Skip to main content

Comment gérer des processus complexes avec les workflows ERP

workflow erp

L’exemple-type de la comptabilité des frais de déplacement illustre bien en quoi les workflows numériques ont du potentiel. De la logistique d’approvisionnement au système de tickets en passant par le marketing et l’entretien intelligent, il n’existe aucune limite aux possibilités d’usage de workflows bien définis. Si les workflows sont véritablement traités numériquement, ils peuvent être décomposés en tâches individuelles.

Il faudra définir :

  • En premier lieu, les étapes nécessaires au bon déroulement du processus de travail et à la réalisation des objectifs définis. La façon dont les étapes sont logiquement et temporellement articulées entr elles est primordiale.
  • Ensuite, les tâches individuelles, les deadlines et les priorités de chacune
  • Enfin, d’un simple clic, les employés ou groupes d’ingénieurs sont affectés aux tâches. Des rappels sont automatiquement envoyés aux employés concernant ce qu’ils ont à faire.

Grâce à ces outils très modernes, les décisionnaires et les responsables de projet peuvent visualiser tous les workflows en fonctionnement à tout moment, y compris le statut de ces flux. Il est possible d’identifier les goulots d’étranglement dans les chaînes de processus et d’apporter les modifications nécessaires à une optimisation durable des processus.

Les workflows peuvent-ils être affichés dans les systèmes ERP ?

Les workflows peuvent atteindre tout leur potentiel chaque fois que les processus sont complexes ou dynamiques, que les employés partagent des informations et que la qualité et la rapidité sont importantes.

Toutefois : les workflows ne sont pas un remède universel. S’il existe des déficits fondamentaux au sein de la structure organisationnelle de l'entreprise, les processus prédéfinis ne peuvent pas à eux seuls générer l’accroissement d’efficacité souhaité.

Ces déficits peuvent mener à des efforts intenses déployés dans les processus actuels par les participants à ces processus. Vos anciens processus sont-ils bien structurés ? Y a-t-il des domaines que nous pouvons améliorer ? Qu’est-ce qui fonctionne bien et devrait donc être adopté ? C’est là qu’entre en scène le système ERP : des systèmes de gestion des workflows voire la gestion complète des processus métiers peuvent être totalement intégrés. Ceci permet alors un échange de données entre les différents départements, avec tous les domaines fonctionnels du logiciel ERP. En outre, tous les utilisateurs sont déjà familiarisés avec l'interface.

Comment les workflows fonctionnent-ils exactement ?

Chaque jour, les employés de l’entreprise effectuent de nombreuses tâches systématiques. Pour ces « tâches standards » ou scénarios complets, il existe encore des processus fixes qui sont soit définis en tant que tels, soit qui sont devenus naturels avec les années. L’un des exemples les plus connus d’un workflows de ce genre est la comptabilité des frais de déplacement. Il s'agit d’un processus identique dans nombre d’entreprises, prévisible et ayant un début et une fin fixes.

Gestion des workflows - Davantage d’efficacité au travers de processus standardisés

 
  1. L’employé enregistre les frais de déplacement.
  2. Il envoie ensuite sa demande de remboursement de ses frais à son responsable.
  3. Celui-ci rejette ou approuve cette demande.
  4. En cas de rejet, la demande revient à l’employé. Dans la plupart des cas, il faut simplement régler certaines erreurs.
  5. Si l’approbation a été donnée, le document de frais de déplacement est créé.
  6. Une fois la création effectuée, la note est envoyée au département des RH et le montant en attente est transféré.
 

Ce processus évite que ne se produisent trop d’erreurs. De plus, l'efficacité s’en voit améliorée car tout le monde sait ce qu’il faut faire et à quel moment. Toutefois, si le workflow actuel fonctionne bien, cela ne veut pas dire qu’il est impossible de l’optimiser. Dans ce cas, par exemple, un système ERP ou en général un logiciel inter-départements peut améliorer l’efficacité. Avec une application, l’employé pourrait déjà enregistrer ses frais lors de son voyage et les transmettre automatiquement. Le système vérifie également automatiquement les frais de déplacement. Sauf en cas d’écarts, les factures sont envoyées aux RH et à la comptabilité, où le paiement à l’employé est effectué automatiquement. Par conséquent, le responsable gagne du temps en comptabilité des frais de déplacement et n’a à intervenir manuellement qu’en cas d’écarts détectés par le système.

04 78 887 379
+43 1 319 15 19
+49 721 96 72 30
703-444-2500
+38 061 21 37 855
+420 241 931 544
+31 (0)85 3033 555
+421 903 717 980
+55 - 11 5054 - 5500
+852-2793-3317
+91 77559 04373
+62 (21) 293 19 366
+603-56124999
++94 76 666 9070
+66 81 6297375
+359 2 423 61 56

Contact

Votre consentement peut être retiré à tout moment en envoyant un courriel à [email protected]. Nous vous assurons que nous traiterons ces informations de manière strictement confidentielle et qu'elles ne seront utilisées que par abas Software AG et ses partenaires logiciels (Politique de confidentialité).

Siège social France

+33478887379
abas France
26, rue Louis Guérin
69100 Villeurbanne

North American Headquarters

703-444-2500
abas USA
45999 Center Oak Plaza
Suite 150
Sterling, VA20166

Infocom Ltd.

+38 061 21 37 855
bul. t. Shevchenko, 56
Zaporozheye
69001

amotIQ sro

+420 241 931 544
Belnická 603
252 42 Jesenice u Prahy

ABAS Business Solutions Nederland BV

+31 (0)85 3033 555
abas Netherlands
Beilerstraat 24
9401 PL Assen

amotIQ sro

+421 903 717 980
amotIQ sro
Palarikova 36
900 28 Ivanka pri Dunaji

SHP Informática Ltda

+55 - 11 5054 - 5500
SHP Informática Ltda
Alameda dos Jurupis, 452, 7°andar - Conjunto 73/74
Sao Paulo - SP 04088-001

abas Business Solutions Limited

+852- 2793-3317
abas Hong Kong
1621, New Tech Plaza
34 Tai Yau Street
Hong Kong

abas Force India Pvt. Ltd.

+91-77559-04373
abas India
303, Aspiro Complex, Opp. Thyssenkrupp,
Pimpri Stn. Road, Pimpri,
Pune 411018

PT. abas Information Systems

+62 (21) 293 19 366
abas Indonesia
11620 Taman Aries, Jakarta barat Jakarta
Grand Aries Niaga G1-2H

Synchro RKK Sdn Bhd

+603-56124999
abas Malaysia
Sunway Geo Avenue,
Jalan Lagoon Selatan
Sunway South Quay,
Bandar Sunway
Subang Jaya Selangor 47500

Providence Global Pvt Limited

+94 770415387
Providence Global Pvt Limited
752/1
Dr De Silva Mawatha
Colombo 09

Wisdom Information Systems

+66-29340451/52/53
Wisdom Information Systems
208/5 Ladprao Soi 126
Bangkok 10310

abas Бизнес Сълюшънс България ООД

+359 2 423 61 56
abas Бизнес Сълюшънс България ООД
жк. Младост 1А, бл.553А, офис 1
1729 София