Qu’est-ce qu’un projet ERP ? Définition, phases et déroulement

1. Qu'est-ce qu'un projet ERP ?

Un projet ERP est un projet planifié dans le temps et structuré sur le plan organisationnel, visant à sélectionner, mettre en œuvre, remplacer, étendre ou moderniser en profondeur un système de planification des ressources de l’entreprise. Un logiciel ERP relie les principaux services de l’entreprise, tels que les achats, les ventes, la gestion des matières, les stocks, la production, le service, la finance et le contrôle de gestion, au sein d’un environnement logiciel et de données commun.

Un projet ERP ne se limite pas à l’installation technique du logiciel. Il concerne également les processus métier, les structures de données, les rôles, les responsabilités, les interfaces et les méthodes de travail des collaborateurs. Un projet ERP est donc avant tout un projet d’entreprise et d’organisation, avec une forte composante informatique.

Selon la situation de départ, un projet ERP peut prendre différentes formes :

Première mise en œuvre d’un ERP
Remplacement d’un ERP ou d’un ancien système existant
Migration vers une nouvelle génération d’ERP
Passage d’une installation locale à un ERP Cloud
Intégration de sites ou de sociétés supplémentaires
Mise en œuvre de modules ERP supplémentaires
Harmonisation de différents systèmes et processus
Refonte en profondeur des processus existants de l’entreprise

Définition courte : un projet ERP est un projet d’entreprise structuré qui consiste à sélectionner, mettre en œuvre ou moderniser une solution ERP afin de planifier et de piloter les processus, les données et les ressources au sein d’un système intégré.

Il ne faut pas confondre projet ERP et gestion de projet ERP. Un projet ERP désigne l’ensemble du projet lié à la sélection, à l’implémentation et à l’exploitation d’un système ERP. La gestion de projet ERP peut, quant à elle, désigner une fonctionnalité intégrée à un logiciel ERP permettant de gérer les projets clients, les délais, les ressources, les prestations et les coûts des projets.

2. Pourquoi les entreprises lancent-t-elles un projet ERP ?

Un projet ERP ne commence généralement pas par la seule volonté d’adopter un nouveau logiciel. Il répond souvent à un besoin concret d’ordre organisationnel, technique ou stratégique. Le système existant ne permet plus d’accompagner efficacement le développement de l’entreprise, ou les processus clés sont répartis entre un nombre croissant d’applications distinctes.

Déclencheur	Situation de départ typique
Déclencheur Environnement informatique obsolète	Situation de départ typique Le système existant n’est plus mis à jour, devient difficile à maintenir ou ne répond que partiellement aux nouvelles exigences.
Déclencheur Ruptures dans les flux d’information	Situation de départ typique Les données sont transférées plusieurs fois entre l’ERP, des feuilles de calcul, des e-mails et des applications spécialisées.
Déclencheur Croissance de l’entreprise	Situation de départ typique Les nouveaux sites, nouvelles sociétés, nouveaux canaux de vente ou volumes de données plus importants ne peuvent plus être gérés efficacement avec la solution existante.
Déclencheur Manque de visibilité	Situation de départ typique Les informations à jour sur les commandes, les stocks, les coûts, la charge de travail ou les délais de livraison ne sont pas disponibles de manière centralisée.
Déclencheur Processus non harmonisés	Situation de départ typique Les services ou les différents sites utilisent des processus, des modèles de données et des systèmes différents.
Déclencheur Charge de travail manuel élevée	Situation de départ typique Les tâches récurrentes sont réalisées manuellement et les mêmes informations doivent être saisies et mises à jour plusieurs fois.
Déclencheur Nouveaux besoins métier	Situation de départ typique L’entreprise a besoin de fonctionnalités supplémentaires, de nouvelles intégrations, de services numériques ou de modes de déploiement plus flexibles.
Déclencheur Acquisitions d’entreprises	Situation de départ typique Différents systèmes informatiques et différentes structures de données doivent être regroupés et harmonisés.

Un besoin purement technique ne suffit toutefois pas pour piloter efficacement un projet ERP. Les entreprises doivent traduire l’élément déclencheur en objectifs métier concrets. Le remplacement d’un ancien système constitue, par exemple, un motif de lancement du projet. En revanche, une meilleure maîtrise du processus de gestion des commandes, des informations de stock plus fiables ou la mise en place d’une base de données harmonisée constituent de véritables objectifs pour le projet.

