Skip to main content

Wdrożenie systemu ERP: zespół projektowy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu

ERP Einführung Projektteam abas erp

Wdrożenie systemu ERP to projekt złożony, który może się wiązać zarówno ze zmianami technicznymi, jak i z szeroko zakrojonymi zmianami organizacyjnymi. W firmach średniej wielkości, w których budżet i zasoby kadrowe są często ograniczone, optymalna współpraca w projekcie jest szczególnie ważna. Zespół projektowy ma więc tym większe znaczenie.

Jeśli jest optymalnie zorganizowany i działa ramię w ramię z dostawcą systemu ERP — to już połowa sukcesu. W niniejszym artykule opisano, na co trzeba zwrócić uwagę przy dobieraniu składu zespołu, aby zadbać o udaną realizację projektu.

Sukces wdrożenia systemu ERP zależy od ludzi

Dobór składu zespołu projektowego do wdrożenia systemu ERP jest uzależniony od wielu czynników. Potrzebne są osoby, które potrafią przeanalizować procesy biznesowe, wybrać odpowiednie rozwiązanie, porozumieć się z dostawcą i rozwiać wątpliwości personelu. Dodatkowo niezbędna jest wiedza w zakresie zarządzania projektami, aby przestrzegać wytycznych czasowych i budżetowych.

Dwie kluczowe role w zespole projektowym to kierownik projektu i kluczowi użytkownicy. Nie każdy pracownik nadaje się do pełnienia tych funkcji. Potrzebne są tu zarówno określone kompetencje fachowe, jak i cechy osobowościowe.

Wybór odpowiedniego kierownika projektu ERP

Wdrożenie systemu ERP odbywa się zwykle równolegle do bieżącej działalności. Można się więc spodziewać, że przez pewien czas przedsiębiorstwo i poszczególni pracownicy będą dodatkowo obciążeni. Pod względem organizacyjnym trzeba jednak zadbać o to, aby zespół projektowy miał do dyspozycji wystarczające możliwości i mógł się w pełni skupić na projekcie ERP. W związku z tym niezbędne jest realistyczne, perspektywiczne planowanie. Jest to jedno z podstawowych zadań kierownika projektu.

Kierownik projektu będzie koordynować pracę wszystkich członków zespołu i wszystkie procesy w ramach wdrożenia systemu ERP. Dlatego stanowisko to musi objąć osoba, która zawsze kontroluje status projektu, potrafi podejmować fachowe decyzje, zna się na zarządzaniu projektami i wykazuje cechy przywódcze. W optymalnym przypadku będzie też mieć doświadczenie i kompetencje fachowe w dziedzinie systemów ERP.

Częstym błędem jest obsadzanie w roli kierownika projektu osoby, która patrzy na projekt jednostronnie. Jeśli kierownik projektu jest np. specjalistą ds. informatyki, z pewnością będzie się skupiać na obszarze IT. Nie przysłuży się to pozostałym działom i procesom.

Trzeba więc znaleźć kogoś, kto uwzględni wszystkie obszary przedsiębiorstwa. Choć kierownik projektu powinien patrzeć na projekt „z lotu ptaka”, nie może być zbyt oddalony od działalności operacyjnej, dlatego przedstawiciele wyższej kadry kierowniczej często nie są tu dobrym wyborem.

Wdrożenie systemu ERP nie jest projektem o charakterze czysto informatycznym, lecz kompleksowym zadaniem wymagającym zarządzania zmianami. W trakcie projektu pojawiają się oczywiście konflikty interesów, które muszą zostać rozwiązane przez kierownika projektu. Każdy projekt ERP wiąże się też z obawami i oporami ze strony personelu. Dlatego kierownik projektu musi być zarówno asertywny, jak i empatyczny.

Wybór odpowiednich kluczowych użytkowników

Ważną rolę we wdrażaniu nowego oprogramowania w przedsiębiorstwach odgrywają także kluczowi użytkownicy. Stanowią oni swego rodzaju punkt styku między obszarem informatycznym a poszczególnymi działami. Reprezentują w projekcie ERP swój dział, opracowują procesy, są osobami kontaktowymi dla przyszłych użytkowników, a często przeprowadzają też szkolenia.

Przy takim zakresie obowiązków kluczowi użytkownicy nie mogą być osobami skupionymi tylko na jednej kwestii. Oprócz własnej dziedziny powinni znać również interfejsy łączące ją z sąsiednimi działami przedsiębiorstwa.

Na kluczowych użytkowników nadają się w szczególności doświadczeni, chętni do pracy fachowcy. Powinny to być również osoby, które są postrzegane przez kolegów jako wzór — zmniejsza to zwykle opory związane z projektem. Oprócz dużych kompetencji fachowych niezbędne jest pewne obeznanie w kwestiach informatycznych oraz otwartość na nowości.

