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Acquisti

L’aumento della concorrenza a livello mondiale rende sempre più importante avere sempre i prezzi sotto controllo. Negli acquisti, i fattore chiave del successo sono il prezzo, la qualità e i tempi di consegna. I calcoli flessibili dei prezzi permettono di negoziare con i vostri fornitori le condizioni più appropriate. Potete inoltre ridurre i costi mettendo in atto un processo di ordine efficiente e mantenendo i più bassi livelli di stock possibile, pur garantendo la dovuta disponibilità. La valutazione continuativa dei fornitori vi aiuta a offrire affidabilità delle consegne e qualità.

Dalle RFQ alle proposte di ordine d’acquisto, l’immissione del ricevimento delle merci e la verifica delle fatture, l’elaborazione degli ordini d’acquisto supporta una gestione delle attività integrata e continuativa ed è l’elemento centrale di abas ERP.

Purchasing process

Seleziona il sistema ERP in 7 semplici passaggi
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Purchasing

Benefits

Processi integrati di esecuzione degli ordini

Tutti i vantaggi dell’elaborazione totalmente integrata degli ordini senza dover immettere nuovamente i dati, dalle RFQ, le proposte di ordine d’acquisto e gli ordini effettivi e il ricevimento delle merci, fino alla verifica delle fatture.

Rendicontazione efficiente

Potete analizzare le attività di acquisto e valutare le fatture, le distinte di confezionamento e gli ordini d’acquisto in modo semplice e rapido.

Tracciare il successo

Registrate i costi d’acquisto e le spese in modo accurato per poter determinare i prezzi e gli sconti per preventivi, commesse e ordini d’acquisto, oltre a identificare l’andamento dei prezzi delle materie prime e dei gruppi di materiali.

Valutazione attenta dei fornitori

Quali fornitori sono affidabili? Questa funzione permette di identificare i rischi e i ritardi e di intraprendere le azioni necessarie.

Controllo efficace dell’approvvigionamento

Le soluzioni personalizzate per l’aumento della produttività in tutti i settori permettono di gestire strategicamente i vostri processi di approvvigionamento e i rapporti con i fornitori.

Valutazione dell’approvvigionamento efficiency

Valutare i dati fondamentali sulla base di andamento dei prezzi, dimensioni dei lotti, costi di approvvigionamento e reclami dei fornitori, ottimizzando l’efficienza degli acquisti.

Migliore comprensione dei veri costi di approvvigionamento

Potete tracciare i costi di approvvigionamento sulla base dei prezzi delle materie prime e dei costi supplementari.

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COSTI DI APPROVVIGIONAMENTO CON IL LIVELLO DI DETTAGLIO DI CUI AVETE BISOGNO

L’approvvigionamento può essere eseguito sulla base di un ordine, un progetto o un fabbisogno, con valori predefiniti modificabili. Potete utilizzare la panoramica della situazione dell’approvvigionamento, l’acquisto e la produzione. Vengono forniti tutti i dettagli dell’evoluzione dei costi di approvvigionamento, incluse le spese di produzione, per le materie prime e i costi supplementari.

Costi di acquisto trasparenti per l'acquisto Screenshot abas ERP
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RIDUZIONE DEI COSTI TRAMITE L’INTEGRAZIONE DEI FORNITORI E LA RINEGOZIAZIONE

abas ERP vi offre un supporto efficiente per la gestione dei fornitori. Grazie al dossier del fornitore è possibile valutarne rapidamente la situazione. Una tale visibilità delle informazioni rende più semplice il processo decisionale e offre un accesso diretto a tutti i processi in corso, alle proposte di approvvigionamento e alle attività del fornitore. Allo stesso modo, nel dossier sono visibili le note e i documenti archiviati all’interno del sistema di gestione documentale. Questo costituisce la base ideale per le gestione dei rapporti con i vostri fornitori. Per ridurre i costi, è poi utile ricorrere all’integrazione del fornitore e alla rinegoziazione.

GESTIONE CENTRALIZZATA DEI PROCESSI D’ACQUISTO

Gli utenti hanno la possibilità di gestire tutti i processi d’acquisto tramite il sistema informativo Purchasing Center. I processi d’acquisto, dai preventivi alle fatture, vengono elaborati, visualizzati ed realizzati da qui. È possibile selezionare, creare, emettere o elaborare i processi d’acquisto in corso o quelli archiviati sulla base di criteri diversi. Con un semplice click è possibile accedere a informazioni specifiche grazie al collegamento con i sistemi informativi, come attività commerciali, programma, stato dell’approvvigionamento e magazzino.

