Gestión de materiales: definición, funciones y objetivos para las empresas industriales

La gestión del flujo de materiales comprende la planificación, la coordinación y el control de todos los movimientos de materiales dentro de una empresa. El objetivo es disponer de los materiales necesarios en el momento adecuado, en el lugar adecuado, en la cantidad correcta y con la calidad requerida. Especialmente en las empresas de fabricación, una gestión eficiente de los materiales es fundamental para que la producción, las compras, las existencias, la logística y el área comercial trabajen conjuntamente sin problemas.

Ya se trate de materias primas, materiales auxiliares, consumibles, piezas compradas, mercancías, piezas de repuesto o productos terminados, los flujos de materiales influyen en los costes, la capacidad de entrega, la calidad, la liquidez y la satisfacción del cliente. Cuando faltan materiales, las existencias no son correctas o la información no está disponible a tiempo, se producen retrasos, interrupciones de la producción y costes innecesarios. Una gestión estructurada de los materiales aporta transparencia y ayuda a las empresas a hacer que sus procesos sean más rentables y fiables.

¿Qué es la gestión de materiales?

La gestión de materiales engloba todas las tareas relacionadas con el suministro de materiales a una empresa y la regulación del flujo de materiales. En sentido estricto, garantiza que la producción disponga permanentemente de los materiales necesarios. En sentido amplio, abarca todas las funciones relacionadas con los materiales, desde las compras y el almacenamiento, pasando por el transporte interno y la producción, hasta la distribución y la eliminación.

La gestión de materiales es, por tanto, un elemento central de la logística empresarial y está estrechamente relacionada con las compras, la producción, las existencias, la distribución, la contabilidad financiera y el control de gestión. No analiza únicamente pedidos individuales o movimientos de existencias, sino todo el flujo de mercancías y materiales dentro de la empresa.

¿Por qué es importante la gestión de materiales?

Una gestión de materiales bien organizada garantiza la disponibilidad de los materiales sin generar innecesariamente un exceso de existencias. Precisamente este es uno de los mayores retos: por una parte, las empresas deben mantener su capacidad de entrega y evitar interrupciones en la producción. Por otra, la inmovilización de capital, los costes de almacenamiento y el exceso de existencias deben mantenerse lo más bajos posible.

La gestión de materiales ayuda a controlar este conflicto de objetivos. Ayuda a las empresas a planificar las necesidades de materiales, coordinar los procesos de aprovisionamiento, supervisar las existencias y representar de forma transparente los flujos de materiales. Gracias a ello, las empresas pueden reaccionar con mayor rapidez, trabajar de forma más eficiente y mejorar la fiabilidad de sus entregas.

Los objetivos de la gestión de materiales

La gestión de materiales persigue varios objetivos que se influyen mutuamente. En el centro se encuentra el suministro seguro y rentable de materiales a la empresa:

• Seguridad del suministro: los materiales necesarios deben estar disponibles a tiempo y en su totalidad.
• Reducción de costes: deben reducirse los costes de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y procesos.
• Optimización de las existencias: los niveles de existencias no deben ser ni demasiado altos ni demasiado bajos.
• Reducción de la inmovilización de capital: un menor capital inmovilizado en el almacén mejora la liquidez.
• Garantizar la calidad: los materiales deben cumplir los estándares de calidad exigidos.
• Mejorar la fiabilidad de las entregas: los pedidos de los clientes deben atenderse de manera fiable y puntual.
• Crear transparencia: las existencias, las necesidades, los movimientos y los costes deben poder consultarse en todo momento.
• Favorecer la sostenibilidad: el uso de materiales, la eliminación y el reciclaje deben gestionarse de forma eficiente en el uso de los recursos.

Las 6 condiciones de la gestión de materiales

Un principio fundamental de la gestión de materiales consiste en garantizar que los materiales cumplan seis condiciones esenciales para un aprovisionamiento eficiente:

• El material adecuado
• En la cantidad adecuada
• Con la calidad adecuada
• En el momento adecuado
• En el lugar adecuado
• Al coste adecuado

En la práctica, esto significa que la gestión de materiales no se limita a las compras. Integra la planificación, el aprovisionamiento, el almacenamiento, el transporte, el suministro, la gestión de existencias y el análisis en un proceso continuo.

