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Fabbrica senza carta: finalmente possibile grazie alla gestione documentale

gestione documentale

Vi sono molti fattori che influiscono sulla scelta del software gestionale ERP adatto alle proprie esigenze. Uno di questi è la gestione documentale integrata nel sistema ERP. Un software gestionale ERP di ultima generazione per le PMI industriali deve disporre di un sistema di gestione documentale integrato al 100%, facile da utilizzare e applicabile a qualunque tipo di business.

Che cos’è la gestione documentale?

Ogni giorno produciamo e consumiamo un’enorme quantità di fogli, lettere, email e altri documenti. In media, perdiamo il 30% della nostra giornata lavorativa cercando documenti. Per questo motivo, i costi aumentano e svolgere le nostre attività quotidiane diventa più complicato.

Un sistema di gestione documentale ti aiuta a tenere sotto controllo questa valanga di informazioni. Tutti i documenti vengono archiviati in un unico luogo. In questo modo si ottiene un effetto di maggiore trasparenza: con un accesso rapido e semplice a dati costantemente aggiornati, tu e i tuoi dipendenti avrete sempre a disposizione le informazioni di cui avete bisogno e potrete prendere decisioni tempestive e più efficaci.

Trovare, oltre a cercare

In pochi secondi, un buon sistema di gestione documentale è in grado di recuperare tutti i documenti legati a una transazione commerciale. Non è necessario duplicare l'archiviazione e i lunghi e infruttuosi tempi di ricerca si riducono drasticamente. In questo modo, tutti i dipartimenti avranno accesso alle informazioni necessarie: SAT, vendite, contabilità, acquisti e così via.

A cosa serve la gestione documentale integrata?

Le principali funzioni della gestione documentale sono archiviare, organizzare e gestire i documenti del software gestionale ERP: tutta la documentazione cartacea, i documenti di Office, le email e qualunque altra informazione aziendale. In questo modo, i documenti sono sempre disponibili e accessibili da qualsiasi sezione del sistema.

I documenti creati nell’ERP vengono archiviati automaticamente dal sistema di gestione documentale, che si integra completamente anche con Microsoft Office per l'archiviazione di tutti i relativi documenti: email, file di Word ed Excel in formato originale. Inoltre, questo tipo di sistemi dispone di molte altre funzionalità che semplificano e velocizzano le attività lavorative di tutti i giorni.

Perché collegare la gestione documentale con il sistema ERP

  • Informazioni sempre a portata di mano e decisioni più rapide: avrai sempre a disposizione un riepilogo di tutti i documenti legati a una determinata transazione commerciale, ad esempio quando devi rispondere a una richiesta di preventivo o iniziare una trattativa importante. In questo modo, massimizzi la trasparenza all’interno della tua azienda.
  • Rapidità e facilità: l’utilizzo di un sistema di gestione documentale riduce al minimo il tempo che tu e i tuoi dipendenti dedicate alla ricerca di informazioni. La duplicazione dei documenti archiviati sarà solo un lontano ricordo.
  • Ottimizzazione dei processi aziendali: i processi basati sull’utilizzo di documenti vengono gestiti in modo digitale. Inoltre, la rappresentazione avviene in modo più rapido e affidabile, grazie a un flusso di lavoro predefinito.

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