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Product File

IL DOSSIER DEL PRODOTTO

Il dossier dei prodotto contiene tutte le informazioni importanti su uno specifico prodotto e le riunisce in un’unica tabella.

ELABORAZIONE DELL’ORDINE D’ACQUISTO: FUNZIONE DI ACQUISTO CENTRALIZZATO

L’elaborazione dell’ordine d’acquisto è il fattore centrale dell’approvvigionamento. La funzione di pianificazione crea le proposte di ordine d’acquisto sulla base della determinazione dei fabbisogni netti o quando i livelli in stock scendono sotto una certa soglia. Le proposte di ordine d’acquisto vengono poi realizzate negli ordini effettivi. La divisione acquisti può inoltre elaborare le vendite e i contratti quadro con i fornitori. Questi fanno riferimento a prodotti specifici e prevedono quantità definite per la consegna, prezzi scaglionati e sconti. Con la definizione di specifiche quantità previste per le consegne, potete comodamente ordinare tutti i prodotti richiesti entro un periodo di tempo specificato.

L’elaborazione degli ordini d’acquisto è legata alla contabilità finanziaria e a quella dei costi per ogni articolo dell’ordine di acquisto, per mezzo dell’assegnazione ai centri di costo, agli oggetti di costo e alla contabilizzazione. È possibile creare proposte di ordine d’acquisto manualmente, oppure selezionarle e sceglierle direttamente dal sistema, sulla base di criteri come fornitori, prodotti, pianificatori/acquirenti, gruppi di magazzino e scadenze. Le quantità, i prezzi e le scadenze possono essere modificati. Inoltre, il fornitore principale suggerito dal sistema può essere sostituito all’interno della proposta di ordine d’acquisto. Le proposte di ordine d’acquisto vengono emesse e poi automaticamente convertite in ordini effettivi.

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PANORAMICA DEGLI ACQUISTI

La panoramica degli acquisti visualizza tutte le informazioni importanti per l’acquirente. Ogni responsabile di processo dispone di una panoramica di tutte le attività assegnare a seconda dei ruoli. Possono quindi analizzare le proprie attività per un periodo specifico e passare ad applicazioni diverse con un click per eseguire ulteriori azioni, come l'esecuzione degli ordini d’acquisto.

Purchasing Overview
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LA BUSINESS INTELLIGENCE PER GLI ACQUISTI

I report BI standard possono essere utilizzati con la funzione acquisti per analizzare le attività che coinvolgono fornitori diversi, varie aree economiche e gamme di prodotti.

APPROVVIGIONAMENTO RELATIVO A UN ORDINE O UN PROGETTO

I materiali e le unità possono essere assegnati in maniera univoca e riservati a un ordine o un progetto specifico. L’approvvigionamento si basa sulla programmazione relativa agli ordini.

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GESTIONE AGEVOLE DEGLI ORDINI D’ACQUISTO

Nella funzione di gestione degli ordini d’acquisto è possibile inserire gli ordini direttamente, ricavarli da una RFQ, oppure crearli sulla base delle proposte formulate dal sistema. È inoltre possibile ordinare componenti singoli che non sono stati inseriti nei dati di riferimento. Alla voce dell’ordine d’acquisto viene assegnata una descrizione dei componenti singoli. L’ordine d’acquisto costituisce anche la base per l’assegnazione contabile successiva della fattura in ingresso. Alla voce dell’ordine d’acquisto possono essere attribuiti centri e obiettivi di costo.

Se desiderate aggiungere ulteriori informazioni, ogni voce dell’ordine d’acquisto può essere integrata con un testo di lunghezza diversa e collegamenti a disegni.

CONTRATTI QUADRO / CONTRATTI PER IL PIENO CONTROLLO DEGLI ACCORDI CON I FORNITORI

Gli accordi di accettazione possono essere stipulati entro un periodo di tempo specifico sulla base di contratti o contratti quadro del fornitore. All’interno di abas ERP, i contratti / contratti quadro vengono gestiti in maniera indipendente dagli ordini d'acquisto, che daranno origine ai contratti quadro da evadere.

