Lieferantenbewertung: Kriterien, Methoden und Beispiel

Lieferanten beeinflussen Qualität, Kosten, Lieferfähigkeit und Kundenzufriedenheit eines Unternehmens. Verspätete Lieferungen können Produktionsabläufe unterbrechen. Qualitätsmängel verursachen Prüfaufwand, Nacharbeit und Reklamationen. Unvollständige Dokumente oder eine unzuverlässige Kommunikation erhöhen den Abstimmungsaufwand.

Eine systematische Lieferantenbewertung macht diese Leistungen anhand definierter Kriterien transparent. Sie unterstützt Unternehmen dabei, bestehende und potenzielle Lieferanten nachvollziehbar zu beurteilen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen im Einkauf auf eine belastbare Grundlage zu stellen.

Dabei darf die Bewertung nicht ausschließlich auf dem Preis beruhen. Ein auf den ersten Blick günstiger Lieferant kann durch häufige Verspätungen, Qualitätsprobleme oder aufwendige Abstimmungen erhebliche Folgekosten verursachen. Ebenso ist nicht jedes Kriterium für jede Materialgruppe oder Beschaffungssituation gleich wichtig.

Eine aussagekräftige Lieferantenbewertung kombiniert deshalb quantitative Kennzahlen mit qualitativen Einschätzungen. ERP-Systeme können operative Daten aus Bestellungen, Wareneingängen, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfung zusammenführen. Ergänzende Kriterien wie Innovationsfähigkeit, Kommunikation oder strategische Eignung werden durch verantwortliche Fachbereiche beurteilt.

Was ist eine Lieferantenbewertung?

Eine Lieferantenbewertung ist die systematische Beurteilung bestehender oder potenzieller Lieferanten anhand vorab definierter Kriterien.

Sie untersucht, wie gut ein Lieferant die Anforderungen des beschaffenden Unternehmens erfüllt. Dazu können messbare Leistungsdaten ebenso gehören wie qualitative Einschätzungen.

Typische Bewertungsbereiche sind:

• Qualität
• Liefertreue
• Menge
• Preis und Kosten
• Service
• Kommunikation
• Flexibilität
• Innovationsfähigkeit
• Nachhaltigkeit
• Compliance
• Informationssicherheit
• wirtschaftliche Stabilität

Das Ergebnis kann als Punktwert, Prozentwert, Klasse, Ampelstatus oder Lieferantenprofil dargestellt werden.

Eine Lieferantenbewertung beantwortet beispielsweise folgende Fragen:

• Liefert der Lieferant zum vereinbarten Termin?
• Stimmen bestellte und gelieferte Mengen überein?
• Entsprechen Materialien und Produkte den Qualitätsanforderungen?
• Wie häufig entstehen Reklamationen?
• Reagiert der Lieferant zuverlässig auf Rückfragen?
• Wie flexibel kann er auf Mengen- oder Terminänderungen reagieren?
• Sind Preise und Konditionen nachvollziehbar?
• Werden erforderliche Nachweise und Zertifikate bereitgestellt?
• Bestehen Risiken für die Versorgung?
• Ist der Lieferant für eine langfristige Zusammenarbeit geeignet?

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl?

Lieferantenbewertung und Lieferantenauswahl sind eng miteinander verbunden, aber nicht identisch.

Lieferantenbewertung

Die Lieferantenbewertung beurteilt einen Lieferanten anhand definierter Kriterien.

Sie kann eingesetzt werden für:

• potenzielle neue Lieferanten
• bereits freigegebene Lieferanten
• bestehende strategische Partner
• Lieferanten einzelner Materialgruppen
• Dienstleister
• verlängerte Werkbänke
• externe Bearbeiter

Lieferantenauswahl

Bei der Lieferantenauswahl entscheidet das Unternehmen, welcher Anbieter einen Auftrag, Vertrag oder Lieferanteil erhalten soll.

Neben der Bewertung können weitere Faktoren einfließen:

• verfügbare Kapazität
• konkrete Angebotspreise
• geografische Lage
• bestehende Verträge
• gewünschte Risikoverteilung
• Anforderungen eines Kunden
• strategische Beschaffungsziele
• verfügbare Alternativen

Die Lieferantenbewertung liefert somit eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Lieferantenauswahl. Sie ersetzt jedoch nicht jede situationsbezogene Beschaffungsentscheidung.

Lieferantenbewertung und Lieferantenaudit unterscheiden

Eine Lieferantenbewertung nutzt Kennzahlen, Dokumente und Einschätzungen, um die Leistung oder Eignung eines Lieferanten zu beurteilen.

Ein Lieferantenaudit untersucht dagegen Prozesse, Systeme und organisatorische Voraussetzungen eines Lieferanten genauer. Es kann unter anderem vor Ort oder anhand einer strukturierten Dokumentenprüfung erfolgen.

Ein Audit kann beispielsweise prüfen:

• Qualitätsmanagement
• Produktionsprozesse
• Prüfverfahren
• Rückverfolgbarkeit
• Kapazitäten
• Informationssicherheit
• Notfallvorsorge
• Arbeits- und Umweltschutz
• Einhaltung definierter Standards

Ergebnisse eines Audits können in die Lieferantenbewertung einfließen. Eine gute Bewertung anhand bisheriger Lieferungen macht ein Audit jedoch nicht automatisch überflüssig, wenn ein besonders kritischer Beschaffungsumfang betroffen ist.

Warum ist eine Lieferantenbewertung wichtig?

Die Leistung eines Lieferanten wirkt unmittelbar auf die Prozesse des einkaufenden Unternehmens.

Eine verspätete Lieferung kann zu fehlendem Material in der Produktion führen. Fehlerhafte Teile können Fertigungsstillstände, Nacharbeit oder Reklamationen verursachen. Schwankende Liefermengen erschweren Planung und Bestandssteuerung.

