ERP Manager: Aufgaben, Rolle und Kompetenzen

Ein ERP-System verbindet zentrale Geschäftsprozesse aus Einkauf, Materialwirtschaft, Produktion, Lager, Vertrieb, Projektmanagement, Service, Finanzwesen und Controlling. Änderungen an diesen Prozessen können deshalb Auswirkungen auf zahlreiche Abteilungen, Daten und Schnittstellen haben.

Der ERP Manager koordiniert diese Zusammenhänge. Er verbindet fachliche Anforderungen mit der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung des ERP-Systems. Dabei arbeitet er mit Fachbereichen, IT, Geschäftsleitung, Key Usern, ERP-Anbietern und weiteren Dienstleistern zusammen.

Seine Aufgaben beginnen nicht erst beim Betrieb eines bereits eingeführten Systems. Abhängig von Rolle und Organisation kann der ERP Manager auch an Prozessanalyse, Anforderungserfassung, ERP-Auswahl, Projektplanung, Datenmigration, Tests, Schulungen und Go-live-Vorbereitung beteiligt sein.

Nach der Einführung sorgt er dafür, dass das ERP-System zuverlässig genutzt und kontrolliert weiterentwickelt wird. Dazu bewertet er Änderungswünsche, koordiniert Releases, überwacht Schnittstellen und unterstützt die Fachbereiche bei der Optimierung ihrer ERP-Prozesse.

Die Berufsbezeichnung ist allerdings nicht einheitlich definiert. Ein ERP Manager kann eine interne Position im Anwenderunternehmen oder eine kundenbetreuende Rolle bei einem ERP-Anbieter sein. Entscheidend sind daher nicht allein der Titel, sondern Mandat, Verantwortlichkeiten und organisatorische Einordnung.

Was ist ein ERP Manager?

Ein ERP Manager ist eine Fach- oder Führungskraft, die Verantwortung für die Einführung, Betreuung, Nutzung und Weiterentwicklung eines ERP-Systems übernimmt.

Er stellt sicher, dass das System die relevanten Geschäftsprozesse unterstützt und kontrolliert an neue Anforderungen angepasst wird.

Typische Fragestellungen sind:

• Welche Geschäftsprozesse sollen im ERP-System abgebildet werden?
• Welche Anforderungen besitzen die einzelnen Fachbereiche?
• Welche Funktionen werden tatsächlich benötigt?
• Welche Prozesse sollten vor einer technischen Umsetzung verändert werden?
• Welche Daten müssen übernommen oder bereinigt werden?
• Welche Systeme müssen angebunden werden?
• Wie werden Tests und Freigaben organisiert?
• Welche Rollen und Berechtigungen werden benötigt?
• Wie werden Mitarbeitende geschult?
• Wie werden Änderungen nach dem Go-live gesteuert?
• Wie bleibt das System updatefähig und wartbar?

Der ERP Manager betrachtet ERP somit nicht als isolierte IT-Anwendung. Er verbindet Software, Prozesse, Daten, Organisation und Anwender.

Welche Arten von ERP Managern gibt es?

Der Begriff ERP Manager kann unterschiedliche Rollen beschreiben. Vor der Besetzung einer Position oder der Beauftragung eines Ansprechpartners sollte deshalb geklärt werden, welche Verantwortung tatsächlich gemeint ist.

Interner ERP Manager

Ein interner ERP Manager arbeitet im Unternehmen, das das ERP-System einsetzt.

Er kann unter anderem verantwortlich sein für:

• ERP-Strategie
• Systembetrieb
• Prozessintegration
• Anforderungsmanagement
• Key-User-Organisation
• Schnittstellen
• Release-Management
• Datenqualität
• externe Dienstleister
• ERP-Budget und Roadmap

Diese Rolle bildet häufig die zentrale Schnittstelle zwischen Fachbereichen, interner IT und ERP-Anbieter.

ERP Manager beim Softwareanbieter

Ein ERP Manager beim Anbieter begleitet Kunden bei der Einführung und Weiterentwicklung der jeweiligen ERP-Lösung.

Seine Aufgaben können umfassen:

• Prozess- und Anforderungsanalyse
• Auswahl geeigneter Funktionen
• Abstimmung des Lösungskonzepts
• Unterstützung der Projektplanung
• Koordination anbieterbezogener Leistungen
• Begleitung der Implementierung
• Unterstützung nach dem Go-live
• Einordnung von Erweiterungen und Releases
• laufende Kundenbetreuung

Der Vorteil liegt in der detaillierten Kenntnis des jeweiligen ERP-Systems. Bei der Auswahl zwischen unterschiedlichen ERP-Anbietern ist diese Rolle jedoch nicht herstellerneutral.

ERP Project Manager

Ein ERP Project Manager konzentriert sich auf ein zeitlich abgegrenztes ERP-Projekt.