Le quantità cumulative (quantità già consegnate o liberate) e gli stock rimanenti di ogni prodotto vengono gestiti all’interno di contratti quadro. Questo significa che avete a disposizione in qualsiasi momento il pieno controllo e una panoramica degli accordi con i fornitori.

GESTIONE DELLE PREVISIONI DI CONSEGNA

abas ERP crea ordini di rilascio e li invia ai fornitori tramite EDI. Le proposte di ordini d’acquisto sulla base della pianificazione possono essere visualizzate e convertite in ordini per il piano di previsione delle consegne.

Tutti i fornitori con consegne in corso vengono visualizzati in modo chiaro all’interno del sistema informativo dei promemoria di consegna e possono essere raggruppati per una data specifica o indicati con data flessibile. Qualora necessario, il sistema ERP crea automaticamente i promemoria per le consegne che non sono state eseguite.

  • Proposte automatiche di ordine d’acquisto

    abas ERP emette automaticamente le proposte di ordine d’acquisto dipendenti da distinte base nuove o esistenti. I vostri acquirenti possono consegnare le proposte di ordine d’acquisto a fornitori diversi in un unico passaggio.

    Automatic Purchase Order Suggestions
  • Automatizzazione dei processi di approvvigionamento

    abas ERP identifica i fabbisogni e crea automaticamente le proposte di ordine d’acquisto, che includono la quantità da acquistare e la data di consegna richiesta.

    Procurement Process
  • Semplificazione del lavoro

    La divisioni acquisti ha accesso a una panoramica di tutte le proposte di ordine d’acquisto aperte. Con un semplice passaggio è possibile convertire le proposte singole o multiple in ordini d’acquisto.

    PO Suggestions
  • Gestione e confronto dei processi di offerta

    Potete creare la RFQ per una proposta di ordine d’acquisto, quindi gestire e confrontare le opzioni durante il processo di offerta. Una volta selezionata un’offerta, è possibile generare l’ordine d’acquisto direttamente dal processo di offerta, quindi archiviare quest’ultimo insieme a tutte le offerte ricevute.

    POS From Suggestions
  • Avanzamento più rapido e sicuro

    La conversione diretta delle proposte in ordini d’acquisto in ordini effettivi fa risparmiare tempo ed evita gli errori dovuti alla doppia immissione dei dati.

    Released PO
  • Gestione delle merci e controllo degli stock

    È possibile definire i livelli minimi a magazzino di tutti i prodotti ordinati, cosicché vengano create automaticamente le proposte di ordine d’acquisto quando la quantità scende sotto una certa soglia.

    Receipt of PO
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TRASFERIMENTI DA A A B

La funzione di proposta di trasferimento può essere utilizzata per valutare i suggerimenti al momento del trasferimento dei prodotti da un magazzino all’altro. È possibile decidere quali articoli trasferire e quali devono inizialmente rimanere nell’ubicazione attuale. In seguito si possono definire i criteri necessari alla selezione. Cliccando due volte sulla linea della tabella è possibile visualizzare i dettagli del trasferimento.

PRENDERE DECISIONI D’ACQUISTO SICURE: DALLE RFQ AGLI ORDINI EFFETTIVI

abas ERP permette di creare facilmente le RFQ per i fornitori e trasmetterle elettronicamente tramite EDI. Il confronto tra i preventivi per misurare prezzi, tempi di consegna e condizioni può essere utile per prendere decisioni di acquisto sicure. Una volta selezionato un fornitore, è possibile generare automaticamente un ordine d’acquisto partendo dalla RFQ.

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DEFINIZIONE AGEVOLE DEI PREZZI

La precisione nella determinazione dei costi è fondamentale per la definizione del giusto prezzo di un prodotto. Il segreto è nell’equilibrio tra un prezzo sufficientemente elevato da generare un profitto e abbastanza ridotto da attirare i clienti. I ricavi possono essere massimizzati grazie al giusto prezzo. La definizione dei prezzi è quindi una decisione aziendale fondamentale.

abas ERP vi assiste attivamente della definizione dei prezzi di acquisto e vendita, oltre a fornire proposte di sconti e tariffe per preventivi, ordini e ordini d’acquisto. Inoltre, è possibile impostare prezzi singoli e modificarli all’interno dei dati di riferimento utilizzando la funzione di determinazione dei prezzi. Il sistema informativo dei prezzi/sconti offre tutte le informazioni importanti. Ogni cliente riceve rapidamente un preventivo personalizzato e basato su calcoli affidabili.

