Supplier Relationship Management: Lieferantenbeziehungen optimal managen

Die Rolle des Einkaufs hat sich gewandelt. Längst besteht die Aufgabe nicht mehr nur in der reinen Beschaffung von Material oder Dienstleistungen. Die aktive Gestaltung von Lieferantenbeziehungen steht im Fokus. Supplier Relationship Management verfolgt das Ziel einer engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit, von der beide Seiten profitieren.

Selbstverständlich ist heute eine optimale Softwareunterstützung erforderlich, um vorhandene Potenziale vollumfänglich zu erschließen.
 

Supplier Relationship Management: Eine kurze Definition

Supplier Relationship Management, kurz SRM, befasst sich mit der strategischen Planung und der zentralen Steuerung von Lieferantenbeziehungen. Das Ziel ist eine möglichst effiziente Gestaltung von Prozessen zwischen einem Unternehmen und ihren Zulieferern. Grob skizziert besteht der Lieferantenmanagementprozess aus drei Schritten:

1. Lieferantenauswahl
2. Lieferantenbewertung
3. Lieferantenentwicklung

Sehen wir uns diese Komponenten im Folgenden genauer an.
 

Schritt 1: Lieferantenauswahl

Wertschöpfungsketten sind heute von hoher Komplexität geprägt. Selbstverständlich müssen bei der Lieferantenauswahl deshalb weitaus mehr Kriterien berücksichtigt werden als der Preis. Eine bedeutsame Rolle spielen beispielsweise das Qualitätsmanagement, technologische Kompetenz und die Innovationsfähigkeit von potenziellen Partnern. Insbesondere, wenn es um die Beschaffung kundenspezifischer Komponenten bei einem einzelnen Lieferanten geht, ist zudem eine ausgeprägte Vertrauensbasis erforderlich.

In diesem Kontext sorgt Supplier Relationship Management dafür, dass Partner eng an das Unternehmen gebunden sind, wodurch Kommunikation und Koordination während des gesamten Beschaffungsprozesses vereinfacht werden. Bei standardisierten Materialien und Teilen oder einer stark schwankenden Nachfrage hat sich hingegen eine breitere Lieferantenbasis bewährt.

Mit dieser Strategie, die auch Multiple Sourcing genannt wird, kann durch Wettbewerb ein gewisser Preisdruck erzeugt werden. Zudem fördert sie häufig Innovationen und die Qualität der Herstellung. Auch dieses Vorgehen kann jedoch nur gelebt werden, wenn sämtliche Bezugsquellen zentral verwaltet werden und eine Vergleichbarkeit auf Basis aktueller Daten gegeben ist.
 

Schritt 2: Lieferantenbewertung

Im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung von Lieferantenbeziehungen ist eine regelmäßige Bewertung der Partner unerlässlich. Unternehmen ohne ausgeprägtes Supplier Relationship Management weisen an dieser Stelle häufig Mängel auf. Teils wird die Bewertung nur als Formalie im Rahmen des Qualitätsmanagements betrachtet oder unterbleibt sogar gänzlich.

Ziel muss es jedoch sein, die Bedeutung der Lieferanten für das Unternehmen genau zu ermitteln. Hierfür bietet sich zunächst eine Segmentierung der Lieferantenbasis, etwa in die Kategorien A, B und C, an. Auf dieser Grundlage ist es dann möglich, Bewertungen auf unterschiedlichen Ebenen durchzuführen - beispielsweise unternehmens-, produkt- oder prozessbezogen.

Neben der Leistung eines Lieferanten sollten auch seine Potenziale betrachtet werden. Hierdurch lassen sich Schwachstellen, Engpässe und Optimierungsmöglichkeiten gezielt identifizieren. Besonders kritisch sollten enge Kooperationen analysiert werden. Hier ist aufgrund der hohen Risiken regelmäßig zu hinterfragen, wo die Vor- und Nachteile sowie mögliche Alternativen liegen.
 

Schritt 3: Lieferantenentwicklung

Eine weitere zentrale Komponente des SRM ist die Lieferantenentwicklung. Da die Pflege guter Beziehungen jedoch ressourcenintensiv ist, muss an dieser Stelle eine Unterscheidung zwischen strategisch wichtigen Partnerschaften und unwichtigen Beziehungen erfolgen. Der Fokus liegt also auf Lieferanten, die ein hohes Beschaffungsvolumen aufweisen oder strategische Komponenten liefern.

Bei diesen Partnern ist es die Zielsetzung, die Beziehungen so zu gestalten, dass die Leistungsfähigkeit steigt und die Schnittstellen weiter optimiert werden. SRM-Systeme sorgen hierbei dafür, dass Abnehmer und Lieferanten weitgehend miteinander vernetzt sind. Zudem wird die frühzeitige Einbindung von Lieferanten in die Produktentwicklung heute als bedeutsamer Bestandteil der Lieferantenentwicklung betrachtet. Der Grund hierfür ist, dass Innovationen mittlerweile häufig von Lieferanten hervorgebracht werden.
 