Kluczowi użytkownicy powinni móc przejąć odpowiedzialność w ramach projektu już na wczesnym etapie wdrożenia systemu ERP. W tym celu trzeba im zapewnić odpowiednią swobodę czasową. W newralgicznych fazach konieczne może być całkowite zwolnienie zaangażowanych w projekt pracowników z wykonywania ich codziennych obowiązków.

To, jak duże musi być takie odciążenie, zależy od indywidualnej sytuacji. Ogólnie można jednak wyjść z założenia, że zadania związane z projektem będą podczas wdrożenia systemu ERP zajmować czas kluczowych użytkowników w ok. 50%.

Zespół projektowy ERP na poszczególnych etapach projektu

Podstawy działania dobrego zespołu projektowego są przygotowywane na spotkaniu inauguracyjnym lub w trakcie wstępnych warsztatów. Podczas tego pierwszego zebrania członków zespołu należy w zrozumiały sposób określić cele wdrożenia systemu ERP, reguły gry i organizację projektu. Już na tym etapie warto wypracować konsensus w ważnych sprawach. Pozwoli to od samego początku zadbać o dobrą pracę zespołową.

Gdy członkowie zespołu projektowego dojdą do porozumienia, wspólnie wypracowują z wybranym dostawcą systemu ERP koncepcję do realizacji. Podstawą jest tu dokładna analiza dotychczasowych procesów. Dodatkowo projekt ERP jest dzielony na ogólne etapy. Zespół projektowy powinien szczegółowo sprawdzić dostarczoną przez dostawcę koncepcję wdrożeniową i w razie potrzeby zgłosić niezbędne zmiany. W tym punkcie okazuje się zwykle, jakie są mocne strony utworzonego zespołu.

Przed uruchomieniem systemu: szkolenia i transfer wiedzy

Pracownicy przedsiębiorstwa jeszcze przed uruchomieniem systemu produkcyjnego powinni móc zapoznać się z nowym systemem. Dlatego zadaniem zespołu projektowego w ramach wdrożenia systemu ERP jest zaplanowanie i zrealizowanie działań szkoleniowych.

Aby utrzymać koszty na możliwie niskim poziomie, warto zastosować tu metodę szkolenia instruktorów. W jej ramach kluczowi użytkownicy są szkoleni przez dostawcę systemu ERP, a w dalszej kolejności przekazują swoją wiedzę użytkownikom końcowym. Sprawdzają się tu zwłaszcza szkolenia ukierunkowane na procesy i praktykę, które są przeprowadzane na działającym systemie (testowym).

Uruchomienie: (na razie) ostatni etap docelowy

Wdrożenie systemu ERP obejmuje wstępne analizy, liczne warsztaty, testy, migrację danych i działania szkoleniowe. Do chwili uruchomienia systemu nie powinno jednak upłynąć więcej niż półtora roku. Czas trwania projektu wdrożeniowego dla systemu ERP trwa średnio od 9 do 15 miesięcy. W przypadku oprogramowania branżowego możliwe są krótsze czasy realizacji projektu, ponieważ takie rozwiązania wiążą się zwykle z mniejszym zakresem modyfikacji.

Uruchomienie systemu jest zarazem zakończeniem projektu i wymaga ponownego pełnego zaangażowania wszystkich jego uczestników. To poważna sprawa, ponieważ rozwiązanie musi być funkcjonalne na całej długości łańcucha procesów. Aby doszło do pomyślnego uruchomienia systemu, w tym etapie biorą też zwykle udział pracownicy dostawcy systemu ERP.

Po odbiorze wdrożenie systemu ERP jest zakończone. Zespół projektowy jest rozwiązywany i wraca do codziennej pracy.

Podsumowanie: zespół projektowy jako czynnik sukcesu

Reasumując, można stwierdzić, że wdrożenie systemu ERP stawia przed przedsiębiorstwem pewne wyzwania i może się wiązać z trudnościami. Jeśli jednak na samym początku powstanie zespół projektowy, który działa sumiennie, ma niezbędne kompetencje i dobrze współpracuje z dostawcą systemu ERP, ryzyko to znacznie się zmniejszy. Człowiek jest i pozostaje głównym czynnikiem decydującym o sukcesie w projektach ERP. Jeśli uda się włączyć pracowników w procesy decyzyjne i uzyskać akceptację dla nowego rozwiązania, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że inwestycja będzie udana.

+48 (32) 797 63 90
+43 1 319 15 19
+49 721 96 72 30
703-444-2500
+38 061 21 37 855
+420 241 931 544
+31 (0)85 3033 555
+421 903 717 980
+55 - 11 5054 - 5500
+852-2793-3317
+91 77559 04373
+62 (21) 293 19 366
+603-56124999
++94 76 666 9070
+66 81 6297375
+359 2 423 61 56

Kontakt

Your consent can be withdrawn at any time by sending an email to [email protected] . We assure you that we will treat this information as strictly confidential and that it will be used by abas Software GmbH and abas partners only (privacy policy).

abas Poland

+48 (0) 32 797 63 90
abas Poland
Al. W. Roździeńskiego 188c
40-203 Katowice