

Vous disposez toujours d’une vue d'ensemble de tous les documents dont vous avez besoin pour répondre à un appel d’offres ou mener des négociations commerciales importantes. La transparence des informations est totale.
Les processus documentaires sont traités par voie numérique, puis mappés de façon fiable et rapide avec un flux de travail prédéfini.
Le système de gestion des documents réduit le temps que vous et vos collaborateurs passez à rechercher des informations. Plus besoin de conserver les documents à plusieurs endroits.
abas DMS prend en charge la création de factures et de notes de crédit électroniques, ce qui permet d’automatiser la réception et l’envoi des factures par voie électronique.
L’intégration totale avec Microsoft Office et de nombreuses fonctions supplémentaires optimisent la facilité d’utilisation d’abas DMS. Par exemple, vous pouvez archiver des documents créés dans MS Word, MS Excel, OpenOffice.org Writer et OpenOffice.org Calc, ainsi que des fichiers PDF, JPG, CAD, etc. Le tout électroniquement. Si l’archivage est effectué via une imprimante virtuelle, le document est enregistré au format TIFF ou dans son format d’origine. Il est également possible d’utiliser la gestion automatique des versions.
L’installation du système DMS standard ne nécessite aucune spécification particulière. Les types de documents et les critères de recherche sont déjà configurés dans le système. abas DMS peut donc être mis en oeuvre rapidement et facilement. Les fonctions de personnalisation disponibles en option permettent d’ajouter d’autres types de documents, des critères de recherche, des modules ou des flux de travaux. Le logiciel standard peut être adapté à votre situation opérationnelle.
Les processus opérationnels impliquant l’utilisation de documents (vérification des factures à payer, etc.) sont encore souvent traités sur papier, avec la lourdeur que cela suppose. Avec abas DMS, ces processus sont traités numériquement et mappés de façon fiable et rapide avec un flux de travail prédéfini.
La conformité de l’archivage aux exigences en matière d’audit est particulièrement indispensable pour les informations liées aux processus de contrôles, les documents et les contrats.
abas DMS satisfait à tous les critères exigibles d’un système d’archivage conforme à la législation, durable et infalsifiable.
Les données de l'entreprise sont très sensibles et doivent être protégés en conséquence. Fiable et sécurisée, la fonction de définition des autorisations permet à tous les collaborateurs d’accéder aux documents dont ils ont besoin.