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Differenze tra un software gestionale ERP e un software di fatturazione

 software di fatturazione

Oggi, la grande varietà di applicazioni informatiche per la gestione delle finanze aziendali ha attenuato le differenze tra i software gestionali ERP e i software di fatturazione. Di fatto, molte persone pensano che siano la stessa cosa, anche se tecnicamente non lo sono ed è piuttosto importante capire cosa li distingue. Per fare un confronto preciso, dobbiamo sceglierne due che appartengano alla stessa categoria. Altrimenti sarebbe un po’ come confrontare una moto con un aereo... La cosa migliore è analizzarne le funzionalità una per una.

ERP e software di fatturazione

Come indica il nome stesso, i software di fatturazione sono stati tradizionalmente utilizzati dalle aziende per gestire la contabilità, ovvero i movimenti di denaro: il registro generale, crediti esigibili e passività, spese e così via. In base alla versatilità del programma, questo può anche includere funzioni per gestire fatture, stipendi, tasse e ordini di acquisto e di vendita.

Al contrario, i software gestionali ERP non solo integrano tutte le funzioni di un programma di contabilità, ma offrono molto di più. In quanto “software di gestione delle risorse aziendali”, questo tipo di strumenti consente di gestire le finanze dell’impresa, gli asset tangibili e intangibili, il CRM, la produzione, le risorse umane, la logistica e i processi relativi ai materiali. I sistemi ERP sono inoltre molto flessibili, grazie alla propria struttura modulare. I moduli possono essere inclusi singolarmente e ognuno di essi supporta varie funzioni specifiche, ma con il grande vantaggio di conservare e gestire le informazioni dei vari reparti in un solo database, da cui possono poi essere condivise. Inoltre, questi moduli sono altamente specializzati, per cui ciascun settore ha a disposizione una serie di strumenti specifici per le proprie attività, mentre le grandi imprese molto estese e diversificate sono in grado di gestire molte aree operative diverse. Per questo motivo, le soluzioni di software gestionale ERP non sono dedicate esclusivamente alle imprese di grandi dimensioni e possono essere utilizzate da qualunque PMI, grazie alla loro flessibilità e scalabilità. Si tratta di un vantaggio notevole: il software gestionale ERP può essere adattato in qualsiasi momento a ciascuno dei processi aziendali. Per quanto riguarda le imprese di medie dimensioni, i sistemi ERP risolvono uno dei loro problemi più comuni: l’utilizzo di un’applicazione o software diverso per ciascun reparto o attività. Per ogni applicazione utilizzata i dati vengono duplicati, con un notevole spreco di energie e tempo. Un’altra conseguenza negativa importante dell’utilizzo di più strumenti è che le informazioni vengono sparpagliate tra più database, spesso non vengono aggiornate e a un certo punto devono essere accorpate per essere analizzate. I software gestionali ERP, invece, utilizzano un solo database e ogni dipartimento può accedere in tempo reale ai dati di cui ha bisogno per i propri processi operativi e decisionali.

Quando bisogna passare da un software di fatturazione a un ERP?

In genere, le aziende hanno difficoltà a capire quando è arrivato il momento di passare da un software di fatturazione a un ERP. L’unica certezza è che, prima o poi, quel momento arriva per tutte le imprese. Nella maggior parte dei casi, quando un’azienda è agli inizi può soddisfare le proprie necessità con strumenti molto semplici, ma quando comincia a crescere i processi diventano più complessi e l’implementazione di un software gestionale ERP può solo migliorarne e semplificarne la gestione. I sistemi ERP dispongono del proprio software di fatturazione e sono in grado di adattarsi alle esigenze di ciascun cliente. Pertanto, al giorno d’oggi acquistare un programma di fatturazione e contabilità è uno spreco di denaro e tempo.

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