Las funciones de la gestión de materiales

Las funciones de la gestión de materiales abarcan desde la determinación de las necesidades hasta la eliminación. Dependiendo de la empresa, el sector y el grado de integración de la fabricación, determinadas tareas pueden tener distintos niveles de importancia.

Planificación de necesidades de materiales

La planificación de necesidades de materiales determina qué materiales se necesitan, cuándo y en qué cantidad. Entre las bases para ello se incluyen, en particular, los pedidos de clientes, los planes de producción, las listas de materiales, las existencias, los stocks mínimos, los plazos de reaprovisionamiento y los datos de consumo.

Una planificación precisa de las necesidades de materiales evita las roturas y los excesos de stock. Es especialmente importante cuando las empresas trabajan con numerosas variantes, largos plazos de entrega o una demanda fluctuante.

Planificación del aprovisionamiento

La planificación del aprovisionamiento garantiza que las necesidades determinadas se traduzcan en propuestas concretas de aprovisionamiento o fabricación. Comprueba si el material ya está disponible, si debe pedirse, si puede trasladarse internamente o si debe suministrarse mediante producción interna.

Aprovisionamiento y compras

El aprovisionamiento garantiza que los materiales necesarios estén disponibles a tiempo y en condiciones económicas adecuadas. Esto incluye la selección de proveedores, los procesos de solicitud de ofertas, los pedidos, las fechas de entrega, las negociaciones de precios y la evaluación del rendimiento de los proveedores.

Un departamento de compras eficiente colabora estrechamente con la gestión de materiales. Solo cuando las necesidades, las existencias y los plazos de entrega son transparentes pueden planificarse adecuadamente los pedidos y evitarse los cuellos de botella.

Recepción de mercancías y control de calidad

Durante la recepción de mercancías, los materiales suministrados se reciben, inspeccionan y registran en el sistema. No se trata únicamente de las cantidades, sino también de la calidad, los documentos, los lotes, los números de serie y las posibles desviaciones.

Un control de recepción fiable es importante para detectar rápidamente las entregas defectuosas o incompletas y evitar que causen problemas posteriormente en la producción o la expedición.

Almacenamiento y gestión de existencias

El almacenamiento garantiza que los materiales estén correctamente almacenados, disponibles y sean trazables. La gestión de existencias documenta qué materiales están disponibles, en qué cantidades y en qué ubicaciones de almacenamiento.

Una buena gestión de almacenes facilita, entre otras cosas, el almacenamiento, los traslados, la expedición, la preparación de pedidos, el inventario, la gestión de lotes, la gestión de números de serie y la gestión de contenedores. Esto hace que los movimientos de materiales sean trazables y las existencias más fiables.

Transporte interno de materiales

Los materiales no solo deben adquirirse y almacenarse, sino también entregarse en el lugar y el momento adecuados. Esto incluye los transportes internos, la preparación de pedidos, el abastecimiento de la producción y el suministro a los puestos de trabajo o las máquinas.

Esta área influye especialmente en la eficiencia de la producción. Si los materiales se suministran tarde, de forma incorrecta o incompleta, se producen tiempos de espera e interrupciones.

Eliminación y reciclaje

La gestión de materiales también incluye la eliminación y el reciclaje de residuos, desechos, embalajes o materiales que ya no son necesarios. Esta área está adquiriendo mayor importancia debido a los requisitos de sostenibilidad, la concienciación sobre los costes y las exigencias normativas.

Gestión de materiales en sentido estricto y en sentido amplio

La gestión de materiales puede definirse con distintos alcances. En sentido estricto, se centra en el suministro de materiales a la producción. En sentido amplio, incluye tareas adicionales a lo largo de todo el flujo de materiales.

Gestión integrada de materiales

La gestión integrada de materiales reúne tareas centrales como el aprovisionamiento, el almacenamiento, el transporte y la eliminación. El objetivo es no considerar los flujos de materiales de forma aislada, sino planificarlos y gestionarlos de manera coherente.

Gestión integrada ampliada de materiales

En la gestión integrada ampliada de materiales, también se incluyen la planificación y el control de la producción. Esto permite alinear más estrechamente las necesidades de materiales con las órdenes de fabricación, las capacidades y los plazos.

Gestión de materiales totalmente integrada

La gestión de materiales totalmente integrada incorpora además la distribución. De este modo, se tiene en cuenta todo el flujo de materiales y mercancías, desde el aprovisionamiento y la producción hasta la entrega. Esta modalidad es especialmente relevante cuando las empresas desean optimizar de manera integral la fiabilidad de las entregas, los tiempos de ciclo, las existencias y las capacidades.

