Skip to main content
Belge Yönetimi

Belge Yönetimi

Çalışanlarınızın çalışma saatlerinin yüzde 30'u kadarını bilgi aramakla geçirdiklerini biliyor muydunuz? Endüstri veya şirket boyutundan bağımsız olarak, teklifler, irsaliyeler, faturalar, sözleşmeler, yazışmalar, çizimler veya notlar, orijinal basılı kopya dokümanlar ve dijital dosyalar gibi çeşitli belgeler önemli bir rol oynamaktadır. Dosyaların ve e-posta sistemlerinin, sabit disklerdeki ve mobil depolama aygıtlarındaki belgelerin merkezi olmayan biçimde depolanması, zaman alıcı aramalara, yedekli depolama gereksinimine ve verimsiz iş akışlarına neden olur. abas DMS doküman yönetim sistemi, bu artan bilgi selini yönetmenize yardımcı olur.

Aramak değil, bulmak
İş süreçleri, çalışanlarınız tüm ilgili belgelere hızlı ve kolay bir şekilde erişebilirlerse sorunsuz çalışabilir. abas, taranan basılı belgelerin kopyalarına veya elektronik belgelere bakılmaksızın, merkezi olarak DMS'de sınıflandırılarak siparişlere, projelere veya müşterilere bağlı bir şekilde tüm belgeleri saklar. Basit bir arama sorgusu ile yalnızca birkaç saniyede bir iş sürecine ait tüm belgelerin en son sürümlerine tam bir bakış elde edebilirsiniz.

Bilgi merkeziniz – abas DMS
abas ERP’de belgeler otomatik olarak arşivlenir, taranan basılı belgeler ve içeri alınan dijital belgeler gibi abas veritabanlarının kriterlerine göre endekslenir. Tabii ki, abas DMS, kanuna ve sahteciliğe karşı korunmaya uygun olarak, uzun vadeli, denetime uyumlu arşivleme ile ilgili tüm gereksinimleri karşılar.

Doküman yönetimi daha basit veya güvenilir olamazdı!

  • Merkezi veri deposu

    Taranan kağıt belgeler veya dijital belgeler olsun, tüm belgeler merkezi olarak abas DMS'de saklanır. Dokümanlar bir iş sürecine ilişkin tüm bilgilerin mevcut olduğundan emin olmak için bir satış siparişi, proje veya müşteri ile bağlantılıdır.
     

    Optimize edilmiş iş süreçleri

    Belge tabanlı işlemler önceden tanımlanmış bir iş akışı kullanılarak dijital olarak işlenir, hızlı ve güvenli bir şekilde eşlenir.

    Merkezi veri deposu
  • Güvenilir arşivleme

    Revizyona bağlı arşivleme, vergi ile ilgili bilgiler yanında sertifikalar ve sözleşmeler için de özellikle gereklidir. abas DMS yasal olarak uyumlu, sahteciliğe karşı korumalı ve uzun vadeli arşivleme için tüm gereksinimleri karşılamaktadır.
     

    Elektronik fatura

    abas DMS, e-Fatura ve e-Kredi notlarının oluşturulmasını destekler ve e-Fatura ile bağlantılı olarak tüm yasal gereksinimleri karşılarken faturaları elektronik ortamda göndermeyi ve almayı otomatikleştirir. (Türkiye e-Fatura modülü için lütfen abas Türkiye ile irtibata geçiniz)

    Güvenilir arşivleme

Daha fazlasını görmek için fonksiyon detayını seçin

Bir işte, her belgeyi kontrol etmek oldukça zordur. abas ERP'nin belge yönetimi sistemi, kaynağına bakmaksızın, tüm belgelerinizi bulmanızı kolaylaştırır. Tüm belgeler otomatik olarak taranır ve kontrole uygun arşivlere yerleştirilir. Çok çeşitli kriterle araştırma yetisi, belgeleri bulma ve denetlemeyi kolay hale getirir.

7 adımda doğru ERP sisteminin seçimi
7 adımda doğru ERP sisteminin seçimi
7 adımda doğru ERP sisteminin seçimi
7 adımda doğru ERP sisteminin seçimi
gray

ERP ve doküman yönetiminin bağlantılı olmasının avantajları

Faturalar, irsaliyeler, sözleşmeler, e-postalar ve toplantı tutanakları: ERP sistemleri, çok çeşitli basılı kopya ve dijital belgelere dayanan şirket süreçlerini kontrol eder. Kademeli dijitalleşmeye rağmen, birçok şirkette belgeleri basmak, kopyalamak ve klasörlere kaydetmek yaygın bir uygulamadır. Dosyalar veya e-postalar gibi dijital belgeler bile - genellikle bunlar farklı sürümlerdedir - merkezi olmayan sabit disklerde veya e-posta sağlayıcısında saklanır. Bunun sonucu ise, verimsiz iş akışlarına, yüksek hata oranına ve artan maliyetlere neden olan ve çığ gibi büyüyen bilgidir. 

Doküman yönetim sistemleri (DMS) bu belgeleri kaydeder, yönetir ve gerektiğinde harici sistemlerden gelen belgelerle birleştirir. Bu iki sistemi mümkün olan en verimli şekilde birleştirmenin bariz cevabı ise entegre bir çözüm kullanmaktır. 

ERP sisteminde oluşturulan tüm belgelerin otomatik arşivlenmesi önemli bir avantajdır. Gelen dokümanlar DMS'de önceden tanımlanmış iş akışlarına göre kaydedilir. Bu, artık masraflı ve hataya eğilimli manuel veri girişi olarak basılı dokümanların işlenmesi gerekmediği için verimliliği önemli ölçüde artırır. Bilgiler, ERP sisteminde hızlı bir şekilde ve ortam kesintileri olmadan bulunmaktadır ve tüm çalışanlar daima güncel olan merkezi bir veritabanı ile çalışırlar. Profesyonel doküman yönetim sistemleri, vergi ile ilgili belgelerin denetimine ve yasal olarak uyumlu arşivlenmesine olanak tanır. Böylece vergi denetimleri için her zaman hazır olursunuz. 

