Stammdatenpflege: Wie hilft eine Software beim Stammdatenmanagement?

Im Zeitalter der Digitalisierung ist Datenqualität wichtiger als jemals zuvor. Daten sind einerseits die Basis für Reports, Analysen und Prognosen, auf der anderen Seite stellen sie die Grundlage für automatisierte Prozesse im Unternehmen dar. Unabhängig davon führt eine mangelhafte Stammdatenpflege zu unstrukturierten Vorgehensweisen im Vertrieb, im Einkauf oder in der Produktion. Doch wie sieht ein optimales Stammdatenmanagement in der Praxis aus? Dieser Ratgeber-Artikel liefert Antworten.

Datenpflege wird häufig vernachlässigt

Das Thema Datenqualität befindet sich mittlerweile auf der Agenda vieler Geschäftsführer und IT-Verantwortlichen. Ein Blick hinter die Kulissen offenbart jedoch häufig, dass die Stammdatenpflege in Unternehmen über Jahre hinweg vernachlässigt wurde. Vielerorts beschränkt sich die Datenerfassung in ERP-Systemen auf die wichtigsten Pflichtfelder. Die restlichen Informationen werden eher sporadisch gepflegt oder gar gänzlich ignoriert.

Doch nicht nur diese „Sparsamkeit“ bei der Datenpflege stellt ein Problem dar. Fehlende organisatorische Richtlinien können dazu führen, dass Informationen über lange Zeit uneinheitlich erfasst wurden. Dubletten erschweren die Situation zusätzlich. Insbesondere, wenn sich mehrere heterogene Systeme im Einsatz befinden, sind redundante Daten keine Seltenheit. Nicht zuletzt ist die Aktualität der Stammdaten oft mangelhaft.

Warum erfolgt die Stammdatenpflege oftmals unzureichend?

Um eine optimale Stammdatenpflege im Unternehmen zu etablieren, müssen wir zunächst betrachten, aus welchen Gründen die Datenpflege in der Vergangenheit mangelhaft durchgeführt wurde. Hierbei lassen sich im Wesentlichen drei Handlungsfelder benennen:

1.     Organisatorische Mängel

2.     Implementierung im Arbeitsalltag

3.     Schwachstellen in der Software

Meist herrscht in der Praxis eine Kombination dieser Faktoren vor.

Problemfeld 1: Organisatorische Mängel

Aus organisatorischer Sicht ist ein mangelhaftes Stammdatenmanagement stets das Ergebnis unstrukturierter Prozesse. Es ist daher ein Regelwerk erforderlich, in dem der Umgang mit Daten definiert wird.

Hierbei ist zunächst klar zu regeln, welche Mitarbeiter (bzw. Abteilungen) für die Datenerfassung und -änderung zuständig sind. Zudem sind Verantwortliche zu benennen, die den Datenbestand in regelmäßigen Abständen sichten, die Einhaltung von Vorgaben überprüfen und bei Abweichungen entsprechende Maßnahmen einleiten.

Des Weiteren müssen Regeln zur Art und Weise der Datenpflege existieren. Diese sollten insbesondere folgende Fragestellungen beantworten:

• Wann sind Stammdaten zu erfassen?
• Wann müssen Stammdaten aktualisiert werden?
• Welche Prüfungen müssen erfolgen, bevor Stammdaten neu angelegt werden? (Stichwort: Dubletten)
• In welchem System sind Stammdaten zu erfassen? (optimal: zentrales ERP-System)
• Welche Felder sind mindestens auszufüllen (Pflichtfelder)? Welche Felder sind optional?
• Feldbeschreibung: Welcher Inhalt wird in den Feldern erfasst?
• Feldbeschreibung: Welche Schreibweise ist gewünscht?

Die Schaffung eines entsprechenden Regelwerkes kann als Basis einer hohen Datenqualität bezeichnet werden. Damit ist es jedoch noch nicht getan, denn es kommt nun der Faktor Mensch ins Spiel.

Problemfeld 2: Implementierung im Arbeitsalltag

Die Verankerung der Stammdatenpflege in den Prozessvorgaben eines Unternehmens führt nicht immer dazu, dass implementierte Regelwerk in das Alltagsgeschäft überfließt. Datenerfassung und Datenpflege sind oftmals mühsame Aufgaben, bei denen sich die positiven Effekte einer hohen Datenqualität erst bei Betrachtung der gesamten Prozesskette im Unternehmen bemerkbar machen. So profitieren Abteilungen in aller Regel von der Sorgfalt der vor- und nachgelagerten Bereiche. Exakt dieser Umstand macht es schwierig, Mitarbeiter zu einem korrekten Stammdatenmanagement zu motivieren.