Gestión de materiales frente a gestión de mercancías: ¿cuál es la diferencia?

Los términos gestión de materiales y gestión de mercancías suelen utilizarse de manera similar, pero describen enfoques prioritarios diferentes.

• La gestión de materiales se refiere principalmente a las empresas manufactureras. Se centra en el suministro de materiales a la producción y en la gestión de los flujos de materiales.
• La gestión de mercancías se utiliza con mayor frecuencia en el comercio. En este caso, se trata principalmente de comprar, almacenar y vender mercancías, así como de gestionar su flujo.

En la práctica, ambos términos se solapan, especialmente cuando los ERP representan tanto los procesos de producción como los de compras y ventas. Sin embargo, para las empresas manufactureras, el término gestión de materiales suele ser más preciso.

La gestión de materiales en la fabricación

En las empresas manufactureras, la gestión de materiales es especialmente exigente. Las órdenes de producción dependen de las listas de materiales, los planes de fabricación, los materiales disponibles, los plazos de entrega, las existencias, las capacidades de las máquinas y las fechas de entrega a los clientes. Incluso pequeños retrasos pueden repercutir en varios procesos posteriores.

Los desafíos habituales en la industria son:

• Necesidades de materiales fluctuantes
• Plazos de entrega largos o inciertos
• Numerosas variantes y pedidos específicos de clientes
• Listas de materiales complejas
• Una trazabilidad rigurosa de lotes o números de serie
• Una estrecha coordinación entre compras, almacenamiento, producción y ventas
• Una fuerte presión sobre los costes debido a las existencias y la inmovilización de capital

Una gestión integrada de materiales ayuda a controlar esta complejidad. Garantiza que los datos de los materiales, las existencias, las necesidades y los movimientos estén disponibles de forma centralizada y que las decisiones puedan tomarse sobre la base de datos fiables.

Planificación de necesidades de materiales: funciones y tipos de necesidades

La planificación de necesidades de materiales es una de las tareas más importantes de la gestión de materiales. Responde a la pregunta de qué material se necesita y en qué momento. Se distinguen diferentes tipos de necesidades:

• Necesidad primaria: necesidad de productos terminados vendibles o subconjuntos.
• Necesidad secundaria: necesidad de piezas, materias primas o componentes necesarios para la fabricación.
• Necesidad terciaria: necesidad de suministros y consumibles, herramientas o materiales de mantenimiento.

Una buena planificación de necesidades de materiales tiene en cuenta los pedidos en curso, la producción planificada, los pedidos abiertos, las existencias, los niveles de seguridad y los plazos de reaprovisionamiento. De este modo, las empresas pueden sincronizar mejor el aprovisionamiento y la producción.

La gestión de existencias dentro de la gestión de materiales

Las existencias son necesarias para mantener la capacidad de entrega. Al mismo tiempo, generan costes e inmovilizan capital. Por ello, la gestión de existencias es una de las funciones de control más importantes de la gestión de materiales.

Las empresas deben decidir qué materiales almacenar y en qué cantidad. El stock mínimo, el punto de pedido, el stock de seguridad, el stock máximo, el consumo, el plazo de entrega y el riesgo de reaprovisionamiento desempeñan un papel importante.

El objetivo no es necesariamente mantener el nivel de existencias más bajo posible, sino alcanzar un nivel económicamente adecuado. Un nivel de existencias demasiado bajo aumenta el riesgo de roturas de stock y paradas de producción. Un nivel demasiado alto provoca inmovilización de capital, costes de almacenamiento y, posiblemente, materiales obsoletos o que ya no son necesarios.

Los indicadores clave de la gestión de materiales

Los indicadores clave permiten medir y controlar la gestión de materiales. Muestran si las existencias, los costes, el nivel de servicio y los procesos se mantienen dentro de los niveles deseados:

• Rotación de existencias: muestra cuántas veces se renueva el stock medio durante un periodo determinado.
• Periodo medio de almacenamiento: indica cuánto tiempo permanecen almacenados los materiales por término medio.
• Inmovilización de capital: indica cuánto capital queda inmovilizado en las existencias.
• Nivel de servicio: muestra en qué medida pueden satisfacerse de forma fiable las necesidades o los pedidos de los clientes.
• Costes de rotura de stock: se producen cuando el material no está disponible a tiempo.
• Costes de aprovisionamiento: incluyen los costes relacionados con las solicitudes, los pedidos, las entregas y su gestión.
• Exactitud de las existencias: indica en qué medida coinciden las existencias registradas en el sistema y las existencias reales.

