem sind zu hoch

Ein älteres System kann im Laufe der Zeit zunehmend teuer werden. Dies gilt insbesondere, wenn die Hardware erneuert werden muss, der Hersteller seinen Support eingestellt hat oder sehr viele individuelle Anpassungen vorgenommen wurden, die bei einem Upgrade aufwändig nachgezogen werden müssen. Jede Veränderung verursacht in solchen Szenarien einen hohen personellen und finanziellen Aufwand. Der weitere Betrieb des Altsystems ist in diesem Fall schlicht nicht mehr wirtschaftlich. 
 

Diese Vorteile bringt die Einführung eines neuen, modernen ERP-Systems mit sich

Treffen einzelne oder gleich der zuvor genannten Anzeichen auf ein Unternehmen zu, sollte der ERP-Wechsel nicht mehr auf die lange Bank geschoben werden. Vielmehr ist es dann an der Zeit, auf eine zeitgemäße ERP-Software umzusteigen. Dieser Schritt geht zwar mit einem gewissen Aufwand und Veränderungen in der Organisation einher. Wer das ERP-Projekt jedoch von Beginn an professionell aufsetzt und eine strukturierte ERP-Auswahl durchführt, kann die Risiken der ERP-Einführung minimieren und die Potenziale moderner Technologien voll ausschöpfen.

Entscheiden sich Unternehm mehrere en für eine passgenaue, innovative ERP-Lösung, geht dies mit einer ganzen Reihe von Vorteilen einher. Die wichtigsten sind folgende: 

• Bessere Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit:  
  Moderne ERP-Lösungen lassen sich in der Regel einfacher an neue Anforderungen anpassen als Legacy-Systeme. Teils können die Prozesse durch die Fachabteilungen sogar selbst verändert werden. Möglich machen dies Ansätze wie Low-Code und No-Code. Auch unterstützen aktuelle ERP-Systeme das Wachstum von Unternehmen, da sie eine bessere Skalierbarkeit bieten. Das gilt vor allem für Cloud-ERP-Software.
   
• Zentralisierung von Prozessen und Daten:
  Dieser Vorteil gilt vor allem für Unternehmen, die von einem sehr schlanken ERP auf eine umfassende Lösung umsteigen. Durch den breiteren Funktionsumfang ist es möglich, weitaus mehr Prozesse im ERP-System zentral abzubilden. Somit können Drittsysteme abgeschaltet und Datensilos eliminiert werden. Dies führt zu reibungsloseren Prozessen, Fehlerminimierungen, höherer Informationstransparenz und besserer Zusammenarbeit der Abteilungen.
   
• Schnelligkeit: 
  Moderne ERP-Software verfügt über eine leistungsstarke technologische Basis. Das beschleunigt nicht nur den Durchlauf von Prozessen, sondern auch die Durchführung von Analysen. Selbst die Verarbeitung großer Datenmengen stellt kein Problem dar. Somit stehen entscheidungsrelevante Informationen bei Bedarf ohne große Wartezeit zur Verfügung.
   
• Positives Nutzererlebnis:
  Aktuelle ERP-Programme überzeugen mit aufgeräumten, übersichtlichen und intuitiven Benutzeroberflächen. Oft sind diese zudem an individuelle Wünsche anpassbar. Einige ERP-Hersteller setzen mittlerweile auf persönliche Dashboards. Diese liefern einerseits wichtige Kennzahlen, bieten andererseits eine Übersicht über offene Aufgaben und Einstiegsmöglichkeiten in die jeweiligen Prozesse. In Kombination mit einer guten Performance führen diese Eigenschaften zu einer besseren User Experience. Die Akzeptanz und Nutzung der ERP-Software steigen.
   
• Effizienzsteigerung: 
  Ein neues ERP-System, das idealerweise genau zur Branche und zu den Anforderungen des Unternehmens passt und alle benötigten Funktionen mitbringt und individuelle Besonderheiten einfach umsetzen kann, kann die Geschäftsprozesse im Unternehmen deutlich verbessern. Denn in diesem Fall lassen sich die Abläufe aller Abteilungen bereichsübergreifend abbilden. Die Prozessbeteiligten arbeiten dann besser zusammen – mit dem Ergebnis flexiblerer, kürzerer, fehlerminimierter Prozesse. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf die Kosten aus, sondern natürlich auch auf die Kundenzufriedenheit. Stehen darüber hinaus Automatisierungsmöglichkeiten für Prozesse zur Verfügung, ist der Effekt noch größer.
   
• Echtzeit-Informationen: 
  Während viele Altsysteme nur über Umwege historische Daten zu bestimmten Fragestellungen liefern, stellt ein modernes ERP-System Daten aus allen Unternehmensbereichen in (Fast-)Echtzeit zur Verfügung. Somit basieren Analysen stets auf vollständigen und vor allem aktuellen Informationen. Dies verbessert die Entscheidungsfindung deutlich. Im Übrigen sind oft auch Ad-hoc-Analysen im Self-Service umsetzbar, sodass die Fachabteilungen nicht mehr auf IT-Unterstützung warten müssen, wenn sie neue Reports oder Insights benötigen.
   
• Mobilität: 
  Ein ERP-Wechsel führt oft zu besseren mobilen Zugriffsmöglichkeiten. Denn viele der aktuellen ERP-Lösungen bieten zusätzliche Apps für Smartphones und Tablets oder eine browserbasierte Benutzeroberfläche (Web Client). Damit ist ein ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen und Prozesse möglich.
   
