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La gestión de materiales comprende la planificación, control y supervisión de todos los movimientos de material en una empresa. Su objetivo es proporcionar los materiales necesarios en el momento adecuado, en el lugar correcto, en la cantidad correcta y con la calidad adecuada. Sobre todo en empresas de fabricación, una gestión de materiales eficiente es crucial para que la producción, compras, almacén, logística y ventas colaboren sin problemas.
Ya sea materias primas, auxiliares, consumibles, piezas de compra, mercancías comerciales, repuestos o productos terminados: los flujos de material influyen en los costos, la capacidad de suministro, la calidad, la liquidez y la satisfacción del cliente. Cuando falta material, las existencias no coinciden o la información no está disponible a tiempo, se generan retrasos, interrupciones de la producción y costos innecesarios. Una gestión de materiales estructurada crea transparencia y ayuda a las empresas a gestionar sus procesos de forma más eficiente y fiable.
La gestión de materiales abarca todas las tareas que tienen que ver con el abastecimiento de una empresa con material y con el control del flujo de material. En sentido estricto, garantiza que la producción esté siempre abastecida con los materiales necesarios. En sentido más amplio, abarca todas las funciones relacionadas con el material, desde la compra hasta el almacenamiento, el transporte interno y la producción, hasta la distribución y la eliminación.
Por ello, la gestión de materiales es una parte central de la logística empresarial y está estrechamente vinculada con compras, producción, almacén, ventas, contabilidad financiera y control de gestión. No solo considera pedidos o movimientos de inventario individuales, sino todo el flujo de mercancías y material en la empresa.
Una gestión de materiales bien organizada asegura que los materiales estén disponibles, sin acumular inventarios innecesariamente altos. Aquí reside uno de los mayores desafíos: las empresas deben, por un lado, mantener la capacidad de entrega y evitar paradas de producción. Por otro lado, la inmovilización de capital, los costos de almacenamiento y los excesos de inventario deben mantenerse lo más bajos posible.
La gestión de materiales ayuda a gestionar este conflicto de objetivos. Apoya a las empresas para planificar las necesidades de material, coordinar los procesos de adquisición, controlar los inventarios y representar de forma transparente los flujos de material. Así las empresas pueden responder más rápido, trabajar de forma más eficiente y mejorar su capacidad de entrega.
La gestión de materiales persigue varios objetivos que se influyen mutuamente. En el centro se encuentra el suministro seguro y económico de la empresa con material:
Las tareas de la gestión de materiales van desde la determinación de necesidades hasta la eliminación. Dependiendo de la empresa, del sector y del grado de producción, algunas tareas pueden presentarse con mayor o menor intensidad.
La planificación de necesidades de material determina qué materiales se necesitan, cuándo y en qué cantidad. Como base, entre otros, se encuentran órdenes de clientes, planes de producción, listas de materiales, existencias, existencias mínimas, plazos de reabastecimiento y datos de consumo.
Una planificación precisa de las necesidades de material evita faltantes y excesos de inventario. Es especialmente importante cuando las empresas trabajan con muchas variantes, largos plazos de entrega o demanda fluctuante.
La disposición se encarga de que a partir de las necesidades determinadas surjan propuestas concretas de adquisición o de fabricación. Verifica si el material ya está disponible, si debe solicitarse, si puede trasladarse internamente o si puede proporcionarse mediante fabricación propia.
En las empresas de fabricación, la disposición está estrechamente vinculada a la planificación de la producción, compras y almacén. Determina en gran medida si los pedidos pueden gestionarse de forma puntual y rentable.
La adquisición garantiza que los materiales necesarios estén disponibles a tiempo y en condiciones económicas. Esto incluye la selección de proveedores, procesos de consulta, pedidos, fechas de entrega, negociación de precios y la evaluación del rendimiento de los proveedores.
Una compra eficiente trabaja en estrecha colaboración con la gestión de materiales. Solo cuando las necesidades, los inventarios y los plazos de entrega son transparentes, se pueden planificar las órdenes de forma razonable y evitar cuellos de botella.