Eine strukturierte Lieferantenbewertung unterstützt deshalb Einkauf, Qualität, Produktion und Unternehmensleitung in mehreren Bereichen.

Lieferanten objektiv vergleichen

Einheitliche Kriterien und Bewertungsregeln reduzieren rein subjektive Entscheidungen.

Beschaffungsrisiken erkennen

Negative Entwicklungen bei Qualität, Termintreue oder Kommunikation können früh sichtbar werden.

Versorgungsfähigkeit sichern

Kritische Lieferanten und Materialien lassen sich gezielter überwachen.

Qualität verbessern

Reklamationen, Fehlerquoten und Prüfergebnisse können systematisch ausgewertet werden.

Verhandlungen vorbereiten

Bewertungsdaten liefern eine nachvollziehbare Grundlage für Lieferantengespräche und Zielvereinbarungen.

Lieferanten entwickeln

Schwachstellen und Verbesserungsfelder werden sichtbar und können gemeinsam bearbeitet werden.

Beschaffungsvolumen steuern

Leistungsfähige Lieferanten können bei entsprechender Eignung stärker berücksichtigt werden. Schlechter bewertete Lieferanten können Entwicklungsmaßnahmen erhalten oder schrittweise ersetzt werden.

Entscheidungen dokumentieren

Auswahl, Freigabe, Entwicklung und Sperrung von Lieferanten werden nachvollziehbarer.

Welche Ziele verfolgt die Lieferantenbewertung?

Vor der Auswahl von Kriterien sollte das Unternehmen festlegen, welchem Zweck die Bewertung dient.

Mögliche Ziele sind:

• geeignete neue Lieferanten auswählen
• vorhandene Lieferanten regelmäßig überwachen
• Lieferantenrisiken erkennen
• die Liefertreue verbessern
• Qualitätsmängel reduzieren
• Beschaffungskosten transparenter machen
• kritische Lieferanten identifizieren
• das Lieferantenportfolio konsolidieren
• Lieferanten gezielt entwickeln
• Auditbedarf bestimmen
• Beschaffungsvolumen verteilen
• Alternativlieferanten aufbauen
• strategische Partnerschaften entwickeln
• Compliance-Anforderungen dokumentieren

Die Zielsetzung beeinflusst, welche Kriterien benötigt werden und wie stark sie gewichtet werden.

Eine Bewertung zur Freigabe eines neuen Lieferanten benötigt möglicherweise andere Informationen als die regelmäßige Leistungsbewertung eines langjährigen Serienlieferanten.

Welche Lieferanten sollten bewertet werden?

Nicht jeder Lieferant benötigt denselben Bewertungsumfang.

Eine differenzierte Auswahl kann sich orientieren an:

• Einkaufsvolumen
• Kritikalität der gelieferten Materialien
• Einfluss auf die Produktqualität
• Austauschbarkeit
• Beschaffungsrisiko
• Wiederbeschaffungszeit
• Lieferantenabhängigkeit
• regulatorischen Anforderungen
• Kundenanforderungen
• geografischen Risiken
• Verfügbarkeit von Alternativen
• Bedeutung für Innovation oder Entwicklung

Besonders relevant ist die Bewertung von Lieferanten, deren Ausfall oder schlechte Leistung erhebliche Auswirkungen auf Produktion, Qualität oder Kundenzusagen hätte.

Für Lieferanten von Standardmaterialien kann ein vereinfachtes Verfahren genügen. Bei strategisch wichtigen Komponenten, kundenspezifischen Teilen oder ausgelagerten Produktionsschritten kann eine umfassendere Bewertung erforderlich sein.

Welche Kriterien eignen sich für eine Lieferantenbewertung?

Die Bewertungskriterien müssen zur Beschaffungsstrategie, Materialgruppe und Zusammenarbeit passen.

Ein allgemeines Schema kann folgende Kategorien enthalten:

1. Qualität
2. Lieferung und Logistik
3. Preis und Kosten
4. Service und Zusammenarbeit
5. Flexibilität und Leistungsfähigkeit
6. Innovation und Entwicklung
7. Nachhaltigkeit und Compliance
8. Risiko und wirtschaftliche Stabilität

Qualitätskriterien

Qualität ist für Fertigungsunternehmen häufig eines der wichtigsten Kriterien.

Mögliche Kennzahlen und Merkmale sind:

• Anteil fehlerhafter Lieferungen
• Reklamationsquote
• Ausschuss
• Nacharbeitsaufwand
• Anzahl der Qualitätsmeldungen
• Fehlerteile je gelieferter Menge
• Prüfergebnisse
• Einhaltung technischer Spezifikationen
• Vollständigkeit von Prüfzeugnissen
• Bearbeitung von Beanstandungen
• Wirksamkeit von Korrekturmaßnahmen
• Zertifizierungen
• Rückverfolgbarkeit

Fehlerquote

Eine einfache mengenbezogene Fehlerquote kann wie folgt berechnet werden:

Fehlerquote = fehlerhafte Menge ÷ geprüfte oder gelieferte Menge × 100

PPM-Rate

Bei großen Liefermengen kann die Fehlerhäufigkeit als Parts per Million dargestellt werden:

PPM = fehlerhafte Teile ÷ gelieferte Teile × 1.000.000

Die PPM-Rate eignet sich nicht für jede Materialgruppe. Bei kleinen Liefermengen oder komplexen Einzelteilen können andere Qualitätskennzahlen aussagekräftiger sein.

Liefer- und Logistikkriterien

Die Logistikbewertung untersucht, ob der Lieferant Mengen und Termine zuverlässig einhält.