Typische Verantwortungsbereiche sind:

• Projektumfang
• Ziele
• Terminplan
• Budget
• Ressourcen
• Arbeitspakete
• Risiken
• Entscheidungen
• Projektkommunikation
• Go-live-Vorbereitung

Nach Projektabschluss kann die Verantwortung an einen internen ERP Manager oder ERP Application Manager übergehen.

ERP Application Manager

Ein ERP Application Manager verantwortet häufig stärker den operativen Anwendungsbetrieb.

Dazu können gehören:

• Benutzerunterstützung
• Fehleranalyse
• Systemkonfiguration
• Berechtigungen
• Schnittstellenüberwachung
• Release-Tests
• Dokumentation
• Koordination technischer Dienstleister

Die Aufgaben können sich mit denen eines ERP Managers überschneiden.

Welche Aufgaben hat ein ERP Manager?

Der konkrete Aufgabenumfang hängt davon ab, ob ein neues ERP-System ausgewählt, eingeführt, betrieben oder weiterentwickelt wird.

ERP-Strategie entwickeln

Der ERP Manager verbindet die Weiterentwicklung des Systems mit den Zielen des Unternehmens.

Er betrachtet unter anderem:

• Geschäftsstrategie
• Wachstumspläne
• neue Standorte und Gesellschaften
• Internationalisierung
• Prozessstandardisierung
• Digitalisierung
• Automatisierung
• Datenstrategie
• Systemarchitektur
• geplante ERP-Releases

Daraus kann eine ERP-Roadmap entstehen, die Projekte, Abhängigkeiten und Prioritäten strukturiert.

Geschäftsprozesse analysieren

Vor einer Systemänderung muss verstanden werden, wie der aktuelle Prozess tatsächlich funktioniert.

Der ERP Manager untersucht beispielsweise:

• Prozessschritte
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• verwendete Daten
• Freigaben
• Medienbrüche
• manuelle Tätigkeiten
• Ausnahmefälle
• Schnittstellen
• bestehende Systemanpassungen
• bekannte Fehlerquellen

Das Ziel sollte nicht darin bestehen, jeden bestehenden Ablauf unverändert in Software zu übertragen. Historisch gewachsene Sonderprozesse müssen auf ihren tatsächlichen Nutzen geprüft werden.

Anforderungen koordinieren

Fachbereiche formulieren Anforderungen häufig aus ihrer eigenen Perspektive. Der ERP Manager führt diese Anforderungen zusammen und bewertet ihre Auswirkungen auf das Gesamtsystem.

Dabei klärt er:

• Welches Problem soll gelöst werden?
• Welcher Prozess ist betroffen?
• Welcher Nutzen wird erwartet?
• Welche Rollen benötigen die Funktion?
• Welche Daten werden verwendet?
• Welche weiteren Bereiche sind betroffen?
• Ist eine Standardfunktion vorhanden?
• Reicht Konfiguration aus?
• Wird eine Erweiterung benötigt?
• Welche Folgekosten und Risiken entstehen?

ERP-Anforderungen priorisieren

Nicht jeder Änderungswunsch kann gleichzeitig umgesetzt werden.

Eine Priorisierung kann sich orientieren an:

• Geschäftsnutzen
• Dringlichkeit
• gesetzlicher oder vertraglicher Notwendigkeit
• Prozessrisiko
• Anzahl betroffener Anwender
• technischer Abhängigkeit
• Implementierungsaufwand
• Updatefähigkeit
• Datenqualität
• strategischer Relevanz

ERP-Auswahl unterstützen

Bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems kann der ERP Manager an folgenden Aufgaben mitwirken:

• Projektziele definieren
• Ist-Prozesse analysieren
• Soll-Prozesse entwickeln
• Anforderungen strukturieren
• Lastenheft vorbereiten
• Muss-, Soll- und Kann-Kriterien festlegen
• Anbieterinformationen bewerten
• Prozessdemos vorbereiten
• Bewertungsmatrix erstellen
• Risiken dokumentieren
• Entscheidungsvorlage erarbeiten

Arbeitet der ERP Manager bei einem Softwareanbieter, beschränkt sich seine Perspektive auf die Funktionen und Umsetzungsmöglichkeiten der eigenen Lösung. Eine anbieterübergreifende Auswahl benötigt deshalb eine klare interne Entscheidungsstruktur oder eine unabhängige Beratung.

ERP-Einführung planen

Bei der Implementierung koordiniert der ERP Manager fachliche, technische und organisatorische Arbeitspakete.

Dazu können gehören:

• Projektumfang definieren
• Projektorganisation aufbauen
• Meilensteine festlegen
• Ressourcen planen
• Fachbereiche einbinden
• Key User benennen
• Abhängigkeiten dokumentieren
• Entscheidungswege festlegen
• Risiken überwachen
• Statusinformationen bereitstellen

Lösungskonzept abstimmen

Das Lösungskonzept beschreibt, wie die fachlichen Anforderungen im ERP-System umgesetzt werden sollen.

