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¿Actualizar el ERP o implantar uno nuevo?

actualizar ERP

Cuando una empresa lleva creciendo durante muchos años es probable que llegue a un punto en que deba decidir si actualizar el ERP o implantar uno nuevo para seguir siendo competitivo. Las preguntas clave que tienen que hacerse las empresas son si ahora y en un futuro cercano la empresa funcionará de forma eficiente y si el ERP todavía se adapta a los procesos de negocio y a los objetivos de la empresa.

Un proveedor ERP debe facilitar a su cliente una estrategia de actualización continua para ofrecer un software estable y útil también de cara al futuro. Las nuevas versiones del software permiten a las empresas estar a la vanguardia de la tecnología incorporando constantemente nuevas funciones y tecnologías a la versión estándar del software. De esta manera los usuarios siempre están al día y el sistema se puede adaptar a los procesos y a los objetivos de la empresa. Hay que destacar la importancia que un ERP debe estar diseñado para que se pueda actualizar en todo momento sin que se pierdan las personalizaciones realizadas, lo cual es uno de los principales motivos de porqué muchas empresas optan por implementar un nuevo ERP en vez de actualizar el ERP antiguo.

El ERP tiene que responder a los cambios

Para que las empresas funcionen con eficacia, deberían tener un plan y una hoja de ruta que expongan los procesos actuales y futuros. Para llevar a la práctica este plan, se requiere un ERP actualizado y orientado a los procesos de negocio críticos y a las metas empresariales. Una empresa tiene en sus manos el poder de desarrollar y mantener sus propios procesos de negocio, pero se requiere el esfuerzo conjunto del proveedor ERP y de la empresa para mantener el software y la tecnología al día. Debido a que los sistemas ERP deben actualizarse, mejorarse y revisarse constantemente, el proveedor tecnológico tiene la responsabilidad de ayudar a sus clientes a estar en la vanguardia. Una investigación realizada por Aberdeen Group, reconocida consultora a escala global, indica que la edad promedia de una solución ERP es de más de siete años. Por lo tanto debe considerarse que los ERP’s son una de las aplicaciones más antiguas, en promedio, dentro de las empresas. Este hecho no siempre es positivo ya que en 7 años muchas cosas pueden cambiar: las empresas pueden ampliar, añadir nuevas líneas de productos, estar sujetas a nuevas regulaciones o cualquier otro desarrollo de negocio puede producirse.

Actualizar el ERP - Los costes operativos a largo plazo

Con demasiada frecuencia, las empresas solo comparan las tarifas de implementación y mantenimiento mientras se preparan para su proyecto ERP. Este enfoque es peligrosamente insuficiente, ya que deja de lado el factor que genera más costes en las soluciones ERP: las actualizaciones post-implantación. Al evaluar las soluciones de ERP, las organizaciones deben incluir el coste total del cambio (TCC), que contiene las adaptaciones y actualizaciones para satisfacer las necesidades empresariales a largo plazo. Las tecnologías y metodologías de implementación deben ser flexibles y garantizar un mantenimiento muy bajo y transparente, pudiendo calcularse de forma sencilla, los costes que supone con años de antelación.

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