Mögliche Kriterien sind:

• Termintreue
• Mengentreue
• Lieferzeit
• Lieferbereitschaft
• Lieferfähigkeit
• Reaktionsfähigkeit bei Engpässen
• Verpackungsqualität
• Kennzeichnung
• Vollständigkeit der Lieferdokumente
• Flexibilität bei Terminänderungen
• Einhaltung vereinbarter Lieferfenster
• Transportabwicklung

Termintreue

Eine mögliche Berechnung lautet:

Termintreue = pünktliche Lieferungen ÷ bewertete Lieferungen × 100

Vor der Berechnung muss eindeutig definiert sein:

• Welcher Termin ist maßgeblich?
• Gilt der bestätigte oder ursprünglich gewünschte Termin?
• Welche Abweichung wird noch als pünktlich angesehen?
• Wird nach Bestellung, Bestellposition oder Lieferung bewertet?
• Wie werden Teillieferungen behandelt?
• Wie werden vom Einkauf verursachte Terminänderungen berücksichtigt?

Ohne eine einheitliche Definition sind Werte verschiedener Lieferanten nicht zuverlässig vergleichbar.

Mengentreue

Eine mögliche Bewertung untersucht, ob die bestätigte oder bestellte Menge vollständig geliefert wurde.

Auch hier müssen Toleranzen, Teillieferungen und vereinbarte Über- oder Unterlieferungen berücksichtigt werden.

Preis- und Kostenkriterien

Eine Lieferantenbewertung sollte nicht ausschließlich den Listen- oder Stückpreis betrachten.

Mögliche Kriterien sind:

• Preisniveau
• Preisentwicklung
• Preisstabilität
• Konditionen
• Zahlungsbedingungen
• Transportkosten
• Verpackungskosten
• Mindestbestellmengen
• Rüst- oder Werkzeugkosten
• Qualitätskosten
• Reklamationsaufwand
• Kosten für Nacharbeit
• administrative Zusatzkosten
• Kosten von Fehlmengen
• Gesamtbetriebskosten

Total Cost of Ownership

Die Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung ergänzt den Einkaufspreis um weitere Kosten, die durch Beschaffung, Nutzung und Qualität entstehen.

Ein Lieferant mit einem höheren Stückpreis kann wirtschaftlich vorteilhafter sein, wenn er zuverlässiger liefert, weniger Qualitätsprobleme verursacht oder geringere Bestände erfordert.

Nicht alle Folgekosten lassen sich exakt einem einzelnen Lieferanten zuordnen. Verwendete Annahmen sollten deshalb nachvollziehbar dokumentiert werden.

Service- und Kommunikationskriterien

Die Zusammenarbeit beeinflusst, wie schnell operative Probleme gelöst werden können.

Mögliche Kriterien sind:

• Erreichbarkeit
• Reaktionszeit
• Verbindlichkeit
• Qualität der Kommunikation
• technische Beratung
• Bearbeitung von Rückfragen
• Reklamationsbearbeitung
• Unterstützung bei Problemen
• Transparenz bei Verzögerungen
• Vollständigkeit von Informationen
• Qualität des Ansprechpartners
• Eskalationsverhalten

Diese Kriterien sind häufig qualitativ. Damit die Bewertung möglichst konsistent bleibt, sollten konkrete Beschreibungen für jede Bewertungsstufe festgelegt werden.

Flexibilitäts- und Leistungskriterien

Flexibilität zeigt, wie gut ein Lieferant mit Veränderungen umgehen kann.

Mögliche Kriterien sind:

• kurzfristige Mengenänderungen
• Terminänderungen
• Eilaufträge
• zusätzliche Kapazitäten
• alternative Materialien
• Anpassung von Verpackung oder Logistik
• Umgang mit Sonderspezifikationen
• Fähigkeit zur Skalierung
• Notfallversorgung
• Reaktion auf Störungen

Flexibilität darf nicht nur anhand einer einmaligen Sondersituation beurteilt werden. Unternehmen sollten berücksichtigen, welche Leistungen vertraglich vereinbart waren und ob kurzfristige Änderungen wirtschaftlich zumutbar waren.

Innovations- und Entwicklungskriterien

Bei strategisch wichtigen Lieferanten kann die Fähigkeit zur gemeinsamen Weiterentwicklung relevant sein.

Mögliche Kriterien sind:

• technische Kompetenz
• Entwicklungskapazität
• Branchenwissen
• Verbesserungsvorschläge
• Mitwirkung an Produktentwicklungen
• Fähigkeit zum Prototypenbau
• Digitalisierungskompetenz
• Bereitschaft zum Datenaustausch
• Schutz vertraulicher Entwicklungsinformationen
• Innovationsgeschwindigkeit
• Fähigkeit zur Prozessoptimierung

Diese Kategorie ist besonders für Entwicklungspartner und Lieferanten komplexer Komponenten wichtig. Für einfache Standardmaterialien kann sie weniger relevant sein.

Nachhaltigkeitskriterien

Nachhaltigkeitskriterien können ökologische, soziale und wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen.

Mögliche Kriterien sind:

• Umweltmanagement
• Energie- und Ressourceneinsatz
• Emissionen
• Umgang mit Abfällen
• Herkunft von Materialien
• Arbeitsbedingungen
• Menschenrechte
• Arbeitssicherheit
• Nachweise und Zertifikate
• Transparenz in der Lieferkette
• Maßnahmen zur Risikominimierung
• Einhaltung unternehmensspezifischer Vorgaben

Die Kriterien sollten zur tatsächlichen Beschaffungssituation und zu den für das Unternehmen geltenden Anforderungen passen.

Eine Selbstauskunft des Lieferanten kann dabei hilfreich sein, sollte bei kritischen Themen aber nicht automatisch als alleiniger Nachweis gelten.

