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ERP Software für Einkauf abas ERP

Achats

La concurrence croissante à l’échelle mondiale implique qu’il est de plus en plus important de garder un œil sur les dépenses, et ce, à tout moment. Dans le domaine des achats, le prix, la qualité et le délai de livraison sont des facteurs de succès essentiels. En calculant les prix de manière flexible, vous pouvez négocier des conditions appropriées avec vos fournisseurs. Vous pouvez également diminuer les coûts en déployant un processus de commande efficace et en maintenant les niveaux des stocks au plus bas pour garantir leur disponibilité. Une évaluation en continu du fournisseur vous aidera à garantir la qualité et la fiabilité des livraisons.
 
Des appels d’offre aux suggestions de bons de commande et jusqu’aux bons de commande, de la saisie des factures des marchandises à leur vérification, Purchase Order Processing (Traitement des Bons de commande), élément central d’abas ERP, fournit un support pour un traitement continu et intégré de l’activité.
 

Purchasing process

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Achats dans abas ERP

Avantages

Processus de commande intégrés

Profitez de processus de commande pleinement intégrés sans doublons lors de la saisie des données – des appels d’offres aux suggestions de bon d’achat et jusqu’aux bons d’achat, aux factures pour les marchandises et à la vérification des factures.

Évaluez l’efficacité des achats

Évaluez les chiffres clés à partir des tendances de prix, des tailles des lots, des coûts d’approvisionnement et des plaintes des fournisseurs et optimisez votre efficacité d’achat.

Évaluer les fournisseurs avec précision

Quels fournisseurs sont fiables ? Identifier les risques et délais associés à un fournisseur pour être en mesure de prendre rapidement des mesures.

Transparence des coûts d’approvisionnement

Gardez un oeil sur les tendances des coûts d’approvisionnement à partir des prix des matières premières et des coûts supplémentaires.

Assurez un suivi des coûts

Enregistrez les coûts d’achat et répartissez vos dépenses avec précision pour déterminer les prix et promotions dans le cadre des devis, des commandes et des bons de commande, et identifiez les tendances des prix des matières premières et des groupes de matériaux.

Contrôlez efficacement l’approvisionnement
Gérez stratégiquement vos processus d’approvisionnement et les relations avec vos fournisseurs à l’aide de solutions personnalisées visant à augmenter la productivité dans tous les domaines.
Tableau de bord efficace

Analysez vos activités de vente et évaluez rapidement et facilement les factures, les bordereaux d’emballage et les bons de commande : sur la fiabilité des livraisons, l’évolution des prix, les volumes d’achat, les commandes à disposition et les 10 meilleurs produits, par exemple.

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Précisiones des coûts d'approvisionnement 

L’approvisionnement peut être réalisé sur la base d’un ordre, d’un projet ou d’un besoin à l’aide de valeurs par défaut contrôlables. Vous avez accès à un rapide aperçu du statut d’approvisionnement (Achat et Production). Le développement des coûts d’approvisionnement (coûts de fabrication, prix des matières premières, coûts supplémentaires) est complètement transparent.

Les coûts d'approvisionnement
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Réductions de coûts par intégration d'un fournisseur

abas ERP vous propose un soutien efficace dans la gestion de vos fournisseurs : À l’aide du fichier fournisseur, vous pouvez rapidement évaluer la situation actuelle d’un fournisseur. Cette visibilité simplifie la prise de décision et offre un accès direct à l’ensemble des processus en cours, des suggestions d’approvisionnement et des activités avec le prestataire. De même, les notes et les documents archivés à partir du système de gestion des documents sont visibles dans le fichier fournisseur. Cela offre la base idéale pour gérer vos relations avec vos fournisseurs.

Gestion centrale des processus d'achat

Vous gérez tous les processus d’achat à partir du système d’information « Centre de ventes ». Les processus d’achat sont traités des devis et jusqu’aux factures, ils sont consultés et créés à partir de là. Vous pouvez choisir, créer, libérer ou traiter les processus d’achat en cours ou déjà archivés en fonction de différents critères. En vous connectant à des systèmes d’information, comme le « Tableau de vente », le « Statut d’approvisionnement » ou le « Stock en entrepôt », vous pouvez accéder à des informations spécifiques en un seul clic.

