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Gestión documental

Cada día, creamos una infinidad de cartas, correos electrónicos y otros documentos. El 30 % del tiempo de trabajo se pierde buscando documentos. Esto aumenta los costes y dificulta el trabajo que usted y su personal realizan a diario.
 
El sistema de gestión documental abas DMS le ayuda a controlar esta avalancha de información. Todos los documentos se almacenan de forma centralizada. Esto crea transparencia: con un acceso rápido y sencillo a información actualizada, usted y sus empleados están siempre preparados para proporcionar información y tomar decisiones. El archivado también se realiza de conformidad con los requisitos de auditoría, lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y la protección contra falsificaciones.
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Gestión documental con abas

Sus ventajas

Siempre preparado para proporcionar información y tomar decisiones:

 Siempre tendrá disponible un resumen de todos los documentos relacionados con una transacción comercial en el momento de responder una RFQ o iniciar importantes negociaciones comerciales. De este modo, su empresa tiene una transparencia total.

Procesos empresariales optimizados:

La gestión de los procesos basados en documentos es digital. Además, la representación se realiza de forma rápida y fiable a través de un flujo de trabajo predefinido.

Rápido y fácil de usar:

 El tiempo que usted y sus empleados destinan a la búsqueda de información se reduce con la ayuda del sistema de gestión documental. La duplicación del almacenamiento es cosa del pasado.

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abas DMS ofrece:

  • Tipos de documento: Un total de 33 tipos de documentos de Ventas, Compras, datos maestros, Contabilidad financiera y Producción. 
  • Criterios de búsqueda: Una amplia gama de criterios de búsqueda comunes, incluidos los que se utilizan para datos maestros, Compras, Ventas y el correo electrónico, así como búsquedas en todo el documento.
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Encontrar, no solo buscar 

 
En cuestión de segundos, la práctica pantalla de búsqueda ofrece un resumen claro de todos los documentos relacionados con una transacción comercial. No hay necesidad de duplicar el almacenamiento, y los costosos tiempos de búsqueda se reducen. Ya sea en Servicio al cliente, Ventas, Contabilidad o Gestión, tiene acceso permanente a la información que necesita. Además, siempre puede proporcionar información o tomar decisiones con respecto a cualquier RFQ o negociación comercial importante.
 
Con apenas introducir un solo criterio de búsqueda como, por ejemplo, un número de pedido, abas DMS mostrará inmediatamente toda la transacción en pantalla. Mediante la consulta de RFQ, ofertas, pedidos de compra confirmaciones de pedido, albaranes, facturas u otros documentos y correspondencia, obtendrá información sobre la transacción comercial completa. Incluso durante el archivado automático, todos los recibos y documentos se almacenan en la transacción correspondiente.

Mayor transparencia 

 
Todos los documentos, ya sean en papel escaneados o digitales, se almacenan de forma centralizada en el DMS. Los documentos se asignan a un pedido, proyecto o cliente, por lo que toda la información relativa a las transacciones comerciales, como correspondencia, correos electrónicos, dibujos o planes de proyectos, por ejemplo, está disponible en todo momento. De este modo, puede acceder a toda la información relacionada con las transacciones de manera rápida y sencilla, desde cualquier
estación de trabajo e incluso cuando está fuera de la oficina. Esto crea transparencia en su empresa.
 

Facturación electrónica

 
abas DMS admite la creación de facturas o créditos electrónicos, lo que permite automatizar la recepción y el envío electrónicos de facturas.
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  • Escaneo y archivado automático de documentos

    El sistema de gestión documental archiva automáticamente documentos de abas ERP. Puede acceder a estos documentos archivados directamente desde el sistema ERP o consultar las transacciones en abas ERP desde abas DMS. Los documentos en papel se escanean y se vinculan a las transacciones creadas en abas ERP mediante la utilización de códigos de barras. Para indexar los documentos externos que se han de archivar, es posible utilizar los maestros de productos, proveedores y clientes de abas.
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Integración completa con MS Office

La integración completa con MS Office viene incluida, al igual que numerosas funciones adicionales que facilitan y agilizan el trabajo con abas DMS. Por ejemplo, puede archivar documentos creados en MS Word, MS Excel, OpenOffice.org Writer, OpenOffice.org Calc, PDF, JPG, CAD, etc. electrónicamente. Si el archivado se realiza a través de una impresora virtual, el documento se guarda en formato TIFF o, alternativamente, en el formato original. La creación de versiones automática también es posible.

Archivado de acuerdo con los requisitos de auditoría

El archivado de acuerdo con los requisitos de auditoría es particularmente necesario para la información y los documentos o contratos relacionados con el control. abas DMS cumple todos los criterios para ofrecer un sistema de archivado a largo plazo, a prueba de falsificaciones y en conformidad con la ley.
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Procesos empresariales optimizados 

Los procesos empresariales basados en documentos, como la comprobación de facturas recibidas, aún suelen llevarse a cabo siguiendo un proceso engorroso y prolongado que requiere el uso de papel. En abas DMS, la gestión de esos procesos es digital. Además, la representación se realiza de forma rápida y fiable a través de un flujo de trabajo predefinido.

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Gestión profesional de permisos

Los datos empresariales son extremadamente confidenciales y deben recibir una protección acorde. A través de una asignación fiable y segura de permisos, todos los empleados pueden consultar los documentos que necesitan.

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