Mediante un control periódico, es posible detectar antes las tendencias. Las empresas pueden comprobar, por ejemplo, si aumentan las existencias, si determinados materiales faltan con frecuencia o si algunos proveedores provocan retrasos repetidamente.

Métodos para optimizar la gestión de materiales

Existen diferentes métodos para optimizar la gestión de materiales. Permiten clasificar los materiales, anticipar mejor las necesidades y gestionar las existencias de forma más rentable.

Análisis ABC

El análisis ABC clasifica los artículos según su importancia en términos de valor. Los artículos A representan una parte importante del valor total y, por tanto, requieren una planificación y un seguimiento especialmente rigurosos. Los artículos C suelen tener un valor inferior, pero a menudo están presentes en grandes cantidades. Esta clasificación permite concentrar los esfuerzos de gestión en los artículos que tienen un mayor impacto.

Análisis XYZ

El análisis XYZ clasifica los artículos según la previsibilidad de su consumo. Los artículos X presentan un consumo regular, mientras que el consumo de los artículos Z varía considerablemente. De este modo, las empresas pueden determinar más fácilmente los métodos de planificación y los niveles de stock de seguridad más adecuados.

Just in Time

El método Just in Time consiste en disponer de los materiales en el momento en que se necesitan. Este método permite reducir las existencias, pero requiere cadenas de suministro estables, procesos fiables y una estrecha coordinación con los proveedores.

Decisión Make or Buy

La decisión «Make or Buy» consiste en determinar si una pieza debe fabricarse internamente o comprarse a un proveedor externo. Esta decisión tiene en cuenta, entre otros aspectos, los costes, las capacidades de producción, los plazos de entrega, la calidad, el know-how y las dependencias estratégicas.

Propuestas de pedido automatizadas

Los ERP modernos pueden generar automáticamente propuestas de compra o fabricación en función de las necesidades, las existencias disponibles y los plazos de reaprovisionamiento. Esto reduce las tareas manuales y facilita la anticipación de las necesidades de materiales.

Gestión de materiales y ERP

Un software ERP conecta la gestión de materiales con las demás funciones de la empresa. Compras, existencias, producción, ventas, finanzas y control de gestión comparten así una base de datos común. Esta integración es especialmente importante porque las decisiones relacionadas con los materiales rara vez se toman de forma aislada. Un pedido de cliente puede generar una necesidad de materiales que, a su vez, repercute en las compras y la producción. Esto genera movimientos de existencias, registros de costes y plazos de entrega que deben respetarse. Cuando esta información se distribuye entre varios sistemas, aumentan las interrupciones en los flujos de información, las tareas de coordinación y los riesgos de error.

Un ERP integrado facilita especialmente la gestión de materiales gracias a las siguientes funcionalidades:

• Datos maestros centralizados para artículos, proveedores y ubicaciones de almacenamiento.
• Cálculo automático de necesidades.
• Propuestas de compra y fabricación.
• Seguimiento transparente de las existencias.
• Recepción de mercancías y control de calidad.
• Gestión de lotes y números de serie.
• Preparación de pedidos y gestión de expediciones.
• Gestión de inventarios.
• Análisis, indicadores clave y reporting.
• Interfaces con producción, compras, ventas y finanzas.

Las ventajas de una gestión digital de materiales

La gestión digital de materiales ofrece una mayor visibilidad de los flujos de materiales, las existencias y las necesidades. Las empresas pueden identificar con mayor rapidez los riesgos de escasez, el exceso de existencias y los pedidos u órdenes de fabricación que deben iniciarse.

Las principales ventajas son las siguientes:

• Menos tareas manuales: las propuestas y los registros automatizados reducen la carga de trabajo diaria.
• Existencias actualizadas: los movimientos de materiales se registran rápidamente y la información está disponible para los distintos departamentos implicados.
• Mejor planificación: las necesidades, las existencias, los plazos de entrega y la producción pueden coordinarse mejor.
• Mayor capacidad para cumplir los plazos de entrega: los posibles cuellos de botella y retrasos pueden detectarse antes.
• Menores costes: los niveles de existencias, los costes de almacenamiento y los gastos relacionados con el aprovisionamiento pueden optimizarse.
• Mayor transparencia: los flujos de materiales y las responsabilidades son más fáciles de seguir.
• Mejores decisiones: los indicadores y los análisis facilitan la toma de decisiones en compras, producción y dirección.