En la recepción de mercancías se aceptan, inspeccionan y registran en el sistema los materiales entregados. No se trata solo de cantidades, sino también de calidad, documentos, lotes, números de serie y posibles desviaciones.
Una fiable verificación de entrada de mercancías es importante para detectar a tiempo entregas defectuosas o incompletas y evitar que causen problemas más tarde en la producción o en el envío.
El almacenamiento garantiza que los materiales se almacenen de forma ordenada, disponibles y trazables. La gestión de inventarios documenta qué materiales hay en qué cantidades y en qué ubicaciones de almacén.
Una buena gestión de almacenes apoya, entre otras cosas, el almacenamiento, la transferencia, la expedición, la preparación de pedidos, el inventario, la gestión de lotes, la gestión de números de serie y la gestión de contenedores. De este modo, los movimientos de material son trazables y los inventarios son más fiables.
El material no solo debe obtenerse y almacenarse, sino también transportarse al lugar correcto en el momento adecuado. Esto incluye transportes internos, picking, abastecimiento de la producción y la entrega en puestos de trabajo o máquinas.
Especialmente en la fabricación, esta área influye en la eficiencia de la producción. Si el material se entrega tarde, de forma incorrecta o incompleta, se generan tiempos de espera y interrupciones.
La gestión de materiales también incluye la eliminación y el reciclaje de residuos, desechos, embalajes o materiales no utilizados. Esta área gana cada vez más importancia debido a requisitos de sostenibilidad, conciencia de costos y normativas regulatorias.
La gestión de materiales puede abarcar diferentes alcances. En sentido estricto se centra en el suministro de materiales para la producción. En sentido más amplio abarca tareas adicionales a lo largo de todo el flujo de materiales.
La gestión de materiales integrada une tareas centrales como adquisición, almacenamiento, transporte y eliminación. El objetivo es no considerar los flujos de material de forma aislada, sino planificar y gestionar de forma integrada.
En la gestión de materiales integrada extendida se incorporan además la planificación y el control de la producción. Así se pueden coordinar de forma más estrecha las necesidades de material con órdenes de fabricación, capacidades y plazos.
La gestión de materiales totalmente integrada también incluye la distribución. Así se contempla el flujo total de materiales y mercancías desde la adquisición, la producción y hasta la entrega. Esta forma es especialmente relevante cuando las empresas desean optimizar de forma integral la capacidad de entrega, los plazos de entrega, los inventarios y las capacidades.
Los términos gestión de materiales y gestión de mercancías se utilizan a menudo de forma similar, pero describen enfoques diferentes.
En la práctica, ambos términos se superponen, especialmente cuando los sistemas ERP modelan procesos de producción, almacén, compras y ventas. Sin embargo, para las empresas de fabricación, el término gestión de materiales suele ser más preciso.
En las empresas de fabricación, la gestión de materiales es especialmente exigente. Los órdenes de producción dependen de listas de materiales, planes de trabajo, materiales disponibles, plazos de entrega, inventarios, capacidades de máquinas y fechas de entrega al cliente. Incluso pequeños retrasos pueden afectar a varios procesos subsecuentes.
Desafíos típicos en la fabricación son:
Una gestión de materiales continua ayuda a hacer que esta complejidad sea manejable. Se encarga de que los datos de material, inventarios, necesidades y movimientos estén disponibles de forma central y de que las decisiones se tomen sobre una base de datos confiable.
La planificación de necesidades de materiales es una de las tareas más importantes de la gestión de materiales. Responde a la pregunta de qué material se necesita y cuándo. Se distingue entre diferentes tipos de necesidad:
Una buena planificación de necesidades de materiales tiene en cuenta órdenes actuales, producción planificada, pedidos pendientes, inventarios, existencias de seguridad y tiempos de reabastecimiento. Esto permite a las empresas sincronizar mejor la adquisición y la producción.
Los inventarios son necesarios para mantenerse la capacidad de entregar. Al mismo tiempo, generan costos e inmovilizan capital. Por ello, la gestión de existencias es una de las tareas de control más importantes de la gestión de materiales.
Las empresas deben decidir qué materiales almacenar y en qué cantidad. En ello juegan un papel importante el inventario mínimo, el punto de pedido, el inventario de seguridad, el inventario máximo, el consumo, el plazo de entrega y el riesgo de reabastecimiento.