3. Quels sont les objectifs d’un projet ERP ?

Les objectifs du projet servent de référence pour définir les exigences, établir les priorités et mesurer ultérieurement la réussite du projet. Des formulations générales telles que « Nous souhaitons accélérer notre transformation numérique » ou « Nous voulons gagner en efficacité » sont trop imprécises. Un objectif pertinent doit décrire clairement la situation à atteindre à l’issue du projet ERP et permettre de vérifier si cet objectif a effectivement été atteint.

Les objectifs typiques d’un projet ERP sont les suivants :

Créer une base de données unique et cohérente pour plusieurs services de l’entreprise
Réduire les ruptures dans les flux d’information et les doubles saisies de données
Standardiser et harmoniser les processus métier
Améliorer la visibilité sur les stocks, les commandes, les coûts et les délais
Fiabiliser la planification et l’ordonnancement
Réduire les tâches manuelles et répétitives
Intégrer différents sites ou différentes sociétés
Clarifier les responsabilités et les processus de validation
Fournir des analyses fiables pour la direction et le contrôle de gestion
Simplifier l’environnement informatique
Accompagner la croissance future de l’entreprise sur les plans organisationnel et technique

Les objectifs doivent être hiérarchisés. Toutes les améliorations souhaitées ne doivent pas nécessairement être intégrées dès la première mise en production. Une distinction claire entre les exigences indispensables, les exigences importantes et les évolutions pouvant être mises en œuvre ultérieurement permet de conserver un périmètre de projet maîtrisable.

4. Qui fait partie de l’équipe projet ERP ?

Un projet ERP ne peut pas être mené uniquement par le service informatique. Les équipes métiers connaissent les processus quotidiens, les cas particuliers et les dépendances opérationnelles. De son côté, l’IT évalue notamment l’architecture, la sécurité, les droits d’accès, les interfaces et les aspects techniques liés à l’exploitation du système. Ces deux perspectives doivent donc être réunies.

Rôle	Responsabilités principales
Rôle Direction ou comité de pilotage	Responsabilités principales Définit les objectifs et le cadre du projet, établit les priorités et tranche en cas de désaccord majeur.
Rôle Chef de projet	Responsabilités principales Coordonne le calendrier, les tâches, les décisions, les risques, la communication et l’avancement du projet.
Rôle Utilisateurs clés	Responsabilités principales Représentent les équipes métiers, définissent les besoins, évaluent les processus cibles, testent le système et contribuent à la formation des utilisateurs.
Rôle Responsables de processus	Responsabilités principales Décident de la manière dont certains processus métiers devront fonctionner à l’avenir.
Rôle Responsables IT	Responsabilités principales Gèrent l’infrastructure technique, la sécurité, les utilisateurs, les interfaces et les aspects liés à l’exploitation du système.
Rôle Responsables des données	Responsabilités principales Pilotent le nettoyage, la correspondance, la migration et le contrôle de la qualité des données.
Rôle Éditeur ERP ou partenaire d’intégration	Responsabilités principales Accompagne la configuration et la mise en œuvre de l’ERP et apporte son expertise sur la solution et son déploiement.
Rôle Responsables des tests	Responsabilités principales Préparent les scénarios de test, documentent les résultats et coordonnent la correction des anomalies.

⚠️ Un manque de disponibilité des utilisateurs clés constitue un point de blocage fréquent. Les collaborateurs les plus expérimentés sont souvent très sollicités par leurs activités quotidiennes. S’ils doivent gérer les besoins, les tests et les décisions en parallèle de leurs missions habituelles, le projet risque de prendre du retard et de rencontrer des problèmes de qualité. Il est donc essentiel de prévoir suffisamment de temps pour leur participation au projet et d’intégrer cette disponibilité dans l’organisation de l’entreprise.

5. Quelles sont les différentes phases d’un projet ERP ?

La structuration précise dépend de l’entreprise, du périmètre du projet, du système ERP et de la méthodologie choisie. Toutefois, un projet ERP peut généralement être décomposé en plusieurs phases clés.

Phase 1 : lancement du projet et définition des objectifs

La première étape consiste à analyser la situation de départ, à identifier les besoins et à définir les objectifs stratégiques. L’entreprise détermine le périmètre du projet, désigne les responsables et évalue les ressources internes disponibles.