Für jede relevante Anforderung sollte erkennbar sein:

• welcher Standardprozess genutzt wird
• welche Konfiguration erforderlich ist
• welche Rollen beteiligt sind
• welche Daten benötigt werden
• welche Schnittstellen betroffen sind
• ob eine Erweiterung notwendig ist
• wie die Lösung getestet wird
• wer sie fachlich freigibt

Datenmigration koordinieren

Bei einer ERP-Einführung oder Systemumstellung müssen Daten aus bestehenden Anwendungen übernommen werden.

Der ERP Manager koordiniert unter anderem:

• Auswahl der zu migrierenden Daten
• fachliche Datenverantwortung
• Datenbereinigung
• Zuordnung alter und neuer Datenfelder
• Transformationsregeln
• Testmigrationen
• fachliche Prüfung
• Fehlerkorrektur
• finale Migration
• Dokumentation

Die technische Übertragung allein reicht nicht aus. Fachbereiche müssen prüfen, ob Daten vollständig, korrekt und im neuen Prozess nutzbar sind.

Schnittstellen koordinieren

Ein ERP-System ist häufig mit weiteren Anwendungen verbunden.

Dazu können gehören:

• CRM
• MES
• PDM und PLM
• Dokumentenmanagement
• E-Commerce
• EDI
• Business Intelligence
• Maschinen und Anlagen
• Banken
• Versanddienstleister
• Personal- und Zeiterfassungssysteme

Für jede Schnittstelle sollte geklärt sein:

• welches System die Daten führt
• welche Informationen übertragen werden
• in welche Richtung die Übertragung erfolgt
• wie häufig Daten übertragen werden
• wie Fehler erkannt werden
• wer Störungen bearbeitet
• wie Änderungen getestet werden

Tests organisieren

Der ERP Manager unterstützt die Planung und Koordination der Tests.

Relevante Testarten können sein:

• Funktionstest
• Prozesstest
• Schnittstellentest
• Migrationstest
• Berechtigungstest
• Regressionstest
• Last- und Performancetest
• Anwenderabnahme

Besonders wichtig sind durchgängige Tests realer Geschäftsvorgänge. Eine isoliert funktionierende Eingabemaske beweist noch nicht, dass der gesamte Prozess vom Auftrag bis zur Buchung korrekt abläuft.

Schulungen vorbereiten

ERP-Schulungen sollten sich an Rollen und tatsächlichen Arbeitsaufgaben orientieren.

Der ERP Manager koordiniert beispielsweise:

• Schulungsbedarf
• Zielgruppen
• Lerninhalte
• Schulungsunterlagen
• Übungsfälle
• Trainingssystem
• Key-User-Schulungen
• Anwenderschulungen
• Unterstützung nach dem Go-live

Go-live vorbereiten

Vor dem Produktivstart müssen fachliche, technische und organisatorische Voraussetzungen geprüft werden.

Dazu können gehören:

• freigegebene Prozesse
• abgeschlossene Tests
• bereinigte Stammdaten
• erfolgreiche Migration
• funktionsfähige Schnittstellen
• eingerichtete Berechtigungen
• geschulte Anwender
• Supportorganisation
• Eskalationswege
• Notfall- und Rückfallplanung

ERP-Betrieb koordinieren

Nach dem Go-live beginnt die dauerhafte Betreuung des Systems.

Der ERP Manager kann verantwortlich sein für:

• Anwenderanfragen
• Störungskoordination
• Änderungswünsche
• Systemdokumentation
• Key-User-Netzwerk
• Berechtigungen
• Schnittstellen
• externe Dienstleister
• Releases
• ERP-Roadmap

Releases und Updates steuern

Neue Versionen können Fehlerkorrekturen, technische Änderungen oder zusätzliche Funktionen enthalten.

Das Release-Management umfasst unter anderem:

• Release-Inhalte prüfen
• Auswirkungen auf Prozesse bewerten
• Anpassungen und Schnittstellen analysieren
• Testumfang festlegen
• Fachbereiche informieren
• Tests koordinieren
• Produktivsetzung vorbereiten
• Dokumentation aktualisieren

ERP-System weiterentwickeln

Geschäftsprozesse verändern sich durch Wachstum, neue Produkte, neue Standorte, regulatorische Anforderungen und technische Entwicklungen.

Der ERP Manager führt diese Veränderungen in einer kontrollierten Weiterentwicklung zusammen.

Welche Rolle spielt der ERP Manager im ERP-Lebenszyklus?

