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Le rôle de la gestion des changements lors de l’implémentation d’un logiciel de gestion

Change logiciel de gestion

Avec les projets de logiciels de gestion, l’une des erreurs les plus graves est de ne pas se rendre compte de la nécessité de gérer les changements organisationnels. Directement ou indirectement, vous entendrez souvent des chefs d’équipe projet dire que la gestion des changements organisationnels n’est pas considérée comme une dépense nécessaire par les personnes qui dirigent l’entreprise. La gestion du changement est sous-estimée par les responsables qui pensent qu’en prévenant simplement les employés de la présence d’un nouveau logiciel de gestion, ils et elles n’opposeront aucune résistance à son utilisation. Ces décisionnaires clés mettent de côté l'impact produit par un nouveau logiciel de gestion, de nouveaux processus métiers et de nouvelles responsabilités inhérentes aux postes sur les utilisateurs finaux qui seront celles et ceux qui, dans la pratique, utiliseront le logiciel. Ces problèmes sont exponentiels dans le cas d’une grande entreprise, où l’on se doit de considérer les nuances à l’échelle régionale et locale, mais aussi les différences dans les cultures, les langues et les expériences.

Les grandes organisations qui implémentent un logiciel de gestion ont besoin de la gestion des changements organisationnels pour les raisons suivantes :

  • Un nouveau logiciel de gestion affecte l’ensemble de l’organisation, quelle que soit la taille de l’entreprise.
  • Les tâches quotidiennes des employés peuvent changer et avec elles, la courbe d’apprentissage.
  • Implémenter un logiciel de gestion c’est s'exposer et interagir avec de nouveaux processus et de nouvelles données.
  • On ne s’approprie pas des choses qu’on ne comprend pas. La communication est donc vitale si l’on veut faire connaître les caractéristiques du nouveau système et la façon dont les employés pourront en tirer parti.
  • Les employés ont également besoin d’informations sur les raisons ayant motivé l’organisation à passer à un nouveau logiciel de gestion et en quoi cela va bénéficier à l’entreprise dans son ensemble.

La gestion des changements organisationnels doit comprendre les cinq aspects suivants :

Appui de l’exécutif : assurez-vous de compter sur le soutien des dirigeants de chaque bureau et région. Même si les employés rendent compte à la maison mère, leur loyauté ira envers leurs dirigeants directs. Si vous n'avez pas l’appui de tous les membres dirigeants, votre projet ERP est voué à l’échec.

Considérations d'ordre culturel : la langue, la formation et les différences démographiques ont un impact significatif sur la façon dont les employés perçoivent et comprennent les objectifs, risques et bénéfices provenant d’un projet ERP.

Implication des employés : les évaluations des préparatifs de l’organisation sont cruciales pour les projets de logiciels de gestion car elles permettent de s’assurer que tous les problèmes et les opportunités sont bien pris en compte dans toute l’entreprise. Bien qu’il s'agisse d’un domaine souvent négligé pour des raisons budgétaires, les frais supplémentaires requis pour susciter la mobilisation et l’implication des employés mènent à la réalisation de bénéfices tout à fait quantifiables sur le long terme.

Communication : la communication au sein d’un projet global de logiciel de gestion est absolument vitale mais s’avère incroyablement difficile. Même si les courriers électroniques sont très efficaces, il faut envisager d’autres voies. Par exemple, la plupart des employés aimeraient que leur responsable les informe des différentes mises à jour d’un projet lors des réunions d’équipe. Les équipes projet et de la communication doivent préparer un plan prévoyant la façon dont les mises à jour seront transmises et comment les responsables seront coachés sur le meilleur moyen de faire passer ces messages à leurs équipes.

Formation : il faut concevoir des plans de gestion des changements afin d’aborder le passage au nouveau logiciel de gestion par les travailleurs, en déterminant qui seront les super-utilisateurs et les formateurs. Une stratégie de formation intégrale doit envisager les différences à l’échelle locale et effectuer des tests avant le lancement officiel. Ne pas développer correctement une stratégie de formation peut avoir des répercussions graves sur la réussite de l’implémentation globale du logiciel de gestion.

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