Welchen Mehrwert bietet ein Lieferantenmanagementsystem?

Ein „manuelles“ Lieferantenmanagement ist heute kaum noch vorstellbar. Mehrwert entsteht nur dann, wenn wichtige Einkaufsdaten und sämtliche Bezugsquellen in einer zentralen Software verwaltet werden. In einem Lieferantenmanagementsystem werden deshalb beispielsweise Angaben zu lieferbaren Produkten, Katalogdaten, Konditionen, Qualität, Bewertungen und eventuellen Risiken zusammengeführt. Dieses gebündelte Wissen steht dann im Optimalfall allen Unternehmensbereichen zur Verfügung.
 

Häufig Nachholbedarf im Mittelstand

Oftmals nimmt Supplier Relationship Management gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht den notwendigen Stellenwert ein. Dabei sind leistungsfähige Zulieferer die Basis für geringe Produktions- und Lieferkosten sowie hochwertige Erzeugnisse. Häufig sind diese Mängel schlicht durch das Fehlen eines ganzheitlichen Systems begründet. Die Folgen sind papiergebundene Prozesse und damit Intransparenz.
 

Probleme durch fehlendes Lieferantenmanagementsystem

Ist keine Software vorhanden, die das Supplier Relationship Management vollständig unterstützt, entstehen mehrere Probleme. So liegen die Lieferantendaten inklusive der Kommunikation nicht zentral pro Lieferant vor. Der aktuelle Stand ist somit nur einzelnen Bereichen oder Mitarbeitern bekannt. Durch unstrukturierte Prozesse findet zudem keine strategische Auswahl von Lieferanten statt. Das Bild ist eher von kurzfristigen Beziehungen und Planungszyklen geprägt. Ein Lieferantencontrolling fehlt oftmals komplett.

Aus all diesen Faktoren entstehen zuweilen hohe Verwaltungsaufwände für produkt- und lieferantenbezogene Dokumentationen. Eine Auswertbarkeit der Daten und der Lieferantenperformance ist kaum möglich, da systematische Bewertungen fehlen und Reklamationen nur dezentral erfasst werden. Letztlich ergeben sich hieraus eine verbesserungswürdige Produktqualität, Zeitverluste und hohe Prozesskosten.

Exakt an dieser Stelle setzt ein effizientes Supplier Relationship Management an. Es ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf Lieferanten und sorgt damit für die langfristige Optimierung von Beziehungen, welche mit geringeren Einstandspreisen und reduzierten Prozesskosten einhergeht. Gleichzeitig kann eine transparente Dokumentation sämtlicher Vorgänge, Bewertungen und Verbesserungsmaßnahmen erfolgen, wodurch die Prozessqualität steigt.
 

Vernetzung als weiterer Vorteil von SRM

 Supplier Relationship Management (SRM), das auch Bestandteil einer ERP-Lösung sein kann, bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich. Neben der zentralen Datenverfügbarkeit ist hier die Automatisierbarkeit von Prozessen im Einkauf und im Qualitätsmanagement zu nennen. Eine elektronische Abbildung des Dokumenten- und Datenaustausches mit Lieferanten erschließt häufig hohe Einsparpotenziale bei den Verwaltungskosten. Abhängig von der Ausgestaltung des Systems sind Lieferanten zudem in der Lage, eigene Daten aktiv zur Verfügung zu stellen. Im Optimalfall entsteht insgesamt ein vollständig papierloser Beschaffungsprozess.
 

Fazit

Die Beschaffung bietet traditionell zahlreiche Ansätze zur Senkung von Kosten, um die Rentabilität von Unternehmen zu steigern. Um die vorhandenen Potenziale zu erschließen, muss die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessert und vereinfacht werden. Zudem ist eine möglichst vollständige Automatisierung der Beschaffungsprozesse anzustreben. Gelingt dies, haben Einkäufer mehr Kapazitäten, sich um strategische Aufgaben zu kümmern.

Darüber hinaus muss die Problematik inkonsistenter und redundant vorhandener Lieferanteninformationen in Form eines systematischen Datenmanagements angegangen werden. Ein ganzheitliches Supplier Relationship Management liefert die notwendigen Funktionalitäten, um diesen Herausforderungen optimal zu begegnen.

Insbesondere für Unternehmen, die global agieren, mehrere Produktionsstätten betreiben, international beschaffen oder schlicht mit einem breiten Lieferantenspektrum zusammenarbeiten, sind all dies gute Gründe, ihr bestehendes Lieferantenmanagement auf den Prüfstand zu stellen.