Skip to main content
Gestione documentale

Gestione documentale

Sapevate che i vostri dipendenti passano fino al 30% del loro tempo lavorativo cercando informazioni? A prescindere dal settore o dalle dimensioni dell’azienda, un ruolo importante viene svolto da una moltitudine di documenti: offerte, bolle di consegna, fatture, contratti, corrispondenza, disegni o promemoria, documenti cartacei originali e file digitali. Lo stoccaggio decentralizzato dei file e nelle caselle di posta elettronica, su dischi rigidi e dispositivi di memorizzazione mobili, implica l’esecuzione di infinite ricerche, conservazione ridondante e flussi di lavoro inefficienti. Il sistema di gestione documentale abas DMS vi aiuta nella gestione di questa crescente inondazione di informazioni.

Trovare, non cercare
I processi aziendali non presentano intoppi solo se i dipendenti possono accedere a tutti i documenti rapidamente e con facilità. abas conserva tutti i documenti, che siano scansioni dei cartacei o documenti elettronici, all’interno del DMS in modo centralizzato, cosicché possano essere suddivisi in categorie e collegati agli ordini, ai progetti e ai clienti. Il semplice sistema di ricerca permette di ottenere in pochissimi secondi una panoramica completa delle ultime versioni di tutti i documenti appartenenti a un processo aziendale. 

abas DMS, il vostro centro informazioni
I documenti provenienti da abas ERP vengono archiviati automaticamente, le copie cartacee vengono scansionate e indicizzate sulla base dei criteri dei database abas, come avviene per i documenti digitali importati. Naturalmente, abas DMS rispetta tutti i criteri dell’archiviazione a lungo termine e gli audit, come previsto dalla legge e dalle misure anti-contraffazione.

La gestione documentale non potrebbe essere più semplice e affidabile!

  • CONSERVAZIONE CENTRALIZZATA DEI DATI

    Tutti i documenti vengono conservati all’interno di abas DMS in maniera centralizzata, che si tratti di documenti cartacei scansionati o documenti digitali. I documenti sono collegati a ordini commerciali, progetti o clienti, in modo da rendere disponibili tutte le informazioni relative a un processo aziendale.

    CONSERVAZIONE CENTRALIZZATA DEI DATI
  • PROCESSI AZIENDALI OTTIMIZZATI

    I processi fondati su documenti vengono elaborati in digitale e mappati in modo rapido e sicuro grazie a un flusso di lavoro predefinito.

    PROCESSI AZIENDALI OTTIMIZZATI
  • ARCHIVIAZIONE AFFIDABILE

    L'archiviazione a prova di revisione è fondamentale per le informazioni fiscali, per i certificati e i contratti. abas DMS rispetta tutti i requisiti legali per l’archiviazione a lungo termine e a prova di contraffazione.

    ARCHIVIAZIONE AFFIDABILE
  • FATTURE ELETTRONICHE

    abas DMS agevola la creazione di fatture e note di credito elettroniche, automatizzando l’invio e la ricezione elettronica delle stesse, nel pieno rispetto delle normative in materia.

    FATTURE ELETTRONICHE

Choose functional detail to see more

All’interno di un'azienda risulta particolarmente difficile tenere sotto controllo ogni documenti. Il sistema di gestione documentale di abas ERP permette di trovare facilmente ogni documento, a prescindere dalla loro origine. Tutti i documenti vengono scanditi e archiviati nel rispetto dei principi di audit. La funzione di ricerca permette di ritrovare e tracciare facilmente i documenti, grazie a un’ampia gamma di criteri di ricerca.

Seleziona il sistema ERP in 7 semplici passaggi
Seleziona il sistema ERP in 7 semplici passaggi
Seleziona il sistema ERP in 7 semplici passaggi
Seleziona il sistema ERP in 7 semplici passaggi
pink

I vantaggi del collegamento tra gestione documentale ed ERP

Fatture, bolle di consegna, contratti, e-mail, verbali: I sistemi ERP controllano i processi aziendali fondati su una serie di documenti cartacei e digitali. Nonostante la progressiva digitalizzazione, stampare i documenti, copiarli e archiviarli in faldoni è ancora prassi comune per molte aziende. Anche i documenti digitali, come file o e-mail, vengono conservati, spesso in più copie, su dischi rigidi separati e presso il provider di posta elettronica. La conseguenza di ciò è una mole crescente di informazioni, che producono flussi di lavoro inefficienti, elevate probabilità di errori e costi maggiori. 