Les principaux éléments définis au cours de cette phase sont les suivants :

La charte du projet
Les objectifs et la vision cible
La définition du périmètre du projet
L’organisation du projet
Une première évaluation des risques et des ressources
La structure de communication et de prise de décision

Phase 2 : analyse de l’existant et des processus

L’analyse de l’existant consiste à documenter les processus, les systèmes, les flux de données et les points faibles actuels. L’objectif n’est pas de reproduire à l’identique dans le nouvel ERP toutes les spécificités héritées de l’ancien système. Cette analyse permet d’identifier les processus efficaces, les ruptures dans les flux d’information et les processus qui doivent être repensés.

Phase 3 : définition des processus cibles et des besoins

À partir de l’analyse de l’existant, l’entreprise définit la manière dont ses processus devront fonctionner à l’avenir. Cette réflexion permet d’identifier les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles du futur ERP.

Les exigences fonctionnelles peuvent notamment concerner :

La gestion des commandes
Les achats et l’approvisionnement
La gestion des stocks
La planification et le pilotage de la production
La gestion financière et le contrôle de gestion
Les processus de service
Les analyses et les rapports

Les exigences non fonctionnelles concernent notamment l’ergonomie, les droits d’accès, la protection des données, la sécurité, l’évolutivité, la disponibilité du système et son mode de déploiement.

Phase 4 : choix de l’ERP

Cette phase consiste à évaluer les solutions ERP et les éditeurs susceptibles de répondre aux besoins préalablement définis. Il est essentiel de ne pas se limiter à comparer des listes de fonctionnalités. Le critère déterminant est la capacité de l’ERP à prendre en charge de manière cohérente les processus clés de l’entreprise.

Des ateliers basés sur des cas d’usage réels permettent par exemple d’évaluer l’ensemble d’un processus, depuis la commande client jusqu’à la livraison et à la facturation, en passant par la planification des besoins en matières et la production.

Phase 5 : planification détaillée et conception du projet

Une fois l’ERP sélectionné, le planning du projet, les responsabilités, les lots de travaux, les jalons et les critères de validation sont précisés. L’entreprise et son partenaire d’intégration définissent ensemble la manière dont les différents besoins seront mis en œuvre.

Phase 6 : configuration et adaptations nécessaires

Le système ERP est configuré conformément aux processus cibles définis précédemment. Cette étape concerne notamment les structures organisationnelles, les rôles utilisateurs, les droits d’accès, les règles de gestion, les workflows, les formulaires et les outils de reporting.

Avant d’envisager un développement spécifique, il convient de vérifier si le processus peut être efficacement géré avec les fonctionnalités standard de l’ERP. Certaines adaptations peuvent être nécessaires pour répondre à des besoins critiques propres à l’entreprise. Elles doivent toutefois être clairement justifiées et documentées, et leurs conséquences sur la maintenance et les futures évolutions de l’ERP doivent être évaluées.

Phase 7 : migration des données et intégration

Les données provenant des systèmes existants sont préparées, mises en correspondance, nettoyées puis transférées vers le nouvel ERP. En parallèle, les interfaces nécessaires avec les autres systèmes de l’entreprise sont mises en place et testées.

Phase 8 : tests et validation

Des environnements de test permettent de vérifier le bon fonctionnement des fonctionnalités, des données, des droits d’accès, des interfaces ainsi que des chaînes de processus complètes. Les anomalies identifiées sont documentées, priorisées, corrigées puis soumises à de nouveaux tests.

Phase 9 : formation et préparation de la mise en production

Les utilisateurs sont formés afin de pouvoir maîtriser leurs futurs processus et leurs nouvelles tâches dans l’ERP. En parallèle, l’entreprise prépare le plan de bascule, l’organisation du support, le plan de communication ainsi que les procédures à suivre en cas d’incident lors de la mise en production.

Phase 10 : mise en production et stabilisation

Le nouvel ERP est mis en production. Durant la phase de stabilisation qui suit, les questions des utilisateurs, les anomalies et les éventuels écarts dans les processus sont traités de manière structurée. Un projet ERP ne s’achève donc pas automatiquement dès le premier jour d’utilisation du nouveau système en production.

