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Ecco il team di cui hai bisogno per un’implementazione ERP

implementazione ERP

Uno degli errori più comuni in fase di preparazione di un’implementazione ERP è pensare che si tratti semplicemente di un altro progetto da affidare al reparto IT. Non c’è niente di più sbagliato. L’implementazione di un sistema ERP è un momento di cambiamento molto importante per un’azienda. Il segreto del successo di un’implementazione ERP è la preparazione. Prima dell’installazione del software e della formazione dei dipendenti, vi sono diverse cose importanti da fare.

L'azienda deve prepararsi al meglio in vista di una ristrutturazione sistematica e integrale di tutti i processi operativi più importanti. Le imprese in grado di prevedere eventuali problemi riescono a evitare gli errori più comuni e passano per un processo di implementazione più semplice e armonioso. In questo articolo ti presentiamo alcuni concetti utili che ti aiuteranno a realizzare l’implementazione ERP nel miglior modo possibile.

Implementazione ERP: come assegnare le responsabilità del progetto ai vari membri dell’azienda

L’introduzione di un sistema ERP interessa tutte le aree funzionali dell’impresa. Per questo motivo, tutti devono partecipare alla fase di implementazione ERP, dai dirigenti più alti ai quadri intermedi, fino ai singoli dipendenti. La primissima cosa da fare durante la preparazione è creare un team interno che abbia le capacità e l’autorità necessarie per lanciare e portare a termine l’intero processo.

L’ideale è che il team responsabile del progetto sia formato dai seguenti membri:

Executive sponsor. Fa parte dei dirigenti dell'azienda ed è il principale promotore e supervisore del progetto. Per quanto riguarda le questioni più semplici, è la massima autorità all’interno del team e il suo compito principale è garantire che il sistema ERP raggiunga gli obiettivi aziendali in seguito all’implementazione.

Project manager. Le sue funzioni principali sono gestire, pianificare, controllare e coordinare il progetto dal punto di vista commerciale. Il suo unico obiettivo è portare a termine il progetto nei tempi previsti e senza sforare il budget. Idealmente questo incarico andrebbe affidato a un quadro intermedio o più alto che abbia maturato esperienza in varie aree funzionali. Le altre mansioni del project manager comprendono: pianificazione delle riunioni in termini di tempistiche e contenuti, formazione dei membri del team, organizzazione delle riunioni, rilevamento di eventuali problemi e monitoraggio dell'avanzamento del progetto.

Responsabile IT. Il responsabile interno di IT si occupa della coordinazione di tutte le attività relative al proprio campo che coinvolgono l'azienda, il fornitore dell’implementazione ERP e i dipendenti di altre imprese. Le mansioni quotidiane del responsabile IT comprendono lo sviluppo di piani, fornire assistenza al team e rendere disponibili le risorse necessarie per le loro attività.

Team di utenti. Si tratta di un gruppo composto da utenti con diversi livelli di autorità, competenze corporative e coinvolgimento. Questo gruppo dovrebbe anche includere dipendenti di ciascuna area funzionale interessata dall’implementazione ERP. Queste comprendono, ad esempio, contabilità, espansione, produzione e vendite. Il team di utenti coopera con il fornitore per utilizzare il software nel modo più adatto per raggiungere gli obiettivi aziendali. Inoltre, il gruppo deve creare la documentazione per i processi aziendali a livello di attività all’interno del nuovo sistema.

È importante che l’azienda stabilisca in modo chiaro e preciso il metodo con cui misurerà i risultati in seguito all’implementazione del sistema ERP.

Il processo di pianificazione di un’implementazione ERP non si riduce alla scelta del fornitore, affidandogli tutto il lavoro e la responsabilità. Una pianificazione meticolosa e precisa consente all’impresa di ridurre al minimo i rischi ed evitare i problemi più comuni. Solo in questo modo è possibile sfruttare al massimo i vantaggi economici e operativi di questo tipo di sistemi.

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