INTRASTAT

Le statistiche commerciali Intrastat permettono di fornire mensilmente informazioni all’Ufficio Federale di Statistica riguardo ai movimenti di merci all’interno dei paesi membri dell’Ue e in nazioni terze, come previsto dall’Articolo 8 del Regolamento CEE n. 3330/91. abas ERP genera i dati per i report Intrastat accedendo alle funzioni di base, ai dati di riferimento e ai processi di acquisto e vendita.

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Subcontracting

GESTIONE FLESSIBILE DEI SUBAPPALTI E DELLE FORNITURE

La funzione di subappalto (produzione esterna) può essere utilizzata per gestire la lavorazione dei prodotti semi-lavorati e di quelli forniti dai subappaltatori. Il sistema abas ERP genera proposte di subappalto che possono essere utilizzate per la creazione di ordini d'acquisto per servizi.

È possibile gestire la struttura dei prodotti in subappalto all’interno di una lista di produzione neutra. Risulta inoltre agevole definire i componenti forniti e inviarli al subappaltatore. Il subappalto può essere convertito rapidamente in produzione interna all’interno della lista di produzione modificabile. È possibile prendere decisioni diverse sulla produzione su richiesta contemporaneamente.

Le forniture vengono trasferite dalla lista di produzione per il componente ordinato e possono essere emendate per l’ordine d’acquisto utilizzando la lista di subappalto modificabile. All’interno dei dati di riferimento dei componenti, è possibile definire un tempo di produzione per le parti fornite sulla base di ogni fornitore. Viene così definita la quantità di giorni lavorativi precedenti la data di consegna necessari per il fornitore.

OTTIMIZZAZIONE DEI PROCESSI DI RICEVIMENTO DELLE MERCI

Il ricevimento delle merci in abas ERP tiene conto di consegne complete, parziali, eccedenze e carenze. È possibile inoltre creare distinte di confezionamento collettive. Dopo il ricevimento delle merci, queste vengono assegnate automaticamente all’ubicazione di ricevimento predefinita. Ulteriori opzioni sono l’immissione di un ricevimento all’interno del magazzino del controllo qualità o del magazzino per le spedizioni. In caso di reclami, è possibile organizzare facilmente una restituzione. Il controllo di qualità viene eseguito quando le merci vengono ricevute o dopo aver immesso le condizioni fisiche di un prodotto.

Eventuali soluzioni QA esterne possono essere collegate al sistema. Il ricevimento delle merci e la verifica delle fatture vengono messe in relazione con la contabilità finanziaria, dei costi e la gestione del magazzino. abas ERP esegue automaticamente le registrazioni nei magazzini e nella contabilità, inserisce tutti i costi supplementari, calcola l’imposta a monte e tiene traccia dei movimenti.

ANALISI ABC PER IL SOSTEGNO AL PROCESSO DECISIONALE

L’analisi ABC viene utilizzata per classificare i prodotti di una specifica gamma. La valutazione viene fondata su un confronto di quantità in stock e valore. L’analisi presume che le merci in grandi quantità siano meno costose e più facili da acquistare, mentre quelle ad alto valore sono costose e relativamente difficili da acquistare. I dati vengono esaminati per ogni gruppo a magazzino.

Vengono analizzati solo le voci riportate nel registro dei movimenti del magazzino. Inoltre, i componenti dell’ABC vengono suddivisi in percentuali e visualizzati in un grafico a torta. I valori per i componenti A, B e C corrispondenti vengono mostrati in un grafico a barre.

REPORT SULL’AFFIDABILITÀ DELLA CONSEGNA NEGLI ACQUISTI

Il report sull’affidabilità della consegna negli acquisti permette di valutare i fornitori sulla base della data di consegna confermata e sulla quantità in ordine. L’affidabilità della consegna può essere affinata rispetto ai tempi, al fornitore o al cliente. Il report si basa sul numero di consegne registrate tramite distinte di confezionamento.

L’affidabilità della data di consegna mostra la percentuale di consegne effettuate in anticipo, in tempo o in ritardo, sulla base della data della conferma. L’affidabilità della quantità di consegna mostra la percentuale di consegne insufficienti, corrette o in eccesso, sulla base della quantità originariamente in ordine.

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