¿Qué es un sistema de gestión de mercancías?

6. ¿Qué tipos de sistemas de gestión de mercancías existen?

Los sistemas de gestión de mercancías se suelen distinguir según su alcance funcional y su conectividad:

• Sistema de gestión de mercancías cerrado: reproduce todos los procesos de mercancía esenciales dentro de un único sistema, por ejemplo recepción de mercancías, gestión de pedidos, planificación y salida de mercancía.
• Sistema de gestión de mercancías abierto: cubre básicamente las mismas áreas, pero al menos una función es asumida por un sistema de terceros.
• Sistema de gestión de mercancías integrado: contiene todas las funciones de un sistema cerrado y, además, interfaces externas, por ejemplo hacia proveedores u otros sistemas.

Además, se distingue entre sistemas centrales y descentralizados. Una gestión central de mercancías pertenece a la sede de la empresa, mientras que los sistemas descentralizados, por ejemplo, se asignan a filiales individuales y están conectados con la central.

7. Funciones principales de un sistema de gestión de mercancías

Independientemente de la solución concreta, los sistemas de gestión de mercancías abarcan funciones principales típicas:

• Compras y entrada de mercancía: gestión de pedidos, propuestas de pedido y registro de mercancías entrantes
• Gestión de almacenes y control de inventario: gestión de existencias, ubicaciones de almacén y movimientos de material
• Disposición: determinación de necesidades y apoyo al reabastecimiento
• Venta y gestión de pedidos: registro de pedidos de clientes y salida de mercancía
• Facturación: emisión y seguimiento de facturas
• Inventario: soporte de métodos de inventario comunes
• Informes y análisis: análisis de ventas, rotación de inventario y existencias

Estos procesos pueden implementarse con mayor rapidez, seguridad y con menos errores con apoyo del software que con métodos manuales.

8. ¿Cuándo es suficiente un sistema de gestión de mercancías y cuándo se necesita un ERP?

La decisión depende principalmente del modelo de negocio, de los procesos y de los objetivos de crecimiento.

Un sistema de gestión de mercancías puede ser suficiente cuando:

• El enfoque está en comercio, almacenamiento y venta
• No se requieren procesos de fabricación, o solo procesos simples
• Las áreas de finanzas y control se cubren mediante sistemas separados
• Los procesos son manejables y poco entrelazados

Un ERP es normalmente conveniente cuando:

• Varias áreas de la empresa deben colaborar estrechamente
• La fabricación, la planificación y la gestión de materiales se interrelacionan
• Se necesita una base de datos única y continua sin rupturas de información
• La empresa crece o se integran ubicaciones adicionales
• También se cubren servicios o pedidos complejos

❌ Un sistema puramente de gestión de mercancías alcanza rápidamente sus límites cuando se intenta integrar y gestionar áreas adicionales como producción, finanzas o control.

9. Ventajas de un ERP integrado con gestión de mercancías

Un sistema ERP con gestión de mercancías integrada une las ventajas de ambos mundos. En lugar de soluciones aisladas, se crea un sistema continuo:

• Una base de datos común para todas las áreas
• Menos duplicación de datos y rupturas de medios
• Procesos integrados desde la compra hasta la factura
• Mayor transparencia sobre existencias, pedidos y costos
• Mejor coordinación entre almacén, compras, ventas y fabricación
• Datos más fiables para la dirección y el control
• Mejor escalabilidad ante el crecimiento

10. Criterios de selección para ERP y sistema de gestión de mercancías

Al elegir, las empresas no deben considerar solo las necesidades actuales, sino también el desarrollo futuro:

• Funcionalidad: ¿Cubre las funciones los procesos relevantes?
• Adecuación a la industria: ¿Se ajusta la solución al modelo de negocio y al sector?
• Capacidad de integración: ¿Se pueden conectar los sistemas existentes?
• Escalabilidad: ¿Crece el sistema con la empresa?
• Personalización: ¿Se pueden adaptar los requisitos individuales?
• Modelo operativo: ¿Nube, On-Premise o híbrido?
• Facilidad de uso: ¿El sistema es práctico en el día a día?
• Capacidad de futuro: ¿La solución es apta para futuras versiones y se mantiene a largo plazo?

Quien prepare de forma estructurada la selección de ERP reduce riesgos y encuentra más fácilmente una solución adecuada. 

11. Abas ERP como ejemplo práctico

Abas ERP es un sistema ERP para la mediana empresa manufacturera, con enfoque en empresas de producción y fabricación. La solución abarca un amplio conjunto de funciones en un paquete completamente integrado y soporta una gestión continua de la empresa.

La gestión de mercancías está, por tanto, estrechamente integrada en el sistema global. Abas ERP planifica, administra y controla todos los movimientos de material entre proveedores, clientes, producción y depósitos y así garantiza un funcionamiento fluido. Entre las áreas funcionales se encuentran, entre otras, planificación, compras, ventas, almacenes, fabricación, contabilidad y control.

Para la gestión de almacenes, Abas ERP ofrece una representación flexible de la estructura de almacenes con grupos de almacenes y ubicaciones, admite tipos de almacenes comunes y permite a través de la información de inventario obtener una visión de las existencias y valores actuales. El análisis de existencias mínimas y tamaños de lote proporciona recomendaciones para optimizar los inventarios. A través del diario de almacén se pueden rastrear de forma continua los movimientos de material. Para la gestión de almacenes móvil está disponible la solución de escáner Warehouse.

De este modo, Abas ERP combina las funciones de una potente gestión de mercancías con la gestión integral de un sistema ERP completo. Como ERP para la mediana empresa, ERP para fabricación y ERP en la nube, la solución es especialmente relevante para empresas de fabricación en las que la gestión de materiales, la producción y los procesos comerciales trabajan de forma estrecha.