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Fichier produit





Fichier produit

Le Fichier produit rassemble toutes les informations importantes autour d’un produit spécifique et les présentent sous la forme d’un tableau dans une vue unique.

Traitement du bon de commande 

Le traitement des bons de commande est le composant central des achats. Des suggestions de bons de commande sont générées au cours de la Planification, lors de la détermination des besoins nets ou lorsque les niveaux de stock passent sous leur seuil minimal. Ces suggestions sont déployées dans les bons de commande. À l’instar des Ventes, les commandes permanentes auprès des fournisseurs peuvent également être traitées dans le module Achats. Ces dernières se rapportent à des produits particuliers et contiennent des quantités définies à la livraison planifiée, des prix d’échelle et des promotions. En définissant des quantités spécifiques à la livraison planifiée, vous pouvez commander facilement tous les produits nécessaires au sein d’une période spécifique.
 
Le Traitement des Bons de Commande est associé à la Comptabilité financière et à la Comptabilité analytique pour chaque élément de bon de commande via l’affectation des centres de coûts, des objets de coûts et des affectations de comptes. Vous pouvez créer des suggestions de bons de commande manuellement ou les choisir et les trier directement dans la boîte de dialogue, en fonction de n’importe quel critère, comme les fournisseurs, les produits, les planificateurs/acheteurs, les groupes d’entrepôts, ou les dates d’échéance. Vous pouvez ajuster les quantités, les prix et les dates d’échéance dans la boîte de dialogue. En outre, le fournisseur principal suggéré par le système peut être remplacé par un fournisseur différent dans la suggestion du bon de commande. Les suggestions du bon de commande sont émises, puis automatiquement converties en bons de commande.
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Aperçu des achats

L’aperçu des achats vous présente l’ensemble des informations pertinentes pour l’acheteur, en une seule vue. Chaque système dispose d’un aperçu de toutes les activités assignées en fonction des postes. Les activités peuvent ainsi être analysées sur une période spécifique et il est possible de cliquer pour changer d’application afin d’effectuer des actions supplémentaires, comme le traitement des bons de commande.
Aperçu des achats
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Prenez des décisions d'achat pertinentes

Dans abas ERP, vous pouvez facilement créer des appels d’offres destinés aux fournisseurs et les transmettre électroniquement en utilisant l’EDI. Une comparaison des devis qui confronte les prix, les délais de livraison et les conditions vous aide à prendre des décisions d’achat pertinentes. Une fois que vous avez choisi un fournisseur, vous pouvez automatiquement générer un bon de commande à partir de l’appel d’offres.

Approvisionnement lié à une commande/un projet

Les matériaux et assemblages peuvent être attribués de façon unique et sont réservés à une commande ou un projet spécifique. L’approvisionnement est engagé par une planification associée à la commande.

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Bonnes factures

Dans abas ERP, la facture pour marchandises prend en compte les livraisons complètes, partielles et excédentaires, ainsi que les échecs de livraison. Vous pouvez également créer des bordereaux d’emballage collectifs. Après réception des marchandises, ces dernières sont automatiquement attribuées à l’emplacement de facturation par défaut. Il est également possible de saisir la facture dans un entrepôt de contrôle qualité ou dans un entrepôt de consignation. En cas de plainte, vous pouvez facilement engager un retour immédiat. Le contrôle qualité est effectué après réception des marchandises ou après avoir saisi une description de l’état du produit. Vous pouvez également faire appel à des solutions externes de garantie qualité. Les factures de marchandises et la vérification des factures sont reliées à la comptabilité financière, à la comptabilité analytique et à la gestion des entrepôts.

