Was ist Electronic Data Interchange und wie kann mich der Standard unterstützen?

Electronic Data Interchange, kurz EDI, sorgt als etablierter Standard seit langer Zeit für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen Unternehmen. Im Rahmen der Digitalisierung, bei der volle Vernetzung und papierlose Prozesse wichtige Ziele sind, gewinnt EDI zusätzlich an Bedeutung.

In diesem Artikel klären wir neben der Definition die Frage, wie elektronischer Datenaustausch konkreten Mehrwert schaffen kann.

Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) steht für den automatischen, elektronischen Austausch standardisierter Daten zwischen Unternehmen. Die Vorgehensweise erlaubt es, Belege, Stammdaten und weitere Informationen in ein einheitliches, strukturiertes Format zu konvertieren und innerhalb kürzester Zeit zu versenden.

Insbesondere ERP-Systeme kommunizieren auf diese Weise über sämtliche Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg. Um Electronic Data Interchange zu nutzen, ist eine EDI-Software erforderlich. Diese hat die Aufgabe, EDI-Nachrichten zu versenden und zu empfangen. Welche technischen Komponenten ein EDI-System umfasst, sehen wir uns nun genauer an.

EDI-Voraussetzungen aus technischer Sicht

Um Electronic Data Interchange nutzen zu können, sind standardisierte Formate und Übertragungswege erforderlich. Beide Kommunikationspartner benötigen aus diesem Grund ein EDI-fähiges System, das im Wesentlichen aus folgenden drei Komponenten besteht:

• ERP-Konnektor (zur Anbindung)
• Konverter (zur Umwandlung)
• Kommunikationsadapter (zur Übertragung)

Der ERP-Konnektor sorgt für die notwendige Verbindung zwischen ERP-System und EDI-Software. Für jede ERP-Lösung existieren hierbei individuelle Konnektoren. Annähernd alle modernen Systeme sind mit dem Standard kompatibel. Aufgabe des Konverters ist es, Daten aus dem ERP-System in EDI-Nachrichten umzuwandeln. Hierbei existieren verschiedene einheitliche Nachrichtenformate, auf die wir später noch näher eingehen werden.

Der Kommunikationsadapter stellt eine Verbindung zwischen den beteiligten Geschäftspartnern her und überträgt die zuvor konvertierten Daten. Unterschieden wird hierbei zwischen direkter und indirekter Kommunikation. Die Direktverbindung stellt eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen den Partnern dar, während bei der indirekten Variante jeweils eine Mailbox zwischengeschaltet ist, welche den Dokumentenempfang und -versand übernimmt.

Wichtige EDI-Nachrichtenformate im Überblick

Im Bereich Electronic Data Interchange haben sich einige internationale und kontinentale Standardnachrichtenformate etabliert. Da diese von zahlreichen EDI-Systemen und ERP-Lösungen unterstützt werden, kann in der Regel ohne hohen Aufwand ein verlässlicher Informationsfluss zwischen zwei Unternehmen hergestellt werden. Im Bereich der Fertigungsindustrie sind insbesondere die folgenden Formate gebräuchlich:

• EDIFACT: internationaler, branchenübergreifender Standard für alle gängigen Belege und Nachrichten
• VDA: Standard, der auf Empfehlungen des Verbands der deutschen Automobilindustrie basiert; speziell am Bedarf der deutschen Automobilindustrie orientiert
• ODETTE: EDI-Standard für die europäische Automobilindustrie
• ANSI ASC X12: US-amerikanischer Industriestandard mit weltweiter Verbreitung; unterstützt auch UN/EDIFACT-Nachrichten, welche außerhalb der USA eingesetzt werden

Welches Nachrichtenformat ein Unternehmen einsetzen muss, hängt demnach entscheidend von der Branche und den Regionen ab, in denen es agiert.

Elektronischer Datenaustausch: Wo liegen die Vorteile?

Electronic Data Interchange ermöglicht eine Vernetzung von Herstellern, Lieferanten, Kunden und Geschäftspartnern. Daten können dank verlässlicher Standards innerhalb von Sekunden mit Partnern auf der ganzen Welt ausgetauscht und automatisch weiterverarbeitet werden. Es liegt auf der Hand, dass hierdurch manuelle Prozesse entfallen und somit eine enorme Zeitersparnis realisierbar ist. Zudem gestalten sich die unternehmensübergreifenden Geschäftsprozesse wesentlich effizienter.

