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Worauf Sie bei der Auswahl eines ERP Systems achten sollten – 5 Hauptkriterien
Ihr ERP System ist das zentrale Medium, in dem die verschiedenen Funktionsbereiche Ihres Unternehmens zu einem großen Ganzen zusammenlaufen. Es kann ganz wesentlich dazu beitragen, die Effizienz und Transparenz aller Unternehmensprozesse zu steigern – im Einkauf genauso wie in der Fertigung, in der Lagerhaltung ebenso wie bei Vertrieb, Marketing, Distribution und in der Kundenbetreuung. Die Entscheidung, welche ERP Plattform die richtige für Sie ist, sollte aber wohlüberlegt sein. Immerhin ist die Implementierung eines neuen Systems äußerst ressourcenintensiv – schlägt sie fehl, können die Kosten enorm sein. Eine sorgfältige Planung und Auswahl sind also für die erfolgreiche Einführung unverzichtbar. Im Folgenden erläutern wir fünf der wichtigsten Kriterien für Ihre Entscheidungsfindung.
1. Skalierbarkeit und Flexibilität der Plattform
Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie sich nicht nur auf Ihre aktuellen Anforderungen und Bedürfnisse beschränken. Überlegen Sie schon jetzt, was Ihr Unternehmen braucht, wenn es expandiert oder sich verändert. Neben den Standard-Funktionen der in Frage kommenden ERP Systeme ist vor allem interessant, wie leicht sich die Plattformen an veränderte Gegebenheiten anpassen lassen. Unterliegt ein bestimmtes System hier starken Einschränkungen, lohnt sich wahrscheinlich ein Blick auf Konkurrenzprodukte.
2. Support für mobile Nutzer
In Zeiten des BYOD-Arbeitsplatzes („Bring your own device“) greifen immer mehr geschäftliche Nutzer über ihre privaten Mobilgeräte auf Workflows und Daten zu. Das zeit- und standortunabhängige Arbeiten hat zu immensen Produktivitätssteigerungen geführt – aber natürlich nur dort, wo ein uneingeschränkter Mobilzugriff möglich ist. Achten Sie deshalb darauf, dass die ERP Lösung ein Dashboard mitbringt, das jederzeit und überall abrufbar ist und auch auf mobilen Endgeräten übersichtlich dargestellt wird. So können Ihre Mitarbeiter von unterwegs aus auf wichtige Prozesse und Informationen zugreifen und verlieren keine Zeit mehr. Mindestens genauso wichtig ist ein zentralisierter Prozess zur Eingabe und Speicherung von Daten. Wenn Mitarbeiter Daten direkt von unterwegs aus eingeben können, sinkt das Fehlerrisiko, da die Informationen nicht an einem Ort erfasst und später erneut ins System eingepflegt werden müssen.
3. Kundenempfehlungen und Testimonials
Ein ERP Softwareanbieter sollte Ihnen die Namen einiger Kunden geben können, bei denen Sie sich näher über den Implementierungsprozess und ihre Zufriedenheit informieren können. Am Ende zählt nämlich nicht nur die Software selbst, sondern auch das technische und betriebswirtschaftliche Know-how des Implementierungsteams – und die Qualität der Betreuung. Wenn ERP Systeme hinter den Erwartungen zurückbleiben, ist das oft genug nicht auf Mängel an der Software, sondern auf Fehler während der Implementierung zurückzuführen.
4. Benutzerfreundlichkeit und Kontextualisierung
Jeder Funktionsbereich in einem Unternehmen braucht ganz bestimmte Daten, die immer abrufbar sein müssen. ERP Systeme sollten so anpassungsfähig sein, dass den individuellen Nutzern nur die Informationen angezeigt werden, die für sie von Belang sind. Diese Art von Kontextualisierung ist vor allem für internationale Unternehmen von Bedeutung, in denen je nach Region auf andere Daten und Maßeinheiten Wert gelegt wird. Ein gutes ERP System stellt immer die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung – und zwar den richtigen Personen.
5. Langfristige Kosten
Lassen Sie sich nicht von den Einstiegskosten einer ERP Lösung blenden (oder abschrecken). Was wirklich zählt, sind die Gesamtbetriebskosten auf lange Sicht. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Implementierungskosten im Zusammenhang mit dem Veränderungsmanagement zu berücksichtigen. Da Ihr ERP System idealerweise mit Ihrem Unternehmen wachsen soll, dürfen etwa künftige Schulungskosten usw. nicht außer Acht gelassen werden.
