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Comment construire un cahier des charges ERP industriel ?

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Comme nous le disons souvent, un choix de logiciel ERP est un projet d'entreprise et non un simple choix de logiciel ! L'implication de la direction générale dans le projet ERP est essentielle, elle est une condition indispensable à la réussite du projet. Il en va de même du cahier des charges ERP initial, document recensant les besoins, les bénéfices attendus et les orientations futures, qui servira de guide tout au long du projet et au-delà.

La création d’un cahier des Charges ERP industriel est l’une des étapes les plus importantes pour réussir son projet. Pour cette raison, les responsables se demandent régulièrement quelle est la structure optimale du document à constituer. D’une part, il est important de limiter les coûts et, d’autre part, de choisir un niveau de détail tenant compte de tous les facteurs importants.

 
Checklist : Comment choisir son ERP ?
 

Cahier des Charges ERP industriel: les questions clés

  • De quoi l’entreprise a-t-elle besoin ?
  • Quels objectifs devraient être atteints avec l’introduction d’un logiciel ERP ?
  • Quels processus optimiser ?

Une étude de ces facteurs constitue la base d’une mise en œuvre réussie. Les exigences ultérieures doivent être constamment orientées vers ces objectifs et la stratégie de l’entreprise au cœur de la réflexion du projet ERP. Dans le Cahier des Charges ERP, il sera nécessaire de préciser comment le nouveau software contribue à soutenir ses objectifs, ses processus et sa stratégie.

Lister les processus clés

La façon la plus simple pour que le éditeurs cernent précisément vos besoins est de leur décrire comment vos processus clés fonctionnent aujourd'hui et ce que vous attendez avec l'ERP comme par exemple en matière de gestion des commandes, de planification de la production, de configuration produit, de multi-sites, etc. Il est également intéressant de mettre en avant les processus qui aujourd'hui posent problèmes et que vous souhaitez optimiser. Un bon éditeur intégrateur d’ERP industriel sera capable de vous conseiller au regard de son expérience auprès d’entreprises industrielles ayant des problématiques proches des vôtres.

Évoquer la vision de l'entreprise

Si vous décrivez vos besoins d'aujourd'hui, il est important de décrire vers où vous souhaitez diriger l'entreprise pour ne pas vous enfermer dans des modèles qui seront obsolètes dans quelques années car un ERP est fait pour durer. Par exemple, si vous souhaitez dans quelques années vous développer à l’international, évoquez-le dans votre cahier des charges. Si aujourd’hui vous ne souhaitez pas un module multi-sociétés, il reste intéressant de savoir ce que pourra vous proposer votre partenaire le moment venu.

Communiquer avec tous les départements

Après avoir examiné vos processus et votre stratégie, il est temps de faire participer d’autres services dans l’entreprise. Car ce sont eux qui connaissent le mieux leur métier et qui in fine travailleront avec l’outil. Les informations collectées (besoins, problématiques, améliorations souhaitées), il sera nécessaire de les hiérarchiser, de creuser les besoins et de les traduire en processus. Enfin, après avoir défini le planning et l’équipe dédiée, vous pourrez rédiger le cahier des charges et prendre contact avec les éditeurs intégrateurs spécialistes de votre secteur qui sauront vous conseiller et vous apporter des solutions au plus proches de vos besoins.

Prenez soin des détails

Après avoir validé les objectifs stratégiques avec chaque département, vous pouvez ensuite définir les besoins fonctionnels spécifiques. Un Cahier des Charges logiciel ERP trop superficiel conduit à de nombreuses questions et malentendus. L’autre extrême conduit à une charge de travail qui n’est pas proportionnelle aux bénéfices.

Cahier des charges: les fonctionnalités attendues

Dans cette section de votre cahier des charges ERP industriel, précisez les fonctionnalités que vous attendez pour votre solution ERP industriel.

Ici, nous vous fournissons quelques-unes des fonctionnalités que vous devriez absolument avoir sur votre liste:

 

  • Gestion et optimisation des stocks

  • Gestion des stocks
  • Gestion et suivi de la qualité
  • Gestion des achats – Calcul des coûts
  • Prévision des ventes
  • Traitement des données techniques
  • Gestion de l’ordonnancement
  • Gestion de la planification
  • Gestion des ordres de fabrication
  • Gestion de la production
  • Traçabilité des produits
  • Gestion de l’expédition
  • Gestion de la facturation
  • Calcul des besoins en matières premières

Vous n’aurez plus qu’à faire valider le cahier des charges ERP par la direction générale et à le transmettre aux prestataires identifiés. Et à comparer les propositions pour choisir l’ERP logiciel industriel idéal, évidemment.

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