Gestion simple des bons de commande

Avec la Gestion des bons de commande, vous pouvez saisir directement des bons de commande, les adopter à partir d’un appel d’offres, ou les générer à partir des suggestions de bons de commande créées par le système. Bien sûr, vous pouvez également commander des éléments ponctuels qui n’ont pas été créés dans les données de base. Une description de ces éléments ponctuels est comprise dans l’élément de bon de commande. Le bon de commande constitue également le socle de l’affectation des comptes pour la facture entrante. Vous pouvez attribuer des centres de coût et des objets de coût à un élément de bon de commande. Vous souhaitez en savoir plus ? Chaque élément du bon de commande peut être complété par des textes, sans limites de longueur. Des croquis peuvent également être ajoutés en lien.

Commandes permanentes/contrats 

Accords d’acceptation sur une durée spécifique à partir de la base des commandes permanentes ou des contrats cadres associés au fournisseur. Dans abas ERP, les commandes permanentes/contrats cadres sont gérés indépendamment des bons de commande. Ces derniers forment les encours permanents. Les quantités cumulées (quantités déjà livrées, quantités émises) et les stocks restants pour chaque produit sont gérés dans les commandes permanentes. Cela signifie que vous bénéficiez d’une vision et d’un contrôle complets de vos contrats fournisseur à tout moment.
  • Suggestions automatiques de bons de commande

    abas ERP génère automatiquement des suggestions de bons de commande à partir de nomenclatures nouvelles ou existantes. Vos acheteurs émettent des suggestions de bons de commande auprès de divers fournisseurs en une seule étape.

    Suggestions automatiques de bons de commande
  • Automatisez les processus d’approvisionnement

    abas ERP identifie les besoins et génère automatiquement des suggestions de bons de commande, qui prennent en compte les quantités à acheter et la date de livraison demandée.

    Automatisez les processus d’approvisionnement
  • Simplification du travail 

    Votre service d’achats a accès à une vue d’ensemble de toutes les suggestions d’ordre d’achat ouvertes. Ici, vous pouvez convertir des suggestions individuelles ou multiples en bons de commande en un seul clic.

    Simplification du travail
  • Gérez et comparez les processus d’appel d’offres 

    Vous pouvez créer des appels d’offres pour une suggestion de bon de commande et gérer, ainsi que comparer ces derniers grâce à des processus d’appel d’offres. Une fois que votre choix est fait, vous pouvez dresser votre bon de commande directement à partir du processus d’appel d’offres et archiver ce dernier en intégrants tous les appels d’offres.
    Gérez et comparez les processus d’appel d’offres
  • Un traitement avancé plus rapide et plus sûr

    La conversion directe de suggestions de bons de commande en bons de commande permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs causées par des doublons dans la saisie des données.
    Un traitement avancé plus rapide et plus sûr
  • Gestion des marchandises et contrôle des stocks

    Vous pouvez définir des niveaux de stock minimaux pour tous les produits afin de générer des suggestions automatiques de bons de commande lorsque l’inventaire des stocks passe sous un certain seuil.
    Gestion des marchandises et contrôle des stocks
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Déplacements

Vous utilisez la fonction « Suggestions de déplacement » pour évaluer les suggestions de déplacement lorsque vous déplacez des produits d’un entrepôt à un autre.

Vous décidez quels éléments d’un tableau doivent être déplacés et lesquels doivent dans un premier temps rester à leur emplacement actuel. Puis vous définissez les critères à utiliser pour la sélection.

Les détails d’une suggestion de déplacement peuvent être consultés en double-cliquant sur une ligne du tableau.