Vor der ERP-Auswahl

• Unternehmensziele verstehen
• Prozesse dokumentieren
• Probleme und Medienbrüche identifizieren
• Anforderungen erfassen
• Projektorganisation vorbereiten

Während der ERP-Auswahl

• Anforderungen priorisieren
• Anbieterantworten bewerten
• Prozessdemos koordinieren
• technische und fachliche Risiken prüfen
• Entscheidungsgrundlagen dokumentieren

Während der ERP-Einführung

• Projekt koordinieren
• Prozessentscheidungen vorbereiten
• Datenmigration begleiten
• Schnittstellen abstimmen
• Tests und Schulungen organisieren
• Go-live vorbereiten

Nach dem Go-live

• Stabilisierung unterstützen
• Probleme priorisieren
• Key User koordinieren
• Prozessnutzung beobachten
• Parallelprozesse abbauen
• Verbesserungen planen

Im laufenden Betrieb

• ERP-Roadmap pflegen
• Releases koordinieren
• Anforderungen steuern
• Datenqualität verbessern
• Schnittstellen überwachen
• Systemlandschaft weiterentwickeln

ERP Manager und ERP Berater: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe ERP Manager und ERP Berater werden nicht einheitlich verwendet. Die Aufgaben können sich überschneiden.

Ein unabhängiger ERP Berater kann unterschiedliche Lösungen vergleichen. Ein Berater des ERP-Anbieters kennt dagegen die eigene Lösung im Detail. Ein interner ERP Manager vertritt die langfristigen Interessen des Anwenderunternehmens.

Die Zusammenarbeit ist besonders wirkungsvoll, wenn Verantwortlichkeiten eindeutig verteilt sind.

ERP Manager und ERP Projektmanager unterscheiden

Ein ERP Projektmanager verantwortet hauptsächlich die Organisation eines abgegrenzten ERP-Projekts.

Ein ERP Manager besitzt häufig eine breitere und dauerhafte Verantwortung für System, Prozesse und Weiterentwicklung.

In kleineren Organisationen kann dieselbe Person beide Rollen übernehmen. Bei umfangreichen Projekten ist eine Trennung häufig sinnvoll, damit der laufende Betrieb und die langfristige Perspektive nicht hinter dem Projektgeschäft zurückstehen.

ERP Manager und Key User: Was ist der Unterschied?

ERP Manager

Der ERP Manager koordiniert das ERP-System bereichsübergreifend und verantwortet Anforderungen, Prioritäten, Governance und Weiterentwicklung.

Key User

Key User vertreten einen bestimmten Fachbereich oder Prozess.

Zu ihren Aufgaben können gehören:

• fachliche Anforderungen einbringen
• Prozesse testen
• Anwender unterstützen
• Fehler und Verbesserungsbedarf melden
• Wissen im Fachbereich weitergeben

Der ERP Manager benötigt ein funktionierendes Key-User-Netzwerk, um fachliche Entscheidungen nicht ohne die betroffenen Bereiche zu treffen.

Welche Kompetenzen benötigt ein ERP Manager?

Prozessverständnis

Der ERP Manager muss bereichsübergreifende Geschäftsprozesse verstehen und ihre Abhängigkeiten erkennen.

ERP-Kenntnisse

Er benötigt Kenntnisse über Aufbau, Funktionsweise, Konfiguration und Weiterentwicklung der eingesetzten ERP-Lösung.

Betriebswirtschaftliches Verständnis

Wichtige Themen sind unter anderem:

• Einkauf
• Materialwirtschaft
• Produktion
• Lager und Logistik
• Vertrieb
• Finanzwesen
• Controlling
• Projektmanagement

Technisches Verständnis

Der ERP Manager muss nicht jede Schnittstelle selbst programmieren. Er sollte technische Zusammenhänge jedoch ausreichend verstehen, um Auswirkungen und Risiken beurteilen zu können.

Relevante Themen sind:

• Datenbanken
• Schnittstellen
• Systemarchitektur
• Berechtigungen
• Integrationen
• Release-Management
• Cloud- und Betriebsmodelle
• Informationssicherheit

Datenkompetenz

ERP-Prozesse sind auf korrekte Stamm- und Bewegungsdaten angewiesen.

Der ERP Manager sollte Datenqualität, Datenverantwortung und Auswirkungen fehlerhafter Daten verstehen.

Projektmanagement

ERP-Änderungen benötigen Planung, Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Tests und kontrollierte Freigaben.

Kommunikationsfähigkeit

Der ERP Manager übersetzt zwischen Fachbereichen, IT, Management und externen Dienstleistern.

Moderation und Konfliktlösung

Fachbereiche verfolgen teilweise unterschiedliche Ziele. Der ERP Manager muss Zielkonflikte sichtbar machen und Entscheidungen vorbereiten.

Change Management

Neue ERP-Prozesse verändern Aufgaben, Rollen und Gewohnheiten. Der ERP Manager muss diese organisatorische Veränderung berücksichtigen.

Analytisches Denken

Probleme sollten nicht nur oberflächlich behoben werden. Der ERP Manager muss Ursachen, Abhängigkeiten und mögliche Nebenwirkungen untersuchen.

Welche organisatorische Position benötigt ein ERP Manager?

Die organisatorische Einordnung hängt von Unternehmensgröße und Verantwortungsumfang ab.