Hier bleibt nur, das „Scheuklappendenken“ durch regelmäßige Schulungen und Infoveranstaltungen möglichst zu reduzieren. Die Mitarbeiter müssen über die Nutzen und weitreichenden Auswirkungen aufgeklärt werden, wenn die Stammdatenpflege in der gesamten Organisation richtlinienkonform erfolgt. Eine höhere Akzeptanz lässt sich zudem realisieren, wenn die Regeln gemeinsam mit den Beteiligten erarbeitet werden.

Führen diese Maßnahmen nicht zum Ziel, führt kein Weg an Restriktionen vorbei. Stammdatenmanagement muss zunächst in die Prozesse integriert werden. Im zweiten Schritt erfolgt dann eine regelmäßige Überwachung der Dateneingaben. Bei Abweichungen wird fortlaufend nachgebessert, wodurch sich die Richtlinien im Laufe der Zeit im Unternehmen etablieren.

Problemfeld 3: Schwachstellen in der Software

Ein qualitativ hochwertiges Stammdatenmanagement lässt sich insbesondere dann realisieren, wenn die Software-Landschaft günstige Voraussetzungen hierfür bereitstellt. Hier ist es grundsätzlich empfehlenswert, Stammdaten möglichst nur in einem führenden System vorzuhalten.

Im Vorteil sind daher Unternehmen, die über eine umfassende ERP-Lösung verfügen, welche sämtliche Bereiche der Organisation abdeckt. In solchen Szenarien „teilen“ sich alle Abteilungen Kundendaten, Lieferantendaten, Materialstämme oder Konstruktionsdaten. Zwar kann jeder Bereich eine andere Sichtweise auf die Stammsätze haben, es ist aber dennoch gewährleistet, dass alle Prozessbeteiligten auf Basis einheitlicher Informationen agieren.

Automatisierung vereinfacht das Stammdatenmanagement

Neben der zentralen Datenhaltung bieten moderne ERP-Systeme einen weiteren Vorteil in puncto Stammdatenmanagement. Sie ermöglichen oftmals eine (Teil-)Automatisierung der Datenerfassung, wodurch die Mitarbeiter entlastet werden. Nur ein Beispiel ist die automatisierte Anlage von Materialstämmen auf Basis von Daten der Zulieferer. Viele Felder können hierbei bereits vorbefüllt werden. Es ist lediglich eine Kontrolle erforderlich, bevor der Stammsatz angelegt wird. Auch Informationen aus der Konstruktion (CAD) können automatisiert in Materialstämme einfließen.

Für die Einhaltung von Richtlinien sorgen Plausibilitätsprüfungen bei der Datenerfassung. So kann das System beispielsweise prüfen, ob ein ähnlicher Eintrag bereits vorhanden ist, wodurch sich Dubletten reduzieren lassen. Auch Regeln hinsichtlich der Schreibweise lassen sich implementieren. Diese könnten wie folgt lauten:

• Feld darf nicht leer sein (Mussfeld)
• Feld erlaubt ausschließlich Zahlen
• Feld erlaubt keine Umlaute oder Sonderzeichen

Darüber hinaus bieten einige ERP-Lösungen die Möglichkeit, doppelte Stammsätze zu identifizieren, um sie im zweiten Schritt entweder zu löschen oder zusammenzuführen. Es empfiehlt sich, diese Aktion in regelmäßigen Abständen automatisiert auszuführen.

Insgesamt ist die technische Ausgestaltung selbstverständlich von unternehmensindividuellen Gegebenheiten abhängig. Grundsätzlich gilt jedoch: Je einfacher und regelbasierter sich die Stammdatenpflege im System gestaltet, desto höher wird die Akzeptanz beim Personal ausfallen. Gleichzeitig wird eine hohe Datenqualität gewährleistet.

Fazit

Das Thema Datenqualität kommt häufig erst dann auf den Tisch, wenn akute Probleme auftreten. Egal ob aggressiver Wettbewerber, Engpass bei einem wichtigen Lieferanten, Umsatzeinbrüche oder plötzliche Veränderung der Nachfragesituation: Szenarien dieser Art erfordern schnelle Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten.

Dies ist nur einer der Faktoren, die dafür sprechen, sich schnell um ein professionelles Datenmanagement zu kümmern. Daneben sind qualitativ hochwertige Stammdaten schlicht die Basis sämtlicher Digitalisierungsvorhaben. Ohne vollständige, aktuelle Datensätze kann keine Automatisierung von Prozessen erfolgen. Für Unternehmen, die hinsichtlich Industrie 4.0 Schritt halten möchten, führt demnach ebenfalls kein Weg an einer hohen Datenqualität vorbei.