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文档管理

文档管理

您知道您的员工花费了多达30%的工作时间来搜索信息吗?无论您的公司规模有多大,公司文件在日常工作中都起着重要的作用:报价,交货单,发票,合同,通信,图纸或备忘录,原始文档和电子文档。在电子邮件系统、硬盘和移动存储设备上存储的分散文档都导致了耗时的文档搜索,过多的存储位置,降低了工作效率。 abas DMS文档管理系统可帮助您管理越来越多的公司文档信息。

是查找,不是搜索
如果您的员工可以快速,轻松地访问所有相关文档,业务流程就可以轻松的顺利运行。 abas将所有文档(无论是扫描文档还是电子文档)都集中存储在DMS系统中,并将其分类链接到相关订单,项目或客户。您可以通过简单的搜索查询,短短几秒钟就可以查询到所属业务流程所有相关文档的最新版本以及完整概述。

abas DMS - 您的信息中心
abas ERP的文件可以自动存档,扫描复印文件,并能像输入电子文档一样,根据abas数据库的标准对导入的文档进行索引。当然,abas DMS符合长期,符合审计标准的存档的所有要求 -遵守法律,防止伪造。

文档管理不能更加简单便捷!

  • 中央数据存储

    所有文档都集中存储在abas DMS中 - 无论是扫描的纸质文档还是电子文档。文档可以链接到相关的销售订单,项目或客户,确保与业务流程相关的所有信息都可用。

    中央数据存储
  • 优化业务流程

    基于文档的业务流程能被数字化处理,快速规划,安全的预定义工作流程。

    优化业务流程
  • 可靠存档

    对于税务相关信息以及证书合同来说,保护修改存档是非常有必要的。abas DMS符合相关法律,防伪和长期存档的所有要求。

    可靠存档
  • 电子发票

    abas DMS支持创建电子发票和电子支付凭证,并通过电子方式自动发送和接收发票,同时满足与电子发票相关的所有法律要求。

    电子发票

选择功能细节查看更多

在业务流程中,要跟踪每个文档是非常困难的。abas ERP的文档管理系统能使所有来源的文档都能被轻松找到。所有文档都将被自动扫描并放入审核合格的存档中。强大的搜索能力使得查找和跟踪任何文档变得容易,并具有广泛的搜索条件。

下载abas ERP产品手册
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ERP与文档管理系统互联的优势

发票,交货单,合同,电子邮件,备忘录:ERP系统是基于各种大量的复印件和电子文档来管控公司业务流程的。尽管现代企业发展越来越趋向于数字化,但许多公司常见的做法还是打印文档,将复制存储在文件夹中。即使是电子文档,例如电子文件或电子邮件,通常都以不同的版本存储在分散的硬盘或电子邮件供应商文件夹中。其结果是信息量的不断增长,这降低了员工的工作效率,提高了错误率,增加了成本。

文档管理系统(DMS)能帮助您记录、管理这些文档,必要时能将其与外来文档合并。为了最有效链接ERP与DMS系统,最好的方法是使用一个集成的解决方案。

在ERP系统中创建的所有文档都可以完成自动归档,这是一个显著的优点。上传的文档通过预定义的工作流记录在DMS中。这显着提高了效率,因为不再需要高成本且易于出错的手动数据输入来处理复印文档。信息可以快速在ERP系统中获得,没有媒体不连续性,所有员工都能使用统一的数据库,并且信息都是最新的。专业的文档管理系统能确保有关税务相关文件的审核和合法归档,以便您随时准备进行税务审计。

然而,数字化文档管理不仅仅是文档的存储 - 它还问您提供了最先进的信息物流。文档管理系统能收集捆绑各种来源的信息,形成称为“电子文件”的智能对象,例如客户或供应商。来自您自己ERP系统和外部系统的所有文档都由DMS记录,检查和全文索引。通过添加元数据(例如作者,部门或上次更改日期),可以使您今后的关键字搜索更容易。只需点击几次鼠标即可完成文档搜索,保证所选客户或供应商的所有流程都是透明的,完全可追溯的,完全版本控制。用户在一瞬间就可以得到所有信息,节省了搜索时间,让员工有更多精力去做核心任务。

最重要的是,很多公司数据是敏感的,必须加以保护。通过实施分级权限分配系统,您可以精确指定谁可以访问哪些数据和电子文件。

文档管理系统是公司的信息中心,并可以一石三鸟:成本效益高的文档存档,快速获取信息,优化业务流程。集成的解决方案能避免介质不连续,加快工作流程并缩短生产周期。这使得日常工作更容易,提高了员工的生产力。在确定DMS的相关性时,公司的规模并不重要 - 重要的是要管理信息的数量,文档类型和来源以及各个工作流程。

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