Eine ERP-Management-Funktion kann beispielsweise angesiedelt sein in:

• IT
• Digitalisierung
• Prozessmanagement
• Operations
• Finanzwesen
• Unternehmensentwicklung
• einer eigenen ERP- oder Business-Applications-Einheit

Unabhängig von der Zuordnung benötigt der ERP Manager:

• ein klares Mandat
• Zugang zu den Fachbereichen
• definierte Entscheidungswege
• ausreichende Ressourcen
• Unterstützung der Geschäftsleitung
• ein aktives Key-User-Netzwerk

Ohne diese Voraussetzungen wird die Rolle schnell auf reine Fehlerbearbeitung reduziert.

ERP Governance: Welche Regeln sollte der ERP Manager festlegen?

Anforderungsprozess

Es muss geregelt sein, wie Änderungswünsche eingereicht, beschrieben, bewertet und priorisiert werden.

Entscheidungsprozess

Für fachliche, technische und finanzielle Entscheidungen werden Verantwortlichkeiten und Freigabegrenzen benötigt.

Test- und Freigabeprozess

Änderungen dürfen erst nach definierten Tests und fachlicher Freigabe produktiv gesetzt werden.

Release-Prozess

Updates und Erweiterungen benötigen Planung, Kommunikation, Tests und Dokumentation.

Berechtigungsprozess

Rollen, Zugriffe, Genehmigungen und regelmäßige Überprüfungen müssen geregelt sein.

Datenverantwortung

Für geschäftskritische Stamm- und Bewegungsdaten müssen fachliche Verantwortliche benannt sein.

Dokumentation

Prozesse, Konfigurationen, Erweiterungen, Schnittstellen und Entscheidungen müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

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Welche Kennzahlen sind für ERP Management sinnvoll?

Kennzahlen sollten nicht nur technische Verfügbarkeit messen. Entscheidend ist auch, ob das ERP-System die Geschäftsprozesse zuverlässig unterstützt.

Systemverfügbarkeit

Zeigt, in welchem Umfang das ERP-System im definierten Betriebszeitraum nutzbar war.

Anzahl und Art der Störungen

Eine reine Gesamtzahl reicht nicht aus. Störungen sollten nach Ursache, Schweregrad und betroffenem Prozess betrachtet werden.

Bearbeitungszeit von Anfragen

Zeigt, wie schnell Anfragen aufgenommen, analysiert und gelöst werden.

Änderungsdurchlaufzeit

Misst den Zeitraum von einer freigegebenen Anforderung bis zur produktiven Bereitstellung.

Testabdeckung

Zeigt, welche kritischen Prozesse und Anwendungsfälle vor einer Änderung geprüft wurden.

Datenqualität

Kann beispielsweise Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Aktualität oder Fehlerhäufigkeit geschäftskritischer Daten betrachten.

Nutzung definierter Prozesse

Zeigt, ob Anwender die vorgesehenen ERP-Prozesse verwenden oder auf parallele Tabellen und andere Ausweichlösungen zurückgreifen.

Prozessleistung

Abhängig vom Prozess können Durchlaufzeit, Fehlerquote, Termintreue oder manueller Bearbeitungsaufwand betrachtet werden.

Release-Stabilität

Untersucht, ob nach produktiven Änderungen zusätzliche Störungen oder Korrekturen auftreten.

Für jede Kennzahl müssen Definition, Datenquelle, Zeitraum und Verantwortlichkeit eindeutig festgelegt werden.

Typische Herausforderungen für ERP Manager

Widersprüchliche Anforderungen

Fachbereiche können unterschiedliche Ziele und Prioritäten besitzen.

Historisch gewachsene Anpassungen

Individuelle Erweiterungen erschweren häufig Tests, Dokumentation und spätere Änderungen.

Unzureichende Stammdaten

Fehlerhafte Daten beeinträchtigen Prozesse, Auswertungen, Planung und Automatisierung.

Fehlende Prozessverantwortung

Ohne fachlichen Process Owner muss der ERP Manager Entscheidungen treffen, für die ihm das notwendige Mandat fehlt.

Zu viele parallele Systeme

Insellösungen und nicht abgestimmte Anwendungen erzeugen zusätzliche Schnittstellen und widersprüchliche Datenbestände.

Unklare Prioritäten

Wenn jede Anforderung als dringend gilt, fehlt eine belastbare ERP-Roadmap.

Fehlende Dokumentation

Undokumentierte Anpassungen erhöhen Abhängigkeiten von einzelnen Personen und erschweren Releases.

Mangelnde Anwenderakzeptanz

Unverständliche Prozesse, fehlende Schulungen und schlechte Datenqualität können dazu führen, dass Anwender das System umgehen.

Operativer Support verdrängt Weiterentwicklung

Wenn die Rolle vollständig durch tägliche Anfragen gebunden ist, bleiben Prozessoptimierung und strategische Planung zurück.

Abhängigkeit von Dienstleistern

Externes Wissen muss durch interne Dokumentation, Key User und klar geregelte Verantwortlichkeiten ergänzt werden.

Typische Fehler im ERP Management

ERP ausschließlich als IT-Thema behandeln

ERP-Prozesse betreffen das gesamte Unternehmen und benötigen fachliche Verantwortung.