Bununla birlikte, dijital doküman yönetimi sadece belgelerin depolanmasından çok daha fazlasıdır - en gelişmiş bilgi lojistiğini de sağlar. Doküman yönetim sistemleri, örneğin müşterilere veya tedarikçilere "elektronik dosyalar" olarak adlandırılan akıllı nesneler oluşturmak için çok çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri bir araya getirir. Kendi ERP sisteminizden ve harici sistemlerden gelen tüm belgeler DMS tarafından kaydedilir, kontrol edilir ve tam metin özelliği ile endekslenir. Sonrasında anahtar kelime aramaları, yazar, bölüm veya son değişikliğin tarihi gibi ana veriler eklenerek daha kolay hale getirilir. Aramalar yalnızca birkaç tıklama ile tamamlanır ve seçilen müşteriler veya tedarikçiler için tüm süreçler şeffaftır ve sürüm denetimi ile birlikte tamamen izlenebilir durumdadır. Kullanıcılar anında bilgi ile donatılır ve böylece arşivleme ve arama için harcanacak olan zamandan tasarruf ettikleri için temel görevlerine daha fazla yoğunlaşabilirler. 

Birçok şirket verisinin hassas olduğunu ve buna göre korunması gerektiğini unutmamak önemlidir. Kademeli bir yetkilendirme sistemi uygulayarak, hangi veri ve elektronik dosyalara kimlerin erişebileceğini tam olarak belirtebilirsiniz. 

Doküman yönetim sistemi bir şirketin bilgi merkezidir ve bir taşla üç kuş vurur: düşük maliyetli belge arşivleme, bilgiye hızlı erişim ve optimize edilmiş iş süreçleri. Entegre çözümler, ortamdaki kesintileri önler, iş akışlarını hızlandırır ve iş sürelerini kısaltır. Bu günlük işi önemli ölçüde kolaylaştırır ve çalışan verimliliğini artırır. Bir şirketin boyutu, DMS gereksinimini etkileyen bir faktör değildir. Önemli faktörler, yönetilecek bilgi miktarı, belge türleri, kaynakları ve bireysel iş akışlarıdır.

212-466-2227
+43 1 319 15 19
+49 721 96 72 30
703-444-2500
+38 061 21 37 855
+420 241 931 544
+31 (0)85 3033 555
+421 903 717 980
+55 - 11 5054 - 5500
+852-2793-3317
+91 77559 04373
+62 (21) 293 19 366
+603-56124999
++94 76 666 9070
+66 81 6297375
+359 2 423 61 56

İletişim

Onayınız, herhangi bir zamanda, [email protected] adresine bir e-posta göndererek geri çekilebilir. Bu bilgiler gizli olarak ele alınmakta ve yalnızca abas Software AG ile abas yazılım iş ortakları tarafından mevzuatta öngörülen sınırlar ve gizlilik politikası metninde açıklandığı çerçevede işlenmektedir.

Çözümler

İleri Planlama ve Çizelgeleme (APS)

İş Zekası ve Analitik

Belge Yönetimi

EDI ve Yüksek Performanslı Lojistik

İş süreçleri yönetimi (BPM)

Grup Muhasebesi

abas Türkiye

703-444-2500
abas Türkiye
My Office 212
Mahmutbey Mah. Taşocağı Yolu Cad.
No:3 Kat:18 Ofis No:293
34218 Bağcılar-İstanbul

North American Headquarters

703-444-2500
abas USA
45999 Center Oak Plaza
Suite 150
Sterling, VA20166

Infocom Ltd.

+38 061 21 37 855
bul. t. Shevchenko, 56
Zaporozheye
69001

amotIQ sro

+420 241 931 544
Belnická 603
252 42 Jesenice u Prahy

ABAS Business Solutions Nederland BV

+31 (0)85 3033 555
abas Netherlands
Beilerstraat 24
9401 PL Assen

amotIQ sro

+421 903 717 980
amotIQ sro
Palarikova 36
900 28 Ivanka pri Dunaji

SHP Informática Ltda

+55 - 11 5054 - 5500
SHP Informática Ltda
Alameda dos Jurupis, 452, 7°andar - Conjunto 73/74
Sao Paulo - SP 04088-001

abas Business Solutions Limited

+852- 2793-3317
abas Hong Kong
1621, New Tech Plaza
34 Tai Yau Street
Hong Kong

abas Force India Pvt. Ltd.

+91-77559-04373
abas India
303, Aspiro Complex, Opp. Thyssenkrupp,
Pimpri Stn. Road, Pimpri,
Pune 411018

PT. abas Information Systems

+62 (21) 293 19 366
abas Indonesia
11620 Taman Aries, Jakarta barat Jakarta
Grand Aries Niaga G1-2H

Synchro RKK Sdn Bhd

+603-56124999
abas Malaysia
Sunway Geo Avenue,
Jalan Lagoon Selatan
Sunway South Quay,
Bandar Sunway
Subang Jaya Selangor 47500

Providence Global Pvt Limited

+94 770415387
Providence Global Pvt Limited
752/1
Dr De Silva Mawatha
Colombo 09

Wisdom Information Systems

+66-29340451/52/53
Wisdom Information Systems
208/5 Ladprao Soi 126
Bangkok 10310

abas Бизнес Сълюшънс България ООД

+359 2 423 61 56
abas Бизнес Сълюшънс България ООД
жк. Младост 1А, бл.553А, офис 1
1729 София