Was ist ein ERP Warenwirtschaftssystem?

6. Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Warenwirtschaftssysteme werden häufig nach ihrem Funktionsumfang und ihrer Anbindung unterschieden.

• Geschlossenes Warenwirtschaftssystem: bildet alle wesentlichen Warenprozesse innerhalb eines einzigen Systems ab, etwa Wareneingang, Bestellwesen, Disposition und Warenausgang.
• Offenes Warenwirtschaftssystem: deckt grundsätzlich dieselben Bereiche ab, jedoch wird mindestens eine Funktion durch ein Drittsystem übernommen.
• Integriertes Warenwirtschaftssystem: enthält alle Funktionen eines geschlossenen Systems und zusätzlich Schnittstellen nach außen, beispielsweise zu Lieferanten oder weiteren Systemen.

Zusätzlich wird zwischen zentralen und dezentralen Systemen unterschieden. Eine zentrale Warenwirtschaft ist der Unternehmenszentrale zugeordnet, während dezentrale Systeme beispielsweise einzelnen Filialen zugeordnet sind und mit der Zentrale verbunden werden.

7. Kernfunktionen eines Warenwirtschaftssystems

Unabhängig von der konkreten Lösung bilden Warenwirtschaftssysteme typische Kernfunktionen ab.

• ✅ Einkauf und Wareneingang: Bestellwesen, Bestellvorschläge und Erfassung eingehender Waren
• ✅ Lagerverwaltung und Bestandsführung: Verwaltung von Beständen, Lagerorten und Materialbewegungen
• ✅ Disposition: Ermittlung von Bedarfen und Unterstützung bei der Nachbestellung
• ✅ Verkauf und Auftragsabwicklung: Erfassung von Kundenaufträgen und Warenausgang
• ✅ Rechnungslegung: Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen
• ✅ Inventur: Unterstützung gängiger Inventurverfahren
• ✅ Berichte und Analysen: Auswertungen zu Umsätzen, Lagerumschlag und Beständen

Diese Prozesse lassen sich softwaregestützt schneller, sicherer und mit weniger Fehlern umsetzen als mit manuellen Verfahren.

8. Wann reicht eine Warenwirtschaft und wann braucht es ein ERP?

Die Entscheidung hängt vor allem von Geschäftsmodell, Prozessen und Wachstumszielen ab.

Ein Warenwirtschaftssystem kann ausreichen, wenn:

• der Schwerpunkt auf Handel, Lager und Verkauf liegt
• keine oder nur einfache Fertigungsprozesse abgebildet werden müssen
• Finanzwesen und Controlling über separate Systeme abgedeckt sind
• die Prozesse überschaubar und wenig verzahnt sind

Ein ERP-System ist meist sinnvoll, wenn:

• mehrere Unternehmensbereiche eng zusammenarbeiten müssen
• Fertigung, Disposition und Materialwirtschaft ineinandergreifen
• eine durchgängige Datenbasis ohne Medienbrüche benötigt wird
• das Unternehmen wächst oder zusätzliche Standorte integriert werden
• auch Dienstleistungen oder komplexe Aufträge abgebildet werden

❌ Ein reines Warenwirtschaftssystem stößt schnell an Grenzen, sobald zusätzliche Bereiche wie Produktion, Finanzwesen oder Controlling integriert gesteuert werden sollen.

9. Vorteile eines integrierten ERP mit Warenwirtschaft

Ein ERP-System mit integrierter Warenwirtschaft verbindet die Vorteile beider Welten. Statt getrennter Insellösungen entsteht ein durchgängiges System.

• ✅ eine gemeinsame Datenbasis für alle Bereiche
• ✅ weniger doppelte Datenpflege und Medienbrüche
• ✅ durchgängige Prozesse vom Einkauf bis zur Rechnung
• ✅ höhere Transparenz über Bestände, Aufträge und Kosten
• ✅ bessere Abstimmung zwischen Lager, Einkauf, Vertrieb und Fertigung
• ✅ verlässlichere Daten für Management und Controlling
• ✅ bessere Skalierbarkeit bei Wachstum

10. Auswahlkriterien für ERP und Warenwirtschaftssystem

Bei der Auswahl sollten Unternehmen nicht nur den aktuellen Bedarf, sondern auch die zukünftige Entwicklung berücksichtigen.

• Funktionsumfang: Decken die Funktionen die relevanten Prozesse ab?
• Brancheneignung: Passt die Lösung zum Geschäftsmodell und zur Branche?
• Integrationsfähigkeit: Lassen sich vorhandene Systeme anbinden?
• Skalierbarkeit: Wächst das System mit dem Unternehmen mit?
• Anpassbarkeit: Können individuelle Anforderungen abgebildet werden?
• Betriebsmodell: Cloud, On-Premise oder hybrid?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist das System im Alltag gut nutzbar?
• Zukunftsfähigkeit: Ist die Lösung releasefähig und langfristig gepflegt?

Wer eine ERP-Auswahl strukturiert vorbereitet, reduziert Risiken und findet leichter eine passende Lösung. Weiterführende Informationen bietet der Artikel ERP-Einführung: Eine strukturierte Vorbereitung der ERP-Auswahl ist entscheidend.

11. Abas ERP als Praxisbeispiel

Abas ERP ist ein ERP-System für den fertigenden Mittelstand mit Fokus auf Produktions- und Fertigungsunternehmen. Die Lösung deckt einen hohen Funktionsumfang in einem vollständig integrierten Gesamtpaket ab und unterstützt die durchgängige Steuerung des Unternehmens.

Die Warenwirtschaft ist dabei eng in das Gesamtsystem eingebunden. Abas ERP plant, verwaltet und steuert alle Materialbewegungen zwischen Lieferanten, Kunden, Produktion und Lagern und sorgt so für einen reibungslosen Betriebsablauf. Zu den Funktionsbereichen zählen unter anderem Disposition, Einkauf, Vertrieb, Lager, Fertigung, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Für die Lagerwirtschaft bietet Abas ERP eine flexible Abbildung der Lagerstruktur mit Lagergruppen und Lagerplätzen, unterstützt gängige Lagerarten und ermöglicht über die Bestandsinfo einen Überblick über aktuelle Bestände und Werte. Die Mindestbestands- und Losgrößen-Analyse liefert Empfehlungen zur Optimierung der Lagerbestände. Über das Lagerjournal lassen sich Materialbewegungen lückenlos nachvollziehen. Für die mobile Lagerwirtschaft steht die Scannerlösung Warehouse zur Verfügung.

Damit verbindet Abas ERP die Funktionen einer leistungsfähigen Warenwirtschaft mit der übergreifenden Steuerung eines vollständigen ERP-Systems. Als ERP für den Mittelstand, ERP für die Fertigung und Cloud ERP ist die Lösung insbesondere für Fertigungsunternehmen relevant, in denen Materialwirtschaft, Produktion und kaufmännische Prozesse eng zusammenwirken.