Jeden bestehenden Prozess unverändert übernehmen

Eine Systemeinführung sollte nicht automatisch historisch gewachsene Ineffizienzen fortschreiben.

Zu viele individuelle Anpassungen zulassen

Erweiterungen können sinnvoll sein, erhöhen aber Aufwand für Tests, Support und spätere Releases.

Anforderungen ohne Geschäftsnutzen umsetzen

Jeder Änderungswunsch benötigt ein nachvollziehbares Problem und ein erwartetes Ergebnis.

Datenmigration unterschätzen

Technische Übertragung ersetzt keine fachliche Bereinigung und Prüfung.

Tests auf Einzelfunktionen beschränken

Entscheidend sind durchgängige Geschäftsprozesse und ihre Schnittstellen.

Key User zu spät einbinden

Dadurch werden praktische Anforderungen und Ausnahmefälle häufig erst kurz vor dem Go-live erkannt.

Schulungen nur auf Bedienung ausrichten

Anwender müssen auch Prozess, Datenverantwortung und Auswirkungen ihrer Eingaben verstehen.

Nach dem Go-live keine Weiterentwicklung organisieren

Ohne Governance entstehen ungeplante Einzelanpassungen, Parallelprozesse und uneinheitliche Prioritäten.

Wann benötigt ein Unternehmen einen ERP Manager?

Eine zentrale ERP-Management-Funktion ist besonders relevant, wenn:

• das ERP-System mehrere Unternehmensbereiche verbindet
• viele Nutzer oder Standorte beteiligt sind
• regelmäßig Änderungsanforderungen entstehen
• zahlreiche Schnittstellen bestehen
• eine ERP-Einführung oder Migration geplant ist
• Prozesse standardisiert werden sollen
• internationale Gesellschaften eingebunden werden
• Datenqualität wiederkehrende Probleme verursacht
• individuelle Anpassungen kontrolliert werden müssen
• Verantwortlichkeiten zwischen IT und Fachbereichen unklar sind
• eine langfristige ERP-Roadmap fehlt

Kleinere Unternehmen benötigen nicht zwingend eine Vollzeitstelle mit dem Titel ERP Manager. Die entsprechenden Aufgaben müssen dennoch eindeutig einer Person oder einem Team zugeordnet sein.

Vorteile eines internen ERP Managers

Unternehmenskenntnis

Ein interner ERP Manager kennt Prozesse, Verantwortlichkeiten, Daten und strategische Ziele.

Langfristige Kontinuität

Entscheidungen und Erfahrungen bleiben auch nach Abschluss einzelner Projekte im Unternehmen verfügbar.

Zentrale Koordination

Anforderungen aus verschiedenen Fachbereichen werden an einer Stelle zusammengeführt.

Kontrollierte Weiterentwicklung

Änderungen können anhand einer gemeinsamen Roadmap priorisiert werden.

Verbindung von Fachbereich und IT

Der ERP Manager übersetzt fachliche Anforderungen in systembezogene Aufgaben und technische Auswirkungen zurück in die Fachbereiche.

Steuerung externer Partner

Dienstleister erhalten abgestimmte Anforderungen und klar definierte Ansprechpartner.

Vorteile eines ERP Managers beim Anbieter

Detaillierte Produktkenntnis

Der Ansprechpartner kennt Funktionen, Konfigurationsmöglichkeiten und technische Rahmenbedingungen der eigenen Lösung.

Erfahrung aus ERP-Projekten

Er kann auf Erfahrungen mit vergleichbaren Prozess- und Umsetzungssituationen zurückgreifen.

Direkter Zugang zu Produktexpertise

Komplexe Fragen können innerhalb der Anbieterorganisation an passende Fachstellen weitergegeben werden.

Begleitung über den Go-live hinaus

Eine kontinuierliche Betreuung kann dabei helfen, spätere Erweiterungen und Releases mit der bestehenden Lösung abzustimmen.

Grenze der Anbieterrolle

Der ERP Manager eines Anbieters kann keine unabhängige Bewertung konkurrierender ERP-Systeme leisten. Das Unternehmen benötigt deshalb weiterhin klare interne Ziele, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse.

ERP Manager im produzierenden Mittelstand

In Fertigungsunternehmen verbindet ein ERP-System besonders viele voneinander abhängige Prozesse.

Dazu gehören:

• Kundenauftrag
• Produktkonfiguration
• Stücklisten
• Arbeitspläne
• Materialbedarfsplanung
• Einkauf
• Produktionsplanung
• Fertigungssteuerung
• Betriebsdatenerfassung (BDE)
• Lager
• Qualitätsmanagement
• Nachkalkulation
• Finanzbuchhaltung

Eine Änderung an Stückliste, Arbeitsplan oder Rückmeldelogik kann Auswirkungen auf Materialbedarf, Terminplanung, Bestände, Kosten und Lieferfähigkeit haben.