La gestión de materiales con Abas ERP

Abas ERP ayuda a las empresas industriales medianas a planificar, gestionar y controlar los movimientos de materiales entre proveedores, clientes, producción y almacenes. El software ERP integra la gestión de existencias, las compras, la producción, las ventas, las finanzas y el control de gestión en un único sistema.

Para la gestión de existencias, Abas ERP permite, entre otras funciones, gestionar y controlar los niveles de existencias, los stocks en consignación, los embalajes y los contenedores. Los números de serie, la gestión de lotes y la trazabilidad de los artículos permiten realizar un seguimiento de los distintos movimientos de materiales. El software también permite gestionar la preparación de expediciones, la planificación del embalaje y los procedimientos habituales de inventario.

Para las operaciones diarias en el almacén, Abas ERP ofrece la solución Warehouse con escáner para facilitar la captura de datos. De este modo, los movimientos de existencias pueden registrarse digitalmente y operaciones como la entrada en almacén, los traslados, las salidas de almacén, la preparación de pedidos o los inventarios pueden gestionarse de forma más eficiente.

Abas ERP también facilita la planificación de necesidades de materiales. Una necesidad identificada puede generar propuestas de aprovisionamiento, que posteriormente se revisan antes de convertirse en pedidos de compra u órdenes de fabricación. De este modo, el aprovisionamiento de materiales, la producción y las compras pueden coordinarse mejor.

Principales desafíos de la gestión de materiales

Muchas empresas se enfrentan a dificultades similares en la gestión de materiales. Las cadenas de suministro son cada vez más complejas, los clientes esperan plazos de entrega cortos, los precios de los materiales fluctúan y los programas de producción cambian con mayor rapidez que antes.

Los problemas más habituales son los siguientes:

• Datos de existencias inexactos u obsoletos.
• Existencias demasiado elevadas y una inmovilización excesiva de capital.
• Escasez de materiales y pedidos urgentes de última hora.
• Coordinación manual entre compras, almacén y producción.
• Falta de visibilidad sobre los plazos de entrega y las necesidades.
• Interrupciones en los flujos de información entre los distintos sistemas informáticos.
• Inventarios complejos que requieren mucho tiempo.
• Trazabilidad insuficiente de los lotes o números de serie.

Aumentar las existencias no basta para resolver estas dificultades. El reto consiste, ante todo, en coordinar mejor la planificación, los datos, los procesos y las responsabilidades.

Factores de éxito para una gestión eficaz de materiales

Para garantizar una gestión de materiales eficaz y sostenible, las empresas deben respetar varios principios fundamentales:

• Datos maestros fiables: la información relativa a los artículos, proveedores, ubicaciones de almacenamiento y listas de materiales debe estar completa y actualizada.
• Parámetros de planificación realistas: las existencias mínimas, los plazos de reaprovisionamiento y los tamaños de lote deben revisarse periódicamente.
• Procesos integrados: compras, almacén, producción y ventas deben trabajar a partir de una misma base de datos.
• Control periódico: los indicadores clave permiten identificar posibilidades de optimización.
• Procesos digitalizados: un software ERP reduce las tareas manuales y mejora la fiabilidad de los procesos.
• Flexibilidad: las empresas deben poder reaccionar ante las dificultades de aprovisionamiento, las fluctuaciones de la demanda y los cambios en la producción.

Conclusión: la gestión de materiales, un pilar del rendimiento industrial

La gestión de materiales no se limita a garantizar su disponibilidad. Coordina la planificación, el aprovisionamiento, el almacenamiento, la producción, la logística y el control de gestión. Cuando es eficaz, permite disponer de los materiales necesarios en el momento adecuado, controlar los niveles de existencias y garantizar el buen funcionamiento de los procesos.

Las empresas industriales se benefician especialmente de una gestión de materiales integrada en su ERP. Con Abas ERP, los movimientos de materiales, las existencias, la planificación de necesidades, las compras y la producción pueden gestionarse a partir de una base de datos común. De este modo, la empresa obtiene una mayor visibilidad, puede cumplir mejor los plazos de entrega y mejora la eficiencia de sus procesos.