El objetivo no es necesariamente el inventario más bajo, sino el inventario económicamente adecuado. Inventarios demasiado bajos aumentan el riesgo de faltantes y paradas de producción. Inventarios demasiado altos conducen a la inmovilización de capital, costos de almacenamiento y, posiblemente, materiales obsoletos o ya no necesarios.
Catálogo de producto de Abas ERP
En el folleto de producto se presentan y explican todas las funciones. Desde finanzas hasta la planificación, pasando por la gestión de proyectos, ningún tema queda fuera.
Los indicadores ayudan a que la gestión de materiales sea medible y controlable. Muestran si los inventarios, los costos, la capacidad de entrega y los procesos están en la relación deseada:
Con un control regular se pueden detectar desarrollos de forma temprana. Las empresas pueden, por ejemplo, ver si los inventarios aumentan, si a menudo falta determinados materiales o si algunos proveedores provocan retrasos de forma reiterada.
Para optimizar la gestión de materiales existen diversos métodos. Ayudan a clasificar los materiales, prever mejor las necesidades y gestionar los inventarios de manera más eficiente.
El análisis ABC clasifica los materiales en función de su aporte de valor. Las piezas A tienen un alto aporte de valor y deben planificarse y supervisarse con especial cuidado. Las piezas C suelen tener un bajo aporte de valor, pero aparecen con frecuencia en grandes cantidades. Esta distinción ayuda a priorizar de manera razonable el esfuerzo de gestión.
El análisis XYZ evalúa los materiales según la previsibilidad de su consumo. Las piezas X tienen un consumo regular, las piezas Z varían mucho. De este modo, las empresas pueden decidir mejor qué métodos de planificación y qué existencias de seguridad son adecuadas.
Just-in-Time tiene como objetivo proporcionar los materiales lo más exactamente cuando se necesitan. Eso puede reducir los inventarios, pero requiere cadenas de suministro estables, procesos fiables y una estrecha coordinación con los proveedores.
En la decisión de make-or-buy se evalúa si una pieza debe fabricarse internamente o adquirirse externamente. En este proceso influyen costos, capacidades, plazos de entrega, calidad, know-how y dependencias estratégicas.
Sistemas ERP modernos pueden generar automáticamente propuestas de pedido o fabricación a partir de las necesidades, existencias y tiempos de reabastecimiento. Esto reduce el trabajo manual y respalda una planificación de materiales proactiva.
Un sistema ERP conecta la gestión de materiales con otras áreas de la empresa. De este modo, se crea una base de datos común para compras, almacén, fabricación, ventas, finanzas y control de gestión.
Esto es especialmente importante porque las decisiones de materiales rara vez se toman de forma aislada. Un pedido de cliente puede desencadenar la necesidad de material; esto afecta a compras y producción, dando lugar a movimientos de inventario, contabilización de costos y fechas de entrega. Si esta información se encuentra en sistemas separados, se producen brechas de información entre distintos sistemas informáticos. También hay esfuerzos de conciliación y posibles fuentes de error.
Un software ERP integrado apoya la gestión de materiales, entre otras cosas, mediante:
La gestión digital de materiales genera transparencia sobre los flujos de material, inventarios y necesidades. Las empresas pueden identificar más rápidamente dónde pueden producirse cuellos de botella, qué materiales están sobredimensionados y qué pedidos o trabajos de fabricación son necesarios.
Las ventajas más importantes son:
Abas ERP ayuda a medianas empresas manufactureras a planificar, gestionar y controlar los movimientos de material entre proveedores, clientes, producción y almacenes. El software ERP une la gestión de almacenes, las compras, la fabricación, las ventas, las finanzas y el control de gestión en un sistema integrado.
En la gestión de almacenes, Abas ERP ayuda, entre otras cosas, a la gestión y supervisión de existencias, depósitos de consignación, materiales de embalaje y contenedores. A través de números de serie, gestión de lotes y trazabilidad de artículos, los movimientos de material quedan registrados. También se apoyan la preparación de envíos, la planificación de embalajes y los métodos de inventario habituales.