Compliance- und Sicherheitskriterien

Je nach Branche und Beschaffungsgegenstand können weitere Anforderungen relevant sein:

• gesetzliche Vorgaben
• Qualitätsstandards
• Exportkontrolle
• Sanktionslisten
• Datenschutz
• Informationssicherheit
• Produktsicherheit
• Branchenzertifizierungen
• Nachweisführung
• Vertraulichkeit
• Geschäftskontinuität
• Notfallmanagement

Ein Verstoß gegen kritische Compliance-Anforderungen sollte nicht durch gute Werte in anderen Kategorien ausgeglichen werden können. Für solche Anforderungen eignen sich Ausschluss- oder Sperrkriterien.

Risikokriterien

Eine Lieferantenbewertung kann um eine strukturierte Risikobetrachtung ergänzt werden.

Mögliche Risiken sind:

• Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten
• fehlende Alternativquellen
• lange Wiederbeschaffungszeiten
• geografische Konzentration
• wirtschaftliche Instabilität
• Kapazitätsengpässe
• geringe Transparenz
• Abhängigkeit von Unterlieferanten
• politische oder regulatorische Risiken
• Cyberrisiken
• Naturgefahren
• fehlende Notfallpläne

Leistung und Risiko sollten nicht automatisch in einer einzigen Gesamtzahl vermischt werden. Ein derzeit leistungsfähiger Lieferant kann dennoch ein hohes Ausfallrisiko besitzen.

Harte und weiche Kriterien kombinieren

Eine gute Lieferantenbewertung verwendet sowohl quantitative als auch qualitative Kriterien.

Quantitative Kriterien

Quantitative Kriterien basieren auf messbaren Daten.

Beispiele:

• Termintreue
• Mengentreue
• Fehlerquote
• Reklamationszahl
• Preisabweichung
• Lieferzeit
• PPM-Rate
• Bearbeitungszeit einer Reklamation

Qualitative Kriterien

Qualitative Kriterien beruhen auf strukturierten Einschätzungen.

Beispiele:

• Kommunikationsqualität
• Innovationsfähigkeit
• technische Kompetenz
• Kooperationsbereitschaft
• strategische Eignung
• Flexibilität
• Qualität der Problemlösung

Qualitative Bewertungen sollten durch definierte Bewertungsstufen unterstützt werden.

Beispiel:

So werden qualitative Kriterien nachvollziehbarer.

Welche Methoden der Lieferantenbewertung gibt es?

Abhängig von Ziel, Datenlage und Lieferantenstruktur eignen sich unterschiedliche Methoden.

Punktbewertungsverfahren

Beim Punktbewertungsverfahren erhält jedes Kriterium eine Punktzahl.

Beispielsweise:

• 5 Punkte: Anforderungen vollständig oder deutlich erfüllt
• 4 Punkte: Anforderungen weitgehend erfüllt
• 3 Punkte: Anforderungen ausreichend erfüllt
• 2 Punkte: deutliche Abweichungen
• 1 Punkt: Anforderungen überwiegend nicht erfüllt
• 0 Punkte: Anforderung nicht erfüllt oder kritischer Verstoß

Die einzelnen Punktwerte können anschließend gewichtet und zu einem Gesamtergebnis zusammengeführt werden.

Das Punktbewertungsverfahren ist:

• einfach verständlich
• flexibel einsetzbar
• für quantitative und qualitative Kriterien geeignet
• gut dokumentierbar

Die Aussagekraft hängt jedoch stark von klaren Bewertungsregeln ab.

Nutzwertanalyse

Die Nutzwertanalyse verbindet Punktwerte und Gewichtungen.

Sie eignet sich, wenn mehrere Kriterien unterschiedlich wichtig sind.

Die Berechnung erfolgt vereinfacht:

Gewichteter Teilwert = Punktzahl × Gewichtung

Gesamtnutzwert = Summe aller gewichteten Teilwerte

Die Gewichtungen aller Kriterien ergeben zusammen 100 Prozent.

Lieferanten-Scorecard

Eine Scorecard stellt mehrere Leistungsdimensionen übersichtlich dar.

Sie kann enthalten:

• Gesamtbewertung
• Qualität
• Lieferung
• Kosten
• Service
• Risiko
• Entwicklung über mehrere Perioden
• Ampelstatus
• vereinbarte Maßnahmen
• Verantwortliche
• nächster Überprüfungstermin

Die Scorecard verbindet Kennzahlen, qualitative Beurteilungen und Entwicklungstrends.

ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse lassen sich Lieferanten beispielsweise anhand ihres Einkaufsvolumens oder ihrer wirtschaftlichen Bedeutung einteilen.

Eine mögliche Interpretation ist:

• A-Lieferanten: hoher Anteil am betrachteten Beschaffungsvolumen
• B-Lieferanten: mittlerer Anteil
• C-Lieferanten: geringer Anteil

Die konkreten Grenzen legt das Unternehmen selbst fest.

Die ABC-Analyse bewertet nicht automatisch die Lieferleistung. Ein A-Lieferant ist nicht zwingend besonders gut, sondern für die gewählte Kennzahl besonders bedeutend.

Sie eignet sich deshalb eher zur Segmentierung als zur alleinigen Leistungsbewertung.

Portfolioanalyse

Eine Lieferantenportfolioanalyse kann zwei oder mehr Dimensionen kombinieren, beispielsweise:

• Leistung und Risiko
• strategische Bedeutung und Leistungsfähigkeit
• Einkaufsvolumen und Austauschbarkeit
• Innovationspotenzial und Abhängigkeit

Dadurch entstehen unterschiedliche Handlungsfelder, aus denen Maßnahmen abgeleitet werden können.

Stärken-Schwächen-Profil

Bei einem Stärken-Schwächen-Profil werden Lieferanten anhand mehrerer Einzelkriterien dargestellt.

Das Verfahren zeigt, in welchen Bereichen ein Lieferant gut abschneidet und wo Verbesserungsbedarf besteht.

Ein hoher Gesamtwert kann sonst verdecken, dass ein Lieferant in einem einzelnen kritischen Bereich erhebliche Defizite besitzt.