Rapport "Fiabilité dans la livraison des achats"

Grâce au rapport intitulé « Fiabilité dans la livraison des achats », vous pouvez évaluer des fournisseurs sur la base d’une date de livraison confirmée et des quantités déterminées dans le bon de commande. Vous pouvez affiner la fiabilité de la livraison en fonction de la durée, du fournisseur ou du client. Les calculs se basent sur le nombre de livraisons enregistrées dans les bordereaux d’emballage. La fiabilité de la date de livraison affiche le pourcentage de livraisons arrivées en avance, à temps, ou en retard en se basant sur la date de livraison confirmée. La fiabilité des quantités fournies affiche le pourcentage de livraisons qui ne sont pas arrivées à destination, de livraisons complètes ou en trop grande quantité, en se basant sur les quantités précisées dans la commande de départ.
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Tarification facile

Une étude des coûts précise est essentielle pour déterminer le prix adéquat d’un produit. Il s’agit de trouver un équilibre entre la fixation d’un prix suffisamment élevé pour générer des revenus, mais suffisamment bas pour attirer les clients. Un prix juste vous permet d’optimiser votre profit. C’est pourquoi la tarification constitue une décision commerciale importante.
 
abas ERP vous assiste activement dans cette démarche avec le module Achats et ventes, ainsi que dans la fixation des prix et en vous suggérant des réductions pour les devis, les commandes et les bons de commande. En outre, vous pouvez fixer des prix individuellement et les intégrer dans les archives des données de base à l’aide de la fonction tarification. Le système d’informations « Prix/ Réductions » fournit toutes les informations importantes en un seul clic. Chaque consommateur reçoit rapidement un devis personnalisé basé sur un calcul fiable.
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GESTION DE LA SOUS-TRAITANCE ET FLEXIBILITÉ DES FOURNITURES

Gestion de la sous-traitance et fournitures

Vous utilisez la fonction « sous-traitance » (production externe) pour gérer le traitement de produits semi-finis et fournis par des sous-traitants. Le système abas ERP crée des suggestions de sous-traitants, qui peuvent être utilisées pour générer des bons de commande de services. Vous gérez la structure de la sous-traitance des produits au sein de la liste de production neutre. Les éléments fournis sont faciles à déterminer et à envoyer au sous-traitant. Vous pouvez cesser de sous-traiter et passer en production interne à court terme dans la liste de production des ordres modifiables. Cette manoeuvre permet de gérer simultanément des décisions de type « Fabriquer ou acheter ».

Les fournitures sont transférées à partir de la liste de production pour la pièce commandée. Il est possible de modifier la liste des pièces fournies pour le bon de commande à l’aide de la liste de sous-traitance modifiable. Dans le fichier maître des pièces, vous définissez un délai en fonction du fournisseur pour les pièces fournies. Cette manœuvre vous permet de déterminer le nombre de jours ouvrables avant la date de livraison à laquelle la pièce doit être fournie par le vendeur.

Gestion des horaires de livraison prévus

abas ERP crée des ordres d’émission et les envoie aux fournisseurs par le biais d’EDI. Les suggestions de bons de commande issus de la Planification peuvent être consultées de manière claire et facilement converties en commandes de livraison avec un calendrier pour les horaires.
 
Tous les fournisseurs ayant des livraisons en cours sont clairement affichés dans le système d’informations appelé « Rappels des livraisons » et peuvent être regroupés à une date spécifique ou affichés avec une date flexible. Si besoin, le système ERP crée automatiquement des rappels pour les livraisons qui n’ont pas été effectuées.

Analyse ABC pour le soutien décisionnel

Vous utilisez l’analyse ABC pour classer les produits de votre gamme. La base de cette évaluation consiste en une comparaison des quantités de stock à évaluer. L’analyse se fonde sur l’hypothèse que les marchandises en vrac sont bon marché et facile à se procurer, tandis que les marchandises de valeur sont chères et relativement difficiles à se procurer. Les données sont évaluées pour chaque groupe d’entrepôt. Seuls les problèmes liés aux stocks dans le journal du mouvement des stocks sont analysés. De plus, les parties ABC sont décomposées en pourcentages et affichées sous la forme d’un graphique circulaire. Les valeurs des parties A, B et C correspondantes sont affichées dans un graphique à barres.

Informatique décisionnelle pour les achats

Vous pouvez utiliser les rapports standards d’informatique décisionnelle pour les Achats afin d’analyser vos activités en prenant en compte différents fournisseurs, différentes zones économiques et différentes gammes de produits


 

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