• Integrationsfähigkeit: 
  Wer bei der ERP-Auswahl Wert auf Lösungen mit offener Architektur und vielfältigen Schnittstellen legt, ebnet den Weg für die weitere Vernetzung und End-to-End-Digitalisierung von Prozessen. Dies betrifft interne Anbindungen (zum Beispiel an IoT-Netze in der Produktion) ebenso wie die Vernetzung mit externen Partnern entlang der gesamten Supply Chain.
   
• Rechtssicherheit:
  Aktuelle Software entspricht in der Regel allen derzeit gültigen Gesetzesvorgaben. Zudem wird sie über Updates durch den Anbieter proaktiv an gesetzliche Änderungen angepasst. Hierdurch sinken die Compliance-Risiken. 
   
• Kostensenkung: 
  Ein ERP-Wechsel kann in mehrerlei Hinsicht zu Kostensenkungen beitragen. Zunächst entfallen die Aufwände für die Pflege des komplexen Altsystems. Weiterhin tragen schlankere, verbesserte und automatisierte Prozesse zur Kostenreduktion bei. Auch die optimierte Informationsverfügbarkeit zahlt an dieser Stelle ein, da sie die Zahl (teurer) Fehlentscheidungen minimiert.
   

ERP-Wechsel: On-Premise oder Cloud? 

Bei einer bevorstehenden ERP-Einführung stellt sich heute immer die Frage nach dem Betriebsmodell. Soll die Lösung lokal (On-Premise) oder in der Cloud betrieben werden? Welcher Ansatz der bessere ist, hängt von den individuellen Anforderungen des Unternehmens ab. On-Premise-Lösungen wird traditionell eine hohe Datensicherheit zugeschrieben, die allerdings auch mit Investitionen in die IT-Sicherheit einhergeht. 

Cloud-Lösungen haben hingegen den großen Vorteil, dass für den Betrieb weder teure Server noch eigenes IT-Personal notwendig sind. Dies senkt Kosten und trägt der aktuellen Problematik des IT-Fachkräftemangels Rechnung. Zudem werden Cloud-ERP-Lösungen in der Regel ohne zusätzliche Kosten kontinuierlich mit Updates versorgt und sind auch beim Thema Cybersecurity gut aufgestellt. Auch bei der mobilen Verfügbarkeit haben sie meist die Nase vorn. Nicht zuletzt lassen sich Cloud-Lösungen oft besser und schneller skalieren. 

ERP-Projekt in Krisenzeiten? 

Ob On-Premise oder Cloud: Die Einführung eines neuen ERP-Systems bringt einen klaren Mehrwert ins Unternehmen. Doch ist es eine gute Idee, in der aktuellen, unsicheren und von Krisen geprägten Situation ein ERP-Projekt zu starten? Ja! Es ist sogar ein sehr guter Zeitpunkt für einen ERP-Wechsel. Denn mit einem neuen System lassen sich eine ganze Reihe der derzeitigen Herausforderungen besser bewältigen. Unter anderem senkt neue Software die Kosten und steigert die Liquidität. Sie bringt Transparenz in die Lieferketten und ermöglicht so eine bessere Steuerung der Lieferanten. Dies wiederum verbessert die Versorgungssicherheit. Durch die Verschlankung und Automatisierung sinkt außerdem der interne Personalaufwand – ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf den zunehmenden Mitarbeiter- und Fachkräftemangel. Weiterhin sind moderne Lösungen robuster. Sie laufen zuverlässig und weisen zudem deutlich weniger Sicherheitslücken auf. Somit sinkt auch das Risiko von Cyber-Attacken. 
 

Fazit: ERP-Wechsel lohnt sich in vielen Fällen 

Im Mittelstand ist es keine Seltenheit, dass ERP-Systeme bereits 15 oder 20 Jahre im Einsatz sind. In solchen Fällen ist bei vielen Lösungen schlicht normal, dass im Tagesgeschäft immer häufiger Probleme auftreten und die Software an ihre Grenzen stößt. Verdichten sich entsprechende Hinweise, sollte ein ERP-Wechsel in Erwägung gezogen werden. Aufgrund der vielfältigen Vorteile moderner Systeme ist dieser Schritt gerade in Krisenzeiten hilfreich. Er sorgt allerdings nicht nur für kurzfristigen Mehrwert, sondern ebnet auch den Weg in eine erfolgreiche, digitale Zukunft. Insofern sollte der oft notwendige Umstieg nicht hinausgezögert, sondern zeitnah eingeleitet werden. 

Mit Abas ERP sind Unternehmen zukunftssicher aufgestellt und können sich sicher sein, eine Lösung im Einsatz zu haben die fit für die Anforderungen von morgen ist. Denn Abas bietet die perfekte Kombination aus passgenauer Funktionalität und der Flexibilität, die benötigt wird, um Geschäftsprozesse individuell zu gestalten und so wichtige Wettbewerbsvorteile zu sichern und auszubauen. Releasewechsel erfolgen unkompliziert, ohne aufwändige Migration, da individuell vorgenommene Anpassungen bei Upgrades bestehen bleiben. So können Anwender auch in Zukunft von neuen Technologien, Funktionen und Weiterentwicklungen profitieren und langfristig auf eine passgenaue ERP-Lösung setzen.