Audit und Selbstauskunft

Fragebögen, Selbstauskünfte, Zertifikate und Audits ergänzen operative Leistungsdaten.

Sie sind besonders relevant, wenn:

• noch keine Lieferhistorie vorhanden ist
• ein neuer Lieferant qualifiziert wird
• kritische Produkte beschafft werden
• regulatorische Anforderungen bestehen
• Prozesse und Kapazitäten geprüft werden müssen
• Nachhaltigkeits- oder Compliance-Aspekte bewertet werden

Lieferantenbewertung erstellen: Schritt für Schritt

1. Ziel und Anwendungsbereich festlegen

Zunächst wird geklärt:

• Warum wird bewertet?
• Welche Entscheidungen sollen unterstützt werden?
• Welche Lieferanten werden einbezogen?
• Welche Materialgruppen gelten?
• Welcher Zeitraum wird betrachtet?
• Welche Unternehmensbereiche sind beteiligt?

2. Lieferanten segmentieren

Lieferanten werden beispielsweise nach Einkaufsvolumen, Kritikalität, Risiko oder strategischer Bedeutung gruppiert.

Dadurch lässt sich der Bewertungsaufwand gezielt steuern.

3. Kriterien auswählen

Die Kriterien müssen:

• zum Beschaffungsgegenstand passen
• verständlich definiert sein
• mit verfügbaren Daten bewertbar sein
• einen konkreten Entscheidungsnutzen besitzen
• möglichst überschneidungsfrei sein

Zu viele Kriterien machen die Bewertung aufwendig und können wichtige Unterschiede verwässern.

4. Kennzahlen und Berechnungsregeln definieren

Für jedes quantitative Kriterium wird festgelegt:

• Datenquelle
• Berechnungsformel
• Zeitraum
• Toleranz
• Bezugsgröße
• Umgang mit Sonderfällen
• verantwortliche Person

5. Bewertungsskala entwickeln

Für quantitative Werte werden Punktbereiche definiert.

Beispiel für Termintreue:

Die Werte sind rein illustrative Modellwerte. Unternehmen müssen Grenzwerte passend zu ihren Anforderungen, Lieferzeiten und Materialgruppen festlegen.

6. Kriterien gewichten

Nicht alle Kriterien sind gleich wichtig.

Für ein sicherheitskritisches Bauteil kann Qualität eine höhere Bedeutung besitzen als der Preis. Bei einem standardisierten Verbrauchsmaterial kann die Gewichtung anders ausfallen.

Die Summe aller Gewichtungen sollte 100 Prozent ergeben.

7. Daten erheben

Quantitative Daten können unter anderem stammen aus:

• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• Wareneingängen
• Qualitätsprüfungen
• Reklamationen
• Rechnungen
• Lieferavis
• Lieferantenstammdaten
• Audits
• Zertifikaten

Qualitative Einschätzungen können Einkauf, Qualität, Produktion, Logistik, Entwicklung oder weitere betroffene Bereiche einbringen.

8. Bewertung berechnen und prüfen

Vor der Veröffentlichung sollte geprüft werden:

• Sind die Daten vollständig?
• Wurden Sonderfälle berücksichtigt?
• Sind Lieferanten tatsächlich vergleichbar?
• Haben interne Verzögerungen das Ergebnis beeinflusst?
• Sind Bewertungen ausreichend begründet?
• Gibt es kritische Einzelkriterien?

9. Ergebnisse mit Lieferanten besprechen

Die Bewertung sollte nicht nur intern abgelegt werden.

Ein Lieferantengespräch kann folgende Punkte enthalten:

• Ergebnisse
• positive Entwicklungen
• Abweichungen
• Ursachen
• Zielwerte
• Verbesserungsmaßnahmen
• Verantwortlichkeiten
• Fristen
• nächste Bewertung

10. Maßnahmen verfolgen

Eine Lieferantenbewertung entfaltet nur dann Nutzen, wenn aus den Ergebnissen konkrete Maßnahmen entstehen.

Beispiel für eine Lieferantenbewertung

Das folgende Beispiel ist rein illustrativ. Kriterien, Gewichtungen, Punktwerte und Klassengrenzen müssen an das jeweilige Unternehmen angepasst werden.

Ein Fertigungsunternehmen bewertet einen Lieferanten anhand von fünf Kriterien.

Die Gewichtungen werden als Dezimalwerte verwendet.

Qualität

4 × 0,30 = 1,20

Termintreue

3 × 0,25 = 0,75

Preis und Kosten

4 × 0,15 = 0,60

Service und Kommunikation

5 × 0,15 = 0,75

Flexibilität

3 × 0,15 = 0,45

Gesamtergebnis

1,20 + 0,75 + 0,60 + 0,75 + 0,45 = 3,75 Punkte

Der Lieferant erreicht damit 3,75 von maximal 5 Punkten.

In Prozent:

3,75 ÷ 5 × 100 = 75 Prozent

Das Ergebnis zeigt eine insgesamt solide Leistung. Gleichzeitig macht die Einzelbewertung sichtbar, dass bei Termintreue und Flexibilität Verbesserungsbedarf besteht.

Lieferanten klassifizieren

Bewertungsergebnisse können in Klassen oder Statusgruppen übersetzt werden.

Ein rein illustratives Modell:

Die Klassifizierung darf nicht automatisch eine Entscheidung auslösen. Zusätzlich sollten berücksichtigt werden:

• Kritikalität des Materials
• Verfügbarkeit von Alternativen
• aktueller Vertragsstatus
• vorhandene Verbesserungsmaßnahmen
• einzelne kritische Verstöße
• strategische Bedeutung
• Versorgungsrisiko

Ein Lieferant mit guter Gesamtpunktzahl kann aufgrund eines kritischen Compliance-Verstoßes dennoch ungeeignet sein.

Mindestkriterien und Ausschlusskriterien festlegen

Gewichtete Gesamtwerte können erhebliche Schwächen in einzelnen Bereichen ausgleichen.

