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Gestion des documents

Un nombre incalculable de lettres, de courriers électroniques et d’autres documents est créé chaque jour. Nous passons 30 % de notre temps de travail à rechercher des documents. Outre son effet néfaste sur les coûts, ce temps perdu complique votre travail quotidien et celui de vos collaborateurs.
 
Le système de gestion électronique de documents (DMS) d’abas vous aide à gérer cet afflux d’informations. Tous les documents sont stockés à un emplacement centralisé. Ce gage de transparence permet d’accéder rapidement et facilement à des informations toujours actualisées. La recherche d’informations et la prise de décision sont plus faciles que jamais, aussi bien pour vous que pour vos collaborateurs. Ce système satisfait également à toutes les exigences en matière d’archivage destinées à faciliter les audits, ce qui garantit à la fois le respect de la législation et la protection contre les tentatives de falsification.
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Gestion des documents dans abas

Avantages

Capacité constante à fournir des infos et à prendre des décisions

Vous disposez toujours d’une vue d'ensemble de tous les documents dont vous avez besoin pour répondre à un appel d’offres ou mener des négociations commerciales importantes. La transparence des informations est totale.

Optimisation des processus opérationnels
Les processus documentaires sont traités par voie numérique, puis mappés de façon fiable et rapide avec un flux de travail prédéfini.
Rapide et facile à utiliser

Le système de gestion des documents réduit le temps que vous et vos collaborateurs passez à rechercher des informations. Plus besoin de conserver les documents à plusieurs endroits.

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abas DMS propose 

  • Documents types : Un total de 33 documents types pour les ventes, les achats, les données de base, la comptabilité financière et la production
  • Critères de recherche : Un large éventail de critères de recherche courants, y compris ceux utilisés pour les données de base, les achats, les ventes ou les courriers électroniques, ainsi qu’une fonction de recherche en texte intégral.
Gestion des documents
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Optimisation des recherches

En quelques secondes, l'écran de recherche donne un aperçu clair de tous les documents relatifs à une transaction commerciale. Pas besoin d’enregistrer les documents à plusieurs endroits. La durée des recherches si nuisible à la rentabilité est considérablement réduite. Que vous travailliez au sein du service clientèle, des ventes, des services de comptabilité ou de gestion, vous avez constamment accès aux informations dont vous avez besoin.
Vous êtes toujours en mesure de fournir les informations requises ou de prendre des décisions en cas d’appel d’offre ou de négociation commerciale importante. Il suffit de saisir un seul critère de recherche (par exemple un numéro de commande) pour qu’abas DMS affiche immédiatement la transaction dans son intégralité. L’appel d’offres, le devis, le bon de commande, la confirmation de commande, le bon de livraison, la facture et tous les autres documents, y compris la correspondance, fournissent des informations sur la totalité de la transaction. Même lors de l'archivage automatique, tous les reçus et les documents sont enregistrés avec la transaction concernée.

Une transparence accrue

Tous les documents sont centralisés dans le système DMS, qu’il s’agisse de documents papier numérisés ou de documents numériques. Ils sont affectés à une commande, un projet ou un client, de sorte que toutes les informations en rapport avec les transactions commerciales (correspondance, courriers électroniques, croquis ou plans de projet, par exemple) sont disponibles à tout moment. Vous pouvez donc accéder à toutes les informations liées aux transactions rapidement et en toute facilité, à partir de n’importe quel poste de travail, même pendant vos déplacements. Votre entreprise bénéficie d’un niveau accru de transparence des informations.
 
 

E-Facturation

abas DMS prend en charge la création de factures et de notes de crédit électroniques, ce qui permet d’automatiser la réception et l’envoi des factures par voie électronique.

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  • Archivage et numérisation automatiques des documents

    Le système de gestion de documents archive automatiquement les documents issus d’abas ERP. Vous pouvez accéder aux documents archivés directement à partir du système ERP, ou bien accéder aux transactions enregistrées dans abas ERP à partir du système DMS. Les documents papier sont numérisés et associés aux transactions créées dans abas ERP à l’aide de codesbarres. Les données de base issues d’abas sur les clients, les fournisseurs et les produits peuvent être utilisées pour indexer les documents externes à archiver.
    gestion des documents (GED)
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Intégration complète avec Microsoft Office

L’intégration totale avec Microsoft Office et de nombreuses fonctions supplémentaires optimisent la facilité d’utilisation d’abas DMS. Par exemple, vous pouvez archiver des documents créés dans MS Word, MS Excel, OpenOffice.org Writer et OpenOffice.org Calc, ainsi que des fichiers PDF, JPG, CAD, etc. Le tout électroniquement. Si l’archivage est effectué via une imprimante virtuelle, le document est enregistré au format TIFF ou dans son format d’origine. Il est également possible d’utiliser la gestion automatique des versions.

Prise en main rapide et souplesse de personnalisation

L’installation du système DMS standard ne nécessite aucune spécification particulière. Les types de documents et les critères de recherche sont déjà configurés dans le système. abas DMS peut donc être mis en oeuvre rapidement et facilement. Les fonctions de personnalisation disponibles en option permettent d’ajouter d’autres types de documents, des critères de recherche, des modules ou des flux de travaux. Le logiciel standard peut être adapté à votre situation opérationnelle.

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Processus optimisés

Les processus opérationnels impliquant l’utilisation de documents (vérification des factures à payer, etc.) sont encore souvent traités sur papier, avec la lourdeur que cela suppose. Avec abas DMS, ces processus sont traités numériquement et mappés de façon fiable et rapide avec un flux de travail prédéfini.

Archivage d'audit conforme

La conformité de l’archivage aux exigences en matière d’audit est particulièrement indispensable pour les informations liées aux processus de contrôles, les documents et les contrats.

abas DMS satisfait à tous les critères exigibles d’un système d’archivage conforme à la législation, durable et infalsifiable.

Gestion des autorisations

Les données de l'entreprise sont très sensibles et doivent être protégés en conséquence. Fiable et sécurisée, la fonction de définition des autorisations permet à tous les collaborateurs d’accéder aux documents dont ils ont besoin.

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