Key User als Erfolgskriterium bei der ERP-Einführung

Key User sind im wahrsten Sinne des Wortes Schlüsselfiguren bei der ERP-Einführung. Sie bestimmen den Leistungsumfang des neuen Systems maßgeblich mit, begleiten den Einführungsprozess, stärken die Akzeptanz der Software und sind auch nach dem Go-live ein wichtiger Ansprechpartner für die Nutzer ihres Fachbereichs. Aus all diesen Gründen ist es bedeutsam, die Rolle der Key User mit geeigneten Mitarbeitern zu besetzen. Zudem sind Rahmenbedingungen zu schaffen, unter denen die spezialisierten Nutzer optimal agieren können. Dieser Artikel zeigt auf, wie dies in der Praxis gelingen kann.

Welche Aufgaben hat ein Key User?

Der Begriff Key User lässt sich frei in „Hauptnutzer“, „Schlüsselnutzer“ oder „entscheidender Nutzer“ übersetzen. In jedem Fall handelt es sich um Mitarbeiter, welche die fachlichen Interessen ihres Unternehmensbereichs oder ihrer Abteilung innerhalb eines ERP-Projekts vertreten. Ihr Aufgabengebiet beginnt bereits in der Analysephase, in der Prozesse aufgenommen und Anforderungen an ein neues System formuliert werden.

Im weiteren Projektverlauf stellen Key User sicher, dass die fachlichen Anforderungen technisch korrekt umgesetzt werden. Sie führen Tests durch, entwerfen Schulungskonzepte, setzen diese um und begleiten den Echtstart. Oftmals bleiben sie auch im laufenden Betrieb der neuen Software erster Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Nicht zuletzt sammeln Key User Verbesserungsvorschläge und tragen somit entscheidend zur Weiterentwicklung der ERP-Software bei.

Es darf zudem nicht übersehen werden, dass Key User in jeder Projektphase für die neue Lösung werben. Durch die Einbeziehung von Endanwendern sorgen sie beispielsweise dafür, dass fachliche Anforderungen einfließen und somit die Akzeptanz steigt. Durch Infoveranstaltungen und Schulungen bauen sie Vorbehalte ab und geben ihren Kollegen Sicherheit.

Die Aufgaben eines Key Users sind also keineswegs trivial. Es sind bestimmte fachliche und persönliche Eigenschaften erforderlich, um diese wichtige Position optimal bekleiden zu können. Was geeignete Kandidaten mitbringen sollten, sehen wir uns im Folgenden näher an.

Key User richtig auswählen

Wie sieht der ideale Key User für die ERP-Einführung aus? Die kurze Antwort lautet: Er muss hohe Fachkompetenz besitzen, ein tief greifendes Verständnis für Prozesse in seinem und angrenzenden Bereichen mitbringen, eine gewisse IT-Affinität aufweisen und Geschick im Umgang mit Menschen haben.

Häufig denken Unternehmen bei der Auswahl an Führungskräfte wie Abteilungsleiter. Insbesondere in größeren Organisationen ist dieser Personenkreis jedoch oftmals nicht mit Details des Tagesgeschäfts vertraut. Der optimale Key User kann sich zwar in leitender Position befinden, sitzt jedoch häufig an ganz anderer Stelle.

Lassen Sie sich bei der Key-User-Auswahl für Ihr ERP-Projekt also nicht von Organigrammen, sondern von einem Anforderungsprofil leiten. Zu unterscheiden sind hier fachliche und persönliche Eigenschaften, die wir im Folgenden beleuchten möchten.

Fachliche Anforderungen an Key User

Selbstverständlich müssen Key User bestens mit den Aufgaben und Geschäftsprozessen Ihres Unternehmensbereichs vertraut sein, weshalb insbesondere Mitarbeiter in die engere Auswahl kommen, die über eine gewisse Betriebszugehörigkeit verfügen und als Wissensträger in ihrer Abteilung anerkannt sind. Fehlendes Fachwissen kann bereits bei der ERP-Auswahl zu schwerwiegenden Fehlentscheidungen führen.

Sehen wir uns exemplarisch die Key-User-Auswahl für das Lagerwesen an: Ein Mitarbeiter, der ausschließlich Warenzugänge und -abgänge verwaltet und sich nicht für die weiteren Aufgaben seiner Abteilung interessiert, ist kein geeigneter Kandidat. Ideal wäre eine Person, die sämtliche Lagerbewegungen und deren Bedeutung kennt, Inventuren begleitet hat und die Relevanz von Bestandskennzahlen im betriebswirtschaftlichen Sinne einschätzen kann.