Das ist nicht bei allen Kriterien sinnvoll.

Mindest- oder Ausschlusskriterien können beispielsweise gelten für:

• gesetzliche Anforderungen
• Produktsicherheit
• vorgeschriebene Zertifizierungen
• Informationssicherheit
• Datenschutz
• Qualitätsfreigaben
• kritische Lieferfähigkeit
• Exportkontrolle
• Menschenrechte
• erforderliche Rückverfolgbarkeit

Wird ein solches Kriterium nicht erfüllt, kann eine Freigabe trotz guter Gesamtbewertung ausgeschlossen oder eingeschränkt werden.

Maßnahmen aus der Lieferantenbewertung ableiten

Bevorzugter Lieferant

Mögliche Maßnahmen:

• Zusammenarbeit ausbauen
• früher in Entwicklungen einbinden
• zusätzliche Volumen prüfen
• gemeinsame Verbesserungsprojekte starten
• langfristige Vereinbarungen prüfen

Lieferant mit einzelnen Schwächen

Mögliche Maßnahmen:

• Zielwerte vereinbaren
• Ursachenanalyse durchführen
• Maßnahmenplan erstellen
• kürzeren Bewertungszyklus festlegen
• operative Daten genauer überwachen

Kritischer Lieferant

Mögliche Maßnahmen:

• Eskalationsgespräch
• Audit
• verbindlicher Maßnahmenplan
• zeitlich begrenzte Freigabe
• zusätzliche Wareneingangsprüfung
• Alternativlieferanten aufbauen
• Beschaffungsvolumen reduzieren
• Sperrung für bestimmte Materialgruppen

Neuer Lieferant

Mögliche Maßnahmen:

• Selbstauskunft
• Zertifikatsprüfung
• Audit
• Musterlieferung
• Erstbemusterung
• Probeauftrag
• begrenzte Freigabe
• engmaschige Anfangsbewertung

Wie häufig sollte eine Lieferantenbewertung erfolgen?

Es gibt keinen allgemein passenden Bewertungsrhythmus.

Die Häufigkeit hängt unter anderem ab von:

• Kritikalität
• Einkaufsvolumen
• Lieferfrequenz
• Qualitätsrisiko
• regulatorischen Anforderungen
• Entwicklung der Lieferleistung
• Verfügbarkeit von Daten
• strategischer Bedeutung
• aufgetretenen Problemen

Mögliche Auslöser sind:

• festgelegte Bewertungsperiode
• Qualitätsvorfall
• erhebliche Lieferabweichung
• neuer Vertrag
• Änderung des Produkts oder Prozesses
• neues Werk oder neuer Produktionsstandort
• auslaufendes Zertifikat
• Audit
• strategische Neuausrichtung

Operative Kennzahlen können kontinuierlich aktualisiert werden. Eine formale Gesamtbewertung kann in einem davon getrennten Rhythmus erfolgen.

Lieferantenbewertung nach ISO 9001

Für Unternehmen mit einem Qualitätsmanagementsystem ist die Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen relevant.

Dazu gehört, Kriterien festzulegen für:

• Beurteilung
• Auswahl
• Leistungsüberwachung
• Neubeurteilung externer Anbieter

Die konkrete Ausgestaltung des Bewertungsverfahrens hängt vom Unternehmen, seinen Produkten und den damit verbundenen Risiken ab.

Eine bloße Gesamtpunktzahl genügt nicht automatisch. Das Unternehmen sollte nachvollziehbar dokumentieren:

• welche Lieferanten bewertet werden
• welche Kriterien gelten
• welche Ergebnisse vorliegen
• welche Entscheidungen daraus entstehen
• welche Maßnahmen verfolgt werden
• wann eine Neubewertung erfolgt

Bei der konkreten Umsetzung normativer oder gesetzlicher Anforderungen sollte immer die jeweils geltende Originalanforderung beziehungsweise fachkundige Beratung herangezogen werden.

Typische Fehler bei der Lieferantenbewertung

Nur den Preis bewerten

Ein niedriger Einkaufspreis kann durch Qualitäts-, Logistik- und Prozesskosten relativiert werden.

Zu viele Kriterien verwenden

Eine überladene Bewertung verursacht hohen Pflegeaufwand und verwässert wichtige Unterschiede.

Kriterien doppelt bewerten

Liefertreue, Termintreue und Lieferzuverlässigkeit können sich inhaltlich überschneiden.

Kriterien nicht eindeutig definieren

Ohne einheitliche Regeln bewerten Fachbereiche und Standorte denselben Sachverhalt unterschiedlich.

Ungeeignete Lieferanten vergleichen

Lieferanten verschiedener Materialgruppen, Märkte oder Leistungsumfänge sind nicht immer direkt vergleichbar.

Nur subjektive Bewertungen nutzen

Persönliche Einschätzungen sollten soweit möglich durch operative Daten ergänzt werden.

Nur quantitative Daten nutzen

Kennzahlen erfassen nicht automatisch Beratung, Kommunikation, Innovationsfähigkeit oder strategische Eignung.

Interne Ursachen ignorieren

Eine verspätete Lieferung kann durch eine kurzfristige Bestelländerung des eigenen Unternehmens verursacht worden sein.

Einmalige Ereignisse überbewerten

Ein einzelner Fehler sollte entsprechend seiner Schwere beurteilt werden, aber nicht automatisch die gesamte langfristige Leistung verzerren.

Alte Daten verwenden

Eine Bewertung muss einen klar definierten und ausreichend aktuellen Zeitraum betrachten.

Gewichtungen nicht überprüfen

Die Bedeutung einzelner Kriterien kann sich durch neue Produkte, Risiken oder Beschaffungsstrategien verändern.

Gesamtbewertung isoliert betrachten

Ein guter Gesamtwert kann einen kritischen Qualitäts- oder Compliance-Mangel verdecken.

