Vier vorbereitende Schritte zur Einführung eines ERP-Systems

Bei den Vorbereitungen zur Einführung eines ERP-Systems gehört es zu den häufigsten Fehlern zu glauben, dabei handle es sich lediglich um ein weiteres Projekt für die IT-Abteilung. Eine solche Einschätzung geht weit an der Realität vorbei. Die Implementierung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen eine bedeutende Phase des Wandels. Der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung liegt in der Vorbereitung. Bevor Software installiert wird oder Mitarbeiter geschult werden, müssen mehrere entscheidende Dinge erledigt werden. Das Unternehmen muss auf die systematische Überholung wichtiger betrieblicher Prozesse gut vorbereitet werden. Unternehmen, die in weiser Voraussicht zu erwartende Fallstricke berücksichtigen, können typische Fehler vermeiden und so den Einführungsprozess reibungsloser gestalten. Die folgenden vier Schritte können helfen, die ERP-Implementierung zu einem Erfolg zu machen:

1. Ausreichende Vorbereitungszeit einplanen

Abraham Lincoln hat einmal gesagt: „Wenn ich sechs Stunden Zeit habe, einen Baum zu fällen, dann werde ich die ersten vier darauf verwenden, die Axt zu schärfen.“ Diesen Ansatz sollte auch ein Unternehmen verfolgen, das die Einführung eines ERP-Systems plant. Die meisten Unternehmen versuchen, die Planungsphase so schnell wie möglich hinter sich zu bringen. Sie haben Angst, zu viel zu reden und zu wenig zu tun. Die Wahrheit ist aber, dass ein oder zwei zusätzliche Wochen in der Vorbereitung den Unterschied zwischen einer reibungslosen Einführung und einer Pannenserie aus vermeidbaren Fehlern ausmachen können. Eine gute Daumenregel ist, eine Woche Vorbereitungszeit pro Monat Einführungszeit einzuplanen.

2. Interne Projektverantwortlichkeiten festlegen

Das ERP-System hat Auswirkungen auf jeden Funktionsbereich des Unternehmens. Deshalb müssen alle – von der obersten Führungsebene über das mittlere Management bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern – über die gesamte Implementierungsphase einbezogen werden. Der allererste Schritt zur Vorbereitung besteht darin, ein internes Team zusammenzustellen, das über genügend Einfluss und Autorität verfügt, um das gesamte Unternehmen mitreißen zu können.

Im Idealfall sollte das Unternehmen ein Projektteam mit folgenden Mitgliedern zusammenstellen:

• Der Executive Sponsor. Als Mitglied der Geschäftsleitung ist er der Schirmherr und oberste Sachwalter des Projekts. In Grundsatzfragen übernimmt er die Führung des restlichen Teams und gewährleistet, dass das ERP-System nach der Live-Schaltung die gesteckten Geschäftsziele erreicht.
• Der Projektmanager. Die Hauptaufgaben des Projektmanagers bestehen darin, das Projekt aus der geschäftlichen Perspektive zu managen, zu planen, zu steuern und zu koordinieren. Sein alleiniges Ziel besteht darin, das Projekt frist- und budgetgerecht abzuschließen. Es sollte sich um jemanden aus der oberen oder mittleren Management-Ebene handeln, der über Erfahrung in mehreren verschiedenen Funktionsbereichen verfügt. Zu seinen weiteren Aufgaben gehört es, Meetings zeitlich und inhaltlich zu planen, die Team-Mitarbeiter zu schulen, Meetings durchzuführen, Probleme zu erkennen und den Projektfortschritt zu überwachen.
• Der IT-Manager. Der interne IT-Manager ist für die Koordinierung aller IT-bezogenen Aktivitäten zwischen dem Unternehmen und dem ERP-Anbieter sowie den Mitarbeitern von Dritten zuständig. Zum Tagesgeschäft des IT-Managers gehört es, Pläne zu entwickeln, die Team-Aktivitäten zu unterstützen und Ressourcen bereitzustellen.
• Das Anwender-Team. Das Anwender-Team ist ein Mix aus Anwendern mit Autorität, Unternehmenswissen und Engagement. Es sollte außerdem Mitarbeiter aus jedem Funktionsbereich umfassen, der vom ERP-System betroffen ist. Hierzu gehören beispielsweise die Buchhaltung, Entwicklung und Fertigung sowie der Vertrieb. Das Anwender-Team kooperiert mit dem Anbieter, um die Software bestmöglich zur Unterstützung der Geschäftsziele einsetzen zu können. Vom Anwender-Team wird außerdem verlangt, im neuen System eine Dokumentation für die Geschäftsabläufe auf Aufgaben-Ebene zu erstellen.

Ein Unternehmen sollte genaue Vorstellungen davon haben, wie es nach Einführung eines ERP-Systems den Erfolg messen will.

3. Maßstäbe für die Erfolgskontrolle aufstellen

Unternehmen führen ERP-Lösungen ein, um wichtige Geschäftsprozesse zu optimieren und kritische Leistungskennzahlen zu verbessern. Die Effizienz soll erhöht, die Kosten gesenkt werden usw. Aber wenn diese Ziele nicht zu Beginn des Projekts definiert werden, ist es später unmöglich zu sagen, ob sie durch die ERP Einführung tatsächlich erreicht wurden.

Alle Beteiligten sollten genau wissen, welche Erwartungen an das Projekt gestellt werden. Diese dienen während des Prozesses als Leitlinie, damit der optimale Endzustand als Zielvorgabe stets präsent ist. Nach Abschluss des Projekts "ERP Einführung" ist die Geschäftsführung dann in der Lage, anhand dieser Metriken den ROI abzuschätzen und zu bestimmen, ob die Einführung des neuen Systems ein Erfolg war.

4. Der ERP-Implementierung Priorität einräumen

Die Implementierung eines ERP-Systems ist eine Zusammenarbeit zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter. Aber nur weil es sich um einen vertrauenswürdigen Partner handelt, sollte das Unternehmen die Hände nicht vollständig vom Lenkrad nehmen. Bei der Einführung eines ERP-Systems geht es keineswegs nur um die Installation einer neuen Software. Vielmehr handelt es sich um eine vollständige Umgestaltung der betrieblichen Kernprozesse eines jeden einzelnen Funktionsbereichs.

Auch für den Implementierungsaufwand müssen im Rahmen des Tagesgeschäfts ausreichend personelle Ressourcen bereitgestellt werden. Wenn Mitarbeiter sich nicht mit dem neuen System vertraut machen können, weil sie durch andere Aufgaben gebunden sind, kann sich das Projekt sehr viel länger hinziehen als geplant. Und wenn Mitarbeiter sich um zu viele Dinge gleichzeitig kümmern müssen, unterlaufen ihnen häufiger Fehler, die später korrigiert werden müssen. Aus diesem Grund sollten Unternehmen andere Großprojekte erst dann annehmen, wenn das neue ERP-System vollständig funktionsfähig ist. Falls gerade ein Großprojekt in Arbeit ist, empfiehlt es sich, bis zu dessen Abschluss zu warten und erst dann die Einführung des ERP-Systems anzugehen.

Der Planungsprozess zur Einführung eines ERP-Systems besteht nicht darin, einfach einen Anbieter auszuwählen und diesen die ganze Arbeit machen zu lassen. Durch eine sorgfältige Planung können Unternehmen die Risiken minimieren und typische Fallstricke vermeiden. Nur so lassen sich die finanziellen und betrieblichen Vorteile eines solchen Systems voll ausschöpfen.

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