Dokumentummenedzsment
Tudta, hogy a dolgozói a munkaidejük akár 30 százalékát is azzal töltik, hogy információkat keresnek? Az üzletágtól és a vállalat nagyságától függetlenül számos dokumentum fontos szerepet játszik: ajánlatok, szállítólevelek, számlák, szerződések, levelezések, rajzok vagy feljegyzések, papíralapú eredeti dokumentumok éppúgy, mint digitális fájlok. A dokumentumok dossziékban és e-mail rendszerekben, merevlemezeken és mobil tárolóeszközökön való decentralizált megőrzése időigényes keresésekhez, redundáns tároláshoz és nem hatékony munkafolyamatokhoz vezet. Az abas DMS dokumentummenedzsment rendszer abban segít Önnek, hogy uralni tudja a növekvő információáradatot.
Keresés helyett megtalálás
Az üzleti folyamatok csak akkor zajlanak zökkenőmentesen, ha az összes lényeges dokumentum gyorsan és könnyen rendelkezésre áll a dolgozói számára. Az abas az összes dokumentumot – mindegy, hogy beszkennelt papírdokumentumok vagy elektronikus dokumentumok-e – központilag a DMS-ben tárolja, ahol kategorizálhatók és összekapcsolhatók megrendelésekkel, projektekkel vagy vevőkkel. Egy egyszerű keresési lekérdezésen keresztül másodpercek alatt megkapja egy üzleti folyamat mindenkori legaktuálisabb verziójú összes dokumentumának a teljes áttekintését.
abas DMS – az Ön információs központja
A dokumentumok az abas ERP-ből automatikusan archiválásra, a papírdokumentumok szkennelésre és – ugyanúgy, mint az importált digitális dokumentumok – az abas adatbázisok kritériumai szerint indexelésre kerülnek. Magától értetődően az abas DMS a hosszú távú, ellenőrizhető archiválás összes követelményének megfelel – a jogszabályoknak megfelelő és hamisíthatatlan.
Ennél egyszerűbb és megbízhatóbb már nem is lehetne a dokumentummenedzsment!
Ha szeretne többet megtudni, akkor válasszon ki egy funkciót
Uralja a folyamatosan növekvő információáradatot az abas DMS dokumentummenedzsment rendszer segítségével: legyen szó elektronikus dokumentumokról vagy beszkennelt papírbizonylatokról, az abas DMS-ben minden archiválásra és megfelelően összekapcsolásra kerül. Így bármikor hozzáférhet az összes szükséges dokumentumhoz.
Miért előnyös a dokumentummenedzsment és az ERP összekapcsolása
Számlák, szállítólevelek, szerződések, e-mailek, jegyzőkönyvek: az ERP rendszerek vállalati folyamatokat irányítanak, amik a legkülönbözőbb papíralapú bizonylatokon és digitális dokumentumokon alapulnak. A digitalizáció ellenére számos vállalatnál még mindig bevett gyakorlat a dokumentumok kinyomtatása, másolása és dossziékban való tárolása. A digitális dokumentumok, például fájlok vagy e-mailek – gyakran különböző verziókban – szintén decentralizált merevlemezeken vagy az e-mail szolgáltatónál kerülnek elmentésre. A következmény egy növekvő információhegy, ami nem hatékony munkafolyamatokhoz, magas hibaarányhoz és növekvő költségekhez vezet.
A dokumentummenedzsment rendszerekben (DMS) ezek a dokumentumok rögzítésre és kezelésre, valamint szükség esetén külső rendszerekből való dokumentumokkal összevezetésre kerülnek. A két rendszer egymással való ideális összekapcsolásához tehát kézenfekvő egy integrált megoldás használata.
Fontos előny az ERP rendszerben létrehozott összes bizonylat automatizált archiválása. A beérkező dokumentumok a DMS-ben előre definiált munkafolyamatokon keresztül kerülnek rögzítésre – ez jelentősen megnöveli a hatékonyságot, mivel különösen a papíralapú bizonylatok feldolgozásánál megszűnik a költséges és hibalehetőségeket magában rejtő manuális adatrögzítés. Az információk gyorsan és médiatörések nélkül állnak rendelkezésre az ERP rendszerben, és az összes dolgozó egységes és mindig aktuális adatbázissal dolgozik. Hogy Ön mindig felkészült legyen az adóellenőrzésekre, a professzionális dokumentummenedzsment rendszerek az adóreleváns bizonylatokat ellenőrizhetően és jogszabályoknak megfelelően archiválják.
A digitális dokumentummenedzsment azonban jóval többet jelent, mint csupán a dokumentumok tárolását – a legmodernebb információs logisztikát nyújtja:
a dokumentummenedzsment rendszerek a legkülönbözőbb forrásokból intelligens objektumokban, úgynevezett „elektronikus aktákban” gyűjtenek össze információkat, például a vevőkhöz vagy a szállítókhoz. Az összes dokumentum a saját ERP-ből és a külső rendszerekből a DMS-en keresztül rögzítésre, ellenőrzésre és teljes szöveg indexelésre kerül. A metaadatok hozzáadása, mint pl. szerző, részleg vagy az utolsó módosítás dátuma, megkönnyíti a kulcsszavak szerinti későbbi keresést. A keresések néhány egérkattintással elintézhetők, az összes folyamat a kiválasztott vevőkhöz vagy szállítókhoz átláthatóan és hiánytalanul nyomon követhető, beleértve a verzióellenőrzést. A felhasználók a megspórolt archiválási és keresési időknek köszönhetően nagyobb figyelmet tudnak szentelni az alapvető feladataiknak.
Fontos: sok vállalati adat érzékeny és megfelelően védeni kell. Egy felosztott jogkiosztási rendszeren keresztül ezért pontosan meghatározható, hogy ki mely adatokhoz és elektronikus aktákhoz kap hozzáférést.
A dokumentummenedzsment rendszer a vállalat információs központja és három legyet üt egy csapásra: a dokumentumok költséghatékony archiválása, az információk gyors rendelkezésre bocsátása és az üzleti folyamatok optimalizálása. Az integrált megoldások elkerülik a médiatöréseket, meggyorsítják a munkafolyamatokat és lerövidítik az átfutási időket. Ez a napi munkát jelentősen könnyebbé teszi és növeli a dolgozók produktivitását. A vállalat nagysága egy DMS jelentőségének a kérdésénél alárendelt szerepet játszik - a döntő tényezők a kezelendő információs mennyiség, a dokumentumtípusok és -források, valamint az egyedi munkafolyamatok.