Keine Maßnahmen ableiten

Eine Bewertung ohne Lieferantengespräch, Maßnahmen oder Konsequenzen erzeugt wenig betrieblichen Nutzen.

Lieferanten nicht einbeziehen

Lieferanten sollten Ergebnisse nachvollziehen und zu Abweichungen Stellung nehmen können.

Lieferantenbewertung mit Excel

Eine Tabellenkalkulation kann für wenige Lieferanten und einfache Bewertungssysteme ausreichen.

Typische Bestandteile sind:

• Lieferantenname
• Materialgruppe
• Bewertungszeitraum
• Kriterien
• Gewichtungen
• Punktwerte
• Kommentare
• Gesamtbewertung
• Klasse
• Maßnahmen
• Verantwortliche
• Prüftermin

Mit wachsender Zahl an Lieferanten, Bestellungen, Standorten und Datenquellen entstehen jedoch Risiken:

• mehrere Dateiversionen
• manuelle Datenübertragung
• fehlerhafte Formeln
• uneinheitliche Bewertungslogik
• fehlende Aktualität
• eingeschränkte Nachvollziehbarkeit
• hoher Abstimmungsaufwand
• fehlende Verbindung zu operativen Einkaufsdaten

Eine Tabelle kann Bewertungen berechnen. Sie stellt jedoch nicht automatisch sicher, dass Bestell-, Liefer- und Qualitätsdaten vollständig und aktuell sind.

Lieferantenbewertung mit ERP

Ein ERP-System verbindet die Lieferantenbewertung mit den operativen Abläufen in Einkauf, Materialwirtschaft, Wareneingang, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfung.

Dadurch können quantitative Kriterien aus vorhandenen Geschäftsvorgängen abgeleitet werden.

Mögliche Datenquellen sind:

• Bestellungen
• bestätigte Liefertermine
• Wareneingänge
• gelieferte Mengen
• Qualitätsprüfungen
• Reklamationen
• Retouren
• Preisabweichungen
• Rechnungen
• Lieferantenstammdaten
• Zertifikate
• Materialgruppen

Operative Daten automatisch einbeziehen

Das ERP-System kann relevante Geschäftsvorfälle miteinander verbinden.

Beispielsweise:

• Bestelltermin und tatsächlicher Wareneingang
• bestellte und gelieferte Menge
• Wareneingang und Qualitätsprüfung
• Lieferung und Reklamation
• Bestellung und Rechnung
• Lieferant und Materialgruppe

So entsteht eine belastbarere Grundlage als bei einer vollständig manuellen Bewertung.

Lieferanten nach Materialgruppen bewerten

Ein Lieferant kann für verschiedene Materialien unterschiedlich leistungsfähig sein.

Eine Bewertung ausschließlich auf Unternehmensebene kann diese Unterschiede verdecken.

Deshalb kann es sinnvoll sein, Lieferanten zusätzlich zu betrachten nach:

• Materialgruppe
• Artikelgruppe
• Werk
• Standort
• Einkaufsorganisation
• Produktbereich
• Lieferland
• Leistungsart

Zeitliche Entwicklung analysieren

Ein einzelner Gesamtwert zeigt nicht, ob sich ein Lieferant verbessert oder verschlechtert.

Hilfreich sind:

• Bewertung je Periode
• Trend der Termintreue
• Entwicklung der Fehlerquote
• Veränderung der Reklamationen
• Fortschritt vereinbarter Maßnahmen
• Ablauf von Zertifikaten

Quantitative und qualitative Daten verbinden

Nicht alle Kriterien entstehen automatisch aus Geschäftsvorgängen.

Qualitative Bewertungen können beispielsweise ergänzt werden durch:

• strukturierte Fragebögen
• Fachbereichsbewertungen
• Auditergebnisse
• Zertifikate
• Risikoeinschätzungen
• dokumentierte Lieferantengespräche
• Maßnahmenpläne

Aufgaben und Maßnahmen dokumentieren

Bewertungsergebnisse sollten direkt mit Verantwortlichkeiten und Folgeaktivitäten verbunden werden.

Dazu gehören:

• vereinbarte Maßnahme
• Verantwortlicher
• Zieltermin
• Status
• Nachweis
• Folgebewertung
• Eskalationsstufe

Welche Rolle spielt Datenqualität?

Auch eine ERP-gestützte Lieferantenbewertung ist nur so zuverlässig wie ihre Daten.

Typische Probleme sind:

• falsche bestätigte Termine
• verspätete Wareneingangsbuchungen
• fehlende Qualitätsmeldungen
• unvollständige Reklamationen
• falsch zugeordnete Lieferanten
• unterschiedliche Mengeneinheiten
• nicht dokumentierte Teillieferungen
• uneinheitliche Toleranzen
• fehlende Ursachenkennzeichnung
• manuelle Änderungen ohne Begründung

Für jede Kennzahl sollte deshalb geklärt sein:

• Welche Daten werden verwendet?
• Welches System ist führend?
• Wer ist verantwortlich?
• Wann wird die Information gebucht?
• Welche Toleranzen gelten?
• Wie werden Sonderfälle behandelt?
• Wie werden Fehler korrigiert?

Lieferantenbewertung mit Abas ERP

Abas ERP verbindet Einkauf, Materialwirtschaft, Wareneingang, Lager, Qualitätsmanagement, Produktion, Rechnungswesen und Controlling in einem gemeinsamen Systemzusammenhang.

Dadurch können Lieferantendaten mit operativen Beschaffungsvorgängen verknüpft werden.

