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Les différences entre un ERP et un logiciel de facturation

logiciel de facturation

La grande variété actuelle d’applications informatiques conçues pour gérer les finances d’une entreprise estompe de plus en plus la différence entre un logiciel ERP et un logiciel de facturation. De fait, nombreux sont ceux et celles qui pensent que ces logiciels sont identiques alors qu’au niveau technique ce n’est pas le cas. Il est très important de comprendre ce qui les distingue l’un de l’autre. Pour que la comparaison soit acceptable, il faut qu’ils appartiennent à la même catégorie ; sinon, ce serait comme choisir entre une moto et un avion. Il convient donc d’analyser chaque fonctionnalité.

Le logiciel ERP vs. le logiciel de facturation

Comme son nom l'indique, un logiciel de facturation est utilisé habituellement pour la gestion de la facturation d’une entreprise ou la façon dont l’argent circule : le grand livre, les comptes clients et fournisseurs, les dépenses... Selon la polyvalence du programme, il peut également comprendre la possibilité de gérer les factures, la rémunération, les impôts, les achats et les commandes.

Du côté des solutions logicielles ERP, elles intègrent toutes les fonctions d’un programme de comptabilité, mais en allant encore au-delà. En sa qualité de « Logiciel de ressources d’entreprise », cet outil gère les finances de l’entreprise, les actifs corporels et incorporels ainsi que le CRM, la production, les RH, la logistique et les matériaux. La flexibilité générée par l’ERP lui vient de sa configuration modulaire. Les modules peuvent être inclus individuellement, chacun prenant en charge des fonctions spécifiques, mais avec l'avantage de permettre aux informations du département d’être partagées et gérées depuis une seule base de données.

En outre, le degré de spécialisation de ces modules signifie qu’un ensemble d’outils est mis à la disposition de chaque secteur pour ses activités particulières, ou alors qu’une entreprise unique mais très étendue au niveau horizontal peut gérer plusieurs secteurs d'activités. Voilà pourquoi une solution logicielle ERP n’est pas exclusivement réservée aux grandes entreprises et que pratiquement toutes les PME peuvent bénéficier de ces outils grâce à leur flexibilité et évolutivité. Autre de ses avantages : elle peut être adaptée à tout moment aux exigences de chaque processus de l’entreprise. Un bénéfice de plus pour les sociétés de taille moyenne : l’ERP résout l’un des problèmes les plus habituels, l’utilisation de différentes applications ou logiciels pour chaque département ou activité. En effet, chaque application utilisée nécessite de dupliquer les informations, ce qui donne lieu à un gaspillage d’efforts et de temps. Utiliser différents outils implique aussi de diffuser les informations dans différentes bases de données qui, à force de stagner, deviendront obsolètes ou dans le meilleur des cas, devront être fusionnées, en compliquant encore davantage toute analyse. Avec l’ERP, il existe une base de données unique et tout département peut accéder en temps réel à toutes les données requises pour les décisions opérationnelles.

À quel moment faut-il passer d’un logiciel de facturation à un ERP ?

Les entreprises ont souvent du mal à déterminer quel est le bon moment pour passer d’un logiciel de facturation à un ERP. Ce jour viendra sans aucun doute. Lorsqu’une société démarre, un outil très simple pourra très vraisemblablement répondre à ses besoins. À mesure que l’entreprise croît, les processus deviennent de plus en plus complexes et l'adoption d’une solution ERP facilitera vraiment leur gestion. Les ERP sont déjà dotés de leur propre logiciel de facturation et ont la capacité de s’adapter aux besoins du client, rendant alors inutile tout logiciel de facturation.

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