Phase 11 : optimisation et évolution

Une fois le passage en exploitation courante stabilisé, l’entreprise peut tirer les enseignements du projet et identifier de nouvelles pistes d’amélioration. Des fonctionnalités supplémentaires, de nouveaux sites, des automatisations ou des optimisations de processus peuvent ensuite être intégrés dans le cadre de phases d’évolution planifiées.

6. Quels documents sont nécessaires dans un projet ERP ?

Les documents établissent un cadre de référence commun et évitent que les exigences, les décisions ou les responsabilités soient interprétées différemment.

Mandat de projet : décrit le contexte, les objectifs, le périmètre et les responsabilités.
Documentation des processus : décrit de manière claire et compréhensible les processus existants et les processus cibles.
Cahier des charges : décrit, du point de vue de l’entreprise, les exigences auxquelles la nouvelle solution doit répondre.
Spécifications fonctionnelles ou plan de mise en œuvre : décrit la manière dont les exigences définies seront mises en œuvre.
Plan de projet : contient les différentes phases, les lots de travaux, les jalons, les dépendances et les responsabilités.
Plan de migration des données : définit les sources de données, les correspondances, les opérations de nettoyage et les contrôles à effectuer.
Plan d’intégration : décrit les systèmes concernés, les flux de données, les responsabilités et la gestion des erreurs.
Plan de test : définit les types de tests, les cas de test, les données de test et les critères de validation.
Plan de formation : définit les rôles concernés, les contenus pédagogiques, les supports et les dates de formation.
Plan de bascule : décrit la transition maîtrisée de l’ancien système vers le nouveau.
Registre des décisions : documente les décisions importantes ainsi que leur justification.

⚠️ La documentation ne doit pas devenir une fin en soi. Elle doit être suffisamment détaillée pour permettre de retracer clairement les décisions, les exigences et les résultats des contrôles.

7. Quelles méthodes de gestion de projet conviennent aux projets ERP ?

Les projets ERP peuvent être organisés selon une approche classique, agile ou hybride. Aucune méthode n’est systématiquement adaptée à toutes les entreprises.

Approche	Caractéristiques	Contextes adaptés
Approche Approche classique	Caractéristiques Les différentes phases du projet sont généralement planifiées et réalisées de manière successive.	Contextes adaptés Adaptée lorsque les exigences sont stables, les étapes de validation clairement définies et les lots de travaux fortement interdépendants.
Approche Approche agile	Caractéristiques Les fonctionnalités et les processus sont développés, testés et améliorés au cours de cycles de travail courts.	Contextes adaptés Adaptée aux domaines dans lesquels les exigences peuvent être précisées progressivement.
Approche Approche hybride	Caractéristiques Les principaux jalons et le cadre général sont planifiés selon une approche classique, tandis que certains lots de mise en œuvre sont traités de manière itérative.	Contextes adaptés Adaptée à de nombreux projets ERP, car elle associe des étapes de décision et de validation clairement définies à des cycles réguliers de feedback.

Quelle que soit la méthode choisie, les responsabilités, les processus de décision, les critères de qualité et le périmètre du projet doivent être clairement définis. Les méthodes agiles ne remplacent ni la définition des objectifs, ni une migration des données maîtrisée, ni des critères de validation clairement établis.

8. Quel rôle jouent la migration et la qualité des données ?

Un nouvel ERP ne peut fournir des résultats fiables que s’il s’appuie sur des données de qualité. La migration des données ne se limite donc pas à un simple transfert technique. L’entreprise doit déterminer quelles données sont nécessaires, comment elles doivent être structurées et mises en correspondance, et qui est responsable de leur qualité.

Les principales catégories de données à contrôler sont :

Données de base clients et fournisseurs
Données de base articles et matières
Nomenclatures et gammes
Prix, conditions commerciales et unités de mesure
Emplacements de stockage et niveaux de stock
Comptes et centres de coûts
Commandes clients et fournisseurs en cours
Utilisateurs, rôles et autorisations

Une migration des données maîtrisée comprend généralement les étapes suivantes :

Identifier les sources de données
Définir le périmètre des données à migrer
Définir les correspondances entre les champs
Nettoyer les doublons et les données erronées
Effectuer une migration de test
Faire vérifier les résultats par les équipes métier
Apporter les corrections nécessaires
Préparer la migration finale pour le Go-live

❌ Migrer l’ensemble des données historiques sans les vérifier.