Nur eines von vielen Beispielen ist die elektronische Übermittlung von Bestelldaten. Wird hier anstelle von Fax oder E-Mail eine EDI-Nachricht direkt aus dem ERP-System versandt, so kann diese beim Lieferanten nahtlos ins System einfließen. Abhängig von der individuellen Konfiguration wird aus der Kundenbestellung beispielsweise automatisch ein Auftrag generiert. Auch Rückmeldungen an den Besteller, darunter etwa eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferavis, lassen sich via EDI senden.

In Summe sorgt Electronic Data Interchange also dafür, das digitale Prozesse nicht an Unternehmensgrenzen enden, wodurch sich die Zusammenarbeit signifikant verbessert. Wichtige Abläufe wie Bestell-, Liefer-, Rechnungs- und Zahlungsprozesse werden hierdurch beschleunigt. Es sinkt nicht nur der administrative Aufwand, es wird auch das Fehlerrisiko durch manuelle Dateneingaben eliminiert.

Optimal bei hoch komplexen Logistikprozessen

Nicht erst seit Industrie 4.0 kommt es in der Fertigungsindustrie und im Handel darauf an, Prozesse entlang der gesamten Lieferkette höchst effizient zu gestalten, um in globalen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben. Der papierlose Austausch von Daten via EDI ist daher seit geraumer Zeit etabliert.

Dies spüren beispielsweise Automobilzulieferer: In Ausschreibungen der Hersteller ist elektronischer Datenaustausch häufig ein Standardkriterium des Anforderungskataloges. Der wesentliche Grund sind immer komplexere Zulieferketten mit strengen Lieferfristen und komplexen Wirkungszusammenhängen. Insbesondere ERP-Branchenlösungen für die Fertigungsindustrie tragen diesem Umstand durch Integration der notwendigen EDI-Funktionalitäten Rechnung.

Mittlerweile ist Electronic Data Interchange auch außerhalb der Automobilindustrie ein bedeutsames Thema. In vielen Branchen wird es von mittelständischen Unternehmen verwendet, um die gesamten Abläufe für aus- und eingehende Dokumente zu optimieren und Kosten zu senken. Neben der ERP-Belegkommunikation wird der Standard auch für das Übertragen von Informationen und Nachrichten verwendet.

EDI aus der Cloud?

Statt ein EDI-System selbst anzuschaffen, besteht mittlerweile die Möglichkeit, entsprechendes As-a-Service-Lösungen zu nutzen. Gerade für kleine oder mittelständische Betriebe dürfte diese Variante interessant sein, da kein tiefgehendes technisches Know-how erforderlich ist. Auch fallen keine Aufwände für Installation und Betrieb an.

„EDI as a Service“ gliedert sich in zwei Varianten: Cloud-EDI und Web-EDI. Bei Cloud-Lösungen handelt es sich im Wesentlichen um Clearing-Plattformen, welche von einem Anbieter bereitgestellt und gehostet werden. Web-EDI ist hingegen gleichzusetzen mit einem Lieferantenportal, über das auch Zulieferer ohne eigene EDI-Software in die EDI-Landschaft ihrer Kunden eingebunden werden können.

Insbesondere, wenn nur gelegentlich Geschäftsvorfälle via Electronic Data Interchange abgewickelt werden, kann Web-EDI eine gute Lösung sein. Für Unternehmen, die jedoch regelmäßig und möglicherweise mit mehreren Partnern auf elektronischem Wege Daten austauschen, ist die Implementierung der klassischen EDI-Variante immer noch sinnvoll. Bei der Wahl von ERP-Systemen sollte dies entsprechend Berücksichtigung finden. Als vorteilhaft erweisen sich insbesondere ERP-Lösungen, die in puncto EDI ein intuitives Handling und eine komfortable Fehlerbearbeitung ermöglichen.

Fazit: EDI im Mittelstand durchaus ein Thema

Im Mittelstand wird EDI häufig erst auf Verlangen von großen Kunden eingesetzt. Zumindest die Rechnung soll hierbei in Form strukturierter Daten zur Verfügung gestellt werden. Signierte PDF-Rechnungen reichen jedoch nicht aus. An diesem Punkt sollten kleinere und mittlere Unternehmen prüfen, ob EDI über die Anbindung eines einzelnen Kunden hinaus weitere Potenziale bietet.

Web-EDI oder ERP-Systeme mit integrierten EDI-Funktionalitäten senken nicht nur Kosten und beschleunigen Prozesse. Ist ein Lieferant grundsätzlich „EDI-fähig“, so steigert dies seine Attraktivität für Großkunden. Davon abgesehen steht fest, dass ohne Electronic Data Interchange keine automatisierte Lieferkette realisierbar ist. Über kurz oder lang wird daher kaum ein Weg an der Einführung entsprechender Standards vorbeiführen.