Der ERP Manager muss deshalb End-to-End-Prozesse betrachten und darf Anforderungen nicht ausschließlich innerhalb einzelner Abteilungen bewerten.

ERP Management mit Abas ERP

Abas ERP verbindet zentrale Geschäftsprozesse mittelständischer Fertigungsunternehmen.

Dazu gehören unter anderem:

• Vertrieb
• Einkauf
• Materialwirtschaft
• Produktionsplanung
• Fertigungssteuerung
• Lager
• Qualitätsmanagement
• Projektmanagement
• Finanzwesen
• Controlling

Ein ERP Manager koordiniert die Anforderungen dieser Bereiche und betrachtet ihre Auswirkungen auf das Gesamtsystem.

Prozesse analysieren

Bestehende Abläufe werden gemeinsam mit den Fachbereichen untersucht und für die Abbildung in Abas ERP vorbereitet.

Funktionen und Konfiguration abstimmen

Es wird geprüft, welche Standardfunktionen, Einstellungen und gegebenenfalls Erweiterungen für die Anforderungen benötigt werden.

ERP-Einführung begleiten

Projektorganisation, Prozessentscheidungen, Migration, Tests, Schulungen und Go-live werden aufeinander abgestimmt.

System nach dem Go-live weiterentwickeln

Neue Anforderungen, Releases, Schnittstellen und Prozessverbesserungen werden kontrolliert in die bestehende ERP-Landschaft eingeordnet.

Interne und externe Verantwortung verbinden

Der interne ERP-Verantwortliche bringt Unternehmensziele, Prioritäten und Prozesswissen ein. Ansprechpartner und Consultants des ERP-Anbieters ergänzen detaillierte Produkt- und Umsetzungsexpertise.

Welche Leistungen und Verantwortlichkeiten ein konkreter ERP Manager übernimmt, muss für das jeweilige Projekt und Betreuungsmodell eindeutig vereinbart werden.

Checkliste für die Rolle des ERP Managers

Mandat und Organisation

• Ist die Rolle eindeutig beschrieben?
• Sind Entscheidungsbefugnisse geklärt?
• Ist die organisatorische Zuordnung sinnvoll?
• Gibt es Unterstützung durch die Geschäftsleitung?
• Sind Vertretung und Eskalation geregelt?
• Stehen ausreichende Ressourcen zur Verfügung?

Prozesse und Fachbereiche

• Sind die wichtigsten End-to-End-Prozesse dokumentiert?
• Gibt es fachliche Process Owner?
• Sind Key User benannt?
• Werden Anforderungen bereichsübergreifend bewertet?
• Sind Ausnahmeprozesse bekannt?
• Werden Parallelprozesse kontrolliert?

Anforderungsmanagement

• Gibt es einen einheitlichen Prozess für Änderungswünsche?
• Wird das zugrunde liegende Problem beschrieben?
• Ist der erwartete Geschäftsnutzen dokumentiert?
• Werden Abhängigkeiten geprüft?
• Sind Priorisierungskriterien definiert?
• Gibt es eine ERP-Roadmap?

Daten

• Sind geschäftskritische Stammdaten identifiziert?
• Sind Data Owner benannt?
• Gibt es Regeln für Datenqualität?
• Werden Datenfehler systematisch bearbeitet?
• Sind Migrationen fachlich geprüft?
• Sind führende Systeme definiert?

Schnittstellen

• Sind alle relevanten Schnittstellen dokumentiert?
• Ist die Übertragungsrichtung bekannt?
• Sind Verantwortlichkeiten festgelegt?
• Werden Fehler überwacht?
• Gibt es Testfälle für Änderungen?
• Sind Abhängigkeiten von Dienstleistern bekannt?

Tests und Releases

• Gibt es einen verbindlichen Testprozess?
• Sind kritische Geschäftsprozesse abgedeckt?
• Werden Regressionstests durchgeführt?
• Sind fachliche Freigaben dokumentiert?
• Gibt es einen geregelten Release-Prozess?
• Werden Änderungen nachvollziehbar dokumentiert?

Anwender und Schulung

• Sind Schulungen rollenbezogen aufgebaut?
• Werden reale Prozessfälle verwendet?
• Ist das Key-User-Netzwerk aktiv?
• Gibt es aktuelle Anleitungen?
• Werden wiederkehrende Supportfragen ausgewertet?
• Ist Unterstützung nach Änderungen organisiert?

Betrieb und Weiterentwicklung

• Sind Support- und Eskalationswege klar?
• Werden Störungen nach Ursache analysiert?
• Gibt es eine Übersicht aller Anpassungen?
• Ist das System updatefähig?
• Werden technische Schulden dokumentiert?
• Wird die ERP-Roadmap regelmäßig überprüft?

Dienstleister und ERP-Anbieter

• Sind Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten geklärt?
• Sind Leistungen und Abgrenzungen dokumentiert?
• Werden Anforderungen vollständig übergeben?
• Gibt es geregelte Abnahmen?
• Wird externes Wissen intern dokumentiert?
• Sind Abhängigkeiten und Vertretungen bekannt?