❌ Attendre les derniers jours avant le Go-live pour nettoyer les données.

❌ Ne pas définir de responsabilité métier pour les données de référence.

❌ Confier la vérification des données uniquement au service informatique.
❌ Vérification des données effectuée uniquement par le service informatique.

9. Comment planifier les interfaces et les intégrations ?

Un logiciel ERP fait souvent partie d’un environnement applicatif plus vaste. Selon l’entreprise, il peut être connecté à un CRM, un système de gestion documentaire, une plateforme e-commerce, un outil de Business Intelligence, un logiciel de CAO, un PLM, un MES, des solutions logistiques ou des plateformes externes.

Pour chaque intégration ERP nécessaire, il convient de déterminer :

Quel système constitue la source de référence pour les données concernées ?
Quelles données doivent être transférées ?
Dans quel sens les données sont-elles transférées ?
Quand ou par quel événement le transfert est-il déclenché ?
Comment les erreurs sont-elles détectées et traitées ?
Qui est responsable sur les plans métier et technique ?
Quelles exigences en matière de sécurité et d’autorisations doivent être respectées ?
Comment l’interface est-elle testée et supervisée ?

Les interfaces doivent être prises en compte dès les phases de définition des besoins et de planification. Lorsqu’elles sont étudiées trop tard, certaines dépendances importantes entre les processus peuvent n’apparaître qu’au moment des tests ou de la mise en production.

Sommaire

Qu'est-ce qu'un projet ERP ?
Pourquoi les entreprises lancent-t-elles un projet ERP ?
Quels sont les objectifs d’un projet ERP ?
Qui fait partie de l’équipe projet ERP ?
Quelles sont les différentes phases d’un projet ERP ?
Quels documents sont nécessaires dans un projet ERP ?
Quelles méthodes de gestion de projet conviennent aux projets ERP ?
Quel rôle jouent la migration et la qualité des données ?
Comment planifier les interfaces et les intégrations ?
Comment fonctionnent les tests et l’assurance qualité ?
Pourquoi la formation et la gestion du changement sont-ils importants ?
Que se passe-t-il lors de la mise en production ?
Quels sont les risques liés aux projets ERP ?
Comment mesurer la réussite d’un projet ERP ?
Les projets ERP dans les PME manufacturières
Abas ERP comme exemple
Checklist pour réussir un projet ERP
FAQ

10. Comment fonctionnent les tests et l’assurance qualité ?

Les tests ne doivent pas uniquement vérifier que les différentes fonctionnalités ou interfaces de saisie fonctionnent correctement. L’essentiel est de s’assurer que des processus métier complets peuvent être exécutés avec des données réalistes, les différents rôles utilisateurs et des cas d’exception.

Les principaux types de tests sont :

Test fonctionnel : vérification des différentes fonctionnalités et des paramétrages
Test d’intégration : vérification du bon fonctionnement des interactions entre plusieurs systèmes ou modules.
Test de processus : vérification de processus métier complets
Test de migration : vérification de l’exhaustivité et de l’exactitude des données migrées
Test des autorisations : vérification des rôles et des droits d’accès
Test d’acceptation utilisateur : validation fonctionnelle par les utilisateurs clés
Test de régression : vérification que les modifications apportées n’affectent pas des fonctionnalités déjà opérationnelles

Les cas de test doivent documenter la situation initiale, les différentes étapes, le résultat attendu et le résultat réellement obtenu. Les erreurs critiques doivent être corrigées de manière traçable et faire l’objet de nouveaux tests avant la mise en production.

11. Pourquoi la formation et la gestion du changement sont-ils importants ?

La mise en place d’un nouvel ERP entraîne souvent des changements dans les processus, les responsabilités, les règles de saisie et les flux d’information. Même si les processus fonctionnent correctement sur le plan technique, ils ne seront pas utilisés efficacement si les collaborateurs ne comprennent pas leur nouveau rôle ou s’ils n’ont pas été suffisamment préparés.

Une gestion du changement efficace doit donc répondre suffisamment tôt aux questions suivantes :

Pourquoi le projet ERP est-il mis en œuvre ?
Quels problèmes doit-il résoudre ?
Quels processus vont évoluer ?
Quels avantages ces changements apporteront-ils aux différents services ?
Qui prend les décisions concernant les questions en suspens ?
Où les collaborateurs peuvent-ils obtenir de l’aide ?

