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L’usine sans papier, une réalité avec les logiciels GED

Logiciel GED

Plusieurs facteurs interviennent lors de la sélection d’un système ERP adéquat ; l’un d’entre eux est le logiciel GED intégré au système ERP. Un système ERP de dernière génération pour les PME industrielles doit disposer d’un logiciel GED 100 % intégré et facile à utiliser, applicable à n’importe quel processus métier.

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Chaque jour, nous créons un grand nombre de papiers, courriers électroniques et autres documents. 30 % du temps de travail est perdu dans la recherche de documents, ce qui fait augmenter les coûts et complique le travail que votre personnel et vous effectuez au jour le jour. Le système de gestion électronique des documents vous aide à contrôler cette avalanche d’informations. Tous ces documents sont stockés de manière centralisée, ce qui génère davantage de transparence. Avec un accès rapide et simplifié à des informations actualisées, vos employés et vous êtes toujours préparés à fournir des informations et à prendre des décisions.

Chercher, mais surtout trouver.

En quelques secondes, le logiciel GED doit vous offrir un résumé clair de tous les documents liés à une transaction commerciale. Il n’est alors pas nécessaire de dupliquer le stockage et les temps de recherche coût sont réduits. Que ce soit en SAV, Ventes, Comptabilité ou Achats, vous avez un accès permanent aux informations dont vous avez besoin.

À quoi sert la gestion de documents intégrée ?

Le logiciel GED sert à archiver, administrer et organiser les documents de l’ERP, toute la documentation papier, documents de MS Office, courriers électroniques et autres informations de votre entreprise. Ces documents sont disponibles à tout moment et dans n’importe quelle section du système. Les documents créés dans l’ERP sont automatiquement archivés. Une intégration complète à MS Office est également comprise, ce qui permet l'archivage des courriers électroniques, fichiers Word et Excel dans leur format d’origine, ainsi que de nombreuses autres fonctions supplémentaires qui font du travail avec un logiciel GED un processus facile et pratique.

Les avantages de l'association d’un logiciel GED à un ERP

• Être toujours prêt à fournir des informations et prendre des décisions : vous aurez toujours à disposition un résumé de tous les documents liés à une transaction commerciale au moment de répondre à une demande de prix ou lorsqu’il faut entamer d’importantes négociations commerciales. De cette façon, votre entreprise fait preuve d’une transparence totale.

• Rapide et facile d’utilisation : le temps que vos employés et vous destinez à la recherche d’informations est réduit avec l’aide du système GED. Dupliquer le stockage n’est plus que de l’histoire ancienne.

• Des processus métier optimisés : la gestion des processus basés sur les documents est numérique ; de plus, leur structuration s'effectue de façon rapide et fiable à travers un flux de travail prédéfini.

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