Häufige Fragen zum ERP Manager

Was ist ein ERP Manager?

Ein ERP Manager koordiniert die Einführung, Betreuung und Weiterentwicklung eines ERP-Systems. Er verbindet Geschäftsprozesse, Fachbereiche, IT, Daten und externe Dienstleister.

Was macht ein ERP Manager?

Zu seinen Aufgaben können Prozessanalyse, Anforderungsmanagement, ERP-Auswahl, Projektsteuerung, Datenmigration, Schnittstellenkoordination, Tests, Schulungen, Release-Management und Systemoptimierung gehören.

Ist ein ERP Manager ein IT Manager?

Die Aufgaben überschneiden sich teilweise. Ein ERP Manager konzentriert sich jedoch stärker auf das Zusammenspiel von ERP-System und Geschäftsprozessen. Abhängig von der Organisation kann die Rolle innerhalb oder außerhalb der IT angesiedelt sein.

Was ist der Unterschied zwischen ERP Manager und ERP Berater?

Ein ERP Manager übernimmt häufig eine langfristige Koordinations- und Systemverantwortung. Ein ERP Berater unterstützt meist bei einem definierten fachlichen, technischen oder projektbezogenen Thema. Die Begriffe werden in der Praxis jedoch nicht einheitlich verwendet.

Arbeitet ein ERP Manager beim Unternehmen oder beim ERP-Anbieter?

Beides ist möglich. Ein interner ERP Manager vertritt das Anwenderunternehmen. Ein ERP Manager beim Anbieter begleitet Kunden mit detailliertem Wissen über die eigene ERP-Lösung.

Welche Kompetenzen benötigt ein ERP Manager?

Wichtig sind Prozessverständnis, ERP-Kenntnisse, betriebswirtschaftliches und technisches Verständnis, Datenkompetenz, Projektmanagement, Kommunikation und Change Management.

Welche Rolle hat der ERP Manager bei der ERP-Einführung?

Er koordiniert Anforderungen, Prozesse, Projektbeteiligte, Datenmigration, Schnittstellen, Tests, Schulungen und Go-live-Vorbereitung. Der genaue Umfang hängt vom jeweiligen Rollenmodell ab.

Was macht ein ERP Manager nach dem Go-live?

Nach dem Go-live unterstützt er Stabilisierung, Support, Anforderungsmanagement, Releases, Prozessoptimierung, Datenqualität und die langfristige ERP-Roadmap.

Braucht jedes Unternehmen einen ERP Manager?

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine eigene Vollzeitstelle mit diesem Titel. Die Aufgaben für Betrieb, Anforderungen, Daten, Releases und Weiterentwicklung müssen dennoch eindeutig zugeordnet sein.

Was ist ERP Management?

ERP Management umfasst die strategische, fachliche, organisatorische und technische Steuerung eines ERP-Systems über seinen gesamten Lebenszyklus.

Fazit: Der ERP Manager verbindet System, Prozesse und Menschen

Ein ERP Manager sorgt dafür, dass ein ERP-System nicht nur technisch betrieben, sondern als unternehmensweite Prozessplattform gesteuert und weiterentwickelt wird.

Seine Rolle verbindet Fachbereiche, IT, Management, Key User, ERP-Anbieter und weitere Dienstleister. Dabei muss er Anforderungen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenführen und ihre Auswirkungen auf Prozesse, Daten, Schnittstellen und Anwender bewerten.

Während einer ERP-Einführung koordiniert der ERP Manager unter anderem Prozessentscheidungen, Datenmigration, Tests, Schulungen und Go-live-Vorbereitung. Nach dem Produktivstart begleitet er den Systembetrieb, priorisiert Änderungen, koordiniert Releases und entwickelt die ERP-Roadmap weiter.

Die genaue Bedeutung des Titels unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen. Ein ERP Manager kann eine interne System- und Prozessverantwortung übernehmen oder als Ansprechpartner eines ERP-Anbieters Kunden begleiten. Diese Rollen ergänzen sich, ersetzen einander aber nicht vollständig.

Der interne ERP Manager vertritt die langfristigen Ziele und Prioritäten des Anwenderunternehmens. Der ERP Manager beziehungsweise Consultant des Anbieters bringt detailliertes Wissen über Funktionen, Konfiguration und technische Umsetzung der jeweiligen Lösung ein.

Entscheidend für eine wirksame ERP-Management-Funktion sind klare Zuständigkeiten, ein ausreichendes Mandat, ein aktives Key-User-Netzwerk und verbindliche Prozesse für Anforderungen, Daten, Tests, Releases und Dokumentation.

So wird das ERP-System nicht zu einer Ansammlung einzelner Funktionen und Anpassungen. Es bleibt eine kontrolliert weiterentwickelte Grundlage für durchgängige Geschäftsprozesse und belastbare Unternehmensdaten.