Comprendre l’importance de la localisation - Partie 3 : Surmonter les obstacles juridiques
Lors de la gestion d'une entreprise à l'échelle mondiale, il est indispensable de prendre en compte les aspects réglementaires et juridiques. Les entreprises doivent être capables de standardiser leurs processus autant que possible au-delà des frontières géographiques tout en donnant aux filiales locales la liberté d’adapter leurs flux de travail en fonction des lois et des directives réglementaires spécifiques qui les régissent. Dans ce troisième volet de notre série sur l’importance de la localisation, nous nous focaliserons sur la manière d’établir une structure efficace pour réussir sur le plan juridique et réglementaire dans une entreprise internationale.
Nous avons déjà abordé la gestion des relations en entreprise et comment surmonter les barrières linguistiques. Alors que nous nous lançons maintenant dans l’exploration des défis juridiques, il est essentiel de garder à l'esprit qu'un dénominateur commun se cache derrière toutes ces problématiques : les entreprises mondiales doivent être capables d'agir localement dans chaque région où elles opèrent. Les individus sont le moteur de la réussite commerciale et vos processus doivent permettre aux employés de vos filiales locales d'interagir efficacement avec les communautés environnantes. Les multinationales doivent trouver un équilibre pour gérer leur communauté interne à l'échelle mondiale tout en permettant à chaque filiale de collaborer avec ses partenaires locaux et employés de la manière la plus significative possible.
« Il est nécessaire de créer une structure autour de tout processus local pouvant avoir des implications légales. »
Les solutions ERP offrent les outils nécessaires au maintien de l’équilibre entre l’échelle mondiale et locale. Depuis la capacité de conception des flux de travail jusqu’à la facturation, chaque élément se combine pour influencer les opérations au niveau juridique. Les solutions ERP peuvent assurer la protection de vos employés, comme l'a expliqué Marko Becker, vice-président des opérations chez Abas USA, en soulignant la nécessité de structurer tout processus local susceptible d'avoir des implications légales.
Pour saisir pleinement le contexte juridique auquel est confronté une organisation mondiale, imaginons une situation.
Cas pratique - une organisation mondiale basée aux États-Unis et au Mexique
Imaginez que vous soyez une entreprise pharmaceutique basée aux Etats-Unis et vous venez d’ouvrir une nouvelle filiale au Mexique pour étendre vos opérations. Vous utilisez déjà des systèmes ERP pour unifier les flux de travail liés à la gestion des stocks, documenter automatiquement les données recueillies lors des inspections, créer des pistes d'audit permettant de vérifier que les produits ont été bien réceptionnés et manipulés correctement, et appliquer ces meilleures pratiques à toutes les étapes des opérations. Maintenant vous devez en faire de même au Mexique.
L'idéal est d'avoir les mêmes processus, dans la mesure du possible, dans les deux filiales. Vous voulez que l’excellence opérationnelle que vous avez établi aux États-Unis s’étende au Mexique. Donc, vous prenez le modèle de flux de travail que vous avez conçu aux États-Unis, vous utilisez les outils de traduction intégrés au système ERP pour les passer (ainsi que toute votre interface ERP) en espagnol, et le tour est joué. L’unique problème réside dans les différences légales entre les deux environnements.
Le marché clandestin est un problème majeur au Mexique. Si vous imprimez une facture aux États-Unis, vous généreriez simplement un numéro de facture en prenant l’ordre corrélatif dans votre série de factures pour vos clients. Au Mexique, il est nécessaire de déposer ces numéros de factures auprès des autorités avant de pouvoir les utiliser.
Les forces de l’ordre au Mexique ont des politiques de prévention contre la corruption et la fraude en obligeant les entreprises à déposer les numéros de factures en avance. Si vous voulez produire légalement et être payé par le biais de factures, vous ne pouvez utiliser que des numéros de factures déjà enregistrés. Vous devez créer un flux de travail personnalisé pour vous assurer que vos employés au Mexique gèrent correctement la facturation. Une plateforme ERP vous permet de concevoir cette feuille de route de processus et de l'intégrer facilement aux pratiques déjà standardisées. Cela maximise l'efficacité, assure le bon déroulement des processus à l'échelle mondiale et garantit la conformité avec les exigences légales spécifiques du Mexique.
La réussite de la localisation repose sur les détails
Il est nécessaire de prendre en compte les différents aspects légaux et réglementaires propres à chaque région du monde lors de la gestion des opérations à l'échelle globale. Il est essentiel d'éviter qu'un employé, habituellement basé dans une autre région du monde, travaille depuis un autre pays pendant un mois et se retrouve confronté à des problèmes juridiques, simplement parce qu'un processus qui fonctionnait bien dans un endroit a causé des problèmes dans un autre. Les conséquences potentielles sur la réputation d’entreprise découlant d'une telle erreur sont considérables. Ces défis s'étendent à des aspects tels que la formation : il est impossible d'enseigner aux employés d'un bureau délocalisé à suivre des processus qui pourraient entraîner des violations réglementaires dans d'autres pays, que ce soit en gestion de la chaîne d'approvisionnement, en comptabilité ou en ressources humaines.
Les lois et les mesures réglementaires locales peuvent avoir un impact sur chaque composante d’une entreprise. Votre organisation internationale doit être prête à adapter les processus et les flux de travail au fur et à mesure pour garantir que les employés soient conformes en permanence. Les solutions ERP gèrent minutieusement tous les aspects dont les individus peuvent ne pas être conscients, assurant ainsi la protection de vos employés et de votre entreprise contre les défis juridiques. En repensant à notre exemple précédent, vous pourriez utiliser le système ERP pour établir un flux de processus qui assure que les factures au Mexique sont limitées à des numéros pré enregistrés. Vous pouvez aussi paramétrer le logiciel pour qu'il envoie automatiquement de nouveaux numéros de facture à enregistrer, en fonction de critères temporels ou de disponibilité des numéros de facture.
Intégrer ces fonctionnalités détaillées dans les versions localisées de la plateforme ERP vous permet de structurer votre entreprise à l'échelle internationale, tout en garantissant une prise en charge efficace de vos filiales locales. Abas ERP vous permet de réaliser cet équilibre entre les opérations locales et globales jusque dans les moindres détails, allant de l'ordre des notifications de date (jour/mois/année ou mois/jour/année) aux processus de facturation, sans passer trop de temps à gérer des règles au détriment des personnes. La localisation pratique et détaillée fournie par des outils ERP sophistiqués libère votre entreprise des soucis réglementaires ou juridiques, vous permettant ainsi de privilégier les relations plutôt que les politiques.
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