Les formations doivent être adaptées aux rôles et aux processus. Les collaborateurs des achats n’ont pas les mêmes besoins que ceux de la production, des stocks, des ventes ou de la finance. Des exercices pratiques basés sur des situations métier réalistes sont généralement plus efficaces qu’une simple présentation générale des fonctionnalités.

12. Que se passe-t-il lors de la mise en production ?

La mise en production correspond au passage du nouvel ERP en fonctionnement réel (Go-Live). Selon le projet, le déploiement peut être effectué simultanément pour tous les périmètres concernés ou progressivement, par site, société, processus ou module.

Avant la mise en production, les points suivants doivent au minimum être vérifiés :

Les processus critiques ont été testés avec succès
Les données nécessaires ont été vérifiées
Les utilisateurs et les droits d’accès sont configurés
Les interfaces sont opérationnelles
Les utilisateurs ont été formés
Les erreurs restantes ont été évaluées et priorisées
Les procédures de support et d’escalade sont définies
Les responsabilités liées à la mise en production sont clairement établies
Les mesures de sauvegarde et les procédures d’urgence sont préparées

Après la mise en production vient la phase de stabilisation. Durant cette période, les demandes de support sont centralisées, les erreurs sont priorisées et les écarts par rapport aux processus prévus sont analysés. Le projet ne peut être transféré de manière maîtrisée vers l’exploitation courante que lorsque les principaux processus fonctionnent de manière stable.

13. Quels sont les risques liés aux projets ERP ?

Risque	Mesure corrective possible
Risque Objectifs imprécis	Mesure corrective possible Définir des objectifs de projet concrets, les hiérarchiser et les associer à des critères de validation.
Risque Extension incontrôlée du périmètre	Mesure corrective possible Documenter et évaluer les demandes de modification, puis décider de les mettre en œuvre ou de les reporter.
Risque Ressources insuffisantes	Mesure corrective possible Planifier suffisamment de temps pour le projet et organiser les remplacements nécessaires pour assurer les activités quotidiennes.
Risque Implication insuffisante des équipes métier	Mesure corrective possible Impliquer les utilisateurs clés dès l’analyse des processus et la définition des exigences.
Risque Mauvaise qualité des données	Mesure corrective possible Commencer suffisamment tôt le nettoyage des données et désigner des responsables métier.
Risque Trop de développements spécifiques	Mesure corrective possible Privilégier les processus standards et ne mettre en œuvre des solutions spécifiques que lorsqu’elles répondent à un besoin métier clairement justifié.
Risque Tests insuffisants	Mesure corrective possible Tester systématiquement les chaînes de processus réelles, les cas d’exception, les autorisations et les interfaces.
Risque Manque d’adhésion	Mesure corrective possible Expliquer les changements de manière transparente et impliquer les collaborateurs suffisamment tôt.
Risque Processus de décision mal défini	Mesure corrective possible Définir les responsabilités décisionnelles et les procédures d’escalade dans le cadre du projet.
Risque Mise en production malgré des erreurs critiques	Mesure corrective possible Définir des critères de validation précis ainsi que des conditions fiables pour autoriser la mise en production.

14. Comment mesurer la réussite d’un projet ERP ?

La réussite d’un projet ERP ne se limite pas à la mise en service technique du nouveau système. L’essentiel est de déterminer si les objectifs métier et les objectifs liés aux processus ont été atteints.

Les critères de réussite possibles sont les suivants :

Respect du périmètre défini pour le projet
Respect des critères de validation définis
Stabilité des processus critiques pour l’activité
Qualité et exhaustivité des données migrées
Utilisation du système par les utilisateurs concernés
Réduction des tâches manuelles
Réduction des ruptures dans les flux d’information
Meilleure disponibilité des informations à jour au sein de l’entreprise
Amélioration de la traçabilité des processus et des responsabilités
Atteinte des objectifs métier prioritaires

L’évaluation de la réussite doit se poursuivre après la phase de stabilisation. Certaines améliorations ne peuvent être réellement mesurées qu’une fois que suffisamment de données issues de l’utilisation du système en production sont disponibles.