I sistemi di gestione documentale (DMS) registrano e gestiscono questi documenti e, laddove necessario, li uniscono ad altri provenienti da sistemi esterni. Per collegare questi due sistemi nel modo più efficace possibile, la risposta non può essere che l’uso di una soluzione integrata. 

L’archiviazione automatica di tutti i documenti creati all’interno del sistema ERP rappresenta un vantaggio significativo. I documenti in ingresso vengono registrati nel DMS tramite flussi di lavoro predefiniti, aumentando notevolmente l’efficienza, dal momento che nell’elaborazione dei documenti cartacei viene eliminata l’immissione manuale dei dati, costosa e spesso fonte di errori. Le informazioni vengono rese disponibili nel sistema ERP rapidamente e senza discontinuità, in modo che tutti possano lavorare con un database uniforme e sempre aggiornato. I sistemi professionali di gestione documentale garantiscono un’archiviazione legale e a prova di audit dei documenti fiscali, in modo da essere sempre pronti in caso di verifiche.

La gestione digitale dei documenti va molto oltre la mera conservazione, offrendo una logistica informativa all’avanguardia. I sistemi di gestione documentale raggruppano le informazioni provenienti da varie fonti e formano oggetti intelligenti chiamati “dossier elettronici”, relativi, ad esempio, a clienti e fornitori. Tutti i documenti provenienti dal proprio sistema ERP e da sistemi esterni vengono registrati, verificati e indicizzati dal DMS. L’aggiunta di metadati rende poi più agevole la ricerca con parole chiave, ad esempio l’autore, la divisione o la data dell’ultima modifica. È possibile completare le ricerche con pochi click. Tutti i processi per i clienti e i fornitori selezionati sono trasparenti, totalmente tracciabili e dotati di controllo delle versioni. Gli utenti ottengono le informazioni in un istante e possono dedicare maggiori attenzioni alle loro mansioni, avendo a disposizione anche il tempo che avrebbero altrimenti dovuto dedicare alla ricerca e l’archiviazione. 

È importante ricordare che gran parte dei dati di un’azienda sono sensibili e devono quindi essere protetti. Grazie alla realizzazione di un sistema di assegnazione progressiva dei diritti, è possibile indicare con esattezza chi può avere accesso a quali dati o file elettronici. 

Un sistema di gestione documentale è il centro informativo di un’azienda e offre diversi vantaggi: archiviazione efficace e poco costosa dei documenti, rapida disponibilità delle informazioni e processi aziendali ottimizzati. Le soluzioni integrate evitano discontinuità, accelerano i flussi di lavoro e riducono i tempi di elaborazione. Il lavoro quotidiano dei dipendenti diventa così decisamente più semplice, migliorandone la produttività. Nella definizione dell’importanza di un DMS, la dimensione dell’azienda non è poi così rilevante. I fattori fondamentali sono la quantità di informazioni da gestire, la loro tipologia e origine, e i singoli flussi di lavoro.

0721 / 96723-263
+43 1 319 15 19
+49 721 96 72 30
703-444-2500
+38 061 21 37 855
+420 241 931 544
+31 (0)85 3033 555
+421 903 717 980
+55 - 11 5054 - 5500
+852-2793-3317
+91 77559 04373
+62 (21) 293 19 366
+603-56124999
++94 76 666 9070
+66 81 6297375
+359 2 423 61 56

Contatti

Potrei ritirare il tuo consenso in qualsiasi momento inviando un'e-mail a [email protected] o [email protected] Ti assicuriamo che tratteremo queste informazioni come strettamente riservate e che saranno utilizzate solo da abas Software GmbH e dai partner abas .(Privacy)

abas Business Solutions

+39-049-7292340

Via San Crispino, 72

35129 Padova PD