Skip to main content
Gestion électronique des documents
ERP Software für Dokumentenmanagement abas ERP

Gestion électronique des documents

Gestion électronique des documents (GED) dans abas ERP

Les documents de tous types et de toutes origines font désormais partie intégrante des processus opérationnels. abas offre un archivage sécurisé de tous les documents nécessaires et établit des connexions multidimensionnelles entre vos divers processus pour vous permettre d’accéder directement aux informations dont vous avez besoin, quelle que soit votre place dans le processus. La fonction OCR associée vous permet de faciliter les recherches au sein même de tous vos types de documents. La gestion des documents (GED ERP) ne peut pas être plus simple !
 
La recherche d’informations et la prise de décision sont plus faciles que jamais, aussi bien pour vous que pour vos collaborateurs. Ce système satisfait également à toutes les exigences en matière d’archivage destinées à faciliter les audits, ce qui garantit à la fois le respect de la législation et la protection contre les tentatives de falsification.
 
VOTRE AVANTAGE
  • Capacité constante à fournir des informations et à prendre des décisions : Vous disposez toujours d’une vue d'ensemble de tous les documents dont vous avez besoin pour répondre à un appel d’offres ou mener des négociations commerciales importantes. La transparence des informations est totale.
  • Rapidité et facilité d'utilisation : Le système de gestion des documents réduit le temps que vous et vos collaborateurs passez à rechercher des informations. Plus besoin de conserver les documents à plusieurs endroits.
  • Optimisation des processus opérationnels : Les processus documentaires sont traités par voie numérique, puis mappés de façon fiable et rapide avec un flux de travail prédéfini.
  • Une transparence accrue

    Tous les documents sont centralisés dans le système GED ERP, qu’il s’agisse de documents papier numérisés ou de documents numériques.  Ils sont affectés à une commande, un projet ou un client, de sorte que toutes les informations en rapport avec les transactions commerciales sont disponibles à tout moment. 
    abas GED ERP
  • Optimisation des processus opérationnels

    Les processus documentaires sont traités par voie numérique, puis mappés de façon fiable et rapide avec un flux de travail prédéfini.

    Optimisation des processus opérationnels
  • Archivage fiable

    Ce système satisfait également à toutes les exigences en matière d’archivage destinées à faciliter les audits, ce qui garantit à la fois le respect de la législation et la protection contre les tentatives de falsification. Les documents papier sont numérisés et associés aux transactions créées dans abas ERP à l’aide de codes-barres. Les données de base issues d’abas sur les clients, les fournisseurs et les produits peuvent être utilisées pour indexer les documents externes à archiver. 

    Archivage fiable
  • E-FACTURATION 

    E-FACTURATION abas GED ERP prend en charge la création de factures et de notes de crédit électroniques, ce qui permet d’automatiser la réception et l’envoi des factures par voie électronique. Il est également conforme à toutes les exigences légales applicables.

    E-FACTURATION

Choisissez un détail fonctionnel pour en savoir plus

Dans une entreprise en pleine croissance, il est difficile d'avoir une vue sur tous les documents. Mais le système de gestion des documents d'abas rend la recherche des documents simple, peu importe leur origine. Les documents sont automatiquement scannés et placés dans les archives conformes aux exigences légales en matière d'audit. L'outil recherche rend la tâche très simple en proposant une vaste séléction de critères de recherche.

Découvrir les 7 ÉTAPES pour BIEN IMPLANTER un Progiciel ERP industriel
green

Une transparence accrue

 

abas GED comprend les fonctionnalités suivantes :

  • Documents types : Un total de 33 documents types pour les ventes, les achats, les données de base, la comptabilité financière et la production.
  • Critères de recherche : Un large éventail de critères de recherche courants, y compris ceux utilisés pour les données de base, les achats, les ventes ou les courriers électroniques, ainsi qu’une fonction de recherche en texte intégral. 
 

Optimisation des recherches

En quelques secondes, l'écran de recherche donne un aperçu clair de tous les documents relatifs à une transaction commerciale. Pas besoin d’enregistrer les documents à plusieurs endroits. La durée des recherches si nuisible à la rentabilité est considérablement réduite. Que vous travailliez au sein du service clientèle, des ventes, des services de comptabilité ou de gestion, vous avez constamment accès aux informations dont vous avez besoin. Vous êtes toujours en mesure de fournir les informations requises ou de prendre des décisions en cas d’appel d’offres ou de négociation commerciale importante. Il suffit de saisir un seul critère de recherche (par exemple un numéro de commande) pour qu’abas GED affiche immédiatement la transaction dans son intégralité. L’appel d’offres, le devis, le bon de commande, la confirmation de commande, le bon de livraison, la facture et tous les autres documents, y compris la correspondance, fournissent des informations sur la totalité de la transaction. Même lors de l'archivage automatique, tous les reçus et les documents sont enregistrés avec la transaction concernée.
 

Gestion professionnelle des autorisations

Les données de l'entreprise sont très sensibles et doivent être protégées en conséquence. Fiable et sécurisée, la fonction de définition des autorisations permet à tous les collaborateurs d’accéder aux documents dont ils ont besoin.
 

Intégration complète avec Microsoft Office 

L’intégration totale avec Microsoft Office et de nombreuses fonctions supplémentaires optimisent la facilité d’utilisation d’abas GED. Par exemple, vous pouvez archiver des documents créés dans MS Word, MS Excel, OpenOffice.org Writer et OpenOffice.org Calc, ainsi que des fichiers PDF, JPG, CAD, etc. Le tout électroniquement
 

Prise en main rapide et souplesse de personnalisation

L’installation du système GED ERP standard ne nécessite aucune spécification particulière. Les types de documents et les critères de recherche sont déjà configurés dans le système. abas GED peut donc être mis en œuvre rapidement et facilement. Les fonctions de personnalisation disponibles en option permettent d’ajouter d’autres types de documents, des critères de recherche, des modules ou des flux de travaux. Le logiciel standard peut être adapté à votre situation opérationnelle.

Contact

The information shared here will be treated confidentially and only used by abas Software AG & abas software partners regarding our protection policy.