15. Les projets ERP dans les PME manufacturières

Les PME ont besoin d’une organisation professionnelle pour mener à bien leurs projets ERP, mais disposent souvent de ressources humaines limitées. Les personnes clés doivent généralement assumer à la fois leurs responsabilités quotidiennes et leurs missions au sein du projet. Une planification réaliste des ressources est donc particulièrement importante.

Dans les entreprises industrielles et manufacturières, d’autres interdépendances doivent également être prises en compte. Les ventes, les achats, la planification, les stocks, le bureau d’études, la production, le service et le contrôle de gestion sont étroitement liés. Les modifications apportées aux nomenclatures, aux délais, aux besoins en matières ou aux commandes peuvent ainsi concerner plusieurs services.

Une attention particulière doit donc être accordée aux éléments suivants :

Processus de bout en bout, de l’offre commerciale jusqu’à la livraison
Planification des besoins en matières et gestion des approvisionnements
Nomenclatures, gammes et ordres de fabrication
Planification des capacités et des délais
Remontée des informations issues de la production et des stocks
Gestion des lots, des numéros de série et des autres exigences de traçabilité
Calcul des coûts prévisionnels et analyse des coûts réels
Intégration avec les systèmes connexes de production et de conception

Pour conserver un projet ERP maîtrisable, il est essentiel de déterminer clairement quels processus sont indispensables pour la première mise en production et quelles fonctionnalités pourront être déployées lors de phases ultérieures.

16. Abas ERP comme exemple concret

Abas ERP s’adresse aux PME industrielles et prend en charge des domaines clés de l’entreprise tels que les achats, les ventes, la production, les stocks, le service, la finance et le contrôle de gestion. La solution ERP est disponible dans le Cloud ou sur site. Abas ERP peut ainsi répondre aux besoins des entreprises qui souhaitent gérer leurs processus industriels et leurs processus métier au sein d’un environnement ERP intégré.

Dans le cadre d’un projet ERP avec Abas, une organisation structurée du projet, des responsabilités clairement définies et le développement précoce des compétences des utilisateurs sont essentiels. Avant l’implémentation, les entreprises doivent définir leurs objectifs, leurs processus, leurs données et leurs besoins en matière d’intégration. Elles peuvent ensuite déterminer quelles exigences peuvent être couvertes par les fonctionnalités standards de l’ERP et quels domaines nécessitent une configuration spécifique.

Abas ERP est particulièrement adapté aux projets ERP des PME et des entreprises industrielles, dans lesquelles les processus de gestion et de production sont étroitement liés. Les achats, la gestion des matières, la production, les stocks, les ventes et la finance doivent ainsi pouvoir s’appuyer sur une base de données cohérente.

17. Checklist pour réussir un projet ERP

✅ La raison à l’origine du projet ERP est-elle clairement définie ?
✅ Les objectifs métier et stratégiques sont-ils définis ?
✅ Le périmètre du projet est-il clairement délimité ?
✅ La direction, le chef de projet et les utilisateurs clés ont-ils été désignés ?
✅ Les participants au projet disposent-ils de suffisamment de temps ?
✅ Les principaux processus existants sont-ils documentés ?
✅ Les processus cibles appropriés ont-ils été définis ?
✅ Les exigences ont-elles été hiérarchisées ?
✅ Une distinction a-t-elle été faite entre les exigences standards et les besoins spécifiques justifiés ?
✅ Les sources de données et les responsables des données sont-ils identifiés ?
✅ Le nettoyage des données a-t-il commencé suffisamment tôt ?
✅ Toutes les interfaces nécessaires ont-elles été identifiées ?
✅ Existe-t-il un plan de projet réaliste comprenant des jalons clairement définis ?
✅ Les processus de décision et d’escalade sont-ils définis ?
✅ Les cas de test et les critères de validation sont-ils documentés ?
✅ Les formations sont-elles préparées en fonction des rôles des utilisateurs ?
✅ Existe-t-il un plan détaillé pour la mise en production ?
✅ Le support et la phase de stabilisation après la mise en production sont-ils organisés ?
✅ Les phases d’évolution ultérieures ont-elles été documentées ?
✅ Les critères permettant de mesurer la réussite du projet ont-ils été définis ?

Brochure produit Abas ERP

Vous souhaitez découvrir en détail le logiciel ERP Abas et toutes ses fonctionnalités ?

Dans cette brochure produit, découvrez en détail l'ensemble des fonctionnalités d'Abas ERP. De la gestion des matériaux à la planification, en passant par la gestion de projet, aucun sujet n’est laissé de côté.

