¿Qué es y cómo funciona el Business Process Management ( ERP )?

Los sistemas de Business Process Management (Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de acercar a los trabajadores los procesos y máquinas para ganar en eficiencia y productividad. El Business Process Management también facilita la automatización de los flujos de trabajo entre procesos de negocio.

Cuando se habla de BPM, también se debe hablar de entornos ERP, ya que uno no se entiende sin el otro. Podría decirse que el Business Process Management es el alma de la Pyme moderna, ya que de forma dinámica genera continuamente datos, los recopila y los atribuye a tareas, flujos y personas, de forma automática. Un sistema ERP de última generación, puede hacer mucho para mejorar la administración y gestión del flujo de trabajo, al proporcionar un tejido inteligente entre las personas y los datos.

Un flujo de trabajo en un Business Process Management es una tarea que un usuario completa para satisfacer una demanda específica. Un proceso, por otro lado, es un grupo de tareas interdependientes. En la mayoría de los casos, las ideas que se generan entorno a la gestión de procesos y flujos de trabajo se vuelven intercambiables porque están muy relacionadas unas con otras. Una empresa puede tener un flujo de trabajo preconfigurado sobre cómo un usuario elige un artículo de un estante de un almacén, por ejemplo, y un proceso de adquisición que implica que múltiples partes interesadas analicen datos de diferentes departamentos. Las soluciones ERP con BPM permiten a las organizaciones planificar estas tareas, asignar responsabilidades a diferentes grupos de usuarios y configurar bases de datos para enviar información a los usuarios en línea con el trabajo que necesitan completar.

 

Los procesos industriales deben ser precisos. Cualquier error, desde una conexión interrumpida en una cadena de suministro hasta un control defectuoso en el proceso de fabricación, podría disminuir significativamente la calidad del producto o los servicios entregados.

En un entorno altamente competitivo como el que se vive actualmente la industria, los errores son intolerables. Los errores aumentan cuando la empresa industrial no tiene un conjunto de flujos documentados para cada operación comercial. Aquí es donde entra en juego el Business Process Management.

En este blog, exploraremos qué es el business process management y cómo se puede usar para reducir los errores en todos sus procesos de negocio. Esto incluye las fases con proveedores y las operaciones de fábrica, hasta el final de ciclo en la cadena de suministro con la entrega del producto/servicio.

¿Por qué todos los negocios están cada vez dando más importancia al Business Process management?

El Business Process Management reduce los costes

El mapeo detallado de sus procesos proporciona información sobre la duración, los recursos necesarios, la frecuencia y los costos de cada fase y el proceso en su conjunto. Conocer este nivel de detalle para cada una de sus operaciones de negocio es clave para poder eliminar las redundancias, identificar problemas de control de calidad y resaltar los costes excesivos de materiales y mano de obra.

El Business Process Management es de gran ayuda a la hora de reconocer y responder a todas las demandas de los clientes.

Las operaciones y los procesos de empresa deben responder siempre al cliente y a sus demandas cambiantes. Entre los cambios más usuales de los clientes en el sector industrial se incluyen unas mayores expectativas de entrega, visibilidad de los flujos de trabajo y personalización del producto.

El uso de un método para administrar todos sus procesos puede permitirle modificar una serie de tareas y centralizarlas totalmente en el cliente.

  

El Business Process Management adapta y mejora los modelos de negocio

Trabajar con un modelo de negocio obsoleto no le permitirá evolucionar mirando al futuro. No obstante, con el Business Process Management se puede obtener una mayor comprensión de los procesos de negocio para que puedan actualizarse haciendo los cambios correctos en el momento adecuado. Con la total transparencia de cada tarea dentro de un proceso, puede planificar cada cambio, implementarlo, medir su respuesta y luego evaluarla para poder aprender de ella.

Nuestro mundo empresarial está en constante evolución y transformación. Factores cambiantes, como el aumento de la tecnología en la actual era digital, o las necesidades cambiantes del consumidor actúan como tensores en los procesos comerciales. Por eso, es necesario poder adaptar sus procesos empresariales en consecuencia para conseguir superar a la competencia.

El Business Process Management mejora la productividad

Con el Business Process Management, se puede identificar y eliminar cada movimiento ineficiente. Como ejemplo, se puede tomar la empresa Adidas. Adidas consiguió mejorar el tiempo de retraso entre la entrega de pedidos y su visibilidad en el sistema a través del Business Process Management, lo que permitió mejorar la velocidad de cada pedido.

Una ventaja competitiva

El Business process management analiza y mejora constantemente los procesos. Esta mejora consiste en eliminar elementos innecesarios y otros pasos que son lentos y tediosos. Con la eliminación de este tiempo perdido, puede optimizar sus procesos de negocio y centrarse en lo que realmente importa, cómo la innovación.

 

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Ejemplo 1 - Business Process Management: Aprovisionamiento

Un ingeniero empieza la reparación de una máquina. El coste de la pieza de recambio supera el tope fijado de 2000 euros. El workflow ( flujo de trabajo ) envía automáticamente un correo electrónico al Jefe de fábrica con una solicitud de aprobación. Si el importe de la reparación supera los 8000 euros, también se enviará un email al departamento de Controlling. El workflow establecido en el Business Process Management únicamente activa el aprovisionamiento de piezas de recambio que dependerá de la aprobación del Controlling y de la de el Director de departamento.

Ejemplo 2: Product Lifecycle Management (Gestión del ciclo de Vida del Producto)

Al inicio se genera una orden de compra con el proveedor externo. El flujo de trabajo de forma automática comprueba si ya existe un diseño CAD más reciente en el sistema PLM para el producto, o si este se encuentra en ese momento en curso. Si este es el caso, el workflow envía automáticamente la última versión editada.

Estandarización y digitalización

El primer paso en el Business Process Management debe ser la estandarización. Cuando crea un flujo de trabajo, el BPM necesita que los usuarios lo ejecuten de la misma manera cada vez y que cualquier tipo de excepción active un flujo de trabajo diferente. El sistema ERP puede entonces hacer un seguimiento de lo que se está haciendo para documentar de forma digital el cumplimiento y garantizar la calidad de todas las operaciones.