Para el trabajo operativo en el almacén, Abas ERP ofrece una solución de escáner para la captura de datos de manera eficiente. De este modo, los movimientos de almacenamiento pueden registrarse digitalmente y procesos como almacenamiento, traslado, retirada, picking o inventario pueden apoyarse de forma más eficiente.
También en la planificación, Abas ERP ayuda a gestionar de forma transparente las necesidades de material. Las necesidades de material pueden activar propuestas de adquisición, que se revisan y, posteriormente, se transfieren a órdenes de compra o de fabricación. De este modo, el abastecimiento de materiales, la fabricación y las compras pueden estar más estrechamente interconectados.
Muchas empresas se enfrentan a desafíos similares en la gestión de materiales. Las cadenas de suministro se vuelven más complejas, los clientes esperan tiempos de entrega cortos, los precios de los materiales fluctúan y los programas de producción cambian más rápido que antes.
Problemas típicos son:
Estos desafíos no se pueden resolver solo aumentando el stock. Lo decisivo es una mejor conexión entre planificación, datos, procesos y responsabilidades.
Para que la gestión de materiales funcione de forma sostenible, las empresas deben tener en cuenta algunos principios:
La gestión de materiales es mucho más que la simple provisión de material. Conecta la planificación, la adquisición, el almacenamiento, la producción, la logística y el control de gestión en un área de control central en la empresa. Una gestión de materiales eficiente garantiza que los materiales estén disponibles, que los inventarios sean económicos y que los procesos funcionen de manera fiable.
En particular, las empresas manufactureras se benefician de un soporte ERP integrado. Con Abas ERP, es posible gestionar los movimientos de material, los procesos de almacenamiento, la planificación, las compras y la fabricación sobre una base de datos común. Esto genera más transparencia, mejor capacidad de entrega y una base sólida para procesos eficientes, económicos y sostenibles para el futuro.
La gestión de materiales se refiere a la planificación, dirección y control de todos los movimientos de materiales en una empresa. Para ello, garantiza que los materiales necesarios estén disponibles a tiempo, en la cantidad adecuada, con la calidad adecuada y en el lugar correcto.
Entre las tareas se incluyen la planificación de necesidades de materiales, la gestión de la distribución, la adquisición, la recepción de mercancías, el control de calidad, el almacenamiento, la gestión de inventarios, el transporte interno, la provisión de materiales, el inventario, la gestión de residuos y el reciclaje.
Los objetivos importantes son la seguridad de suministro, la reducción de costos, la optimización de inventarios, una menor inmovilización de capital, la garantía de calidad, una alta capacidad de entrega y flujos de materiales transparentes.
La gestión de materiales se utiliza principalmente en empresas manufactureras y se centra en el suministro de materiales para la producción. La gestión de mercancías se utiliza con mayor frecuencia en el comercio y describe el control del flujo de mercancías.
En la fabricación, los encargos de producción dependen de la disponibilidad de materiales, listas de materiales, tiempos de entrega, existencias y capacidades. Una gestión eficiente de materiales previene cuellos de botella, reduce los costos de almacenamiento y mejora el cumplimiento de los plazos.
El software ERP crea una base de datos central para compras, almacén, fabricación, ventas y control de gestión. Apoya la determinación de la demanda, la gestión de inventario, las propuestas de abastecimiento, la recepción de mercancías, los procesos de almacenamiento, el inventario y el análisis.
Los indicadores clave son la frecuencia de rotación de inventario, el tiempo promedio de almacenamiento, la inmovilización de capital, el nivel de servicio, los costos de faltantes, los costos de adquisición y la exactitud del inventario.
La gestión integrada de materiales considera la adquisición, el almacenamiento, el transporte y la eliminación de forma interrelacionada. En formas ampliadas, además, se incluyen la planificación de la producción, el control de la fabricación y la distribución.
La gestión digital de materiales vale la pena cuando los flujos de materiales se vuelven más complejos, los inventarios son difíciles de controlar, aumentan las conciliaciones manuales o las áreas de compras, almacén y producción deben estar más estrechamente interconectadas.
