¿Actualizar el ERP o implantar uno nuevo?

Una de las decisiones que tienen que tomar las empresas, es enfrentarse a la pregunta clave con la que partimos en este artículo. En los tiempos que corren, y ante una constante renovación, ¿cuál es la decisión correcta para tomar el mejor camino? 


Nos podemos encontrar en un momento de crecimiento en nuestra empresa, y nuestroERPno cubra nuestras necesidades o simplemente que éstas, hayan cambiado y necesitamos evolucionar con un software de gestión que crezca con nosotros. El hecho de tener que decidir que hacer, es el punto de inflexión para plantearnos si actualizar el ERP o cambiar de proveedor. 
Saber qué es lo que más se adecua, es preguntarse si la empresa puede seguir gestionando los procesos de una manera eficiente o si por el contrario, no satisface los objetivos de crecimiento y no respalda las necesidades de ésta.Y antes de afrontar un cambio de esta envergadura hay que sopesar el impacto que ello supone. 
El proveedor ERP debe facilitar a su cliente una estrategia de actualización continua, ofreciendo un software estable y que cubra la totalidad de los procesos en un futuro. Las nuevas versiones del software permiten a las empresas estar a la vanguardia de la tecnología, incorporando constantemente nuevas funciones a la versión estándar del mismo. Todo esto ayudará a tener una mejor gestión, ahorro de tiempo y recursos, con usuarios que siempre estarán al día y con un sistema adaptado a todos los procesos de negocio. incluyendo poder  actualizar en todo momento sin que se pierdan las personalizaciones realizadas. Esta situación de no tener continuidad es uno de los principales motivos de muchas empresas para  implementar un nuevo sistema de gestión en vez de actualizar el ERP. 


El ERP tiene que responder a los cambios

La gestión del cambio, es una fase fundamental en laimplantación de un ERP. Como es normal para que una empresa funcione y logre sus objetivos de crecimiento, debería tener un protocolo de desarrollo que englobe los escenarios actuales y la información futura de los que dependerá para su evolución. Este plan necesario requiere de un ERP  actualizado y escalable, siendo una mejora continua, eficiente y efectiva en todos los procesos de negocio que tenga la empresa. Para que sea posible, la alianza con el proveedor debe ser de confianza y compromiso, ya que el beneficio obtenido de esto, es tener un software al día y que minimice al máximo los cambios, siendo una evolución completamente positiva.  Podemos decir que el tiempo de vida de unERPes limitado, la media se sitúa en 7 años, como nos informa la investigación realizada porAberdeen Group, reconocida consultora a escala global.. El miedo a afrontar el cambio del ERP, comporta incertidumbre ya que es una de las aplicaciones más clave y costosas que tienen las empresas pero, ¿cuánto pueden cambiar las cosas durante este periódo? Se trata de la columna vertebral de la información de la empresa, por tanto tiene que verse como una aliado básico para avanzar y estar acorde a los tiempos en los que estamos.     

Actualizar el ERP - Los costes operativos a largo plazo

Definir los costes del proyecto y saber el retorno de la inversión ante la posibilidad de actualizar o cambiar elERP, es otra de las preguntas más comunes en las empresas que valoran dar este paso. La transparencia que nos debe ofrecer el proveedor debe ser un punto importante para tomar la decisión adecuada y no tener sorpresas inesperadas con el paso del tiempo. Se ha de hacer una comparación en su conjunto e incluir todos aquellos factores post implantación, lo que conlleva a incluir, elcoste total del cambio(TCC) : mantenimientos, formaciones, nuevas evoluciones del sistema… que se necesitarán posteriormente para la evolución del negocio. Por tanto, hacer una buena estimación de los costes a largo plazo es necesaria y convertirá laimplantación del ERPen una garantía. Los beneficios generados acaban compensado con creces los gastos que supone una inversión como ésta y asegurará el éxito, siempre que se escoja al proveedor adecuado.  

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Encontrar un ERP que se actualice cada año, aportando funcionalidades y tecnología en cada actualización, nos permitirá crecer y mejorar sin cambios disruptivos y con una gran preocupación menos.