BPM Software: Was ist BPM-Software und was bringt sie meinem Unternehmen?

Die immer komplexer werdende Geschäftswelt erfordert es, effiziente und leicht verständliche Prozesse zu entwickeln. Nur so kann auch in hektischen Situationen der Überblick gewahrt werden. Mit modernen Business Process Management Tools können Unternehmen Prozesse anschaulich modellieren und direkt in der Praxis umsetzen. So lassen sich existierende Informationen besser nutzen, um letztlich effizienter auf die Kundenwünsche eingehen zu können.

Zudem erfolgt eine weitgehende Automatisierung und Standardisierung von Prozessen. Einmal definierte Aufgaben werden direkt an zuständige Abteilungen oder Mitarbeiter weitergeleitet. Gleichzeitig können Projektverantwortliche in der BPM Software stets den aktuellen Stand einsehen. Dadurch kann die Effizienz von Prozessen erhöht werden, was letztlich zu Wettbewerbsvorteilen führt.

Was ist BPM? Definition und Grundlagen

Business Process Management (BPM) – auf Deutsch Geschäftsprozessmanagement – ist eine strategische Methode zur Modellierung, Analyse, Ausführung, Überwachung und kontinuierlichen Optimierung von End-to-End-Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Unternehmensziele effizienter zu erreichen, indem Abläufe strukturiert, transparent und wiederholbar gestaltet werden.

Ein Geschäftsprozess umfasst mehrere Aktivitäten und Aufgaben, die von Menschen und Systemen ausgeführt werden und oft über mehrere Abteilungen hinweg ablaufen. BPM hilft dabei, diese Prozesse zu verstehen, Schwachstellen zu identifizieren und nachhaltig zu verbessern – für höhere Qualität, kürzere Durchlaufzeiten und bessere Kundenerfahrungen.

Die fünf Phasen des BPM-Zyklus

Business Process Management ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der in fünf Phasen abläuft :

1. Analysieren: Bestehende Prozesse werden erfasst und auf Ineffizienzen, Engpässe oder Fehlerquellen untersucht.
2. Modellieren: Es wird ein optimierter Prozess entworfen, der verschiedene Szenarien und Variablen berücksichtigt.
3. Ausführen: Der neue Prozess wird implementiert und dokumentiert.
4. Überwachen: Durch kontinuierliches Monitoring werden Kennzahlen erfasst, um den Erfolg zu messen.
5. Optimieren: Auf Basis der Daten werden weitere Verbesserungen vorgenommen und der Zyklus beginnt von vorn.

Dieser iterative Ansatz stellt sicher, dass Prozesse nicht starr bleiben, sondern sich kontinuierlich an veränderte Rahmenbedingungen anpassen.

Was ist BPM-Software?

Noch immer nutzen viele kleine und mittelständische Unternehmen Excel-Dateien oder unübersichtliche Projektmanagement-Tools, um komplexe Unternehmensabläufe abzubilden. Dadurch verlangsamen sich die Prozesse nicht nur, auch deren Fehleranfälligkeit aufgrund von Abstimmungsproblemen steigt. Business Process Management Software nimmt sich diesem Problem an.

BPM-Software (auch BPMS – Business Process Management Suite genannt) ist eine Sammlung von Technologien, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu entwerfen, zu modellieren, zu automatisieren, auszuführen und kontinuierlich zu verbessern. Sie vereint verschiedene Tools und Funktionen, um End-to-End-Prozesse über Abteilungen und Systeme hinweg zu orchestrieren.

Denn mit BPM-Tools lassen sich beispielsweise Freigabeprozesse modellieren, Ticketsysteme umsetzen oder über Onboarding neue Mitarbeiter integrieren. Anschaulich und übersichtlich werden selbst weitreichende Prozesse, an denen viele Abteilungen beteiligt sind, dargestellt. So wissen alle Mitarbeiter stets, wann sie welche Aufgaben zu erfüllen haben. Abteilungsleiter und Projektmanager können sich dank BPM wiederum direkt über erreichte Meilensteine und den aktuellen Projektstand informieren, um anschließend entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Wiederkehrende Prozesse lassen sich mit der BPM-Software zudem automatisieren. Das nimmt den Projektleitern viel Arbeit ab, sie können ganz einfach auf standardisierte Workflows zugreifen – und diese bei Bedarf leicht anpassen.

