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La funzione della gestione del cambiamento: software gestionale ERP

software gestionale ERP

Uno dei maggiori errori a cui assistiamo durante lo sviluppo di progetti di software gestionale ERP è la mancata comprensione della necessità di una gestione del cambiamento organizzativo. Spesso, direttamente o meno, si sente dire dai team leader del progetto che i dirigenti dell’azienda non considerano la gestione del cambiamento organizzativo come una spesa necessaria. La gestione del cambiamento è sottovalutata dai manager che pensano che potranno semplicemente dire ai dipendenti di passare al nuovo software gestionale ERP e loro inizieranno a utilizzarlo senza alcun problema. Queste persone con alto potere decisionale non si rendono conto dell’impatto dell’introduzione di un nuovo software gestionale ERP, nuovi processi aziendali e nuove responsabilità lavorative sugli utenti finali, ovvero le persone che alla fine dovranno utilizzare ogni giorno il nuovo software. Questi problemi crescono a ritmo esponenziale quando parliamo di multinazionali che devono fare i conti con diverse culture, lingue ed esperienze a livello locale e regionale.

Le aziende multinazionali che implementano un nuovo software gestionale ERP hanno bisogno di gestire il cambiamento organizzativo per i seguenti motivi:

  • L’introduzione di un nuovo software gestionale ERP interessa tutta l'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
  • Le attività quotidiane dei dipendenti potrebbero cambiare, il che comporta un tempo di apprendimento.
  • Un’implementazione ERP aumenta le interazioni con i nuovi processi e dati e ne incrementa la visibilità.
  • Le persone non possono accettare e utilizzare ciò che non capiscono, pertanto la comunicazione è fondamentale per fornire a tutti gli utenti le informazioni necessarie sulle funzionalità del nuovo sistema e i relativi vantaggi per i dipendenti.
  • Questi ultimi hanno anche bisogno di capire perché l'azienda ha deciso di implementare un nuovo sistema gestionale ERP e che vantaggi complessivi avrà.

La gestione del cambio organizzativo deve includere questi cinque componenti:

  • Approvazione dei dirigenti: assicurati che tutti i dirigenti di ogni ufficio e zona siano d'accordo con il progetto. I dipendenti rispondono alla sede centrale, ma sono fedeli ai propri manager locali. Se il progetto di ERP non ha il supporto di tutti i dirigenti, i risultati potrebbero essere poco soddisfacenti.
  • Considerazioni di tipo culturale: le differenze demografiche, di lingua e istruzione hanno un impatto notevole sul modo in cui i dipendenti percepiscono e comprendono obiettivi, rischi e vantaggi di un progetto di software gestionale ERP.
  • Coinvolgimento dei dipendenti: la valutazione del grado di preparazione dell’azienda è importantissima nel caso di progetti di implementazione globale di software gestionale ERP, per garantire che tutte le opportunità e i problemi vengano rilevati all’interno di tutta la struttura aziendale. Questo aspetto viene spesso trascurato per motivi di budget, eppure la spesa aggiuntiva necessaria per coinvolgere il personale è un vero e proprio investimento, che porta a benefici quantificabili a lungo termine.
  • Comunicazioni: la comunicazione è di vitale importanza in un progetto di implementazione globale di un software gestionale ERP, ma è anche molto difficile da gestire. Le email sono uno strumento molto efficace, ma non sono sufficienti per coprire tutte le necessità del progetto. Ad esempio, molti dipendenti preferiscono che siano i propri manager a informarli sugli ultimi sviluppi del progetto, magari durante le riunioni. I team di progetto e comunicazione devono creare un piano informativo e di formazione dei manager su come trasmettere i messaggi ai propri team nel modo migliore possibile.
  • Corsi di formazione: i piani di gestione del cambiamento devono essere concepiti in modo da affrontare la transizione del personale all’utilizzo del nuovo software gestionale ERP e stabilire chi saranno gli utenti con privilegi amministrativi e i formatori. Una strategia di formazione completa deve tenere conto di peculiarità locali, aree geografiche e fasi di sperimentazione prima dell’implementazione finale. In mancanza di una strategia di formazione dettagliata e completa, le ripercussioni sul successo dell’implementazione globale di un software gestionale ERP potrebbero essere molto serie.

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