Für eine Lieferantenbewertung sind unter anderem folgende Informationen relevant:

• Lieferantenstammdaten
• Bestellungen
• Auftragsbestätigungen
• vereinbarte Termine
• Wareneingänge
• Mengenabweichungen
• Qualitätsprüfungen
• Reklamationen
• Retouren
• Preise und Konditionen
• Rechnungsdaten
• Materialgruppen

Die integrierte Datenbasis unterstützt dabei, quantitative Bewertungskriterien nicht aus getrennten Listen manuell zusammenzutragen.

Ergänzende qualitative Aspekte wie Kommunikation, Innovationsfähigkeit oder strategische Eignung benötigen weiterhin eine strukturierte fachliche Einschätzung. Entscheidend ist deshalb die Kombination aus automatisch verfügbaren Prozessdaten und nachvollziehbar dokumentierten Bewertungen.

Welche Kennzahlen, Auswertungen und Prozesse im konkreten Fall eingesetzt werden, hängt von Beschaffungsstrategie, Materialgruppen, Qualitätsanforderungen und Systemkonfiguration ab.

Checkliste für eine systematische Lieferantenbewertung

Ziel und Umfang

• Ist der Zweck der Bewertung eindeutig definiert?
• Ist geklärt, welche Entscheidungen unterstützt werden sollen?
• Sind die einzubeziehenden Lieferanten festgelegt?
• Ist der Bewertungszeitraum bestimmt?
• Werden Materialgruppen berücksichtigt?
• Sind strategische und operative Bewertungen getrennt?

Kriterien

• Passen die Kriterien zum Beschaffungsgegenstand?
• Sind die Kriterien eindeutig definiert?
• Werden Qualität und Lieferung berücksichtigt?
• Sind Preis und Gesamtkosten getrennt betrachtet?
• Werden Service und Kommunikation einbezogen?
• Sind Risiko und Nachhaltigkeit relevant?
• Gibt es Mindest- oder Ausschlusskriterien?
• Werden Überschneidungen vermieden?

Bewertungssystem

• Gibt es eine klare Bewertungsskala?
• Sind quantitative Grenzwerte definiert?
• Sind qualitative Bewertungsstufen beschrieben?
• Sind Gewichtungen nachvollziehbar?
• Ergeben die Gewichtungen zusammen 100 Prozent?
• Sind Klassengrenzen dokumentiert?
• Werden kritische Einzelkriterien separat geprüft?

Daten

• Sind Datenquellen bekannt?
• Sind Bestell- und Wareneingangsdaten vollständig?
• Werden bestätigte und tatsächliche Termine unterschieden?
• Sind Qualitätsmeldungen korrekt zugeordnet?
• Werden Teillieferungen einheitlich behandelt?
• Sind Mengeneinheiten konsistent?
• Werden interne Ursachen berücksichtigt?
• Ist die Datenqualität geprüft?

Organisation

• Ist der Einkauf beteiligt?
• Ist das Qualitätsmanagement eingebunden?
• Werden Produktion und Logistik berücksichtigt?
• Gibt es einen Verantwortlichen für das Verfahren?
• Sind Freigabe- und Eskalationswege definiert?
• Werden Lieferanten über Kriterien und Ergebnisse informiert?

Maßnahmen

• Werden aus Bewertungen konkrete Maßnahmen abgeleitet?
• Gibt es Verantwortliche und Zieltermine?
• Werden Verbesserungen verfolgt?
• Gibt es Regeln für Freigabe, Einschränkung und Sperrung?
• Werden Alternativlieferanten aufgebaut?
• Ist eine Neubewertung vorgesehen?

ERP und Software

• Lassen sich Bestell- und Lieferdaten automatisch auswerten?
• Werden Qualitätsdaten einbezogen?
• Können Bewertungen nach Materialgruppe erfolgen?
• Sind Trends über mehrere Perioden sichtbar?
• Können qualitative Bewertungen ergänzt werden?
• Sind Zertifikate und Nachweise verfügbar?
• Werden Maßnahmen und Termine dokumentiert?
• Gibt es klare Zugriffsrechte?

Fazit: Lieferantenbewertung schafft eine belastbare Entscheidungsgrundlage

Eine systematische Lieferantenbewertung macht Qualität, Liefertreue, Kosten, Service und weitere Leistungsmerkmale transparent. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Lieferanten objektiver zu vergleichen, Risiken früher zu erkennen und die Zusammenarbeit gezielt weiterzuentwickeln.

Die Auswahl der Kriterien ist dabei wichtiger als die Menge der Kriterien. Jede Kennzahl muss eine klare Definition, eine verlässliche Datenquelle und einen konkreten Entscheidungsnutzen besitzen. Gewichtungen sollten zur Materialgruppe, Beschaffungsstrategie und Kritikalität passen.

Quantitative Daten wie Termintreue, Mengentreue und Fehlerquote schaffen eine objektive Grundlage. Qualitative Kriterien wie Kommunikation, Flexibilität und Innovationsfähigkeit ergänzen das Bild. Kritische Compliance- oder Sicherheitsanforderungen sollten als Mindest- oder Ausschlusskriterien behandelt werden, statt sie durch gute Werte in anderen Bereichen ausgleichen zu lassen.

Ein ERP-System kann die Lieferantenbewertung wirkungsvoll unterstützen. Bestellungen, bestätigte Termine, Wareneingänge, Qualitätsmeldungen, Reklamationen und Rechnungsdaten stehen bereits im betrieblichen Prozess zur Verfügung. Werden diese Informationen einheitlich erfasst und sinnvoll miteinander verbunden, reduziert sich der manuelle Bewertungsaufwand.

Die Gesamtpunktzahl allein verbessert jedoch noch keine Lieferantenbeziehung. Entscheidend ist, dass Unternehmen Ergebnisse mit den Lieferanten besprechen, konkrete Maßnahmen vereinbaren und deren Umsetzung überprüfen.

So wird die Lieferantenbewertung von einer periodischen Pflichtübung zu einem wirksamen Instrument für Qualität, Versorgungssicherheit und strategisches Lieferantenmanagement.

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