Die drei Arten von BPM

Business Process Management lässt sich in drei Hauptarten unterteilen – je nachdem, was im Mittelpunkt eines Prozesses steht: Systeme, Menschen oder Dokumente :

1. Integrationsorientiertes BPM

Fokussiert sich auf Prozesse, bei denen IT-Systeme miteinander kommunizieren. Es sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch – etwa zwischen ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen – und ermöglicht so eine automatisierte, medienbruchfreie Prozesskette.

2. Personenorientiertes BPM

Kommt zum Einsatz, wenn menschliche Interaktion zentral ist. Es strukturiert Abläufe wie Antragsprüfungen, Freigaben oder Kundenservice-Anfragen, bei denen Entscheidungen, Kommunikation und Zusammenarbeit gefragt sind.

3. Dokumentenorientiertes BPM

Wird überall dort eingesetzt, wo Informationen in Form von Dokumenten verarbeitet werden – wie bei Rechnungen, Verträgen oder Formularen. Es steuert den Fluss, die Ablage und Verarbeitung dieser Inhalte über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Durch dieses Verständnis können Unternehmen ihre Prozesse gezielter optimieren – und sicherstellen, dass jeder Ablauf zur richtigen Strategie passt.

BPM-Software: Wer braucht das überhaupt?

Eigentlich sollte die Frage lauten: „Wer kommt heute noch ohne ein BPM-Tool aus?" Denn durch die immer komplexer werdenden Anforderungen von Kundenseite sind Unternehmen angehalten, Prozesse möglichst effizient zu gestalten. Mit unübersichtlichen Listen, Dateien und Kalendereinträgen lässt sich die Komplexität nicht mehr bewältigen. Das bestätigt auch eine Umfrage der Pricewaterhousecoopers ag Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Quelle: PWC GPM Studie). Die wichtigsten Erkenntnisse hieraus:

Relevanz: Ganze 95 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass das Management von Geschäftsprozessen im Unternehmen eine wichtige oder sehr wichtige Rolle einnimmt. Insbesondere in den Bereichen Prozessintegration, Kundenauftragsorientierung und Qualitätsverantwortung ist Expertise gefragt. Nur so können der permanente Wettbewerbsdruck, die steigende Komplexität und die verlängerten Wertschöpfungsketten bewältigt werden.

Zukunft: Immerhin noch 87 Prozent der Unternehmen glauben, dass das Thema Geschäftsprozessmanagement in Zukunft weiter an Relevanz gewinnen wird. Nur wer Controlling der Prozessleistung und Organisationskompetenz effizient miteinander kombinieren kann, hat eine Chance, die Abläufe stetig zu verbessern und wirksam zu steuern.

Erfolg: 71 Prozent der Befragten gaben an, dass der allgemeine Unternehmenserfolg in Zukunft stark vom Erfolg des Prozessmanagements abhängen wird. Gut die Hälfte erkennt sogar schon heute einen hohen Beitrag des Prozessmanagements am Umsatz, die Tendenz ist weiter steigend.

BPM-Software unterstützt eben dieses Prozessmanagement in hohem Maße und kann so einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg beitragen. Kaum ein mittelständisches Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe kann heute noch auf die Technologie verzichten.

Welche Funktionen bietet eine BPM-Lösung?

Welchen Funktionsumfang ein BPM-Tool im Detail bietet, hängt vom jeweiligen Anbieter ab. Moderne BPM-Software-Suiten (BPMS) kombinieren jedoch in der Regel mehrere Technologien und Funktionen :

Prozessmodellierung und BPMN

Gute Tools sollten über einen grafischen Editor verfügen, über den sich Workflows modellieren lassen. Qualitätskriterien sind hier unter anderem:

• Einfache und intuitive Bedienbarkeit etwa per Drag & Drop
• Gängige Symbole, die für bestimmte Prozesse verwendet werden können (z. B. BPMN 2.0 – Business Process Modeling Notation)
• Bereichsübergreifende Nutzung durch unterschiedliche Benutzer

Mit der Software können fest definierte Abläufe, Aufgaben, Abhängigkeiten und Prioritäten festgelegt werden. Bereichsübergreifend entsteht hierdurch eine einheitliche Sicht auf Prozesse und Strukturen, die Fehler oder Missinterpretationen vermeidet. Gleichzeitig lassen sich die erstellten Workflows natürlich anpassen, um auf neue Rahmenbedingungen reagieren zu können.

