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Business process management et ERP : plus d’efficacité ?

business-process bpm

Une approche BPM (business process management) des opérations de fabrication consiste à aborder d’un nouveau point de vue la façon dont les processus de fabrication sont définis et soutenus par les technologies habilitantes.

Le BPM est utilisé de façon continue pour améliorer le processus opérationnel. Il permet d’améliorer l’ordre, la visibilité et l’efficacité des workflows collectifs qui composent tout processus opérationnel.

Le BPM simplifie les workflows collectifs et élimine la gestion des workflows ad hoc. Les workflows sont très utiles lorsque les processus sont complexes ou dynamiques, lorsque les employés partagent des informations ou lorsque la qualité et la vitesse sont importantes.

Toutefois, en présence de carences fondamentales dans la structure organisationnelle de l’entreprise (par exemple, des processus opérationnels manuels obsolètes), les processus prédéfinis ne peuvent pas apporter le gain d’efficacité voulu et font erdre beaucoup de temps et de productivité aux salariés impliqués dans ces processus. Nos processus actuels sont-ils vraiment bien structurés ? Existe-t-il des points à améliorer ? Qu’est-ce qui fonctionne et doit être appliqué ?

C’est exactement là où le progiciel ERP entre en jeu : un business process management complet peut être entièrement intégré. Cela permet ainsi d’automatiser l’échange de données entre les différents services avec tous les domaines fonctionnels du logiciel ERP. Et ce d’autant plus efficacement que tous les utilisateurs connaissent déjà l’interface ERP.

Comment fonctionne le workflow d’un fabricant de machines ?

Les employés des fabricants de machines réalisent chaque jour de nombreuses tâches. Pour ces « tâches standard » ou scénarios complets, il existe à nouveau des processus fixes qui sont soit réellement définis comme tels, soit adoptés au fil des années. L’un des cas d’application fréquemment utilisés par les fabricants de machines est le traitement des frais de déplacement.

Ce type de workflow est un processus quasi identique chez la plupart des fabricants de machines. Ce processus suit toujours le même processus avec une étape initiale et une étape finale identique détaillées ci-dessous.

Gestion des workflows – plus d’efficacité grâce à des processus standardisés, l’exemple de traitement des frais de déplacement

  1. Le technicien de la machine enregistre les frais de déplacement.
  2. Il envoie ensuite la demande de remboursement des frais de déplacement au superviseur.
  3. Le superviseur rejette ou accepte la demande.
  4. En cas de refus, la demande est renvoyée à l’employé, souvent accompagnée d’une demande de correction des points erronés.
  5. En cas d’acceptation, un document de frais de déplacement est créé.
  6. Après création du document, le reçu est envoyé au service RH et le remboursement est effectué par virement.

Ce schéma préétabli permet de réduire le nombre d’erreurs et d’augmenter l’efficacité, car tout le monde sait toujours quoi faire au bon moment.

Toutefois, ce n’est pas parce que ce workflow fonctionne qu’il ne peut pas être optimisé. Dans ce cas, par exemple, un progiciel ERP, ou en général un logiciel interservice, peut être plus efficace. En effet, avec une application, le technicien de la machine peut enregistrer ses frais directement pendant son déplacement et les envoyer automatiquement. Le système contrôle aussi automatiquement les frais de déplacement. S’il n’y a aucune incohérence, la facture est envoyée aux services des ressources humaines et de comptabilité et le remboursement est automatiquement effectué à l’employé. Cela permet donc au superviseur de gagner du temps dans le calcul des frais de déplacement et d’intervenir uniquement si le système détecte une incohérence.

En adoptant une approche BPM pour leurs opérations de fabrication, les fabricants se distinguent de la concurrence et gagnent en compétitivité.

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