Darüber hinaus müsste der Kandidat wissen, wie die Materialwirtschaft mit angrenzenden Bereichen wie dem Einkauf, der Produktion und dem Vertrieb interagiert - also wie wichtige Schnittstellen innerhalb bereichsübergreifender Prozesse funktionieren. Kurz: Key User müssen Personen sein, die sich für Gesamtzusammenhänge interessieren und über den Tellerrand hinausblicken.

Persönliche Anforderungen an Key User

Zunächst muss ein Key User selbstverständlich Motivation für die ERP-Einführung mitbringen. Neben einer allgemeinen Offenheit für Neues ist eine schnelle Auffassungsgabe gefordert, was neue Software betrifft.

Förderlich ist zudem eine analytische und abstrakte Denkweise sowie Erfahrung im Lösen von Problemen. Eine allzu konservative Einstellung ist kontraproduktiv, da bei der Einführung eines ERP-Systems auch unkonventionelle Ideen zutage treten werden, die nicht gleich im Keim erstickt werden sollten.

Zudem brauchen Key User Akzeptanz bei Vorgesetzten und Kollegen. Sie sollten ihre Sichtweise im ERP-Projekt auch unter erschwerten Bedingungen konsequent vertreten können, hierbei jedoch diplomatisch bleiben und fair diskutieren.

Was die Methodik betrifft, so müssen Key User nicht zwingend Projektmanagement-Kurse besucht haben. Organisationstalent und strukturiertes Vorgehen sind aber dennoch Voraussetzungen für den Erfolg. Mitarbeiter, die sich gerne in Details verzetteln und übergeordnete Ziele aus den Augen verlieren, sind daher nicht die beste Wahl.

Des Weiteren sind sprachliche und didaktische Fähigkeiten gefordert. So müssen Key User auch komplexe Sachverhalte verständlich auf den Punkt bringen können. Diese Eigenschaft ist sowohl im Umgang mit Software-Anbietern und Beratern als auch in der Betreuung und Schulung von Endanwendern relevant. Allgemein ist ein sicheres und ruhiges Auftreten förderlich.

Nicht zuletzt sollte der Kandidat engagiert und belastbar sein, da die Einführung eines ERP-Systems stets mit zusätzlichem Aufwand, Überstunden und Anspannung einhergeht.

Optimale Rahmenbedingungen für Key User

Selbst der „Idealtypus“ des Key Users kann seine positiven Eigenschaften nicht wirken lassen, wenn bestimmte Rahmenbedingungen fehlen. Ein klassischer Fehler ist es beispielsweise, dem nominierten Mitarbeiter nicht genügend Freiraum für seine neue Aufgabe einzuräumen.

Vorgesetzte vergessen allzu gern, dass ihr frisch gebackener Key User in großen Teilen ausfallen und sich mitunter tagelang in Tests, Besprechungen, Schulungen und Workshops befinden wird. Es ist also bereits vor Projektbeginn für „Kompensation“ zu sorgen, sodass sich der Key User auf die ERP-Einführung konzentrieren kann.

Im zweiten Schritt geht es darum, ERP-Kompetenz aufzubauen. Oftmals befassen sich Key User nämlich erstmals in ihrem Leben mit dieser Art der Software. Bereits im Rahmen der ERP-Auswahl sollten die betroffenen Mitarbeiter die Gelegenheit erhalten, sich umfassend mit Standardfunktionen potenzieller Systeme auseinanderzusetzen. Nur auf diese Weise können sie einschätzen, ob die Prozesse ihres Bereichs auch wirklich unterstützt werden.

Wurde ein Anbieter ausgewählt, so müssen Key User zudem Schulungen erhalten, die exakt auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Empfehlenswert sind Trainings, die sowohl einen Gesamtüberblick als auch tiefe Einblicke in fachbereichsspezifische Features liefern. Zu bedenken ist hierbei stets, dass die ausgewählten Mitarbeiter als Multiplikatoren dienen, also das Erlernte später auch im Kollegenkreis weitergeben müssen.

Fazit

In Summe kann festgehalten werden, dass Key User wesentlich zum Erfolg einer ERP-Einführung beitragen. Annähernd in jedem Unternehmen finden sich bei genauer Betrachtung Mitarbeiter, die sich für diese verantwortungsvolle Position eignen. Erfahren die ausgewählten Personen dann noch die volle Unterstützung des Unternehmens, ist dies die optimale Ausgangsposition.