Workflow-Engines und Automatisierung

Ist der Workflow erst modelliert und veröffentlicht, werden für den Prozessstart zuvor definierte Triggerbedingungen erfüllt. Die Workflow-Instanz startet dann vollautomatisch. Aufgaben für Personen beziehungsweise Personengruppen werden erstellt und direkt verteilt.

Business Rules Engines (BRE)

Ermöglichen es Endbenutzern, Geschäftsregeln zu ändern, ohne einen Programmierer um Unterstützung bitten zu müssen. So bleiben Prozesse flexibel und anpassungsfähig.

Process Mining und Analyse

Process Mining Tools helfen dabei, bestehende Prozesse zu entdecken, darzustellen und zu analysieren. Auf Basis von Daten aus IT-Systemen werden Prozesse automatisch rekonstruiert und Schwachstellen identifiziert.

Simulations- und Test-Tools

Mit diesen lässt sich das Verhalten von Prozessen beobachten, ohne dass man zuerst programmieren muss. So können verschiedene Szenarien durchgespielt und optimiert werden, bevor sie live gehen.

Intelligent BPM (iBPMS)

Moderne iBPMS-Lösungen integrieren zusätzlich Echtzeitanalysen, Business Activity Monitoring (BAM), Complex Event Processing (CEP) und künstliche Intelligenz (KI), um Prozessautomatisierung dynamischer und datengesteuert zu machen.

Low-Code/No-Code-Plattformen

Der zunehmende Einsatz von Low-Code/No-Code-Technologie bedeutet, dass Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse nicht mehr ausschließlich auf professionelle Programmierer angewiesen sind. Geschäftsanalysten und sogar Geschäftsanwender können mit Prozessentwicklern und der IT-Abteilung zusammenarbeiten, um ihre Geschäftsprozesse mit BPM-Software zu entdecken, zu verbessern und umzugestalten.

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Übersichtlichkeit dank BPM-Software

Ist der Prozess gestartet, kann jeder Prozessbeteiligte das sogenannte Dashboard nutzen. Hier werden relevante Informationen übersichtlich und zentral an einem Ort gebündelt. Relevant heißt dabei, dass dem Benutzer individuelle Daten aufbereitet werden, die aufgrund seiner zugewiesenen Rolle für ihn von Nutzen sind. Zudem werden offene Aufgaben angezeigt, sodass der Prozessbeteiligte weiß, was er als nächstes zu tun hat. Die Bearbeitung dieser Aufgaben ist ebenfalls direkt aus der Maske heraus möglich.

Projektverantwortliche können anhand von Diagrammen oder Listen einsehen, welche Aufgaben bereits erledigt worden sind – und wo es möglicherweise zu Verspätungen kommt. Schon auf den ersten Blick ist ersichtlich, an welcher Stelle sich der Prozess derzeit befindet. Farblich werden erledigte, offene und parallel stattfindende Prozessschritte gekennzeichnet. Dabei wird der aktuelle Vorgang natürlich hervorgehoben, um für Übersichtlichkeit zu sorgen. Sofern sich auf Basis dieser Daten oder externer Informationen Änderungswünsche für den Ablauf ergeben, können Prozessadministratoren manuell in den Workflow eingreifen.