Télécharger la brochure

18. FAQ : questions fréquentes sur les projets ERP

Qu'est-ce qu'un projet ERP ?

Un projet ERP est un projet structuré visant à sélectionner, mettre en œuvre, remplacer, étendre ou moderniser un système ERP. Au-delà du logiciel, il englobe également les processus, les données, les responsabilités, les interfaces, la formation, les tests et les changements organisationnels.

Quelle est la différence entre un projet ERP et une implémentation ERP ?

Le projet ERP couvre l’ensemble de la démarche, depuis la définition des objectifs et l’analyse des besoins jusqu’à la stabilisation du système et l’évaluation de sa réussite, en passant par le choix de la solution et sa mise en œuvre. L’implémentation ERP désigne plus précisément la mise en place de la solution choisie, notamment sa configuration, la migration des données, les intégrations, les tests et la mise en production.

Un projet ERP est-il un projet informatique ?

Un projet ERP comporte une importante dimension technique, mais il ne s’agit pas uniquement d’un projet informatique. Comme il concerne les processus métier, les données, les rôles et les responsabilités dans l’ensemble de l’entreprise, il s’agit également d’un projet organisationnel et de gestion du changement.

Quelle est la différence entre un cahier des charges fonctionnel et un cahier des charges technique ?

Le cahier des charges fonctionnel décrit, du point de vue de l’entreprise, les exigences auxquelles la solution ERP doit répondre. Le cahier des charges technique ou plan de mise en œuvre décrit comment le fournisseur ou l’équipe projet prévoit de répondre à ces exigences dans le système ERP sélectionné.

Quelles personnes doivent participer à un projet ERP ?

Les principaux participants sont la direction ou le comité de pilotage, le chef de projet, les utilisateurs clés des différents services, les responsables des processus, l’équipe informatique, les responsables des données, les responsables des tests ainsi que le fournisseur de l’ERP ou le partenaire chargé de l’implémentation.

Un projet ERP est-il également pertinent pour les petites entreprises ?

Un projet ERP peut également être pertinent pour les petites entreprises lorsque plusieurs services doivent être coordonnés, que les ruptures dans les flux d’information se multiplient ou que le système existant ne permet plus de gérer efficacement les processus de l’entreprise.

Le périmètre du projet et la solution choisie doivent toutefois être adaptés à la taille de l’entreprise, à la complexité de ses processus et aux ressources disponibles.

Comment choisir la bonne solution ERP pour un projet ERP ?

Le choix doit s’appuyer sur des exigences documentées et hiérarchisées. Au-delà des fonctionnalités, il convient d’évaluer l’adéquation de la solution avec les processus métier et le secteur d’activité, ses capacités d’intégration, son mode de déploiement, sa facilité d’utilisation, ses possibilités d’évolution, la qualité du support ainsi que la collaboration avec le partenaire chargé de l’implémentation.

Des ateliers basés sur des processus métier réels permettent généralement d’obtenir des informations plus pertinentes qu’une simple comparaison de listes de fonctionnalités.

Quels sont les risques les plus fréquents dans un projet ERP ?

Les risques les plus fréquents sont des objectifs mal définis, des ressources insuffisantes, des exigences incomplètes, une implication trop faible des équipes métier, une mauvaise qualité des données, des interfaces sous-estimées, un trop grand nombre de développements spécifiques, des tests insuffisants et une gestion du changement inadaptée.

Quand un projet ERP est-il terminé ?

Un projet ERP ne se termine pas automatiquement lors de la mise en production. Celle-ci est suivie d’une phase de stabilisation. Le projet ne doit être considéré comme terminé que lorsque les processus convenus fonctionnent de manière stable, que les erreurs critiques ont été corrigées, que les responsabilités ont été transférées aux équipes opérationnelles et que les critères de validation définis ont été remplis.

Que se passe-t-il après un projet ERP ?

Une fois le projet achevé, l’ERP entre dans sa phase d’exploitation courante. Celle-ci comprend le support, la maintenance des données, la gestion des utilisateurs, le suivi des processus, les mises à jour et l’amélioration continue. De nouveaux modules, sites ou fonctionnalités peuvent ensuite être déployés progressivement dans le cadre de phases d’évolution distinctes.