Vorteile von BPM-Software

Implizit wurden die Vorteile der BPM-Software bereits genannt. Konkret bieten die Lösungen für Unternehmen :

• Effizienzsteigerung: Ineffiziente Prozesse werden identifiziert und optimiert, Ressourcen besser genutzt
• Qualitätsverbesserung: Genaue Überwachung und Kontrolle führen zu höherer Produkt- und Dienstleistungsqualität
• Kundenorientierung: Prozesse werden aus Kundensicht gestaltet, was Kundenzufriedenheit und -bindung erhöht
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Agile Prozessgestaltung ermöglicht schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen
• Transparenz: Klare Sichtbarkeit und Echtzeitdaten ermöglichen fundierte Entscheidungen
• Kostenreduktion: Automatisierung und Standardisierung senken Betriebskosten
• Risikomanagement und Compliance: Strukturierte Prozesse erleichtern Einhaltung regulatorischer Anforderungen
• Schnellere Markteinführung: Neue Prozessdesigns können schneller implementiert werden
• Mitarbeiterzufriedenheit: Manuelle, repetitive Aufgaben werden automatisiert, Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren
• Kontinuierliche Verbesserung: Der iterative BPM-Zyklus stellt sicher, dass Prozesse sich stetig weiterentwickeln
• Digitale Transformation: BPM-Software ist ein zentraler Enabler für Digitalisierungsinitiativen

Integration mit ERP und anderen Systemen

BPM-Software entfaltet ihren vollen Nutzen erst durch die Integration mit bestehenden Unternehmenssystemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) oder Buchhaltungssoftware. Durch diese Integration können Daten nahtlos zwischen Systemen fließen, Medienbrüche werden vermieden und durchgängige, automatisierte Prozessketten entstehen.

Moderne ERP-Lösungen wie Abas ERP bieten daher oft native BPM-Module oder Schnittstellen zu BPM-Tools. So können beispielsweise Bestellprozesse, Rechnungsfreigaben oder Lieferketten-Workflows direkt im ERP abgebildet und gesteuert werden – ohne dass manuelle Übertragungen oder separate Tools notwendig sind.

Diese Integration sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse durchgängig digitalisieren können – von der Bestellung bis zur Rechnung, ohne Medienbrüche und mit maximaler Effizienz.

BPM und Digitale Transformation

BPM-Software gilt als eine der zentralen Technologien, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Initiativen zur digitalen Transformation zu verwirklichen. Sie bietet Tools, die die Optimierung bestehender und die Schaffung neuer Geschäftsprozesse ermöglichen – und bildet damit die Grundlage für eine agile, datengetriebene Organisation.

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), Machine Learning und Predictive Analytics in modernen iBPMS-Lösungen können Unternehmen nicht nur reagieren, sondern proaktiv agieren: Engpässe werden vorhergesagt, bevor sie entstehen, und Prozesse passen sich dynamisch an veränderte Bedingungen an.

Fazit: BPM-Software vereinfacht Prozesse und schafft Wettbewerbsvorteile

Effizientes Prozessmanagement nimmt in modernen Unternehmen einen enorm hohen Stellenwert ein. Nur wer es schafft, die immer komplexer werdenden Anforderungen zu meistern, kann auch künftig erfolgreich sein. Dabei unterstützt BPM Unternehmen bei eben diesem Prozessmanagement. Mit den Tools lassen sich einheitliche Workflows erstellen und anschließend automatisiert abwickeln. Dadurch steigt nicht nur die Prozessgeschwindigkeit, auch die Fehleranfälligkeit sinkt – und die Übersichtlichkeit steigt.

Business Process Management ist weit mehr als ein Software-Tool: Es ist eine strategische Disziplin, die Unternehmen dabei hilft, ihre Abläufe kontinuierlich zu analysieren, zu optimieren und an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. BPM-Software (BPMS) ist dabei das technologische Rückgrat, das Modellierung, Automatisierung, Monitoring und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht.

Von der BPMN-basierten Prozessmodellierung über Workflow-Engines und Business Rules Engines bis hin zu Process Mining, Low-Code-Plattformen und intelligenten iBPMS-Lösungen mit KI – moderne BPM-Software bietet eine umfassende Suite an Funktionen, die Unternehmen jeder Größe dabei unterstützen, effizienter, transparenter und kundenorientierter zu arbeiten.

Die Integration mit ERP, CRM und anderen Unternehmenssystemen schafft durchgängige, medienbruchfreie Prozessketten und bildet die Grundlage für erfolgreiche digitale Transformation. Ohne derartige Software-Unterstützung wird es in Zukunft kaum mehr möglich sein, Prozesse effizient abzuwickeln und im Wettbewerb zu bestehen.